淺談管理信息系統(tǒng)對管理者決策和作用.doc

目目 錄錄 一 一 前言前言 1 1 管理信息系統(tǒng)的應用領(lǐng)域及其功能 2 2 當前管理信息系統(tǒng)的決策支持水平 2 二 管理者的決策二 管理者的決策 3 1 決策的含義 3 2 實際管理工作中的決策類型 3 3 管理者決策的方式方法 4 三 管理信息系統(tǒng)在決策類型上的體現(xiàn)三 管理信息系統(tǒng)在決策類型上的體現(xiàn) 5 1 管理信息系統(tǒng)對程序化決策的作用 5 2 管理信息系統(tǒng)對非程序化決策的作用 6 四 管理信息系統(tǒng)在決策方法上的體現(xiàn)四 管理信息系統(tǒng)在決策方法上的體現(xiàn) 7 1 邊際分析法和費用效果分析法 7 2 概率方法和期望值方法 8 3 線性規(guī)劃方法 8 五 總結(jié)五 總結(jié) 9 參考文獻 參考文獻 9 淺談管理信息系統(tǒng)對管理者決策的影響和作用淺談管理信息系統(tǒng)對管理者決策的影響和作用 內(nèi)容摘要 基于科技的進步和社會的發(fā)展 隨著信息量的急劇增加 在組織工作中 管理者迫切需要準確 可靠 及時 有效的信息 來為正確的決策提供支持和依據(jù) 利 用現(xiàn)代信息處理技術(shù) 建立和維持一個高效的管理信息系統(tǒng) 成為當今的組織工作中一 個不可或缺的組成部分 本文從管理者決策的類型和方式出發(fā) 論述管理信息系統(tǒng)所提供的信息如何在管理 者正確決策過程中起到的作用 從而提高組織活動的效率 推動組織業(yè)務流程再造與管 理方式的變革 為組織發(fā)展提供巨大的動力 關(guān)鍵詞 管理信息系統(tǒng) 組織工作 管理者 決策 計劃與控制 一 一 前言前言 以計算機為核心的信息處理技術(shù)和通信技術(shù) 特別是互聯(lián)網(wǎng) Internet 的飛速發(fā)展 為組織管理信息化的發(fā)展提供了十分 強大的技術(shù)基礎 形成了各種類型的管理信息系統(tǒng) 發(fā)展至今 信息系統(tǒng)從簡單的數(shù)據(jù)計算到數(shù)據(jù)信息處理 到?jīng)Q策支持和知識 運用 強有力地推動了組織的發(fā)展 在組織中的管理者 通過實 施計劃 組織 人員 配備 領(lǐng)導 控制等職能來協(xié)調(diào)他人的活 動 使他人同自己一起實現(xiàn)既定目標的活動過程 即所謂的管理 管理者在實施各個職能過程中都需要對事物做出決策 即為了實 現(xiàn)組織的目標 從兩個以上的可行方案中選擇一個合理方案的分 析判斷過程 管理信息系統(tǒng) MIS Management Information System 就是服務于管理領(lǐng)域的用于獲取 組織 存儲 處理和 傳輸信息的系統(tǒng) 是一種由管理者計劃和設計的 用來為他們提 供所需專門信息 以有效地履行管理職能的信息系統(tǒng) 對管理者 而言 履行管理職能的過程 就是對事物做出決策的過程 1 管理信息系統(tǒng)的應用領(lǐng)域及其功能 按發(fā)展歷史 管理信息系統(tǒng)從管理過程控制或運營管理開始 逐步擴展和深化 并且有 無所不在 的趨勢 目前 在市場領(lǐng) 域 主要有價值管理 財務管理 客戶關(guān)系管理 供應鏈管理 知識管理 在運營管理領(lǐng)域主要有企業(yè)資源計劃管理 物流管理 人力資源管理等 如財務管理系統(tǒng) 支持財務管理功能 管理會 計功能 協(xié)同結(jié)算等 人力資源 HR 和知識管理系統(tǒng) KMS 面 向知識市場 支持文檔管理 辦公自動化 員工自助服務 業(yè)績 管理以及將來的企業(yè)知識生產(chǎn)和傳播管理 物流管理支持采購管 理 倉儲管理 銷售管理 分銷管理等 企業(yè)資源計劃系統(tǒng) ERP 支持運營計劃管理 作業(yè)現(xiàn)場管理 質(zhì)量管理 設備管理 供應鏈管理系統(tǒng) SCM 面向供應市場 支持產(chǎn)品和服務的協(xié)同設 計 協(xié)同供應 供方與組織的協(xié)同計劃等 客戶關(guān)系管理系統(tǒng) CRM 面向消費市場 支持與消費者協(xié)同銷售 協(xié)同市場 協(xié)同 服務 如今 類似的系統(tǒng)在政府管理 教育衛(wèi)生 社團組織等領(lǐng) 域也得到了廣泛的應用 2 當前管理信息系統(tǒng)的決策支持水平 自 20 世紀 60 年代大型計算機開始應用于各個領(lǐng)域 便發(fā)揮出 它多樣的功用 運營信息 管理信息 結(jié)合最初的事物數(shù)據(jù)處理 將收集到的信息處理成有用的信息并用管理者能夠理解的形式組 織起來 從處理常規(guī)事物到支持專項管理控制和一定程度上的非 常規(guī)決策 決策支持是人與計算機交互的過程 能提供模型來幫 助管理者更好的進行非程序化決策 賦予管理者建立模型的能力 比如通過管理信息系統(tǒng)決定是否在下一季度繼續(xù)執(zhí)行高強度的節(jié) 能措施 甚至對如何執(zhí)行節(jié)能措施并進行量化控制 從而幫助管 理者做出決策 高級經(jīng)理支持 是決策支持的高級版本 滿足高 層管理者的需求 通過友好的用戶界面 采用簡單的下拉式菜單 引導 結(jié)合很好的圖形及其他可視化特點來吸引管理者的使用 能較好的體現(xiàn)在高層管理者的團隊工作 專家系統(tǒng) ES Expert System 是最高級的決策支持 是一種人工智能 能認識 形成 和解決問題 能解釋解決問題的辦法 能從經(jīng)驗中學習 如美國 通用電氣公司開發(fā)的專家系統(tǒng) 能幫助診斷和解決柴油動力引擎 的故障問題 二二 管理者的決策 管理者的決策 1 決策的含義 決策有狹義和廣義之分 狹義地說 進行決策是在幾種方案中 做出選擇 廣義地說 決策還包括在做出最后選擇之前必須進行 的一切活動 換言之 就是決策者經(jīng)過各種考慮和比較之后 對 應當做什么和應當怎么做所作的決定 正確的決策需要有明確而具體的目標 是以充分了解和掌握各 種信息為前提 有兩個以上的備選方案 對控制的方案進行綜合 分析和評估 追求最可能的優(yōu)化效應 有效的決策不僅需要根據(jù)決策實施的效果來判斷 還需要在方 案的抉擇階段來判斷管理者的決策是否是最優(yōu) 理性 的決策 滿意 有限理性 的決策或者是合理的決策 實際的管理工作中 不可能具備所有完成最優(yōu)決策效果的條件 這就需要管理信息系 統(tǒng)的輔助 盡量為管理者提供準確 及時 可靠和有效的信息 使決策效果最優(yōu)化 2 實際管理工作中的決策類型 當實際管理工作中出現(xiàn)問題時 管理者首先要自問一下 是 不是需要一項決策 出發(fā)點是正確判明問題的性質(zhì) 是屬于例 行問題還是例外問題 例行問題 一般指那些經(jīng)常重復出現(xiàn)的日常問題 如設備故障 文件下發(fā) 合同履行等 這些需要管理者在工作中建立規(guī)章制度 在問題出現(xiàn)時 不必做出決策 只需根據(jù)已有制度規(guī)則 按例行 程序處理即可 而例外問題 如偶然發(fā)生的 具有重大影響的組 織結(jié)構(gòu)變革 重大投資 招收重要工作崗位員工等問題 才是管 理者需要逐項逐個認真研究 慎重考慮的問題 當然 實際工作 中 出現(xiàn)的問題也并非絕對 例外問題中也包含一些例行性成分 因此需要管理者能準確判明問題的性質(zhì) 從而做出正確的決策 有效地解決問題 根據(jù)遇到問題的性質(zhì) 決策可以是程序化和非程序化的 按決 策的范圍 可以是戰(zhàn)略的和戰(zhàn)術(shù)的 按決策的依據(jù) 可以是經(jīng)驗 的和科學的 可以是肯定的 非肯定的和風險型的 另外按決策 者人數(shù) 可以是個人的和群體的 顯然 在組織中 越是高層的管理者所做的決策就越傾向于非 程序化的 戰(zhàn)略的 科學的 非肯定型的決策 越是組織下層的 管理者所做的決策越傾向于程序化的 戰(zhàn)術(shù)的 經(jīng)驗的 肯定型 的決策 3 管理者決策的方式方法 決策的方式方法隨著時代的進步已產(chǎn)生多種可行的方法 但沒 有一種方法是萬能的 關(guān)鍵在于管理者如何根據(jù)實際情況靈活運 用各種方法 一般決策分為兩類 即主觀決策法和計量決策法 主觀決策法 是直接利用管理者自身的管理知識和管理經(jīng)驗 根據(jù)已掌握的情 況和資料 確定決策目標和實現(xiàn)目標的方法 并做出評價和選擇 這需要管理者較高的管理能力 個人傾向性相對嚴重 計量決策 法則是一種硬技術(shù) 是建立在數(shù)學模型的基礎上 對變量進行一 定的計算求得答案 適用于決策的任何過程 利于方案間比較 當情況復雜 變量繁多時 通過管理信息系統(tǒng)就可大幅縮減管理 者的分析判斷過程 具體將在以下內(nèi)容展開 三 三 管理信息系統(tǒng)在決策類型上的體現(xiàn)管理信息系統(tǒng)在決策類型上的體現(xiàn) 管理信息系統(tǒng)和信息技術(shù)增強了管理者協(xié)調(diào)和控制組織行為的 能力 幫助和支持管理者更為有效地做出決策 強調(diào) 幫助 和 支持 這兩個字眼十分重要 在決策分析中 管理信息系統(tǒng)并 不能為管理者做出決定 而是向管理者提供有價值的信息 提高 決策的質(zhì)量 1 管理信息系統(tǒng)對程序化決策的作用 程序化決策是指決策可以程序化到呈現(xiàn)重復和例行的狀態(tài) 可 以制定出一套處理這些決策的固定程序 以致當問題出現(xiàn)是 不 需要重復處理 在管理信息系統(tǒng)中 可以將一些慣例 事務性常 規(guī)工作建立一定的流程 狀態(tài)信息從基層工作者流向高層管理者 減少不必要的狀況 在實際工作中 如組織內(nèi)各種工作程序 技術(shù)操作流程等 都 是很程序化的決策過程 舉個例子 在規(guī)模相對比較大的組織中 辦公用品和設備故障是經(jīng)常發(fā)生的事情 無管理信息系統(tǒng)的情況 員工通過口頭通知維修部門維修 維修人員按描述情況準備相關(guān) 用品并在紙質(zhì)表格上進行記錄 或無記錄 然后上門維修 通過 建立一套完備的報修系統(tǒng)的情況 員工在系統(tǒng)中填寫報修單 寫 明報修物品和地點 提交維修主管指派維修人員 同時登記維修 所需的材料用品等 修理完成以后確認維修結(jié)束 整個過程并不復雜 對比有無管理信息系統(tǒng)兩種模式 首先是 信息傳遞方式的不同 前者是通過口頭 后者是通過網(wǎng)絡系統(tǒng) 口頭傳遞是有利于人際交流 比較感性化 比較直接 但一旦修 理項目過多容易造成混淆或遺忘 而且傳遞時間可長可短 不便 于紀律管理 通過網(wǎng)絡系統(tǒng)則相對不夠人性化 減少了員工之間 的交流 但可以減少很多不必要的交流 提高工作效率 其次是 信息記錄方式的不同 前者是記錄在紙上 有時并無記錄 后者 是記錄在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中 區(qū)別自然顯而易見 紙質(zhì)不易保存 而 數(shù)據(jù)庫記錄則可以按要求記錄地非常詳細 通過系統(tǒng)還可以對任 何時間段的工作進行同比環(huán)比等統(tǒng)計分析 如某個維修人員的維 修次數(shù) 某種材料的使用數(shù)量等 做到真正有據(jù)可查 方便快捷 但需要投入相對高的技術(shù)力量 從管理者角度出發(fā) 前者更多需 要管理者的參與 對維修問題何時處理 如何處理做相關(guān)的決策 而后者在相關(guān)制度的約束下可以直接處理 簡化了管理者的決策 從而可以將管理重點放在對工作項目的分析評價 對員工的績效 考評等方面 由此可以看出 管理信息系統(tǒng)不僅可以減少管理者原本重復而 簡單的決策 從中解脫出來 還能擴大管理者的管理范圍 為組 織精簡機構(gòu)做出一定的保障 對組織變革起到一定的推動作用 2 管理信息系統(tǒng)對非程序化決策的作用 非程序化決策表現(xiàn)在決策的新穎 無結(jié)構(gòu) 具有不尋常的影響 處理這類問題沒有靈丹妙藥 是一種例外 重大或者復雜的問題 需要 特事特辦 現(xiàn)裁現(xiàn)做 摸著石頭過河 的方式處 理 進行非程序化決策的技術(shù)與人們解決問題的心理過程有關(guān) 而 影響人們心理過程的因素則是多方面的 如組織內(nèi)外環(huán)境因素 組織具備資源 人才 財務因素 管理者的人際因素 個人喜好 因素等 人們有一般的解決問題的能力 雖然不一定解決得并不 令人滿意 但也并非在接觸到復雜陌生的例外問題時變得束手無 策 管理者在決策之前必定會尋求各方面資料 學習以往類似問 題的解決方法等 而如今的管理信息系統(tǒng)幾乎可以將除個人因素 以外的大部分的影響因素進行歸納整理 形成一套盡量全面的知 識系統(tǒng) 仔細分析大量的數(shù)據(jù)來揭示有意義的新的關(guān)系 模式和 趨勢 為管理者的決策提供依據(jù) 也就是說 程序化和非程序化之間并沒有完全的界限 非程序 化決策中包含很多程序化的因素 通過對這部分因素采用一定方 法的綜合分析 最終做出正確的決策 四 四 管理信息系統(tǒng)在決策方法上的體現(xiàn)管理信息系統(tǒng)在決策方法上的體現(xiàn) 在主觀決策時 管理者往往利用個人在某些專業(yè)方面積累的豐 富知識經(jīng)驗和能力 根據(jù)已掌握的資料和情況來做決策 缺乏嚴 格論證 容易受個人傾向的影響 因此在很多情況下需要計量決 策方法的輔助 盡量將決策的條件和影響決策的因素變量化 通 過不同的數(shù)學模型進行分析判斷 而變量與變量之間 變量與目 標之間的關(guān)系通過計算機來計算則大大提高了效率 管理信息系 統(tǒng)正是將不同的數(shù)學模型直觀化 管理者無須掌握復雜的計算過 程 只需簡單的操作使用管理信息系統(tǒng)即可 1 邊際分析法和費用效果分析法 邊際分析法 是把追加的支出與追加的收入相比較 二者相等 時為臨界點 如果組織的目標是取得最大利潤 那么當二者相等 時即達到目標 將這一方法進一步完善 把注意力放在最終效果 上 比較每個方案的費用 即費用效果分析法 用來解決綜合性 非常規(guī)決策問題的效益成本分析 這兩種方法多體現(xiàn)在財務管理 系統(tǒng)中 根據(jù)組織目標 通過對投入支出和效益收入之間的差值 比較來對過去工作的分析總結(jié)和對下一步工作的調(diào)整決策 2 概率方法和期望值方法 概率方法在科學 工商業(yè)和許多日常生活問題中起重要作用 即對某一事件在同類事件中出現(xiàn)幾率的分析 能幫助我們對未來 發(fā)生事件做出科學的估計 而期望值就是分別估計方案的得失數(shù) 值 以其可能實現(xiàn)的概率加權(quán) 求得兩項乘積的正或者負的差額 通過各個方案的差額加以比較而做出決定 從而減少決策結(jié)果的 不可靠性 期望值期望值 成功的概率成功的概率 成功所產(chǎn)生的利潤成功所產(chǎn)生的利潤 失敗的概率失敗的概率 失敗所失敗所 產(chǎn)生的虧損產(chǎn)生的虧損 目前期望值已成為風險評估的重要依據(jù) 這一公示被運用在很 多模擬投資系統(tǒng)中 通過試驗或以前投資項目的經(jīng)驗知識 估算 出公示中的變量 求得期望值 對多個項目的期望值進行比較 期望值越高 項目投資的價值就越大 3 線性規(guī)劃方法 線性規(guī)劃是解決多變量最優(yōu)決策的方法 是以影響決