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文書管理制度北大縱橫管理咨詢公司二零零四年三月文件收發(fā)規(guī)定第一條 公司的文件由綜合辦負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā)；公司各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，綜合辦審核，總經(jīng)理簽發(fā)。第二條 文件簽發(fā)后，送綜合辦統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。第三條 文件和原稿，由綜合辦分類歸檔，保存?zhèn)洳?。第四條 屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明秘密字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。第五條 文件統(tǒng)一由綜合辦負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。第六條 外來的文件由綜合辦專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由綜合辦主任提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。第七條 傳閱文件由綜合辦專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，綜合辦應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。文件管理制度第一節(jié) 總則第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。第三條 全公司各類文件由綜合辦歸口管理。第二節(jié) 收文的管理第四條 公文的簽收1. 凡來公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由公司收發(fā)員登記簽收后交綜合辦拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和綜合辦人員均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。2. 對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。第五條 公文的編號(hào)保管1. 綜合辦對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交綜合辦辦理正常手續(xù)。2. 本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交綜合辦進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)1. 凡正式文件均需由綜合辦主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由綜合辦干事分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。2. 一般函、電、單據(jù)等，由綜合辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)部門會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3. 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，綜合辦應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。第七條 文件的傳閱與催辦。1. 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。2. 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交綜合辦，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，綜合辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3. 閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。4. 文件閱完后，應(yīng)送交綜合辦，切忌橫傳。5. 綜合辦對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得綜合辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。第三節(jié) 發(fā)文的管理第八條 發(fā)文的規(guī)定1. 全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中在綜合辦，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2. 各部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向綜合辦提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿交綜合辦審核。3. 對(duì)全公司影響較大，涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由董事長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由總經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。第九條 發(fā)文的范圍1. 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。2. 公司下發(fā)文件主要用于：（1） 公布公司規(guī)章制度；（2） 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件；（3） 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；（4） 公布全公司性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；（5） 發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；（6） 其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。3. 公司上行文、外發(fā)文主要用于：（1） 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；（2） 同關(guān)聯(lián)企業(yè)聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。4. 在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。5. 凡各業(yè)務(wù)部門，如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用工作簡(jiǎn)訊發(fā)會(huì)議紀(jì)要。6. 各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部門的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用公司名義發(fā)文。第四節(jié) 發(fā)文程序與要求第十條 發(fā)文程序規(guī)定1. 各部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向綜合辦提出申請(qǐng)；2. 綜合辦同意發(fā)文時(shí)，主辦部門應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；3. 草擬文稿必須從全公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；4. 文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；5. 綜合辦應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿部門重新擬稿；6. 經(jīng)綜合辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；7. 對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新撰寫清楚；8. 需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；9. 文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送公司領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；10. 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交綜合辦統(tǒng)一編號(hào)打??；11. 文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；12. 文件打字后，由綜合辦派專人按數(shù)印刷，再由綜合辦干事分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，綜合辦干事應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。第五節(jié) 文件的借閱和清退第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須綜合辦主任同意后方可借閱。第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。第十三條 綜合辦對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本公司文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的員工負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。第六節(jié) 文件的立卷與歸檔第十五條 文件的歸檔范圍1. 凡下列文件統(tǒng)一由綜合辦負(fù)責(zé)歸檔：（1） 上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；（2） 公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；（3） 公司經(jīng)理辦公會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄；（4） 有保存價(jià)值的來信來訪記錄及處理結(jié)果；（5） 參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；（6） 上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；（7） 反映本公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；（8） 公司日志和大事記；（9） 公司向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。2. 業(yè)務(wù)部門日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。第十六條 立卷要求1. 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。2. 立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。3. 要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。4. 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交部門各留存一份備查）。第七節(jié) 文件的銷毀第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，綜合辦應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車由綜合辦主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的造紙公司監(jiān)視銷毀。公文管理規(guī)定第一條 公司公文，是傳達(dá)貫徹上級(jí)指示精神、請(qǐng)示和答復(fù)問題，指導(dǎo)或商洽工作的重要工具。第二條 公司公文，實(shí)行統(tǒng)一管理。公文的管理，要做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。行文單位，要克服官僚主義和文牘主義。1. 各部門及各有關(guān)人員，對(duì)公文中涉及國(guó)家、政府或本公司應(yīng)保密的事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)隨便向他人泄露。2. 公文保密等級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機(jī)密文件打印一定要用專用磁盤。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機(jī)密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。第三條 文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。第四條 公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M搞、審核（部門領(lǐng)導(dǎo)）、簽發(fā)（公司領(lǐng)導(dǎo)）打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。第五條 公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴?、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。第六條 草擬公文應(yīng)注意以下事項(xiàng)1. 內(nèi)容要符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。2. 反映情況要客觀，實(shí)事求是。3. 文字要準(zhǔn)確、精煉，條理要清楚，層次要分明，結(jié)構(gòu)要緊密，用語(yǔ)要規(guī)范。4. 人、地、物名、引文及時(shí)間要具體、準(zhǔn)確。第七條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來的公文要及時(shí)閱批，急件的，當(dāng)天批復(fù)；一般文件的，三天內(nèi)批復(fù)。第八條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)閱、批公文應(yīng)仔細(xì)認(rèn)真，閱完后要簽名并注明日期，不得圈閱。需要簽署具體意見的，要明確、具體。第九條 公司所有發(fā)文，發(fā)文單位應(yīng)有存檔，并將文件原稿（經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字）審核稿件連同正本二份存檔。有領(lǐng)導(dǎo)指示的，還應(yīng)附批復(fù)件。第十條 收文由綜合辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)。綜合辦收文后，應(yīng)先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。閱示完畢后，由綜合辦收回歸檔。第十一條 所有文件發(fā)放，一定要有登記、簽收手續(xù)。第十二條 公司發(fā)文，一定要由綜合辦統(tǒng)一編號(hào)1. 以公司名義對(duì)外發(fā)文，一律字(年)號(hào)；2. 公司黨總支發(fā)文，用黨字(年)號(hào)；3. 以工會(huì)、共青團(tuán)、婦聯(lián)名義發(fā)文，用政字(年)號(hào)；4. 公司監(jiān)事會(huì)發(fā)文，用監(jiān)字(年)號(hào)；5. 董事會(huì)發(fā)文，用董字(年)號(hào)；6. 董事會(huì)委員會(huì)發(fā)文，用董字(年號(hào)；第十三條 董事會(huì)機(jī)構(gòu)除經(jīng)經(jīng)理辦公會(huì)同意，一般不對(duì)外發(fā)文。第十四條 紅頭文件，只適用于需遵照?qǐng)?zhí)行的制度、規(guī)定、決定、決議、紀(jì)要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發(fā)。公文處理實(shí)施細(xì)則第一節(jié) 總則第一條 為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本實(shí)施細(xì)則。第二條 各部門的公文，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作，報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具，必須認(rèn)真做好公文處理工作。第三條 各部門應(yīng)發(fā)揚(yáng)實(shí)事求是，認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，克服形式主義和文牘主義，提高公文處理的效率和質(zhì)量。第四條 公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。公文統(tǒng)一由綜合辦人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。第五條 各部門的公文處理工作，必須實(shí)行嚴(yán)格的保密制度，確保公司機(jī)密。第二節(jié) 公文種類第六條 公文種類主要有：1. 請(qǐng)示請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。2. 報(bào)告向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用“報(bào)告”。3. 指示對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用“指示”。4. 布告、公告、通告對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用“布告”。向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件，用“公告”。在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用“通告”。5. 批復(fù)答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用“批復(fù)”。6. 通知傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用“通知”。7. 通報(bào)表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用“通報(bào)”。8. 決定、決議對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排，用“決定”。經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用“決議”。9. 函平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用“函”。10. 會(huì)議紀(jì)要傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用“會(huì)議紀(jì)要”。第三節(jié) 公文格式第七條 公文格式一般包括：標(biāo)題、主送單位、正文、附件、單位印章、發(fā)文時(shí)間、抄送（抄報(bào)）單位、公文字號(hào)、主題詞等。1. 公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明發(fā)文單位和公文種類。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，公文標(biāo)題一般不加書名號(hào)和其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。2. 向上級(jí)請(qǐng)示的公文，一般只寫一個(gè)主送單位；如果需要上報(bào)另一個(gè)上級(jí)單位時(shí)，可以用抄報(bào)的形式。3. 發(fā)文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。4. 公文字號(hào)一般包括單位代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。幾個(gè)單位聯(lián)名發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位的公文編號(hào)。5. 公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。6. 收、發(fā)文單位應(yīng)寫單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。7. 文字一律從左至右橫寫橫排。第八條 公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂?！巴ǜ妗暗扔眉埓笮?，根據(jù)實(shí)際需要確定行文關(guān)系。第九條 對(duì)上級(jí)單位組織的請(qǐng)示或報(bào)告，用公司名義發(fā)文。第十條 對(duì)市政府及政府各部、委、局，對(duì)市局及市局處室的請(qǐng)示或報(bào)告，與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。第十一條 內(nèi)部行文，可按問題的種類和性質(zhì)，用分公司或部門名義行文。各部門不得聯(lián)合行文，部門之間不要用發(fā)文形式解決一般性的問題。第十二條 各單位一般不得越級(jí)行文。因特殊情況，必須越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)越過的單位。第十三條 向上級(jí)請(qǐng)示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個(gè)單位，不要同時(shí)抄送下級(jí)單位，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人（除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦外）；向下級(jí)單位的重要行文，可以抄報(bào)直接上級(jí)單位。第十四條 按照一級(jí)抓一級(jí)的管理原則，公司行文原則上只發(fā)到各部門，不直接發(fā)到下屬子公司。第十五條 發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。第四節(jié) 公文處理程序第十六條 收文處理一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。1. 上級(jí)發(fā)來的文件及注有密級(jí)的簡(jiǎn)報(bào)、電報(bào)、資料和平級(jí)發(fā)來的文件，均由綜合辦人員統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進(jìn)行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件，及時(shí)呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批，如領(lǐng)導(dǎo)出差，立即送綜合辦主任處理。2. 承辦人應(yīng)根據(jù)文件規(guī)定的傳閱范圍或領(lǐng)導(dǎo)指示，安排傳閱或辦理。領(lǐng)導(dǎo)人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失。3. 凡需辦理的公文，應(yīng)先送綜合辦主任簽批意見，再分送給有關(guān)部門辦理或送領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。綜合辦主任在簽批公文時(shí)，認(rèn)為無(wú)需送領(lǐng)導(dǎo)閱批的一般性公文，可根據(jù)公文內(nèi)容和性質(zhì)直接批有關(guān)部門閱辦。各單位收到急件時(shí)，應(yīng)在3天內(nèi)答復(fù)并退回文件，一般要辦理的文件，一周內(nèi)應(yīng)辦理并退文件，最遲不能超過15天。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡(jiǎn)要回復(fù)。4. 加強(qiáng)公文檢查催辦工作。綜合辦人員對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文及本公司發(fā)出的文件，要認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各部門對(duì)上級(jí)發(fā)出的文件，需要匯報(bào)貫徹執(zhí)行情況的，要及時(shí)檢查反饋。5. 領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議帶回的文件，在匯報(bào)和傳達(dá)后，應(yīng)將會(huì)議文件交綜合辦人員立卷歸檔。第十七條 發(fā)文處理一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、封發(fā)等程序。1. 草擬公文的要求：（1）要符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令和上級(jí)的有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，應(yīng)盡量與原來的有關(guān)政策相銜接，并加以說明。（2）情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要正確，篇幅要力求簡(jiǎn)短。（3）引用的公文要寫明發(fā)文機(jī)關(guān)、公文編號(hào)、標(biāo)題和發(fā)文時(shí)間。（4）草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應(yīng)保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。（5）數(shù)字的寫法。正式文件中，除文件編號(hào)、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號(hào)、專用術(shù)語(yǔ)和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫。（6）章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四為“(1)”。（7）不要濫用簡(jiǎn)稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡(jiǎn)稱。2. 公文審核。公司的文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)由起草文件部門負(fù)責(zé)人審核后送綜合辦核稿。以工會(huì)、社團(tuán)名義發(fā)文的，由董事會(huì)和分管領(lǐng)導(dǎo)審核。審核的重點(diǎn)：（1）是否需要行文。（2）是否符合國(guó)家的方針、政策、法律、法令；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。（3）提出的要求和措施是否明確具體、切實(shí)可行。（4）處理程序是否完備，行文關(guān)系、