淺談建筑工程檔案建設(shè)與管理[權(quán)威資料]

淺談建筑工程檔案建設(shè)與管理 本文檔格式為 WORD,感謝你的閱讀。 摘要：介紹了建筑工程檔案的分類和特點，對代建工程檔案建設(shè)和管理中出現(xiàn)的主要問題進(jìn)行了闡述，并提出了解決辦法和相關(guān)意見。 關(guān)鍵詞：建筑工程檔案；建設(shè)；管理 Abstract: this paper introduces the classification of the construction project files and characteristics of the construction project file construction and management of the main problems appear, and also puts forward the solutions and relevant advice. Keywords: building project files； Construction； management C93A 建筑工程檔案即指承建方在代建項目管理，以及改建、擴(kuò)建項目管理 等活動中形成的檔案文件，是建筑工程項目管理的重要組成部分，直接影響工程的質(zhì)量和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。 一、代建工程檔案建設(shè) 1、檔案的分類 建筑工程檔案是指在項目管理過程中，根據(jù)項目管理特點及建筑企業(yè)實際情況 , 通過各種活動直接形成的，對企業(yè)有保存價值的，由各種不同載體而形式的歷史記錄，根據(jù)其載體的不同，分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種，其中電子檔案一般是由光盤、移動硬盤、軟盤等電子設(shè)備為載體的文字、圖像和聲音文件。 而根據(jù)工程檔案保管期限的不同，檔案的范圍可分三大類。檔案員為了 方便工作，一般都會將檔案按照永久性保存檔案，長期性保存檔案和短期性保存檔案對檔案進(jìn)行劃分。因此，對承建方而言，明晰工程檔案的類別是代建工程檔案建設(shè)的前提。 （ 1）永久保存的檔案 需要永久保存的檔案是檔案資料中最重要的一類文件，它包括代建服務(wù)合同、招投代建服務(wù)標(biāo)文件、結(jié)算文件、地質(zhì)勘察文件、工程驗收文件、代建工程總結(jié)文件。 （ 2）長期保存的檔案 長期保存的檔案一般是指保存 50 年的檔案，一般是指代建項目管理部文件、代業(yè)主招投施工標(biāo)、合同文件（中標(biāo)施工單位）、土建專業(yè)的單位 工程綜合管理文件、土建各分部的施工技術(shù)管理文件、設(shè)備專業(yè)的綜合管理文件、總平面竣工圖、室外專業(yè)竣工圖、建筑、結(jié)構(gòu)竣工圖、消防竣工圖等； （ 3）短期保存的檔案 需要短期保存的檔案在重要性上相對較輕，但數(shù)目卻十分繁多，它包括監(jiān)理的質(zhì)量會議紀(jì)要、樁地基工程的施工質(zhì)量文件、電梯工程施工質(zhì)量文件、設(shè)備各分部的施工技術(shù)管理文件等。比如，承包集團(tuán)因項目而制定的各種管理辦法和施工規(guī)則，統(tǒng)計報表的工作要求和項目工地會議紀(jì)要等等。短期檔案要求的保管年限為 15 年。 2、代建工程檔案的特性 代建工程檔案建設(shè)是貫穿工程投標(biāo)到施工建設(shè)，再到工程竣工的整個過程，從項目準(zhǔn)備階段文件開始，到監(jiān)理文件、施工文件，以及工程竣工驗收文件，時間上具有較強(qiáng)的順序性。因此，了解建筑工程檔案的特性會讓工程檔案建設(shè)事半功倍，某種程度上，這亦可稱之為檔案建設(shè)的過程。 （ 1）檔案的獨立性 獨立性是工程檔案與其他類檔案最明顯的區(qū)別，根據(jù)承包公司對工程項目的不同，工程檔案要求每個工程都會形成獨立的檔案整體，即一個建筑工程便會有一個對應(yīng)的工程檔案與之對應(yīng)。 這主要是由建筑工程承包工程的地域性差異造成 的。因為不同的地域，項目工程建設(shè)的要求也不同，比如由廣州工程總承包集團(tuán)有限公司承包的廣交會項目建設(shè)，除了要依據(jù)國家建設(shè)部的建設(shè)工程項目管理試行辦法外，還要滿足廣州市政府投資建設(shè)項目代建制管理試行辦法以及廣州市建筑工程文件的整理及檔案移交規(guī)定、廣州建筑工程檔案編制指南（試行）、廣州市建設(shè)工程檔案預(yù)驗收規(guī)定等要求。 同時，不同地域的經(jīng)濟(jì)水平也參差不齊，這就導(dǎo)致了相關(guān)的工程材料的價格也有所不同，所以一項工程一定要有單一的工程檔案。 （ 2）檔案的可操作性 工程檔案不 是單純的會議記錄，也非各種形式的合同報告，它還包括數(shù)目龐大的可操作性文件。比如，經(jīng)政府各相關(guān)部門審批的關(guān)于消防、環(huán)保、衛(wèi)生等文件，以及工程地質(zhì)、水文氣象等文件，這在建筑工程實施中有著較強(qiáng)的針對性；同時，土建工程或者是水、電、設(shè)備安裝工程的施工文件，以及各種竣工圖文件在施工建設(shè)中都具有實際操作性。 同時，工程檔案要求實事求是，因為它是監(jiān)理部門、質(zhì)量監(jiān)督部門竣工驗收的重要依據(jù)，是驗收實際工程結(jié)果的憑證。 （ 3）建筑工程檔案建設(shè)應(yīng)注意的主要問題 檔案管理員在工程檔案建設(shè)中，應(yīng)明確一些 具有法律效力的檔案資料，比如中標(biāo)通知書、合同書、投標(biāo)文件、圖紙、設(shè)計變更、設(shè)計聯(lián)系單及設(shè)計文件、技術(shù)規(guī)范以及承、發(fā)包雙方達(dá)成的有關(guān)工程承包的補(bǔ)充協(xié)議、會議紀(jì)要、備忘錄和施工現(xiàn)場簽證等等。 尤其是當(dāng)一些文件涉及到補(bǔ)充或者變更時，比如因為質(zhì)量、工期等方面的原因而出現(xiàn)的補(bǔ)充協(xié)議和相關(guān)的會議紀(jì)要、現(xiàn)場簽證、竣工結(jié)算書等等更應(yīng)及時納入合同，并做好記錄。 二、代建工程檔案管理中存在的問題 1、檔案管理部門缺失 據(jù)了解，許多建筑工程公司的文書、文秘或者助理都監(jiān)管檔案工作，或者管理 ，有些公司甚至將檔案工作交由其他業(yè)務(wù)部門，這便導(dǎo)致一些公司檔案資料雜亂不堪，甚至嚴(yán)重缺失，直接導(dǎo)致工程實施效率低，影響公司的經(jīng)濟(jì)效益。 2、缺乏復(fù)合型檔案管理人才 綜合性檔案管理人才的缺乏是影響建筑工程公司檔案工作的重要因素。很多建筑工程公司都存在著檔案資料的系統(tǒng)性不強(qiáng)，資料不清晰、不規(guī)范、不完備的問題。這種情況即便是具有專門檔案管理部門的公司也不能避免，造成這種情況的主要原因就是復(fù)合型檔案管理人才的缺乏。 三、對代建工程檔案管理問題的解決辦法和建議 1、提高對建筑工 程檔案管理的重視度 公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到工程檔案管理的重要性，在經(jīng)營過程中讓各個部門在思想上對檔案管理給予充分的認(rèn)識，指令各部門協(xié)調(diào)好檔案部門人員的檔案工作，這是工程檔案建設(shè)和管理的前提和重要保障。 2、建立專門的建筑工程檔案部門 工程檔案部門是檔案工作的具體執(zhí)行部門，是保證工程進(jìn)度和質(zhì)量的重要機(jī)構(gòu)。對此，缺失該部門的公司應(yīng)及時設(shè)立。不僅如此，對已設(shè)立檔案管理部門的公司，應(yīng)明確檔案工作部及相關(guān)部門的檔案職責(zé)。 作為檔案部門，在做好項目檔案材料收集、整理和歸檔工作的同 時，還應(yīng)制定相應(yīng)的檔案管理制度，以監(jiān)督和指導(dǎo)其他有關(guān)單位的檔案管理工作。 比如，合同簽訂的責(zé)任部門計劃經(jīng)濟(jì)部，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行其規(guī)定竣工檔案資料收集、整理和歸檔的要求，從而確保及時移交檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對于項目檔案產(chǎn)生及負(fù)責(zé)各施工單位檔案過程管理監(jiān)控的項目管理部，在資料收集、整理和歸檔的基礎(chǔ)上，還應(yīng)與其開展定期或不定期的施工單位現(xiàn)場檔案工作檢查，以保證檔案資料的真實性和具體實施過程中的實踐性，從而保證了工程質(zhì)量。 與此同時，應(yīng)與公司結(jié)算撥款的主控部門財務(wù)部達(dá)成一致意見，對未經(jīng)過檔案驗收簽字 的施工單位堅決不予撥款。 如此，才能保證施工建設(shè)檔案資料的完整性，以及檔案建設(shè)的科學(xué)性，從而提高了公司的檔案工作效率，為工程施工質(zhì)量提供了保證。 3、培養(yǎng)或聘請復(fù)合型的建筑工程檔案管理人才 眾所周知， 21 世紀(jì)最缺的是人才。建筑工程的檔案建設(shè)與管理涉及的內(nèi)容龐雜，涉及的方面多樣，所以只有復(fù)合型的檔案管理人才才能使檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化，事實證明，檔案建設(shè)和管理中出現(xiàn)的問題大都源于檔案員的不專業(yè)，因此培養(yǎng)或挖掘復(fù)合型檔案管理人才是檔案工作的重要保證。 4、 及時減輕檔案工作的負(fù)重 對于到期的檔案，承包企業(yè)應(yīng)及時銷毀，減輕檔案管理工作負(fù)重。檔案銷毀鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照當(dāng)?shù)貦n案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范執(zhí)行，并由企業(yè)專門的檔案鑒定小組進(jìn)行鑒定。對于需要銷毀的檔案，應(yīng)登記入冊，然后遵循審批流程，待得到審批手續(xù)后進(jìn)行銷毀。 5、注意建筑工程檔案的安全 建筑工程檔案的保管也是檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，因此應(yīng)給予足夠的重視，以便發(fā)現(xiàn)問題時及時采取措施。比如，需要備份的檔案應(yīng)做好備份或雙備份，對于電子檔案應(yīng)每滿 4 年進(jìn)行一次抽檢。 總結(jié)： 在當(dāng)今競爭激勵的建筑工程市場，規(guī)范而成熟的代建工程檔案建設(shè)，以及與之相適應(yīng)的科學(xué)管理方法是保證工程質(zhì)量、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要依托。 參考文獻(xiàn)： 1徐英浩 .淺談施工檔案在工程管理中的作用 J上海煤氣， 2004（ 5） 2范書杰 .淺析林業(yè)工程檔案管理存在的問題及對策J河北林果研究 ,2011(4) 3鄧家樞 .淺談如何做好高校基建工程檔案管理 J商品與質(zhì)量：學(xué)術(shù)觀察， 2012（ 2） 閱讀相關(guān)文檔 :關(guān)于建筑裝飾施工成本管理的探討 建筑施工現(xiàn) 場臨時用電安全探討 高層建筑施工中存在的問題及預(yù)防措施 加強(qiáng)城鄉(xiāng)水利建設(shè)工程施工質(zhì)量監(jiān)控淺探 淺談鋼筋混凝土框架結(jié)構(gòu)施工質(zhì)量控制措施 建筑施工的成本控制的探討 大潭水電站節(jié)能降耗的影響因素及應(yīng)對措施 淺談房建工程施工管理 組合法蘭風(fēng)管在空調(diào)工程中的應(yīng)用研究 淺談監(jiān)控及收費(fèi)系統(tǒng)在高速公路中的應(yīng)用 淺析變電站設(shè)備的狀態(tài)檢修 道路建設(shè)與養(yǎng)護(hù)之關(guān)聯(lián)問題探究 水泥安定性對混凝土質(zhì)