聯(lián)想集團(tuán)會(huì)議組織和管理制度-2.ppt

,會(huì)議的組織和管理,主講人：周玲秀 2000年8月,會(huì)議的組織和管理 目錄,一、會(huì)前準(zhǔn)備 二、會(huì)務(wù)實(shí)施 三、會(huì)后總結(jié)和決算 四、中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)管理,目錄,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 目錄,會(huì)前準(zhǔn)備, 策劃案的內(nèi)容 Team小組 會(huì)場(chǎng)勘察 起草協(xié)議 會(huì)務(wù)分工 制定會(huì)議費(fèi)預(yù)算,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容,會(huì)務(wù)工作是圍繞會(huì)議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的 目的、主題、時(shí)間、參會(huì)人員（類型、人 數(shù)）、地點(diǎn)、會(huì)議日程、議程、人員分工、 各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)活動(dòng)的推進(jìn)時(shí)間等,策劃案的內(nèi)容,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容,案例：99年代理會(huì)及 聯(lián)歡會(huì)策劃實(shí)施案,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 策劃案的內(nèi)容,會(huì)務(wù)工作要保證策劃案 的順利實(shí)現(xiàn),會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 成立TEAM組,組織落實(shí)，成立TEAM組,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)場(chǎng)勘察,會(huì)場(chǎng)勘察,會(huì)場(chǎng)院勘察俗稱“踩點(diǎn)” 是會(huì)前必須要做 的基礎(chǔ)性工作,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)場(chǎng)勘察,原則,勘察原則： 會(huì)務(wù)工作為會(huì)議內(nèi)容服務(wù) 以策劃案為依據(jù)，方便操 作、節(jié)約資金，保證會(huì)議 順利進(jìn)行,注意 事項(xiàng),會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)場(chǎng)勘察,會(huì)場(chǎng)方面 賓館的軟硬件,注意 事項(xiàng),會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)場(chǎng)勘察,餐飲方面 租車問(wèn)題 價(jià)格問(wèn)題,起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項(xiàng),會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議,協(xié)議是會(huì)務(wù)組與 賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo) 準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、 對(duì)等、漏洞。,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議,1、 會(huì)議日期 2、 住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用 3、 場(chǎng)地安排及費(fèi)用,內(nèi)容涉及,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議,4、 餐飲及費(fèi)用 5、 甲方對(duì)乙方的規(guī)定 6、 乙方對(duì)甲方的規(guī)定 7、 結(jié)算等,內(nèi)容涉及,會(huì)前準(zhǔn)備 - 起草協(xié)議,會(huì)議的組織和管理,案例：2000與成都銀河 王朝酒店的協(xié)議,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)務(wù)組的分工,會(huì)務(wù)組的分工,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)務(wù)組的分工,案例：99代理會(huì)人員分 工職責(zé),會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)務(wù)組的分工,案例：2000年代理會(huì) 邀請(qǐng)信 內(nèi)容： 1、前言 2、會(huì)議日程 3、注意事項(xiàng) 4、入住賓館地點(diǎn)及電話 5、回執(zhí),會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 會(huì)務(wù)組的分工, 工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心 溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng) 任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn) 服從分配協(xié)作意識(shí)好 原則性強(qiáng) 應(yīng)變能力強(qiáng),對(duì)會(huì)務(wù)人員的要求,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 制定會(huì)議預(yù)算,會(huì)議費(fèi)預(yù)算的制定,必須注意的問(wèn)題,年初有預(yù)算； 全面、精細(xì)、節(jié)約； 距開(kāi)會(huì)日期前兩周，做出預(yù) 算送審批；,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 制定會(huì)議預(yù)算,會(huì)議費(fèi)預(yù)算的制定,必須注意的問(wèn)題,距開(kāi)會(huì)日期前一周，務(wù)必匯出 所需款項(xiàng)； 提前行文，寫(xiě)明規(guī)則。,會(huì)議的組織和管理 會(huì)前準(zhǔn)備 - 制定會(huì)議預(yù)算,案例：99年代理會(huì)預(yù)算表 99年代理會(huì)費(fèi)用申 請(qǐng)文件,會(huì)議的組織和管理 案例,案例：西安活動(dòng)費(fèi)用使用 審批、報(bào)銷規(guī)定 關(guān)于參加西安活 動(dòng)的人員通知,會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施,會(huì)務(wù)的 實(shí)施, 會(huì)務(wù)組：出發(fā)時(shí) 間及工作內(nèi)容 簽到注意事項(xiàng) 會(huì)議期間的工作 會(huì)議結(jié)束的工作,會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 出發(fā)時(shí)間,會(huì)務(wù)組的工作, 提前兩天出發(fā) 熟悉環(huán)境檢查工作 熟悉各自接口人 購(gòu)物及準(zhǔn)備工作 開(kāi)預(yù)備會(huì),注意 事項(xiàng),會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 簽到,關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙 簽到臺(tái) 住房分配 其它,會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 簽到,案例： 簽到程序界面演示,會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 開(kāi)會(huì)期間,開(kāi)會(huì)期間的工作, 與餐廳的聯(lián)系 與會(huì)場(chǎng)的聯(lián)系 與服務(wù)臺(tái)的聯(lián)系 與客房部的聯(lián)系 處理突發(fā)事件,會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 會(huì)議結(jié)束,會(huì)議結(jié)束的工作 1 退房； 整理物品； 結(jié)帳； 回收問(wèn)卷。,會(huì)議的組織和管理 會(huì)務(wù)的實(shí)施 - 會(huì)議結(jié)束,案例：意見(jiàn)反饋樣式,會(huì)議的組織和管理 會(huì)后總結(jié)和決算,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，表彰先進(jìn),會(huì)后的總結(jié)和決算,案例：匯款、99年總結(jié)、公 務(wù)人員考核標(biāo)準(zhǔn),會(huì)議的組織和管理 會(huì)后總結(jié)和決算,統(tǒng)計(jì)分析參會(huì)情況,會(huì)后的總結(jié)和決算,案例：2000年代理會(huì)分析,會(huì)議的組織和管理 會(huì)后總結(jié)和決算,會(huì)議費(fèi)的報(bào)銷、決算和 分?jǐn)?會(huì)后的總結(jié)和決算,案例：99決算,會(huì)議的組織和管理 中小型會(huì)議的會(huì)務(wù)實(shí)施,中小