行政前臺-崗位職責(zé)及工作要求.doc

_行政人事部經(jīng)理信息技術(shù)專員行政人事專員行政前臺職務(wù)：行政前臺上級主管：行政人事部經(jīng)理工作對象：全司人員主要職責(zé)：1. 日常到訪客人的接待，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及所屬部門經(jīng)理做好日常公關(guān)協(xié)調(diào)工作。2. 公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達(dá)工作。3. 公司郵件、郵包的收發(fā)及相應(yīng)費(fèi)用的結(jié)算工作。4. 公司各類往來文件（電子郵件、傳真）的收發(fā)、處理和歸檔。5. 公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。6. 對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查。7. 對設(shè)備遙控板、個(gè)人辦公區(qū)域的管理。8. 公司辦公用品、日用品的日常管理工作（采購、發(fā)放、管理）。9. 日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的檢查。（日后涉及“使用管理”）10. 公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶的住宿、出行、用餐的預(yù)定和行程安排；11. 非長期性預(yù)訂車輛的管理和費(fèi)用結(jié)算；12. 公司后勤管理，及各類費(fèi)用的支付工作，包含：物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、停車費(fèi)、電話費(fèi)、網(wǎng)費(fèi)、家政、保潔等；與對應(yīng)單位，如保潔公司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通；13. 庫存管理。每季度末，與行政人事專員共同盤點(diǎn)庫存。14. 檔案管理。每季度末，向部門經(jīng)理提報(bào)目前的電子文檔、文本文檔列表；電子文檔備存部門經(jīng)理處。15. 本人工作管理。按日提報(bào)工作寫實(shí)，按季度提報(bào)本人季度工作報(bào)告及下季度工作總結(jié)，按年提報(bào)年度工作報(bào)告；通過定期對本職工作的總結(jié)，以完善和提高現(xiàn)有工作水平；16. 公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理交辦的其他工作。工作流程和工作要求：1. 接待日常到訪客人，協(xié)助公司負(fù)責(zé)人及部門經(jīng)理做好日常公關(guān)工作。工作流程：1） 客戶進(jìn)門起身迎接并詢問來訪事由，登記客戶來訪登記簿，了解來訪者身份和意圖。若來訪者未預(yù)約或是初次拜訪，不得將公司領(lǐng)導(dǎo)的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人；若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式。2） 如有必要，安排來訪者前往會客室或等候處稍坐片刻；3） 準(zhǔn)備招待茶水飲料；4） 通知相關(guān)工作人員有人來訪；5） 每隔15分鐘左右添加茶水，來客告辭時(shí)起身道別；6） 客人離開后2分鐘以內(nèi)清理水杯及煙灰缸，整理桌椅、保持會客室的整潔；7） 若來訪者要找的人不在，記錄下來訪者的聯(lián)系方式、需轉(zhuǎn)告事宜并在客戶來訪登記簿上登記，及時(shí)通知相關(guān)人員做回復(fù)；若來訪者表示下次再來，則需在客戶來訪登記簿上注明；8） 及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)工作人員來訪者的聯(lián)系方式以及事由，并確保工作人員及時(shí)回復(fù)；9） 及時(shí)將用完的客戶來訪登記薄交由行政專員歸檔。注意事項(xiàng)：1) 接待客戶熱情周到，及時(shí)給客戶添加茶水并在客戶離開后及時(shí)整理會客室；2) 客戶來訪登記薄的詳細(xì)記錄；并及時(shí)將使用完的記錄歸檔；3) 及時(shí)通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時(shí)轉(zhuǎn)告以確保及時(shí)回復(fù)；4) 不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。2. 公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達(dá)工作。工作流程：1） 電話響鈴一聲后，立即接聽，“您好，捷時(shí)特物流”，同時(shí)注意禮貌和商務(wù)用語；2） 接聽電話時(shí)應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；但同時(shí)體現(xiàn)公司良好的精神面貌，語言簡練、態(tài)度溫和；3） 對方所要找的人不在時(shí)，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話；4） 通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒；5） 沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時(shí)回?fù)?，首先致歉，再詢問剛才來電的目的?） 將需要轉(zhuǎn)達(dá)的內(nèi)容及時(shí)記錄在電話記錄上；7） 記錄后5分鐘內(nèi)及時(shí)通知被傳達(dá)人,通知傳達(dá)的程序見口頭通知流程,并確認(rèn)對方接收信息正確無誤。8） 及時(shí)將用完的來電記錄表歸檔。注意事項(xiàng)：1） 來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和；2） 了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時(shí)在來電記錄表上記錄來電時(shí)間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時(shí)將電話轉(zhuǎn)給相關(guān)工作人員；3） 如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)信息，（通知方法詳見“通知流程”）；嚴(yán)禁事項(xiàng)：1) 來電接聽不主動(dòng)、不及時(shí)，接聽電話用語粗魯；2) 未及時(shí)和詳細(xì)記錄來電信息，忘記轉(zhuǎn)達(dá)、轉(zhuǎn)達(dá)不及時(shí)或傳達(dá)信息錯(cuò)誤；3) 來電記錄表按年度不及時(shí)歸檔。3. 公司郵件、郵包的收發(fā)及相應(yīng)費(fèi)用的結(jié)算工作。工作流程（郵件簽發(fā)及費(fèi)用結(jié)算）：1） 總部各類郵件、物品寄出前應(yīng)由寄件人自行封好或包裝好，在LPL郵件發(fā)送登記表上登記后，交行政前臺統(tǒng)一寄出。2） 合同、票據(jù)等公司重要文件及各類物品的寄送應(yīng)按LPL郵件發(fā)送登記表的備注相關(guān)規(guī)定，填寫詳細(xì)的信息，以備日后跟蹤核查。3） 需要通過長途汽車托運(yùn)郵件、物品的，寄件人應(yīng)先按要求填寫LPL郵件發(fā)送登記表，再自行寄出，并在表格“備注”中注明“托運(yùn)，自行寄出”。4） 根據(jù)郵件發(fā)送清單和快遞/郵政底單，按月度與快遞/郵政公司清算費(fèi)用，不得出現(xiàn)付款金額與實(shí)際發(fā)件金額不符的情況。5） 對未按期收到郵件的情況做以記錄，了解原因；月度超過2次事件后應(yīng)匯報(bào)部門經(jīng)理，提出解決辦法。工作流程（郵件簽收）：1) 公司總部收取的各類郵件、物品統(tǒng)一由行政前臺在LPL郵件簽收登記表（附件2）上簽收登記后，再分發(fā)至各收件人處。2) 收件人在收到行政前臺分發(fā)的郵件后，應(yīng)在LPL郵件簽收登記表上簽字確認(rèn)。3) 郵件、物品一經(jīng)簽收，簽收人即對公司郵件、物品承擔(dān)保管責(zé)任；如因簽收人保管不當(dāng)造成公司文件、票據(jù)、物品等丟失的，簽收人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4) 如行政前臺無人在公司時(shí)，應(yīng)交辦本部門其他人員代做此項(xiàng)工作。5) 如收件人不在公司，行政前臺應(yīng)將該文件、物品交于收件人本部門的其他在司同事代為簽收；如本部門其他同事也無人在司時(shí)，行政人事部應(yīng)電話告知收件人，按其要求保管郵件、物品或轉(zhuǎn)交他人。6) 代收文件后，簽收人應(yīng)第一時(shí)間通知收件人，及時(shí)處理郵件、物品。否則，簽收人應(yīng)承擔(dān)因此延誤的相關(guān)責(zé)任。7) 對公司丟失文件情況做以記錄，了解原因，馬上匯報(bào)部門經(jīng)理，提出解決辦法。嚴(yán)禁事項(xiàng)：1) 收件人未在LPL郵件簽收登記表簽收文件，就擅自領(lǐng)走文件。2) 行政前臺在未親自將文件交予本人或簽收人手中前，擅自將文件放置在辦公桌上。3) 不得出現(xiàn)付款金額與實(shí)際發(fā)件金額不符的情況。4. 公司各類往來文件（電子郵件、傳真）的收發(fā)、處理和歸檔。工作流程（非電子郵件類）1) 前臺收/發(fā)文件應(yīng)及時(shí)在收文明細(xì)/發(fā)文明細(xì)中登記文件收/發(fā)文件的時(shí)間、收/發(fā)單位、項(xiàng)目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；2) 前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字，如需本部保存的，需要及時(shí)歸檔；3) 前臺應(yīng)（電話確認(rèn)或網(wǎng)絡(luò)查詢等方式）確保本人經(jīng)辦的文件對方已收到；4) 將收文明細(xì)/發(fā)文明細(xì)分別按項(xiàng)目分類歸檔。注意事項(xiàng)：1) 詳細(xì)填寫收文明細(xì)/發(fā)文明細(xì)，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收/發(fā)文件的具體內(nèi)容；2) 及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員；3) 按項(xiàng)目分類歸檔。工作流程（電子郵件類）1) 前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項(xiàng)目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；2) 在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個(gè)“收”/“發(fā)”的文件夾，然后在“收”/“發(fā)”的文件夾中建一個(gè)“年月日_項(xiàng)目名稱”的文件夾；3) 將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項(xiàng)目文件夾中，并同樣在收文明細(xì)/發(fā)文明細(xì)中記錄，收/發(fā)方式在備注中注明；4) 及時(shí)將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)對方收到；5) 當(dāng)天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件歸檔。（日后需要整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。）注意事項(xiàng)：1) 了解所收/發(fā)文件內(nèi)容，按收/發(fā)時(shí)間、項(xiàng)目建立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便于查找；2) 及時(shí)將收/發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，并確認(rèn)是否收到；3) 按時(shí)將每天收/發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項(xiàng)目文件夾中。5. 公司辦公環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。工作流程：1) 每天早上9：00、中午13：20和下午17：55檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦公家具的擺放情況，及時(shí)收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；下班后，保證門、窗的關(guān)閉，電腦、空調(diào)等電源的切斷；2) 保證辦公家具、裝修墻面、地面等的完好，每日檢查并做記錄辦公區(qū)檢查表，如出現(xiàn)問題，立刻予以修復(fù)；重大問題需要上報(bào)部門經(jīng)理審批。3) 總經(jīng)理辦公室的環(huán)境保持及檢查；4) 保持辦公區(qū)空氣清新，公共辦公區(qū)域和總經(jīng)理辦公室及各辦公室開窗，以便空氣流動(dòng)；5) 報(bào)刊整理整潔有序，廢舊報(bào)刊、家具等處理及時(shí)（處理費(fèi)用定期上交財(cái)務(wù)部門），計(jì)入備用金流水帳簿；6) 做好消耗品領(lǐng)用登記；6. 對保潔、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查工作流程：1) 了解外用保潔、植物租擺租賃的服務(wù)內(nèi)容；2) 對每次相關(guān)服務(wù)做好檢查和監(jiān)督工作，并做好相關(guān)記錄；3) 及時(shí)對檢查問題與相應(yīng)單位溝通解決，并作出記錄，定期歸檔。注意事項(xiàng)：1) 對外用單位相關(guān)服務(wù)進(jìn)行審核；2) 做好相關(guān)記錄，并及時(shí)上交存檔。3) 相關(guān)記錄：植物租擺維養(yǎng)記錄、植物租擺更換記錄、保潔情況記錄表7. 對設(shè)備遙控板、個(gè)人辦公區(qū)域的管理工作流程：1) 空調(diào)、投影等遙控板集中管理；2) 上、下班時(shí)檢查所有的電源開關(guān)；3) 檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。注意事項(xiàng)：1) 遙控板是否在各辦公室使用后沒有歸還；2) 人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機(jī)、燈的電源是否斷開；3) 人員下班后，圖紙、重要文件不得隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。8. 公司辦公用品、日用品的日常管理工作。（采購、發(fā)放、管理）（主要內(nèi)部發(fā)放、屬于必備品）工作流程：1) 保證公司辦公用品（辦公文具、打印紙、門卡、鑰匙等）、日用品（茶葉、飲用水、紙張、抽紙、紙杯等）的充足，定期、及時(shí)補(bǔ)給；2) 購買物品及時(shí)填寫入庫單3) 保證總經(jīng)理辦公室內(nèi)的辦公用品、日用品的補(bǔ)給，保證正常辦公供應(yīng)；4) 依據(jù)辦公用品領(lǐng)用表核發(fā)員工辦公用品；5) 按季度，與行政人事專員共同盤查辦公用品、日用品庫存，并簽署庫存盤查單，及時(shí)歸檔。6) 嚴(yán)禁鋪張浪費(fèi)。9. 日常的打印、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的檢查。工作流程：1) 每天早上上班時(shí)間檢查打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、考勤機(jī)、電話機(jī)等設(shè)備，如出現(xiàn)異常，第一時(shí)間要求信息技術(shù)專員予以維修。2) 保證辦公區(qū)打印紙的及時(shí)補(bǔ)充；3) 做好各類紙張（財(cái)務(wù)單據(jù)、白紙、再生紙、廢紙、紅頭文件）的分類工作；4) 及時(shí)做好廢紙的銷毀和處理；（帶有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和公司重要內(nèi)容的紙張必須通過碎紙機(jī)銷毀）。注意事項(xiàng)：1. 熟練操作打印、復(fù)印機(jī)，并及時(shí)補(bǔ)充用紙；2. 完成公司日常的打印、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源；3. 打印、復(fù)印機(jī)等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行維修；4. 節(jié)約資源，愛惜紙張；10. 公司領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶的住宿、車輛、用餐的預(yù)定和安排；臨時(shí)性用車的車輛管理和費(fèi)用結(jié)算。工作流程：1) A 住宿預(yù)定：預(yù)定前，需要了解住宿人員的住房要求，內(nèi)容涉及：酒店星級、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是否24小時(shí)熱水、是否能夠上網(wǎng)、是否配備電腦、是否含早餐；客人是否需要無煙房，床大小的要求等；費(fèi)用支付方式（僅預(yù)定或掛賬或代墊等）；酒店是否需要現(xiàn)金或刷卡等。2) 酒店預(yù)定后確認(rèn)：最好有紙質(zhì)（蓋章簽字）的傳真確認(rèn)，以保證預(yù)定成功；3) 酒店預(yù)定完畢后，需要短信或郵件告知預(yù)定信息：A內(nèi)容參見第1條;B告知赴前臺后報(bào)的信息；C如何抵達(dá)酒店路線及酒店電話。4) 酒店預(yù)訂單應(yīng)及時(shí)歸檔。酒店預(yù)訂單文件夾。5) B 車輛預(yù)定：預(yù)定前，需要了解：坐車人數(shù)、天數(shù)、車型要求、司機(jī)要求；預(yù)定時(shí)，要保證車況良好、司機(jī)駕駛技術(shù)嫻熟、職業(yè)習(xí)慣良好；6) 車輛使用前確認(rèn)：必須拿到租賃公司的派車單，方可使用車輛。否則，車輛出現(xiàn)任何事故及引起的一切責(zé)任將無法確保承擔(dān)責(zé)任單位。7) 車輛使用后，需要雙方補(bǔ)充車輛使用費(fèi)用表。8) 租賃費(fèi)用結(jié)算以雙方簽字確認(rèn)的派車單和車輛使用費(fèi)用表9) C 餐廳預(yù)訂。日常中，多了解當(dāng)?shù)靥厣木频旰筒蛷d，按酒店級別和菜系等進(jìn)行分類。預(yù)定前，需要了解預(yù)訂要求，內(nèi)容涉及：酒店消費(fèi)水平、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是否帶衛(wèi)生間、是否有最低消費(fèi)；酒店是否需要現(xiàn)金或刷卡等。11. 非長期性預(yù)訂車輛的管理和費(fèi)用結(jié)算；工作流程：1) 建立非長期性預(yù)訂車輛管理檔案；2) 根據(jù)派車單車輛使用費(fèi)用表，按月度與車輛租賃公司結(jié)算相應(yīng)費(fèi)用；3) 通過使用人，記錄使用車輛的車況、司機(jī)駕駛技術(shù)和服務(wù)水平，按月度作出評估；同時(shí)向公司提出是否進(jìn)一步與車輛租賃公司合作的意見和建議。12. 公司后勤管理，及各類費(fèi)用的支付工作，包含：物業(yè)費(fèi)、水電費(fèi)、停車費(fèi)、電話費(fèi)、網(wǎng)費(fèi)、家政、保潔等；與對應(yīng)單位，如保潔公司、物業(yè)公司、家政公司、電信公司等保持良好的合作和溝通。工作流程：1) 后勤管理。2) 了解公司與各對應(yīng)單位的合同規(guī)定，對方的職責(zé)范圍；是否出現(xiàn)提供的服務(wù)與合同不符的地方；通過日常工作記錄，對各對應(yīng)單位進(jìn)行評估，為公司選擇服務(wù)單位意見和建議；3) 了解各類費(fèi)用結(jié)算周期和支付標(biāo)準(zhǔn)；4) 按期支付，不得因延遲支付影響辦公區(qū)的正常辦公；嚴(yán)禁出現(xiàn)因個(gè)人原因，出現(xiàn)公司停水、電，或電話、網(wǎng)絡(luò)無法使用的情況；5) 結(jié)算時(shí)，核對實(shí)際使用費(fèi)用和結(jié)算費(fèi)用是否相符。6) 對于需要改進(jìn)的