房地產(chǎn)檔案信息化建設初探.doc

房地產(chǎn)檔案信息化建設初探 盧道錦 （博白縣房地產(chǎn)管理所，廣西玉林537600） 摘要：檔案信息化建設是檔案管理的一項基礎性業(yè)務工作，是檔案管理發(fā)展趨勢的必然要求。當今社會經(jīng)濟飛速發(fā)展，房地產(chǎn)經(jīng)濟日漸繁榮，特別是現(xiàn)代信息技術與互聯(lián)網(wǎng)無限延伸，房地產(chǎn)檔案信息化已越來越受到人們的重視。如何加快房地產(chǎn)檔案信息化建設，構建便于存儲、搜索、查閱的數(shù)據(jù)庫平臺，為人們提供便捷的信息服務，是一項緊迫而重要的課題。 關鍵詞：檔案信息；檔案管理；房地產(chǎn)檔案 ：G271文獻標志碼：A：1000-8772（xx）25-0082-01 一、房地產(chǎn)檔案信息化建設必須要堅持數(shù)字化導向 數(shù)字化是檔案信息化建設的重要載體和手段。房地產(chǎn)檔案作為城市房地產(chǎn)權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據(jù)，是從房屋建造到消亡整個歷史過程中形成的臺帳、圖、卡、照片、文件及一切具有證實房屋全部歷史變化過程的資料，它是房屋的真實縮影，全部歷史的記錄。長期以來，人們一直使用傳統(tǒng)的手工信息加工方式，所耗費時間長，資料占用面積大，查找麻煩，容易損壞和變霉。這樣的處理方式因其效率低、保密性差、費時費力，一旦發(fā)生意外難以彌補。而檔案的數(shù)字化處理方式，可避免手工加工方式出現(xiàn)的問題，將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存儲介質的各種原始檔案資料，通過掃描（數(shù)碼攝像）、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用分級存儲管理技術將圖片、聲音、錄像等文件和索引字段存儲于磁盤、光盤、磁帶等大容量的存儲介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案館”。因此，房地產(chǎn)檔案信息化必須要堅持數(shù)字化建設導向。要充分利用計算機信息化處理技術，將紙質檔案信息資料進行數(shù)碼掃描、錄入和，建立與紙質檔案（原件）一致、同步更新的電子復本，構成海量存貯的房產(chǎn)電子檔案數(shù)據(jù)庫。要通過現(xiàn)有房產(chǎn)登記信息系統(tǒng)輔助日常房產(chǎn)檔案生成、數(shù)字化存貯、動態(tài)更新和一體化管理，建立規(guī)范化、網(wǎng)絡化的產(chǎn)權檔案處理流程和管理體系，實現(xiàn)電子房產(chǎn)檔案的集中保存、應用與管理。 二、房地產(chǎn)檔案信息化建設必須要堅持標準化目標 標準化是檔案信息化建設的重要支撐和目標。國家檔案局就電子文件制訂了標準，為電子文件提供管理提供了普通規(guī)范。但從當前房地產(chǎn)檔案信息化建設情況來看，檔案管理部門所使用檔案軟件缺乏通用性，使用的應用程序五花八門，無法統(tǒng)一標準，不能適應檔案信息資源共享的要求。多數(shù)檔案軟件只是應用于文件管理，對圖紙、聲像科技資料的管理方式、方法匱乏，這些都嚴重影響了檔案信息系統(tǒng)整體水平的提高，制約了檔案信息化的進程。因此，房地產(chǎn)檔案信息化必須要堅持標準化建設目標。要建立規(guī)范化的標準、程序化的操作方式、系統(tǒng)化的管理，將各個管理環(huán)節(jié)科學地排序，使整個操作過程有機連接，一環(huán)扣一環(huán)，保證檔案的完整有效性。要制定規(guī)范化的標準，“統(tǒng)一文件與格式”、“統(tǒng)一分類編碼”、“統(tǒng)一信息交換形式”等，為廣泛使用電子計算機與高密度信息儲存技術以及通訊傳輸技術等先進的自動化手段打下良好基礎，使今后的聯(lián)網(wǎng)與實現(xiàn)某些信息共享成為可能。 三、房地產(chǎn)檔案信息化建設必須要堅持一體化思路 一體化是檔案信息化建設的重要基礎和方向。檔案信息化建設包括系統(tǒng)設置、數(shù)據(jù)維護、信息查詢、人員配置等方面，其中系統(tǒng)設置和人員配置是關鍵。但在檔案信息化建設過程中，沒能結合工作實際，充分考慮匹配性和兼容性問題，難以實現(xiàn)人機結合，影響了信息化建設的成效。因此，房地產(chǎn)檔案信息化建設必須要堅持一體化思路。要選用一套設置合理、管理科學的信息化系統(tǒng)，將檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的檔案信息通用數(shù)據(jù)庫，通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)由磁介質交換轉變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸，逐步實現(xiàn)檔案信息遠程數(shù)據(jù)交換，實現(xiàn)檔案管理的微機化、網(wǎng)絡化。要加強檔案信息系統(tǒng)的維護，檔案信息系統(tǒng)是一個動態(tài)的系統(tǒng)，需要檔案人員不斷進行更新和維護，信息錄入要準確、及時、完整，確保檔案材料的齊全、完整和準確性，進一步推進檔案信息化進程。要注重檔案管理人員培養(yǎng)，加強對檔案管理人員政治素質和業(yè)務素質的培訓，讓檔案管理人員熟練掌握現(xiàn)代信息管理技術，成為既熟悉檔案業(yè)務知識，又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。 四、房地產(chǎn)檔案信息化建設必須要堅持效益化要求 效益化是檔案信息化建設的重要抓手和要求。房產(chǎn)檔案現(xiàn)已成為財產(chǎn)確認、利用及保護的主要法律依據(jù)，且自身的重要性隨著我國房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展而日益凸顯，并越來越受到政府職能機構和廣大人民群眾的重視。但在現(xiàn)實生活中，房產(chǎn)檔案一直以來或作為房地產(chǎn)管理部門辦理房屋移轉或房屋變更手續(xù)查詢所用，或作為司法機關辦理房地產(chǎn)類案件查詢證據(jù)所用，或作為解決歷史遺留的房地產(chǎn)糾紛關鍵資料所用，適用范圍比較窄，不對社會相關單位和房屋所有權人開放查詢功能，明顯制約了房地產(chǎn)作為生產(chǎn)資料或生活資料在房地產(chǎn)市場的流通、融資和交換功能，剝奪了房屋所有權人對自己名下房屋存在狀況的知情權。因此，房地產(chǎn)檔案信息化建設必須要堅持效益化要求。要實現(xiàn)檔案資源共享，利用檔案信息數(shù)字化平臺的優(yōu)勢，及時為房地產(chǎn)權屬登記、房地產(chǎn)交易、房地產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)管理、房屋拆遷、城市建設等各項工作提供服務。要加快檔案信息利用服務平臺建設，建立公開信息查詢系統(tǒng)，最大限度地為群眾提供快速、便捷的服務，使檔案館成為社會公眾查閱