論檔案管理在辦公室工作中的重要性.doc

論檔案管理在辦公室工作中的重要性 文/國(guó)家新聞出版廣電總局無線電臺(tái)管理局蒙天池 【摘要】辦公室檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位其他工作的完善具有輔助性作用，在新的歷史起點(diǎn)上，如何認(rèn)清檔案管理在辦公室工作中的重要性，找準(zhǔn)事業(yè)單位檔案工作的基本思路，是一個(gè)非?，F(xiàn)實(shí)的課題。 關(guān)鍵詞信息時(shí)代；辦公室檔案管理；創(chuàng)新研究 檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展是極其重要的，它能夠展現(xiàn)一個(gè)單位的成長(zhǎng)過程，并能夠?qū)ζ鋯挝坏奈磥戆l(fā)展以及決策進(jìn)行有效的指導(dǎo)，而檔案管理的工作效率以及質(zhì)量直接影響著辦公室的工作。各個(gè)單位必須要重視辦公室檔案的管理工作，才能夠?qū)挝坏膶?shí)際情況進(jìn)行全面地了解，才能夠?yàn)槿蘸髥挝坏陌l(fā)展以及決策提供可參考的依據(jù)，從而促進(jìn)單位工作的有效進(jìn)行。 一、要把檔案工作列入辦公室主要職能和議事日程 黨的十四大會(huì)議中已經(jīng)明確將檔案工作列為政府工作的六項(xiàng)職能之一，并放在顯著位置，為單位開展檔案工作提供了廣闊的前景，這是我國(guó)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)上一次重要的轉(zhuǎn)折。以往的檔案管理工作都是依靠工作人員的經(jīng)驗(yàn)，通過各項(xiàng)匯報(bào)以及單位領(lǐng)導(dǎo)的指示來進(jìn)行檔案工作，而這種工作模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的新形勢(shì)，會(huì)直接影響工作質(zhì)量，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)不能夠進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)和決策。 然而作為事業(yè)單位需要重視辦公室的工作，這就需要依靠檔案管理工作。而這并不只是口頭上說說而已，需要明確工作的性質(zhì)，將其列入工作計(jì)劃中，從而落實(shí)到行動(dòng)上。領(lǐng)導(dǎo)的決策需要將檔案管理工作作為依據(jù)和基礎(chǔ)，同時(shí)，必須將檔案管理工作列為辦公室工作的一項(xiàng)主要職能，可以為各級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)作為一項(xiàng)可靠的依據(jù)。最重要的是檔案管理工作并不是一個(gè)獨(dú)立的部門，他需要各相關(guān)的部門進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)作，為行政領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，進(jìn)而為社會(huì)服務(wù)，使檔案工作能夠更有效地發(fā)揮最大的作用。 二、檔案管理在辦公室工作中的地位 根據(jù)檔案管理工作的不斷改革與深化，辦公室管理工作人員已經(jīng)將檔案管理工作列為重點(diǎn)工作，并進(jìn)行大力宣傳與推廣在辦公室工作中的優(yōu)勢(shì)，從而能夠讓工作人員更清楚地了解到檔案的管理對(duì)辦公室工作既能夠提高其工作效率和也直接帶動(dòng)工作的質(zhì)量，這就促進(jìn)和協(xié)調(diào)事業(yè)單位能夠穩(wěn)定有序地發(fā)展。更加積極地參與到檔案管理工作的改革中去，由于對(duì)檔案管理工作編制的相應(yīng)的激勵(lì)措施能夠不斷地加快檔案管理工作改革的步伐，從而鼓勵(lì)辦公室工作的效率與質(zhì)量。 （一）檔案管理是辦公室領(lǐng)導(dǎo)了解情況和實(shí)施決策的重要依據(jù)。毛主席曾這樣說過：“領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的基本任務(wù)需要遵循這兩條：一是了解情況；二是制定政策”。這句話直接闡明了檔案信息資料與決策之間的關(guān)系。其一了解情況就是對(duì)事物需要掌握足夠的信息，有了信息作為依據(jù)才能夠制定相應(yīng)的政策來作決策。隨著我國(guó)制度的不斷改革，特別是在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，要加強(qiáng)檔案管理就顯得非常重要了。檔案客觀、真實(shí)地記錄了事物發(fā)展的過程，這不僅僅具有借鑒的作用，也是對(duì)其進(jìn)行查詢以及評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。同時(shí)辦公室檔案工作作為輔助其他部門工作的主要載體，做好檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的決策以及管理有著重要的作用。 （二）檔案管理是提高辦公室工作效率的有效工具。檔案管理工作既是行政部門的樞紐也為整個(gè)決策部門發(fā)揮著重要的指導(dǎo)作用。檔案工作不僅僅需要完成自己的工作任務(wù)，還需要及時(shí)地對(duì)檔案信息做出加工與處理。檔案管理的工作在行政事業(yè)機(jī)關(guān)的日常工作中發(fā)揮著重要的作用時(shí)，需要進(jìn)一步建立檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)來提高辦公室工作的工作效率，加速辦公室自動(dòng)化的建設(shè)，使事業(yè)單位對(duì)一系列的文書以及文稿的修改和起草以及人事、財(cái)務(wù)等后勤工作都逐漸走向現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化。讓檔案工作人員從手工勞動(dòng)中解放出來，既能夠節(jié)約相應(yīng)的人力和物力，也能夠提高事業(yè)單位的工作效率，更好地為人民服務(wù)。 （三）檔案工作是維護(hù)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的保證。由于事業(yè)單位的檔案種類相當(dāng)?shù)姆彪s，紙質(zhì)的檔案存檔占用的地方較大，這就給檔案工作人員帶來了困難。事業(yè)單位檔案的內(nèi)容和性質(zhì)各不相同，而且檔案的重要性也是各有不一，對(duì)于內(nèi)部機(jī)密文件，檔案人員必須做好保密工作，防止機(jī)密文件的泄露，影響工作的正常進(jìn)行。檔案在辦公室工作中主要是加強(qiáng)對(duì)檔案的管理以及對(duì)于事業(yè)單位未來發(fā)展的重大影響。另外，辦公室檔案是對(duì)某一業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，是業(yè)務(wù)部門的工作思路和方法，那么加強(qiáng)對(duì)此檔案的管理就保障了單位的發(fā)展。為了提高檔案管理工作的效率，方便借閱檔案文件，檔案管理工作，運(yùn)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行工作已經(jīng)成為必要，這不僅能夠節(jié)約存放檔案而花費(fèi)的資金，還方便任何地方對(duì)資料的查詢，當(dāng)然我們可以對(duì)檔案查詢?cè)O(shè)置權(quán)限，以保證檔案的機(jī)密性。 綜上所述，隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，對(duì)辦公室檔案管理工作有著更多的要求，相關(guān)的事業(yè)單位要想讓檔案管理工作更好地服務(wù)于社會(huì)，就需要引起檔案管理在辦公室工作中的重視，利用現(xiàn)代化的信息、技術(shù)結(jié)合相關(guān)管理制度輔助檔案的管理，可以有效地推動(dòng)檔案的科學(xué)化管理，從而使檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，有效地提高檔案管理在辦公室工作中的效率。 參考文獻(xiàn)： 1張?chǎng)?試論新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新J.群文天地，xx(24). 2范霞，張淑華.淺談新形式下的檔案管理工作J.科技信息，xx(31):736. 3黃玉敏.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作的幾