科研院所管理人員高效管理工具研究.doc

科研院所管理人員高效管理工具研究 文/中科院福建物質(zhì)結(jié)構(gòu)研究所邱超凡 【摘要】管理工作是科研院所工作的重要組成部分，高效的管理對科研院所科研水平的提高有著直接意義?？蒲性核芾砉ぷ鞣彪s，高效管理工具的應(yīng)用和推廣是提高管理人員管理水平的有效方式之一。 關(guān)鍵詞科研院所；管理創(chuàng)新；管理工具 管理工作是科研院所工作的重要組成部分，直接服務(wù)于科研和生產(chǎn)，好壞是影響科研項(xiàng)目及科技成果獲取多寡和科研整體水平高低的重要因素，也是影響戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)能否順利得以實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵。科研院所管理工作的主體是從事管理工作的管理人員，因此，管理創(chuàng)新的根本在于提高管理人員的管理水平。高效管理工具的應(yīng)用和推廣是提高管理人員的管理水平的有效方式之一。 一、科研院所管理工作特點(diǎn) 科研院所的管理崗位編制一般都有所限制，如中科院系統(tǒng)的科研院所明確管理崗位所占比例應(yīng)嚴(yán)格控制在10%以內(nèi)。科研院所的管理人員除了做好本職工作外，往往需要身兼數(shù)職。雖然科研院所不同的管理崗位對管理人員的要求略有不同，但總體來看，一個(gè)合格的管理人員必須具備：一定的撰寫材料、擬訂方案和制作PPT匯報(bào)演示文稿能力，一定的時(shí)間管理能力，一定的知識整合能力，一定的項(xiàng)目管理能力等。 二、高效管理工具介紹 科研院所管理工作的性質(zhì)和特點(diǎn)要求管理人員不斷提高自身的管理水平，而高效的管理工具是提高管理水平的有效方式。 （一）文字處理、表格制作和演示文稿制作工具。撰寫材料、擬訂方案和制作PPT匯報(bào)演示文稿是科研院所管理工作的重要內(nèi)容。號稱Office辦公三劍客Word、Excel、PowerPoint是科研院所每個(gè)管理人員必須掌握的管理工具。熟練使用Word、Excel和PowerPoint可以有效地提高管理工作的效率。 （二）郵箱管理工具。使用網(wǎng)頁郵箱存在諸如需要頻繁登陸網(wǎng)頁，不能及時(shí)獲得郵件信息，無法及時(shí)處理重要郵件等問題，大大影響了科研院所管理人員的工作效率，一款優(yōu)秀的郵件客戶端軟件可以有效解決上述問題。目前有很多郵件客戶端軟件，推薦使用Foxmail這款簡單又好用的郵件客戶端軟件。 （三）桌面提醒工具。常見的桌面提醒工具很多，推薦使用AtNotes，界面非常簡潔，沒有皮膚，沒有多余的無關(guān)的點(diǎn)綴，簡潔直觀，不占用屏幕很大的位置。 （四）筆記工具。信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)已成為獲得信息的主要，摘抄或剪貼收集資料的方式已經(jīng)不合適，借助數(shù)字筆記工具可以很容易實(shí)現(xiàn)資料的收集。數(shù)字筆記工具推薦OneNote，它可將文本、圖片、數(shù)字手寫墨跡、錄音和錄像等信息全部收集并組織到計(jì)算機(jī)上的一個(gè)數(shù)字筆記本中?？吹较胍占牟牧现灰皬?fù)制+粘貼”就可以了，OneNote會自動保存，而且會自動記錄信息源。如果信息源是紙質(zhì)材料，可以把內(nèi)容錄入到百度上一搜索，找到電子化的材料后通過OneNote來收集。OneNote可減少在電子郵件、書面筆記本、文件夾和打印結(jié)果中搜索信息的時(shí)間，從而大大提高科研院所管理人員的工作效率。 （五）辦公繪圖工具。不少時(shí)候圖畫比文字更有助于思考和交流，圖畫傳達(dá)的信息比語言和文字表達(dá)的信息更豐富、更具體、更形象，表現(xiàn)力也更強(qiáng)。辦公繪圖工具推薦微軟的Visio，一款就復(fù)雜信息、系統(tǒng)和流程進(jìn)行可視化處理、分析和交流的軟件，可以促進(jìn)對系統(tǒng)和流程的了解，深入了解復(fù)雜信息并利用這些知識作出更好的業(yè)務(wù)決策。 （六）思維導(dǎo)圖制作工具?？蒲性核墓芾砉ぷ鞑⒉蝗鞘聞?wù)性工作，甚至可以說開拓性的工作占據(jù)了相當(dāng)?shù)谋壤?。這些工作需要深思熟慮，甚至需要一定的靈感。思維導(dǎo)圖是一個(gè)很好的工具，在撰寫材料、擬訂方案和制作PPT匯報(bào)演示文稿之前，都可以利用這個(gè)工具來梳理思路，推薦使用MindjetMindManager，能夠?qū)⑾敕ê挽`感以清晰的思維導(dǎo)圖的形式記錄下來，對梳理工作計(jì)劃和規(guī)劃很有幫助。 （七）項(xiàng)目管理工具?？蒲性核墓芾?，很多其實(shí)就是項(xiàng)目管理的過程。一個(gè)好用的項(xiàng)目管理工具，可以大大提高項(xiàng)目管理的效率。管理工具推薦使用Project。用Project制作項(xiàng)目計(jì)劃，安排資源、進(jìn)度及預(yù)算，并對項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行跟蹤和分析，可以大大提高項(xiàng)目的管理效率。 三、建議 在信息化時(shí)代，高效管理工具的使用和推廣是提高科研院所管理工作效率的重要方式之一。但是管理工具只是輔助工具，管理工作不能為了追求應(yīng)用工具而使用工具，而且高效的管理工具不代表高效的管理，熟練使用管理工具也很重要。另外，管理工具的使用和推廣需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，從一種舊的管理方式到另一外新的管理方式的轉(zhuǎn)變，需要一個(gè)過程，可能會經(jīng)歷“痛苦期”，工作效率有可能不升反降，要努力熬過這個(gè)階段，并堅(jiān)持在工作中運(yùn)用，才能發(fā)揮高效工具的高效性，真正提高管理工作的水平，更好地服務(wù)于科研院所的科研和生產(chǎn)。 參考文獻(xiàn)： 1潘敏.科研院所管理創(chuàng)新及信息化管理初探J.科技資訊,xx(18):143144. 2賈興煥.淺談科研院所管理人員工作交接的規(guī)范化管理J.辦公室業(yè)務(wù),xx(10):242243. 3易小平,林華.淺議科研院所科技管理隊(duì)伍建設(shè)J.