費(fèi)用報(bào)銷管理制度(公司內(nèi)部).doc

.費(fèi)用報(bào)銷管理制度第一章：總則第一條：為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財(cái)務(wù)報(bào)銷行為,合理控制費(fèi)用支出，特制定本制度。 第二條：本制度根據(jù)公司的實(shí)際情況，將報(bào)銷分為差旅費(fèi)、辦公費(fèi)、招待費(fèi)、交通費(fèi)、購買工具、通訊費(fèi)、教育費(fèi)及培訓(xùn)費(fèi)、員工福利費(fèi)等,以下分別說明相關(guān)的借款流程及各項(xiàng)支出具體的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度和報(bào)銷流程。 第二章：費(fèi)用報(bào)銷基本制度及基本流程 第三條：報(bào)銷人必須取得合法有效的報(bào)銷單據(jù)或發(fā)票。 第四條：Expense report填寫及收據(jù)發(fā)票要求： 1、 Expense report填寫應(yīng)力求整潔美觀，不得隨意涂改； 2、 收據(jù)發(fā)票掃描要求清晰明了，格式為pdf，并按照Expense report的順序標(biāo)出號(hào)碼；3、報(bào)銷票據(jù)在掃描時(shí)，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報(bào)銷金額； 4、報(bào)銷單據(jù)簽字一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫； 5、報(bào)銷單各項(xiàng)目應(yīng)填寫完整，大小寫金額一致，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)有效批準(zhǔn)； 6、有實(shí)物的報(bào)銷單據(jù)須由驗(yàn)收人驗(yàn)收后在發(fā)票正面簽名確認(rèn)，需入庫的實(shí)物單據(jù)應(yīng)附入庫單及packing list； 7、出租車票據(jù)需注明業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間、起至地點(diǎn)、人物事件等資料；第五條：?jiǎn)喂P報(bào)銷總額超過3000元，需要提前一天通知財(cái)務(wù)備款。 第六條：費(fèi)用報(bào)銷基本流程： 經(jīng)辦人填寫expense report部門負(fù)責(zé)人審批簽字會(huì)計(jì)審核報(bào)銷憑證公司負(fù)責(zé)人審批出納審核并付款經(jīng)辦人領(lǐng)款簽字 第七條：差旅費(fèi)報(bào)銷 1、因公出差的辦理程序 1.1因公出差的員工必須事先填寫“出差申請(qǐng)單”，注明出差隨同人員、時(shí)間、地點(diǎn)、事由、天數(shù)、所需資金，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人審批簽字。 1.2出差人員借款需持批準(zhǔn)后的“出差申請(qǐng)單”填寫“借款單”，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，公司負(fù)責(zé)人審批，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后方可借款，原則上前賬不清，后賬不借。 1.3凡與原“出差申請(qǐng)單”規(guī)定的地點(diǎn)、天數(shù)、人數(shù)、交通工具不符的差旅費(fèi)不予報(bào)銷，因特殊原因或情況變化需改變路線、增加天數(shù)、人數(shù)、改乘交通工具需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人簽署意見后方可報(bào)銷。 1.4出差期間發(fā)生的共同費(fèi)用報(bào)銷，報(bào)銷單需有同行人員簽名確認(rèn)。 1.5出差人員應(yīng)在回公司后3個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷事宜，根據(jù)差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)填寫“差旅費(fèi)報(bào)銷單”，執(zhí)行費(fèi)用報(bào)銷流程。 2、差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 費(fèi)用類型報(bào)銷金額票據(jù)類型備注交通費(fèi)憑票實(shí)報(bào)實(shí)銷汽車票、火車票、機(jī)票等必須提供發(fā)票出差當(dāng)?shù)亟煌ㄙM(fèi)憑票實(shí)報(bào)實(shí)銷公交票、的士票、加油票票據(jù)正面注明起始地點(diǎn)，業(yè)務(wù)內(nèi)容住宿費(fèi)140元/天 2人（含）以下酒店、賓館、招待所發(fā)票自行解決住宿公司補(bǔ)貼60元/天，可使用其他的費(fèi)用發(fā)票報(bào)銷餐飲費(fèi)30元/天提供餐飲發(fā)票如超出標(biāo)準(zhǔn)由個(gè)人自行承擔(dān)招待費(fèi)100元/人（客戶）提供正規(guī)發(fā)票超出100元/人需請(qǐng)示總經(jīng)理出差補(bǔ)貼30元/天50元/天提供其他費(fèi)用發(fā)票公司或分支機(jī)構(gòu)駐地的省內(nèi)補(bǔ)貼30元/天，省外補(bǔ)貼50元/天補(bǔ)充說明：2.1 員工訂機(jī)票原則上是經(jīng)濟(jì)艙，如有特殊情況，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)可以購買頭等艙或者商務(wù)艙，如未經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)，超出部分費(fèi)用由員工自行承擔(dān)。2.2住宿費(fèi)報(bào)銷時(shí)必須提供住宿發(fā)票，實(shí)際發(fā)生額未達(dá)到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額，差額不予補(bǔ)償，超出住宿標(biāo)準(zhǔn)部分由出差人自行承擔(dān)。2.3報(bào)銷天數(shù)按照交通工具出發(fā)時(shí)間到返回時(shí)間計(jì)算，12點(diǎn)之前出發(fā)及12點(diǎn)之后返回按一天計(jì)算，反之則按半天計(jì)算。2.4出差時(shí)由對(duì)方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。2.5上述住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)間標(biāo)準(zhǔn)。同性兩人一道出差可一同住宿的僅享受一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)間住宿標(biāo)準(zhǔn)。第八條：辦公費(fèi) 行政部負(fù)責(zé)辦公用品統(tǒng)一采購，郵件發(fā)起申請(qǐng)并附件 “辦公用品請(qǐng)購單”報(bào)本部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及公司管理人員審批，購買完成后，簽收人員需要在發(fā)票正面簽字，并由行政部按照付款審批流程申請(qǐng)付款。第九條：業(yè)務(wù)招待費(fèi) 1.公司級(jí)招待費(fèi)用原則上由行政部統(tǒng)一安排，統(tǒng)一結(jié)算。 2.部門因公需招待時(shí)，應(yīng)事先申請(qǐng)，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可招待。 3.進(jìn)行招待申請(qǐng)時(shí)應(yīng)填寫“業(yè)務(wù)招待申請(qǐng)單”，應(yīng)詳細(xì)注明招待時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方人員、己方陪同人員等信息。 4.其它非公招待客人一律由個(gè)人承擔(dān) 第十條：交通費(fèi) 員工因公外出，原則上應(yīng)盡量乘坐公交車，特殊情況經(jīng)部門經(jīng)理以上（含）事先批準(zhǔn)，可以乘坐出租車。報(bào)銷憑證上需注明時(shí)間、路程起始點(diǎn)、外出工作內(nèi)容。第十一條：購買工具1. 因研發(fā)以及生產(chǎn)的實(shí)際需求，需要購買生產(chǎn)工具的，需要申請(qǐng)人按照以下流程申請(qǐng)購買。經(jīng)辦人填寫申請(qǐng)單部門負(fù)責(zé)人審批簽字會(huì)計(jì)審核預(yù)算費(fèi)用公司負(fù)責(zé)人審批出納審核并付款經(jīng)辦人領(lǐng)款簽字 2. 到貨后需要簽收人在發(fā)票上簽字確認(rèn)。第十二條：教育經(jīng)費(fèi)及培訓(xùn)費(fèi) 1.教育經(jīng)費(fèi)及培訓(xùn)費(fèi)用由行政部統(tǒng)一進(jìn)行預(yù)算、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排。 2.費(fèi)用發(fā)生前使用部門應(yīng)向行政部門申報(bào)員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)時(shí)間、所需經(jīng)費(fèi)，經(jīng)行政部門審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后至財(cái)務(wù)部門。 3.費(fèi)用使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃在申請(qǐng)范圍內(nèi)使用費(fèi)用。 第十三條：未涉及的其它事項(xiàng)發(fā)生的費(fèi)用，根據(jù)實(shí)際情況，由總經(jīng)理酌情處理。 第三章：報(bào)銷時(shí)間的具體規(guī)定第十四條：為了方便員工費(fèi)用報(bào)銷，財(cái)務(wù)部將報(bào)銷時(shí)間具體安排如下： 1公司報(bào)銷時(shí)間定在每周五，特殊情況可放寬處理。 2借款不受以上的時(shí)間限制，可隨時(shí)辦理。 第四章：借款管理規(guī)定及流程第十五條：借款管理規(guī)定 1.員工借款須確有公務(wù)需要，個(gè)人借款一般不超過其半個(gè)月工資額。2.出差借款：出差人員憑審批后的出差申請(qǐng)表按批準(zhǔn)額度辦理借款，出差返回3個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷還款手續(xù)。3.員工因公需要借款時(shí)，應(yīng)合理預(yù)計(jì)所需金額并填寫借款單，經(jīng)有效批準(zhǔn)后到財(cái)務(wù)部支取現(xiàn)金。 4.辦公人員借用公款，在原有借據(jù)未辦理報(bào)銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。 5.借款人員完結(jié)事務(wù)，在報(bào)銷時(shí)扣回借款，交回剩余現(xiàn)金。因特殊原因當(dāng)時(shí)不能扣回借款或交回現(xiàn)金的，轉(zhuǎn)為個(gè)人借款從工資中扣回。 第十六條：借款流程 經(jīng)辦人填寫借款單部門負(fù)責(zé)人審批簽字會(huì)計(jì)審核預(yù)算費(fèi)用公司負(fù)責(zé)人審批出納審核并付款經(jīng)辦人領(lǐng)款簽字 第五章：費(fèi)用審批管理第十七條：費(fèi)用審批管理。 1.公司負(fù)責(zé)人在董事會(huì)授權(quán)內(nèi)行使審批權(quán)。 2.公司所有貨幣資金支付的審批權(quán)限原則上由公司負(fù)責(zé)人統(tǒng)一審批。 3. 審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)上述貨幣資金授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定，嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批范圍。4. 貨幣資金支付的批準(zhǔn)方式為書面方式或者郵件審批。5. 公司對(duì)貨幣資金支付的審批建立以 “誰批準(zhǔn)，誰負(fù)責(zé)”為原則的責(zé)任追究制度，審核人、批準(zhǔn)人要對(duì)由本人審核、批準(zhǔn)支付的貨幣資金負(fù)責(zé)任，以防范貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)，保證貨幣資金的安全。對(duì)于違反公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定而批準(zhǔn)支付的單據(jù)，各相應(yīng)審核人或?qū)徟艘允氄撎?，并?duì)由此引起的不良后果負(fù)連帶責(zé)任。6. 報(bào)銷人營(yíng)私舞弊、弄虛作假，對(duì)違規(guī)違紀(jì)金額不予報(bào)銷，對(duì)已經(jīng)報(bào)銷的，除退回違規(guī)報(bào)銷金額外，同時(shí)對(duì)報(bào)銷人予以違規(guī)報(bào)銷金額510倍的罰款，情節(jié)嚴(yán)重者一律開除并做進(jìn)一步處理。7. 審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項(xiàng)目不真實(shí)的情況下簽名準(zhǔn)予報(bào)銷的，對(duì)審核人及審批人予以違規(guī)報(bào)銷金額10%-50%的罰款。8. 因?qū)徍诉^失造成借款人未有效報(bào)賬沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，經(jīng)辦責(zé)任人（含：各級(jí)審批人）應(yīng)承擔(dān)不低于流失款總額50%的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。按責(zé)任人基本工資比例分別承擔(dān)相應(yīng)損失金額，并在壞帳當(dāng)期應(yīng)發(fā)工資中扣還。9. 財(cái)務(wù)人員在收到報(bào)銷單據(jù)后應(yīng)審核報(bào)銷單據(jù)是否填寫、粘貼規(guī)范，是否經(jīng)過有效批準(zhǔn)，所附附件是否合法合規(guī)等，對(duì)符合要求的報(bào)銷單據(jù)應(yīng)及時(shí)制作報(bào)銷憑證并交與出納處付款，對(duì)不符合要求的應(yīng)退回報(bào)銷人并向報(bào)銷人說明退回理由。10. 出納收到報(bào)銷單后應(yīng)檢查部門負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)簽名是否齊全，對(duì)審批手續(xù)齊全的報(bào)銷單據(jù)應(yīng)及時(shí)給予報(bào)銷，對(duì)于不符合審批手續(xù)的報(bào)銷單出納有權(quán)拒絕報(bào)銷或付款。第六章：信用卡管理第十八條：信用卡管理1. 信用卡發(fā)放對(duì)象：由于特殊原因或者工作需要，企業(yè)可以向公司總裁，財(cái)務(wù)總監(jiān)或者其他高級(jí)管理人員發(fā)放公司信用卡，并根據(jù)員工級(jí)別或者實(shí)際用卡情況設(shè)定相應(yīng)的額度。額度標(biāo)準(zhǔn)：2. 信用卡持卡人發(fā)生費(fèi)用前需要按照上述費(fèi)用申請(qǐng)流程進(jìn)行申請(qǐng)，未申請(qǐng)而發(fā)生的費(fèi)用由員工自行承擔(dān)，并從員工工資中扣除，緊急情況經(jīng)上級(jí)同意后可補(bǔ)申請(qǐng)。3. 交易時(shí)妥善保存收據(jù)和發(fā)票。4. 信用卡所有交易完成后需要