淺談建筑工程檔案建設(shè)與管理[權(quán)威資料]

淺談建筑工程檔案建設(shè)與管理 本文檔格式為 WORD,感謝你的閱讀。 摘要：介紹了建筑工程檔案的分類(lèi)和特點(diǎn)，對(duì)代建工程檔案建設(shè)和管理中出現(xiàn)的主要問(wèn)題進(jìn)行了闡述，并提出了解決辦法和相關(guān)意見(jiàn)。 關(guān)鍵詞：建筑工程檔案；建設(shè)；管理 Abstract: this paper introduces the classification of the construction project files and characteristics of the construction project file construction and management of the main problems appear, and also puts forward the solutions and relevant advice. Keywords: building project files； Construction； management C93A 建筑工程檔案即指承建方在代建項(xiàng)目管理，以及改建、擴(kuò)建項(xiàng)目管理 等活動(dòng)中形成的檔案文件，是建筑工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，直接影響工程的質(zhì)量和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。 一、代建工程檔案建設(shè) 1、檔案的分類(lèi) 建筑工程檔案是指在項(xiàng)目管理過(guò)程中，根據(jù)項(xiàng)目管理特點(diǎn)及建筑企業(yè)實(shí)際情況 , 通過(guò)各種活動(dòng)直接形成的，對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的，由各種不同載體而形式的歷史記錄，根據(jù)其載體的不同，分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種，其中電子檔案一般是由光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)、軟盤(pán)等電子設(shè)備為載體的文字、圖像和聲音文件。 而根據(jù)工程檔案保管期限的不同，檔案的范圍可分三大類(lèi)。檔案員為了 方便工作，一般都會(huì)將檔案按照永久性保存檔案，長(zhǎng)期性保存檔案和短期性保存檔案對(duì)檔案進(jìn)行劃分。因此，對(duì)承建方而言，明晰工程檔案的類(lèi)別是代建工程檔案建設(shè)的前提。 （ 1）永久保存的檔案 需要永久保存的檔案是檔案資料中最重要的一類(lèi)文件，它包括代建服務(wù)合同、招投代建服務(wù)標(biāo)文件、結(jié)算文件、地質(zhì)勘察文件、工程驗(yàn)收文件、代建工程總結(jié)文件。 （ 2）長(zhǎng)期保存的檔案 長(zhǎng)期保存的檔案一般是指保存 50 年的檔案，一般是指代建項(xiàng)目管理部文件、代業(yè)主招投施工標(biāo)、合同文件（中標(biāo)施工單位）、土建專(zhuān)業(yè)的單位 工程綜合管理文件、土建各分部的施工技術(shù)管理文件、設(shè)備專(zhuān)業(yè)的綜合管理文件、總平面竣工圖、室外專(zhuān)業(yè)竣工圖、建筑、結(jié)構(gòu)竣工圖、消防竣工圖等； （ 3）短期保存的檔案 需要短期保存的檔案在重要性上相對(duì)較輕，但數(shù)目卻十分繁多，它包括監(jiān)理的質(zhì)量會(huì)議紀(jì)要、樁地基工程的施工質(zhì)量文件、電梯工程施工質(zhì)量文件、設(shè)備各分部的施工技術(shù)管理文件等。比如，承包集團(tuán)因項(xiàng)目而制定的各種管理辦法和施工規(guī)則，統(tǒng)計(jì)報(bào)表的工作要求和項(xiàng)目工地會(huì)議紀(jì)要等等。短期檔案要求的保管年限為 15 年。 2、代建工程檔案的特性 代建工程檔案建設(shè)是貫穿工程投標(biāo)到施工建設(shè)，再到工程竣工的整個(gè)過(guò)程，從項(xiàng)目準(zhǔn)備階段文件開(kāi)始，到監(jiān)理文件、施工文件，以及工程竣工驗(yàn)收文件，時(shí)間上具有較強(qiáng)的順序性。因此，了解建筑工程檔案的特性會(huì)讓工程檔案建設(shè)事半功倍，某種程度上，這亦可稱(chēng)之為檔案建設(shè)的過(guò)程。 （ 1）檔案的獨(dú)立性 獨(dú)立性是工程檔案與其他類(lèi)檔案最明顯的區(qū)別，根據(jù)承包公司對(duì)工程項(xiàng)目的不同，工程檔案要求每個(gè)工程都會(huì)形成獨(dú)立的檔案整體，即一個(gè)建筑工程便會(huì)有一個(gè)對(duì)應(yīng)的工程檔案與之對(duì)應(yīng)。 這主要是由建筑工程承包工程的地域性差異造成 的。因?yàn)椴煌牡赜?，?xiàng)目工程建設(shè)的要求也不同，比如由廣州工程總承包集團(tuán)有限公司承包的廣交會(huì)項(xiàng)目建設(shè)，除了要依據(jù)國(guó)家建設(shè)部的建設(shè)工程項(xiàng)目管理試行辦法外，還要滿(mǎn)足廣州市政府投資建設(shè)項(xiàng)目代建制管理試行辦法以及廣州市建筑工程文件的整理及檔案移交規(guī)定、廣州建筑工程檔案編制指南（試行）、廣州市建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收規(guī)定等要求。 同時(shí)，不同地域的經(jīng)濟(jì)水平也參差不齊，這就導(dǎo)致了相關(guān)的工程材料的價(jià)格也有所不同，所以一項(xiàng)工程一定要有單一的工程檔案。 （ 2）檔案的可操作性 工程檔案不 是單純的會(huì)議記錄，也非各種形式的合同報(bào)告，它還包括數(shù)目龐大的可操作性文件。比如，經(jīng)政府各相關(guān)部門(mén)審批的關(guān)于消防、環(huán)保、衛(wèi)生等文件，以及工程地質(zhì)、水文氣象等文件，這在建筑工程實(shí)施中有著較強(qiáng)的針對(duì)性；同時(shí)，土建工程或者是水、電、設(shè)備安裝工程的施工文件，以及各種竣工圖文件在施工建設(shè)中都具有實(shí)際操作性。 同時(shí)，工程檔案要求實(shí)事求是，因?yàn)樗潜O(jiān)理部門(mén)、質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)竣工驗(yàn)收的重要依據(jù)，是驗(yàn)收實(shí)際工程結(jié)果的憑證。 （ 3）建筑工程檔案建設(shè)應(yīng)注意的主要問(wèn)題 檔案管理員在工程檔案建設(shè)中，應(yīng)明確一些 具有法律效力的檔案資料，比如中標(biāo)通知書(shū)、合同書(shū)、投標(biāo)文件、圖紙、設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)聯(lián)系單及設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)范以及承、發(fā)包雙方達(dá)成的有關(guān)工程承包的補(bǔ)充協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄和施工現(xiàn)場(chǎng)簽證等等。 尤其是當(dāng)一些文件涉及到補(bǔ)充或者變更時(shí)，比如因?yàn)橘|(zhì)量、工期等方面的原因而出現(xiàn)的補(bǔ)充協(xié)議和相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、現(xiàn)場(chǎng)簽證、竣工結(jié)算書(shū)等等更應(yīng)及時(shí)納入合同，并做好記錄。 二、代建工程檔案管理中存在的問(wèn)題 1、檔案管理部門(mén)缺失 據(jù)了解，許多建筑工程公司的文書(shū)、文秘或者助理都監(jiān)管檔案工作，或者管理 ，有些公司甚至將檔案工作交由其他業(yè)務(wù)部門(mén)，這便導(dǎo)致一些公司檔案資料雜亂不堪，甚至嚴(yán)重缺失，直接導(dǎo)致工程實(shí)施效率低，影響公司的經(jīng)濟(jì)效益。 2、缺乏復(fù)合型檔案管理人才 綜合性檔案管理人才的缺乏是影響建筑工程公司檔案工作的重要因素。很多建筑工程公司都存在著檔案資料的系統(tǒng)性不強(qiáng)，資料不清晰、不規(guī)范、不完備的問(wèn)題。這種情況即便是具有專(zhuān)門(mén)檔案管理部門(mén)的公司也不能避免，造成這種情況的主要原因就是復(fù)合型檔案管理人才的缺乏。 三、對(duì)代建工程檔案管理問(wèn)題的解決辦法和建議 1、提高對(duì)建筑工 程檔案管理的重視度 公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到工程檔案管理的重要性，在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中讓各個(gè)部門(mén)在思想上對(duì)檔案管理給予充分的認(rèn)識(shí)，指令各部門(mén)協(xié)調(diào)好檔案部門(mén)人員的檔案工作，這是工程檔案建設(shè)和管理的前提和重要保障。 2、建立專(zhuān)門(mén)的建筑工程檔案部門(mén) 工程檔案部門(mén)是檔案工作的具體執(zhí)行部門(mén)，是保證工程進(jìn)度和質(zhì)量的重要機(jī)構(gòu)。對(duì)此，缺失該部門(mén)的公司應(yīng)及時(shí)設(shè)立。不僅如此，對(duì)已設(shè)立檔案管理部門(mén)的公司，應(yīng)明確檔案工作部及相關(guān)部門(mén)的檔案職責(zé)。 作為檔案部門(mén)，在做好項(xiàng)目檔案材料收集、整理和歸檔工作的同 時(shí)，還應(yīng)制定相應(yīng)的檔案管理制度，以監(jiān)督和指導(dǎo)其他有關(guān)單位的檔案管理工作。 比如，合同簽訂的責(zé)任部門(mén)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)部，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行其規(guī)定竣工檔案資料收集、整理和歸檔的要求，從而確保及時(shí)移交檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于項(xiàng)目檔案產(chǎn)生及負(fù)責(zé)各施工單位檔案過(guò)程管理監(jiān)控的項(xiàng)目管理部，在資料收集、整理和歸檔的基礎(chǔ)上，還應(yīng)與其開(kāi)展定期或不定期的施工單位現(xiàn)場(chǎng)檔案工作檢查，以保證檔案資料的真實(shí)性和具體實(shí)施過(guò)程中的實(shí)踐性，從而保證了工程質(zhì)量。 與此同時(shí)，應(yīng)與公司結(jié)算撥款的主控部門(mén)財(cái)務(wù)部達(dá)成一致意見(jiàn)，對(duì)未經(jīng)過(guò)檔案驗(yàn)收簽字 的施工單位堅(jiān)決不予撥款。 如此，才能保證施工建設(shè)檔案資料的完整性，以及檔案建設(shè)的科學(xué)性，從而提高了公司的檔案工作效率，為工程施工質(zhì)量提供了保證。 3、培養(yǎng)或聘請(qǐng)復(fù)合型的建筑工程檔案管理人才 眾所周知， 21 世紀(jì)最缺的是人才。建筑工程的檔案建設(shè)與管理涉及的內(nèi)容龐雜，涉及的方面多樣，所以只有復(fù)合型的檔案管理人才才能使檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化，事實(shí)證明，檔案建設(shè)和管理中出現(xiàn)的問(wèn)題大都源于檔案員的不專(zhuān)業(yè)，因此培養(yǎng)或挖掘復(fù)合型檔案管理人才是檔案工作的重要保證。 4、 及時(shí)減輕檔案工作的負(fù)重 對(duì)于到期的檔案，承包企業(yè)應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀，減輕檔案管理工作負(fù)重。檔案銷(xiāo)毀鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照當(dāng)?shù)貦n案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范執(zhí)行，并由企業(yè)專(zhuān)門(mén)的檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。對(duì)于需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)登記入冊(cè)，然后遵循審批流程，待得到審批手續(xù)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。 5、注意建筑工程檔案的安全 建筑工程檔案的保管也是檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，因此應(yīng)給予足夠的重視，以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)采取措施。比如，需要備份的檔案應(yīng)做好備份或雙備份，對(duì)于電子檔案應(yīng)每滿(mǎn) 4 年進(jìn)行一次抽檢。 總結(jié)： 在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)的建筑工程市場(chǎng)，規(guī)范而成熟的代建工程檔案建設(shè)，以及與之相適應(yīng)的科學(xué)管理方法是保證工程質(zhì)量、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要依托。 參考文獻(xiàn)： 1徐英浩 .淺談施工檔案在工程管理中的作用 J上海煤氣， 2004（ 5） 2范書(shū)杰 .淺析林業(yè)工程檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策J河北林果研究 ,2011(4) 3鄧家樞 .淺談如何做好高?；üこ虣n案管理 J商品與質(zhì)量：學(xué)術(shù)觀(guān)察， 2012（ 2） 閱讀相關(guān)文檔 :關(guān)于建筑裝飾施工成本管理的探討 建筑施工現(xiàn) 場(chǎng)臨時(shí)用電安全探討 高層建筑施工中存在的問(wèn)題及預(yù)防措施 加強(qiáng)城鄉(xiāng)水利建設(shè)工程施工質(zhì)量監(jiān)控淺探 淺談鋼筋混凝土框架結(jié)構(gòu)施工質(zhì)量控制措施 建筑施工的成本控制的探討 大潭水電站節(jié)能降耗的影響因素及應(yīng)對(duì)措施 淺談房建工程施工管理 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