淺談中職學(xué)校教學(xué)科研檔案管理存在的問題與對策[權(quán)威資料]

淺談中職學(xué)校教學(xué)科研檔案管理存在的問題與對策 本文檔格式為 WORD,感謝你的閱讀。 摘要：教學(xué)科研檔案是學(xué)校檔案中最具特色，最能體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)水平的歷史記載。但目前中職學(xué)校教學(xué)、科研檔案管理工作普遍存在著財力欠缺、宣傳力度不夠、綜合檔案室和所屬各部門之間缺乏溝通與協(xié)調(diào)、收集資料困難、利用率效果不理想等諸多問題。因此，增強教職員工的檔案意識，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，規(guī)范教學(xué)、科研檔案的收集與整理，有效開發(fā)和利用檔案信息資源顯得十分重要和迫切。 關(guān)健詞教學(xué)科研檔案管理問題與對策 G271 A 教學(xué)、科研檔案是學(xué)校在長期的教育教學(xué)、科學(xué)研究等工作中形成而保存起來便于今后查考利用的文件材料。它包括學(xué)校教學(xué)管理、學(xué)科和信息技術(shù)、校園網(wǎng)的建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實踐、學(xué)生升學(xué)、教材、教學(xué)、科學(xué)研究等方面的文字材料和聲像載體。它是學(xué)校教學(xué)、科研方面工作的真實記錄，是教學(xué)科研經(jīng)驗的總結(jié)。它真實地反映教學(xué)、科研管理的全過程并直接為教學(xué)活動、科學(xué)研究服務(wù)，是教學(xué)、科研工作的重要組成部分，是學(xué)校檔案工作的主體、核心和重點。 檔案工作是一項基礎(chǔ)工作，只有長期持之以恒的工作努力，才會有隨時運用的便利。學(xué)校是培養(yǎng)現(xiàn)代化建設(shè)人才的搖籃，又是科研的基地，歷史賦予學(xué)校的責(zé)任，決定了它與國家的興衰有著密切的聯(lián)系。鄧小平同志曾經(jīng)說過： “ 科技人才的培養(yǎng)，基礎(chǔ)在教育 ” 。學(xué)校檔案是國家檔案的重要組成部分，而教學(xué)、科研檔案更是學(xué)校檔案中最具特色，最能體現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)水平的歷史記載，是學(xué)校寶貴的財富。教學(xué)、科研檔案是否科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)，對學(xué)校教學(xué)改革和提高育人質(zhì)量有著極其重要的影響。 然而，目前中職學(xué)校教學(xué)、科研檔案從收集到利用都普遍存在著 諸多問題。 一、教學(xué)科研檔案資料的收集有一定困難 目前，大多數(shù)教學(xué)、教研人員對教學(xué)管理工作認識不足，甚至對教學(xué)、科研材料的歸檔持抵觸態(tài)度。有的老師認為教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的，理應(yīng)由自己來保管，怎么能夠交給學(xué)校檔案室呢？那不是把自己的成果充公了嗎？有的教師唯恐材料經(jīng)檔案部門立卷、歸檔后，把自己整理的系統(tǒng)的材料分散在不同的案卷里面，造成利用不暢，或是被移交入館后，今后自己如果再要利用將會帶來許多麻煩，還不如自己保管，平時取舍方便。所以，檔案人員對教學(xué)科研檔案資料的收集有一定的難 度。 二、教學(xué)科研部門與檔案管理部門缺乏溝通與協(xié)調(diào) 一方面，大部分學(xué)校認為教學(xué)科研部門主要工作是教學(xué)管理及學(xué)術(shù)工作，至于檔案收集、管理應(yīng)由檔案部門去做，部門立卷很難推行，教學(xué)、科研部門對材料收集、歸檔態(tài)度冷漠。另一方面，檔案管理部門服務(wù)意識淡薄，檔案管理人員只在庫房做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性工作，很少深入到教學(xué)、科研部門，對檔案的重要作用，沒能做到有效的宣傳，在教學(xué)、科研檔案的收集方面，始終處于被動地位，人家移交什么就接收什么，不移交也不主動搜集，應(yīng)該歸檔的珍貴教學(xué) 實踐和科研材料依然散失在個人手中，結(jié)果使教學(xué)、科研檔案難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。部門立卷制度未建立，檔案部門指導(dǎo)、督促工作不到位，致使教學(xué)、科研檔案在源頭上就出現(xiàn)問題。 三、資金缺乏，宣傳和管理力度難以到位 一些學(xué)校認為檔案管理不重要，而且是一個很清閑的活，只要平時按部就班就能做好工作，不需要怎樣的技能水平，也不需要培訓(xùn)。所以至今我們?nèi)匀豢梢钥吹揭恍┲新殞W(xué)校對檔案工作重視不夠，對檔案保管設(shè)備配備、檔案工作人員的待遇落實及業(yè)務(wù)培訓(xùn)等問題也缺少關(guān)心。一些學(xué)校還時常把這些崗位作為照顧老弱病殘的專用崗 位，那些因教學(xué)業(yè)務(wù)水平欠缺或是身體素質(zhì)不能適應(yīng)教學(xué)工作的員工安排在這些崗位，對他們是否能勝任檔案工作知之甚少。有的單位對檔案員的更換更是家常便飯，幾乎是一年一換，檔案人員隊伍根本就沒有穩(wěn)定性，水平也參差不齊。學(xué)校對檔案工作關(guān)心相對甚少，很少對檔案工作提出指導(dǎo)性意見，也很少進行考核、檢查。在這種情況下，學(xué)校教學(xué)、科研檔案的宣傳和管理不到位，如果全靠檔案人員的責(zé)任心干活，很難達到檔案完整、系統(tǒng)和準確。 四、開發(fā)檔案信息滯后，教學(xué)、科研檔案無所適從，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效開展，利 用效果不明顯 學(xué)校檔案工作的宗旨是為教育教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)，為社會服務(wù)。但事實上許多中職學(xué)校教學(xué)、科研檔案的利用效果并不理想。原因有二：一是檔案工作人員兼職太多，許多學(xué)校檔案人員兼做著文書工作，有的還兼做人事、信息、接待、會務(wù)等諸多工作，縱使檔案人員長有三頭六臂也未必能靜下心來做好檔案工作。每年能按期做好文書檔案，及時接收教學(xué)檔案那已經(jīng)是很不錯的了，哪有時間從事信息開發(fā)，檔案編研工作。第二，許多學(xué)校的檔案人員來自教師隊伍中不能擔(dān)任教學(xué)工作的人員，這些人對教育教學(xué)管理工作陌生，對檔案業(yè)務(wù)也知之甚少 ，通過培訓(xùn)才能勉強上崗，水平基本處在手工操作階段，編研能力有限，學(xué)術(shù)水平不高，對教學(xué)、科研檔案無所適從，收集、立卷、整理、保管和提供利用等工作不能有效開展。開發(fā)信息資源，主動提供利用水平有待于提高。 在實際工作中，如何改變工作中的不足之處，如何規(guī)范、科學(xué)地做好教學(xué)、科研檔案的收集、立卷、整理、保管和提供利用。針對上述問題，本人談?wù)勛约旱囊恍┛捶ǎ?第一，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和職業(yè)道德修養(yǎng)，不斷提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì) 目前學(xué)校檔案管理人員的整體素質(zhì)就整個社會，特別與機關(guān)、事業(yè)單位相 比仍處于中下游水平。雖然相當(dāng)一部分同志經(jīng)過了學(xué)校教育、自學(xué)考試、函授、檔案管理短期培訓(xùn)，都有了不同程度的提高，基本能勝任本職工作，但離檔案工作科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)等要求還相差甚遠?？茖W(xué)技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代化手段越來越多地應(yīng)用于檔案工作當(dāng)中，特別是數(shù)字信息、電子文件等新生事物的出現(xiàn)，文檔一體化管理手段的應(yīng)用等，對我們的檔案員提出更高的要求，讓我們中的一些同志確實有點措手不及。為此檔案工作者要充分認識到自己的不足，加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和職業(yè)道德修養(yǎng)，增強工作責(zé)任心，利用一切機會充實自己，使自己開闊眼界，拓展思路， 有所創(chuàng)新，及時跟上時代發(fā)展的步伐，掌握更多的理論知識和現(xiàn)代管理技能。 第二，做好宣傳工作，轉(zhuǎn)變思想觀念，提高教職員工的檔案意識和對教學(xué)、科研檔案管理工作重要性的認識 學(xué)校的教學(xué)、科研檔案是教學(xué)管理工作中不可缺少的重要內(nèi)容，教學(xué)、科研檔案對于正確評估辦學(xué)水平，研究教學(xué)規(guī)律，改進教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量，都有著十分重要的作用。保管不是目的，利用才是檔案價值體現(xiàn)的唯一途徑。也就是說，只有當(dāng)檔案服務(wù)于社會，發(fā)揮了社會效益和經(jīng)濟效益，它的重要性才會充分地顯示出來，它的價值也才能得以實現(xiàn)。所以，學(xué)校檔 案部門應(yīng)不厭其煩地向有關(guān)部門、老師解釋，我們對教學(xué)、科研檔案進行歸檔，統(tǒng)一保管并不是想把那些檔案關(guān)在鐵箱子里，使之成為一種擺設(shè)或是僅僅當(dāng)作充實室藏數(shù)量，提升檔案室品位之用。我們這樣做的目的只有一個，那就是更好地服務(wù)于教育教學(xué)、科學(xué)研究工作，服務(wù)于廣大教師、學(xué)生，服務(wù)于社會。我們之所以要對檔案進行集中統(tǒng)一保管，是因為這樣更有利于保護檔案的齊全、完整、系統(tǒng)、安全，能夠為利用者提供更全面的信息。因此，學(xué)校要切實重視教學(xué)、科研檔案工作，大力宣傳教學(xué)、科研檔案，加強檔案工作隊伍的建設(shè)，注重對相關(guān)人員業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，關(guān)心檔 案工作者的工作環(huán)境，優(yōu)化檔案保管條件，改善檔案人員的待遇。整個學(xué)校從綜合檔案室、教務(wù)科、教研組到課題組要建立一個完整的工作網(wǎng)絡(luò)，指定專人負責(zé)相關(guān)檔案的收集、歸檔。根據(jù)學(xué)校實際，學(xué)校檔案部門應(yīng)組織相關(guān)人員科學(xué)地制訂教學(xué)、科研檔案的歸檔范圍和保管期限表，并及時印發(fā)給學(xué)校教學(xué)部門、科研部門，召集相關(guān)人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并定期到教學(xué)、科研部門了解、檢查教學(xué)檔案的收集情況，逐步參與教學(xué)管理，使檔案部門成為學(xué)校教學(xué)、科研工作的信息咨詢部門。 第三，建立科學(xué)、規(guī)范的檔案管理目標和管理制度 首先，要制定 明確的教學(xué)、科研檔案的目標管理標準。根據(jù)區(qū)教育廳、區(qū)檔案局關(guān)于開展全區(qū)學(xué)校檔案工作目標管理活動的通知、檔案工作目標管理考評標準和市檔案局、市教育局關(guān)于加強檔案工作規(guī)范化管理的通知為依據(jù)，建立一套適用于本校的教學(xué)、科研檔案管理制度。其次，建立學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，明確各專、兼職檔案人員的崗位職責(zé)。再次，制定目標管理標準考核制度，把檔案工作納入到各部門、有關(guān)人員的工作考核當(dāng)中，獎懲分明，獎優(yōu)罰劣。 第四，注重平時收集和積累，規(guī)范歸檔程序 檔案工作的每一環(huán)節(jié)都非常重要，但最重要的要屬收集這一環(huán)節(jié)，如果收集工作做不好，其他的整理、鑒定、保管、利用等一系列工作都將是無本之木，無源之水。所以我們要把大量的精力放在收集這一關(guān)，對照學(xué)校教學(xué)、科研檔案材料歸檔范圍，主動參與教學(xué)、科研管理工作，從文件形成階段就要開始介入，督促有關(guān)部門和相關(guān)人員養(yǎng)成隨辦隨歸的習(xí)慣。科學(xué)歸檔是檔案有效利用的保證。如果教學(xué)、科研文件材料亂堆亂放處于雜亂無章狀態(tài)，沒有案卷，沒有檢索工具，要查找一份檔案，就如大海撈針，造成了要用時找不到，不用時又嫌礙事的狀況。為此，要花費一定時間，人力、物力、財力對檔案進行規(guī)范整理，統(tǒng)一保 管。及時歸檔，科學(xué)規(guī)范組卷是很重要的。我們在平時的工作中要養(yǎng)成勤收集、勤歸檔的習(xí)慣，在文件材料收集齊全后，要考慮保持文件材料的系統(tǒng)性和有機聯(lián)系，對它進行科學(xué)的分類，然后按照教學(xué)、科研檔案材料的歸檔辦法，進行合理組卷，規(guī)范歸檔程序，盡量使案卷完整、準確、美觀，便于查找。 第五、加強收集教師隊伍中形成的文件材料 學(xué)校從應(yīng)試教育轉(zhuǎn)到素質(zhì)教育后，學(xué)校教師隊伍的素質(zhì)在不斷探索中提高，教師不僅具備一定的專業(yè)知識水平，而且還要從各個環(huán)節(jié)充實提高自身的業(yè)務(wù)水準，嚴格要求自己，按規(guī)定參加繼續(xù)教育 , 教師根 據(jù)教學(xué)大綱，研究教材，編寫教案，批改作業(yè)，組織測試，反饋學(xué)生的知識掌握情況，對不同層次的學(xué)生采取不同的方法，分類推進，并對后進生做好轉(zhuǎn)化工作，每個教學(xué)階段都要做教學(xué)質(zhì)量分析，每年寫一篇教學(xué)科研心得體會，進行民主評議活動，參加各級各類升級考試，教師在教學(xué)實踐中總結(jié)出有益的經(jīng)驗，鼓勵教師撰寫論文在省級及國家級刊物上發(fā)表。教師隊伍在提高自身素質(zhì)過程中形成有特色的教案、論文、年度考核材料，指導(dǎo)學(xué)生參加各類競賽活動的文件材料和得獎證書等，體現(xiàn)了一個學(xué)校的師資水平，這部分的檔案材料是學(xué)校對教師進行培養(yǎng)、使用的重要參考資 料，檔案管理人員應(yīng)加強這方面文件材料的收集，按教研組進行分門類別，以便提供利用。 學(xué)校在日常教學(xué)實踐中形成的課程安排，教學(xué)計劃，學(xué)生各學(xué)科成績冊，體能、技能測試的材料及學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)名冊等文件材料，是學(xué)校正常教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量的重要檔案。學(xué)校的根本職能是培養(yǎng)學(xué)生德智體全面發(fā)展，建立完善的教學(xué)質(zhì)量檔案，是分析教學(xué)質(zhì)量、提高教學(xué)質(zhì)量不可或缺的第一手資料，學(xué)校檔案管理應(yīng)根據(jù)學(xué)校教學(xué)工作的規(guī)律，在學(xué)年結(jié)束后及時收集有關(guān)材料，按年段、班級進行分門別類，編制檢索工具。 第六，注重教學(xué)、科研檔案信息資 源的開發(fā)和利用 學(xué)校教學(xué)科研檔案中有很大一部分是記錄和保存學(xué)校教育教學(xué)經(jīng)驗和成果，記載了無數(shù)教師多年來辛勤工作，反映了學(xué)校總體的教學(xué)水平，是學(xué)校教職工的勞動結(jié)晶。教學(xué)科研檔案信息的開發(fā)利用是學(xué)校檔案工作中最重要的一項業(yè)務(wù)，它包括編制檢索目錄，開展檔案編研，充分利用檔案信息，才能更好地總結(jié)經(jīng)驗，提高教育教學(xué)水平。檔案的生命在于它的實用性，收集檔案的目的在于利用。因此，檔案管理人員要主動參與教學(xué)管理活動，進行調(diào)查研究，及時了解和掌握各部門教學(xué)、科研活動情況，主動為教學(xué)、科研工作服務(wù)，為學(xué)校教育教學(xué)改革 提供信息。要提高教學(xué)科研檔案的利用效果，提高服務(wù)質(zhì)量，我們不僅要對這些檔案材料進行科學(xué)分類，合理組卷，還需要編制各種檢索工具。針對利用率較高的一些檔案材料，我們根據(jù)其特點，可以編寫專題介紹、基礎(chǔ)數(shù)字匯集，匯編出刊集子。例如綜合檔案室就對每年的考試成績進行數(shù)據(jù)分析，統(tǒng)計匯總；對教師業(yè)務(wù)競賽、學(xué)生學(xué)習(xí)情況、學(xué)生學(xué)科競賽進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，編制基礎(chǔ)數(shù)字匯集。對優(yōu)秀教師教學(xué)講稿、優(yōu)秀學(xué)生作文、教學(xué)論文進行專題收集，匯編成集，出刊出書。對歷年試題分析、教學(xué)經(jīng)驗編制成教學(xué)參考資料。對歷年試卷、優(yōu)秀教學(xué)課件制作成電子文件建 立網(wǎng)上試題庫、課題庫。利用教學(xué)科研檔案舉辦教育教學(xué)成果展，促進教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量。 對今后工作的幾點思考： 學(xué)校教學(xué)科研檔案產(chǎn)生于學(xué)校形成發(fā)展變化的過程，同時貫穿于學(xué)校教育教學(xué)工作及其組織管理的各個方面。學(xué)校教學(xué)科研檔案真實地記述和反映了學(xué)校的教學(xué)管理運行的發(fā)展軌跡，是學(xué)校重要的信息資源；全面掌握學(xué)校教育教學(xué)科研工作以及其他諸多方面的延革和平演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校建設(shè)的得失成敗 , 通過分析學(xué)校現(xiàn)存教學(xué)科研檔案，可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提供制定學(xué)校建設(shè)整體方案和教學(xué)改革目標的依據(jù)。學(xué)校建設(shè)有一 種連續(xù)性和繼承性 ,從學(xué)校的教學(xué)科研檔案中總結(jié)已有的教育教學(xué)工作經(jīng)驗，繼承學(xué)校已有的建設(shè)成果。學(xué)校教學(xué)科研檔案是隨著學(xué)校教育教學(xué)活動而形成的，學(xué)校檔案記錄了學(xué)校發(fā)展的歷史，為學(xué)校建設(shè)提供各種歷史依據(jù)和線索。 學(xué)校檔案工作是維護學(xué)校歷史面貌的一項重要事業(yè)，只有做好檔案工作，才能為學(xué)校留下一份良好的記錄，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。 一是檔案工作要突出本學(xué)校的特色。檔案人員在檔案的收集、整理、利用和檔案開發(fā)中應(yīng)注意總結(jié)本校的典型經(jīng)驗和自己獨特的教學(xué)、科研內(nèi)容和教學(xué)方法，更好地運用教學(xué)、科研檔案為學(xué)校各項工 作服務(wù)。 二是檔案人員要更新知識結(jié)構(gòu)，拓寬知識面。不斷提高教學(xué)、科研檔案的質(zhì)量和管理水