行政總務(wù)_某公司行政管理規(guī)定

中科品信控股（集團(tuán)）有限公司行政管理規(guī)定（暫行）批 準(zhǔn)： 審 核： 編 制： 人力資源部 二一八年五月目 錄一、大綱二、員工行為規(guī)范三、考勤管理四、辦公用品管理五、文件管理六、會議管理七、檔案管理八、保密管理九、印章管理十、證照管理十一、證明函管理十二、車輛管理十三、衛(wèi)生管理十四、計算機(jī)管理十五、附則中科品信控股（集團(tuán)）有限公司行政管理規(guī)定（暫行）一、大綱公司全體員工必須遵守公司章程，遵守公司的各項規(guī)章制度和決定。 公司倡導(dǎo)樹立“一盤棋”思想，禁止任何部門、個人做有損公司利益、形象、聲譽(yù)或破壞公司發(fā)展的事情。 公司通過發(fā)揮全體員工的積極性、創(chuàng)造性和提高全體員工的技術(shù)、管理、經(jīng)營水平，不斷完善公司的經(jīng)營、管理體系，實行多種形式的責(zé)任制，不斷壯大公司實力和提高經(jīng)濟(jì)效益。 公司提倡全體員工刻苦學(xué)習(xí)科學(xué)技術(shù)和文化知識，為員工提供學(xué)習(xí)、深造的條件和機(jī)會，努力提高員工的整體素質(zhì)和水平，造就一支思想新、作風(fēng)硬、業(yè)務(wù)強(qiáng)、技術(shù)精的員工隊伍。 公司鼓勵員工積極參與公司的決策和管理，鼓勵員工發(fā)揮才智，提出合理化建議。 公司實行“崗薪+年終效益獎”的薪酬分配制度，為員工提供收入和福利保證，并隨著經(jīng)濟(jì)效益的提高逐步提高員工各方面待遇；公司為員工提供平等的競爭環(huán)境和晉升機(jī)會；公司推行崗位責(zé)任制，實行考勤、考評制度，評先樹優(yōu)，對做出貢獻(xiàn)者予以表彰、獎勵。 公司提倡求真務(wù)實的工作作風(fēng)，提高工作效率；提倡厲行節(jié)約，反對鋪張浪費(fèi)；倡導(dǎo)員工團(tuán)結(jié)互助，同舟共濟(jì)，發(fā)揚(yáng)集體合作和集體創(chuàng)造精神，增強(qiáng)團(tuán)體的凝聚力和向心力。 員工必須維護(hù)公司紀(jì)律，對任何違反公司章程和各項規(guī)章制度的行為，都要予以追究。 公司大力推行自己的企業(yè)文化，“以忠誠愛國實業(yè)報國為己任，以科技創(chuàng)新為動力，為品質(zhì)為生命，以誠信為根本”是公司創(chuàng)業(yè)發(fā)展的精神堅守，唯有堅持長期艱苦奮斗、頑強(qiáng)拼搏，才能實現(xiàn)公司發(fā)展的長遠(yuǎn)愿景。2、 員工行為規(guī)范（一）基本行為準(zhǔn)則忠誠愛國，愛崗敬業(yè)，開拓創(chuàng)新，團(tuán)結(jié)協(xié)作，遵紀(jì)守法，勇于奉獻(xiàn)。（二）工作行為規(guī)范1. 辦公秩序(1)嚴(yán)格遵守上下班時間，認(rèn)真敬業(yè)，勤于思考，主動工作。友愛團(tuán)結(jié)，相互協(xié)作，遇事不推諉，主動承擔(dān)責(zé)任。(2)維護(hù)健康和諧的工作環(huán)境，不串崗聊天，不做與工作無關(guān)的事情，杜絕蜚短流長，專注工作。(3)不大聲喧嘩，保持安靜有序地工作秩序。(4)保持環(huán)境衛(wèi)生，物品定置擺放整齊，不在消防通道堆放物品，不在公共場所吸煙。(5)節(jié)約資源，降低能耗，在午休期間及下班后，及時關(guān)閉不使用的辦公電器、空調(diào)、照明等。(6)確保生產(chǎn)、經(jīng)營、辦公、財產(chǎn)、人員等安全，嚴(yán)格遵守各項保密規(guī)定，自覺維護(hù)國家和公司利益。2. 經(jīng)營管理(1)依法經(jīng)營，誠實守信，規(guī)范運(yùn)作，防范風(fēng)險，確保安全，和諧共贏。做到絕對不行賄受賄、收受回扣禮金禮物，依法經(jīng)營，否則，輕者內(nèi)部罰款降職，重者開除直至移交司法。(2)科學(xué)管理，按制度辦事，履職盡責(zé)，協(xié)同配合，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，減少差錯，提高效率，精細(xì)到位，服務(wù)周到。(3)重大事項第一時間逐級報告，緊急情況果斷處置并可越級上報。3. 學(xué)習(xí)培訓(xùn)(1)勤于學(xué)習(xí)，善于學(xué)習(xí)，學(xué)以致用，做學(xué)習(xí)型、知識型員工。(2)參加培訓(xùn)，遵守紀(jì)律，認(rèn)真聽講，總結(jié)學(xué)習(xí)心得。4. 外事紀(jì)律(1)維護(hù)國家和公司利益，保持民族和公司尊嚴(yán)，尊重他國風(fēng)俗和禮節(jié)。(2)出國期間，確保人身、證件和財產(chǎn)安全?；貒?，及時提交總結(jié)報告。三、考勤管理（一）基本要求公司員工必須自覺遵守勞動紀(jì)律，按時上下班，不遲到，不早退，工作時間不得擅自離開工作崗位，外出辦理業(yè)務(wù)前，須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人同意；部門經(jīng)理及以上人員外出時，需向辦公室說明去向，特殊情況經(jīng)總裁同意。（2） 作息時間每周工作五天，加班可于事后調(diào)休。5月1日至9月30日：上午8：30-12：00，下午14：30-18：00。10月1日至翌年4月30日：上午8：30-12：00，下午14：00-17：30。如有調(diào)整，以新公布的工作時間為準(zhǔn)，下屬各子公司工作時間可自行安排，報集團(tuán)公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）考勤1.公司員工上下班30分鐘以內(nèi)為遲到或早退、120分鐘以上則視為曠工。遲到、早退達(dá)到1小時以上，按事假0.5天處理，遲到早退1-2小時，按事假1天處理。2.遇到惡劣天氣、交通事故等特殊情況，通過微信實拍照片、視頻上傳，屬實的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可不按遲到早退處理。3.員工因公外出不能按時到崗，應(yīng)及時告知部門經(jīng)理，并由部門經(jīng)理確認(rèn)。4.無故不辦理請假手續(xù)，而擅自不上班，按曠工處理。（四）事假事假必須履行書面請假手續(xù)或在釘釘系統(tǒng)發(fā)起申請，來不及履行手續(xù)的事后必須補(bǔ)辦。凡未經(jīng)批準(zhǔn)占用工作時間或事假期滿擅自延長的，按曠工處理。事假按實際工作日發(fā)放月工資。當(dāng)年事假累計超過一個月的，年終考評不得確定為優(yōu)秀等次；超過六個月的，不參加當(dāng)年的年度考評。（五）病假公司員工因病治療或休息，須持區(qū)級以上醫(yī)院醫(yī)療機(jī)構(gòu)休息證明，經(jīng)批準(zhǔn)后方可休病假。病假按實際工作日發(fā)放月工資。病假累計超過半年的，不參加當(dāng)年的年度考評。（六）婚假公司員工結(jié)婚可憑書面報告請婚假三天，其配偶在外地居住者另加往返路程假。按法定結(jié)婚年齡（女20周歲，男22周歲）結(jié)婚的，可享受3天婚假。符合晚婚年齡（女23周歲，男25周歲）的，可再享受15天晚婚假獎勵。結(jié)婚時男女雙方不在一地工作的，可視路程遠(yuǎn)近，另給予路程假。在探親假（探父母）期間結(jié)婚的，不另給假期?；榧侔ü菁俸头ǘ佟Ｔ倩榈南硎芊ǘɑ榧?，不享受晚婚假。（七）產(chǎn)假女職工產(chǎn)假為90天，其中產(chǎn)前假15天，難產(chǎn)的增加產(chǎn)假15天。多胞胎生育的，每多生育一個嬰兒，增加產(chǎn)假15天。晚婚育女職工產(chǎn)假延長30天，丈夫可請護(hù)理假25天。懷孕三個月以內(nèi)流產(chǎn)的女職工，給予2030天產(chǎn)假；三個月以上七個月以內(nèi)的，產(chǎn)假42天;七個月以上的，產(chǎn)假90天。產(chǎn)假期間工資全額發(fā)放。（八）工傷假1.公司員工在生產(chǎn)工作中因工負(fù)傷，在取得規(guī)定的因工證明材料后，憑醫(yī)院的醫(yī)療休息證明可批準(zhǔn)休假。2.員工因工致殘喪失或部分喪失勞動能力必須長期休息者，由相關(guān)勞動保障部門和醫(yī)療鑒定部門根據(jù)勞保條例研究處理。（九）喪假配偶、直系親屬及岳父母、公婆死亡可請假三天，外地員工給予7天喪假（含公休日）。按實際工作日發(fā)放月工資。（十）帶薪年休假1工作滿1年的員工，可享受帶薪年休假。員工累計工作已滿1年不滿10年的，年休假5天；已滿10年不滿20年的，年休假10天；已滿20年的，年休假15天。2年休假在1個年度內(nèi)可以集中安排，也可以根據(jù)工作需要分段安排，一般不跨年度安排。3根據(jù)工作需要，公司有權(quán)指定或更改員工全部或部分休假的日期，但應(yīng)事先通知其本人。4員工年休假需在當(dāng)年12月31日前使用完畢。如本人未提出休假申請，未使用完的年休假將視為自動放棄。5員工處理私人事務(wù)請事假或病假可用年休假充抵，一天年休假可充抵一天事假或二天病假。6其他未盡事宜按國家職工帶薪年休假條例執(zhí)行。（十一）事假、病假等批準(zhǔn)權(quán)限員工請假，三天之內(nèi)由員工所在部門負(fù)責(zé)人審批，三天以上由分管副總裁審批。部門領(lǐng)導(dǎo)、子公司領(lǐng)導(dǎo)請假或調(diào)休，一天以內(nèi)分管副總裁審批，一天以上報總裁審批，并向辦公室備案，否則，按曠工處罰。公司高管請假、外出一律報總裁、黨委書記批準(zhǔn)。子公司人員請假參照執(zhí)行。（請假條見附件1）（十二）因私假期處理辦法1.病假。員工病假期間工資按實際病假天數(shù)日工資40%扣發(fā)。2.事假。員工事假期間工資按實際事假天數(shù)日工資扣發(fā)。3.曠工。員工曠工期間工資按實際曠工天數(shù)日工資3扣發(fā)。4.婚假、產(chǎn)育假、喪假按國家相關(guān)規(guī)定辦理，假期內(nèi)發(fā)放基本工資；（十三）相關(guān)要求1. 員工上班時間禁止做與工作無關(guān)的事情，如電腦上網(wǎng)打牌、下棋、查閱無關(guān)資料等。發(fā)現(xiàn)員工上述情況，第一次罰款200元、部門負(fù)責(zé)人罰款500元，第二次罰款500元、部門負(fù)責(zé)人罰款1000元，第三次開始按自動離職處理。部門負(fù)責(zé)人違反一次罰款1000元，第二次扣年終獎10%或降職使用，情節(jié)嚴(yán)重者加重處罰。2.參加公司組織的會議、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)或其他活動，如有事需請假的，必須提前向組織或帶隊人員請假。在規(guī)定時間內(nèi)遲到、早退、不參加的，按照本制度第三條規(guī)定處理。3.日常考勤工作由辦公室負(fù)責(zé)。員工遲到、早退而部門負(fù)責(zé)人弄虛作假、包庇袒護(hù)，一經(jīng)查實，將給予部門負(fù)責(zé)人每次5%的年終獎處罰、兩次以上者累計一并扣除或加重處罰。4.凡受本制度處罰的員工，扣發(fā)其該年度一定數(shù)額的年終獎。四、辦公用品管理（一）辦公用品內(nèi)容主要包括空調(diào)、辦公桌、座椅、沙發(fā)、資料柜、保險柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、計算器、字詞典、法規(guī)、專業(yè)圖文資料、冰箱以及其他日常低值易耗辦公用品等日常用品，印刷類制品。（二）采購1. 總的原則辦公用品采購一律由各部門提出計劃，辦公室匯總，報總裁批準(zhǔn)后，由辦公室集中采購，除急需用品外，應(yīng)集中辦理采購，不得一事一辦，一般一個月采購一次。2.具體程序：（1）各部門所需辦公用品，應(yīng)按“購物申請清單”（附件2）中各項內(nèi)容要求認(rèn)真填寫，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，每個月5日前送辦公室。（2）辦公室將“購物申請單”分類匯總報批。（3）辦公室安排專人實施采購，專用物品業(yè)務(wù)部門可派采購員采購。采購人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，精挑細(xì)酌，貨比三家。力爭做到物美價廉，經(jīng)久耐用。在條件成熟時，通過招標(biāo)確定定點(diǎn)供應(yīng)商。（4）采購物品經(jīng)申請部門驗收合格后，辦理付款手續(xù)。（5）采購物品一律辦理入庫手續(xù)，屬于固定資產(chǎn)的物品進(jìn)行固定資產(chǎn)登記，未經(jīng)辦理入庫手續(xù)的物品不得發(fā)放。（6）各部門所用的專用表格及印刷品，由各部門自行制定格式，報總裁批準(zhǔn)后，由辦公室統(tǒng)一印制。 （三）領(lǐng)用1. 各部門領(lǐng)用辦公用品必須填寫“領(lǐng)用單”（見附件3），由部門負(fù)責(zé)人核簽后，到辦公室簽字領(lǐng)取。2. 除筆墨紙張、易耗物品和工索具等物品可重復(fù)領(lǐng)用外，一律交舊換新。（四）保管1. 辦公用品應(yīng)由辦公室負(fù)責(zé)登記造冊、分類放置、統(tǒng)一保管。2. 保管人員應(yīng)認(rèn)真維護(hù)和保管好所存物品，以防發(fā)生潮、銹、蛀、霉等。3. 保管人員每月末向辦公室匯報物品消耗情況和臺賬記錄。每季度向分管副總裁匯報相關(guān)情況。五、文件管理（一）公文種類與應(yīng)用范圍公文種類：決定、公告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要等。（二）職責(zé)權(quán)限辦公室是公文的管理部門，負(fù)責(zé)公文的審核、印制、發(fā)放及收文登記、督辦、歸檔保管。涉及集團(tuán)公司全局性的文件由辦公室負(fù)責(zé)擬稿，專業(yè)性文件原則上由相關(guān)業(yè)務(wù)部門擬稿。 （三）內(nèi)部行文1.上行文。在公司內(nèi)部用于下級向上級呈報請示、報告等時使用，編號由行文部門自行編制。格式如附件4。2.下行文。在公司內(nèi)部上級向下級下發(fā)通知、指示、命令、批復(fù)、意見等時使用，編號由辦公室編制。格式如附件5。3.平行文。公司內(nèi)部相互平級關(guān)系，需要研究探討一些重大事件時使用，編號由行文的各部門自行編制。格式如附件6。4.公司對上行文以公司名義向上級主管部門上報請示、報告等時使用，編號由辦公室辦公室編制。格式如附件7。（四）公司對外行文公司對沒有隸屬關(guān)系的單位發(fā)出的函、證明等時使用，編號由辦公室編制。格式如附件6。（五）發(fā)文要求1.發(fā)文應(yīng)當(dāng)注重效用，根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，不得越級請示和報告。2.發(fā)文統(tǒng)一使用公司的紅頭文件格式，以公司名義的發(fā)文須經(jīng)總裁、董事長或黨委書記簽發(fā)后由辦公室制發(fā)。3.擬寫公文時，應(yīng)做到人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確；引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號；應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日；應(yīng)該使用國家法定計量單位；文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱；公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。3.擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門溝通協(xié)商，取得一致意見后方可行文。4.公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本規(guī)定的規(guī)范等。5.經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，在正式印制前，辦公室應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，格式是否正確，內(nèi)容是否準(zhǔn)確，附件材料是否齊全等。 6.公司發(fā)文嚴(yán)格登記、簽收手續(xù)。（六）收文辦理1.收文辦理包括登記、編號、擬辦、批辦、閱辦、歸檔等程序。2.外來文件由辦公室登記，統(tǒng)一編號擬辦，送總裁、董事長或黨委書記批示，根據(jù)批示意見印發(fā)相關(guān)部門、人員閱辦，辦理完畢由辦公室統(tǒng)一歸檔保存。3.主辦部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、催辦公文所述事項，協(xié)辦部門應(yīng)積極協(xié)助辦理。（七）公文的簽收1. 對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即核對、上報，并登記差錯文件的文號。 2. 公文的編號保管(1)辦公室秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。(2)本公司外出人員帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室秘書進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。 3.公文的閱批與分轉(zhuǎn)(1)凡正式文件均需分別由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要立即辦。(2)一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。(3)為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天。(4)公文格式用紙一般使用A4。六、會議管理（一）辦公會議制度1參加人員：公司高管參加，董事長主持。辦公室秘書做好會議記錄。2開會時間：會議時間安排由董事長決定，原則上每月召開一次。3.會議要求：研究決定公司重大事項。會前由辦公室收集匯總會議議題，報經(jīng)總裁和董事長批準(zhǔn)后，預(yù)先發(fā)給各位高管進(jìn)行準(zhǔn)備。4.會后工作：(1)辦公室應(yīng)根據(jù)辦公會議形成的決定，形成“辦公會議紀(jì)要”，呈總裁批閱后下發(fā)與會人員及部門。(2)辦公會議決定的事項，其主辦部門和協(xié)辦部門必須以“辦公會議紀(jì)要”為依據(jù)，在限期內(nèi)認(rèn)真執(zhí)行落實。如有特殊情況，難以執(zhí)行時，應(yīng)提前將具體原因和情況反饋到相關(guān)部門或公司分管領(lǐng)導(dǎo)。(3)無特殊情況，對辦公會議決定拒不執(zhí)行，拖延不辦或不按原則執(zhí)行的，公司將追究有關(guān)部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任。(4)辦公會議下達(dá)的決定內(nèi)容由辦公室負(fù)責(zé)解釋。(5)有關(guān)部門必須將決定的執(zhí)行情況于下達(dá)決議之日起限期內(nèi)反饋到辦公室。辦公室應(yīng)對辦公會決議的貫徹執(zhí)行情況及時跟蹤調(diào)查，并督促辦理。（二）公司周、月度例會制度1參加人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門、子公司負(fù)責(zé)人參加，總裁主持，辦公室秘書負(fù)責(zé)做好會議記錄。2開會時間：原則上每周、月召開一次，遇特殊情況，總裁可提議隨時召開。3、會議要求：(1)匯報交流公司各部門、子公司本周、月工作完成情況，下周、月工作計劃安排以及員工思想業(yè)務(wù)狀況等重要問題。(2)匯報生產(chǎn)經(jīng)營中出現(xiàn)的困難和問題，并針對問題提出解決的方案和辦法。(3)公司主要領(lǐng)導(dǎo)針對周、月度工作會議上提出的問題，有針對性地對周、月度工作提出意見并就下周、月重點(diǎn)工作進(jìn)行布置。4會后工作：(1)辦公室秘書應(yīng)根據(jù)會議記錄，整理并歸檔，以備各階段性工作穩(wěn)步推進(jìn)。(2)無特殊情況，對公司領(lǐng)導(dǎo)在會議上提出的重點(diǎn)工作不落實或執(zhí)行不力的，公司將追究相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任。(3)會議提出的決定事項，其主辦部門必須在規(guī)定時間內(nèi)完成，并由辦公室負(fù)責(zé)跟蹤、檢查、督促以確保政令暢通。（三）黨政聯(lián)席會議制度1參加人員：公司黨、政領(lǐng)導(dǎo)和黨委成員，必要時有關(guān)部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)人員可列席會議。會議議題由董事長或黨委書記主持，黨委辦公室負(fù)責(zé)記錄，整理會議紀(jì)要2開會時間：一般每季度不少于一次，也可根據(jù)工作需要，由董事長和黨委書記商定后，隨時召開。3會議內(nèi)容：(1)討論公司安全生產(chǎn)、經(jīng)營活動中的重大問題。(2)制定公司年度方針目標(biāo)及加強(qiáng)公司基礎(chǔ)管理的各項規(guī)章制度。(3)制定落實經(jīng)濟(jì)責(zé)任制方案的措施和內(nèi)部配套改革方案。(4)討論公司管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員編制調(diào)整中的重大問題。(5)討論公司內(nèi)部干部的任免、獎勵、調(diào)動。(6)討論制定干部和員工的教育培訓(xùn)計劃及相關(guān)問題。(7)討論上級規(guī)定需公司黨、政集體研究決定的其他重大問題。4會后工作：(1)黨、政聯(lián)席會由公司辦公室組織、記錄并歸檔。(2)黨政聯(lián)席會作出的決定，由辦公室通知有關(guān)部門貫徹落實。七、檔案管理嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。 各部門和子公司應(yīng)在每季度底向辦公室移交上季度文書檔案并履行清交手續(xù)。 各部門和子公司應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人（檔案員）對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負(fù)全責(zé)。 各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。 各項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由子公司負(fù)責(zé)歸檔。 各類合同、協(xié)議的正本原件由辦公室歸檔，副本原件、復(fù)印件由各子公司歸檔。 歸檔資料必須符合下列要求： 1. 文件材料齊全完整； 2. 根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷； 3. 根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。 檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。 由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。 八、保密管理全體員工都有保守公司秘密的義務(wù)。在對外交往和合作中，須特別注意不泄露公司秘密，更不準(zhǔn)出賣公司秘密。 公司所有員工在入職前必須與公司簽訂保密協(xié)議。公司秘密是關(guān)系公司發(fā)展和利益，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的員工知悉的事項。公司秘密包括下列秘密事項： 1公司經(jīng)營發(fā)展決策中的秘密事項； 2人事決策中的秘密事項； 3專有技術(shù)； 4招標(biāo)項目的標(biāo)底、合作條件、貿(mào)易條件； 5重要的合同、客戶和合作渠道； 6公司非向公眾公開的財務(wù)情況、銀行賬戶賬號； 7公司確定應(yīng)當(dāng)保守的其他秘密事項。 屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)標(biāo)明“秘密”字樣，由專人負(fù)責(zé)印制、收發(fā)、傳遞、保管，非經(jīng)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)復(fù)印、摘抄秘密文件、資料。 公司秘密應(yīng)根據(jù)需要，限于一定范圍的員工接觸。接觸公司秘密的員工，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向他人泄露。非接觸公司秘密的員工，不準(zhǔn)打聽公司秘密。 記載有公司秘密事項的工作筆記，持有人必須妥善保管。如有遺失，必須立即報告并采取補(bǔ)救措施。 對保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表揚(yáng)、獎勵。 違反本規(guī)定故意或過失泄露公司秘密的，視情節(jié)及危害后果予以行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰，直至予以除名。 檔案室及相關(guān)機(jī)要重地，非工作人員不得隨便進(jìn)入；工作人員更不能隨便帶人進(jìn)入。 辦公室應(yīng)定期檢查各部門的保密情況。九、印章管理（一）印章的刻制印章刻制由部門或子公司提出申請，填寫印章刻制申請表，董事長批準(zhǔn)后，由辦公室統(tǒng)一辦理。印章刻好后由辦公室辦理印章登記手續(xù)，填寫印章管理登記表（見附件8）備案并留好印章樣圖。1.新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、財務(wù)章）的刻制，應(yīng)由指定的印章管理人員負(fù)責(zé)刻制保管，并從刻制之日起執(zhí)行相關(guān)使用條例。2.因業(yè)務(wù)發(fā)展需要申請各職能部門專用章時，由需求部門填寫印章制發(fā)申請表，經(jīng)董事長批準(zhǔn)后由辦公室刻制。（二）印章的保管和使用1.印章的保管通過董事長授權(quán)賦予一些部門對其部門（專業(yè)）印章的保管權(quán)和使用權(quán)。由被授權(quán)人在辦公室簽字領(lǐng)取印章，指定專人保管。2.印章的使用任何部門在啟用印章前，均需與辦公室辦理領(lǐng)取手續(xù)，接受相應(yīng)的責(zé)權(quán)告知，簽訂印章簽收手續(xù)并備案。（已經(jīng)開始使用的需自通知當(dāng)日補(bǔ)辦理領(lǐng)取手續(xù)）(1)公章：公章由辦公室或各子公司行政經(jīng)理保管。各部門有需蓋公章的文件、通知等，須先到辦公室處領(lǐng)取并填寫印章使用申請表（見附件9），經(jīng)由公司或子公司主要領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)簽批，蓋章后經(jīng)手人需將簽批申請表交由辦公室留檔。(2)合同章：合同章由財務(wù)部保管。主要用于公司簽訂各類合同使用專用章，蓋章前須先到辦公室領(lǐng)取并填寫印章使用申請表，經(jīng)由集團(tuán)公司或子公司分管行政的領(lǐng)導(dǎo)審批，財務(wù)經(jīng)理審核并在印章使用申請表中簽批，經(jīng)手人需將簽批后申請表交辦公室，并在印章使用登記薄簽字。辦公室需將印章使用申請表與印章使用登記薄同期留檔。(3)法人私章：法人私章由集團(tuán)公司或子公司出納保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務(wù)，使用時憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章。(4)財務(wù)章：由財務(wù)部負(fù)責(zé)人保管，主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預(yù)留印鑒等業(yè)務(wù)或發(fā)票上使用，發(fā)票專用章主要用于發(fā)票蓋章。(5)其他職能部門章：主要適用于各部門內(nèi)部使用，已經(jīng)刻制的職能部門章，需由部門負(fù)責(zé)人保管并嚴(yán)格該章的使用辦法。3.印章的廢止、更換(1)廢止或繳銷的印章應(yīng)由保管人員填寫廢止申請單，并呈集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后交由辦公室統(tǒng)一廢止或繳銷。(2)遺失印章時應(yīng)由印章保管人員填寫廢止申請單，并呈公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，簽批遺失處理及處罰辦法后，交由辦公室按批示處理，如是遺失公司基本印章時必需登報申明。(3)更換印章時應(yīng)由印章保管人員依公司文件填寫廢止申請單，并呈公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，交由辦公室按批示處理。如有需要須填寫印章制發(fā)申請表申請新的印章。4. 印章保管人的責(zé)權(quán)范疇對于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互監(jiān)督的辦法。辦公室主要職責(zé)是對印章的使用進(jìn)行合理性管理，而印章保管人具有使用、監(jiān)督、保管等多重責(zé)任與權(quán)力，具體劃分如下：(1)職能部門印章保管人對印章具有獨(dú)立使用權(quán)力，同時負(fù)全部使用責(zé)任。(2)公章的保管人無獨(dú)立使用權(quán)力，但具有監(jiān)督及允許使用權(quán)力，因此公章的保管人對公章的使用結(jié)果負(fù)主要責(zé)任，經(jīng)手人則負(fù)部分責(zé)任，而對未經(jīng)由負(fù)責(zé)人或保管人（公司經(jīng)理）簽批的公章使用經(jīng)手人負(fù)主要責(zé)任，保管人負(fù)部分責(zé)任。(3)財務(wù)章的保管人無獨(dú)立使用權(quán)力，但具有監(jiān)督及允許使用權(quán)力，因此財務(wù)章的保管人對財務(wù)章的使用結(jié)果負(fù)主要責(zé)任，經(jīng)手人則負(fù)部分責(zé)任，而對未經(jīng)由保管人（財務(wù)負(fù)責(zé)人）簽批的公章使用經(jīng)手負(fù)主要責(zé)任，保管人負(fù)部分責(zé)任。(4)法人私章的保管者是出納，既是保管者又是使用者，但其無獨(dú)立使用權(quán)力，需依據(jù)財務(wù)部負(fù)責(zé)人審批的支付申請或取匯款憑證方可使用，否則負(fù)全部責(zé)任。(5)公司嚴(yán)禁公章、合同章、法人私章帶離公司使用，因此保管人如遇需帶公章、合同章外出辦事使用時，需經(jīng)集團(tuán)公司總裁或董事長批準(zhǔn)并需與辦事人一同前往或指派代表一同前往。如遇要辦理工商等年檢等事務(wù)，需將表格帶回公司蓋章。(6)公司高、中層領(lǐng)導(dǎo)，因異地執(zhí)行重大項目或完成重要業(yè)務(wù)，需要攜帶公司印章出差的，須經(jīng)集團(tuán)公司董事長或總裁審批并及時歸還。(7) 如遇個人需開具個人相關(guān)證明，需由部門負(fù)責(zé)人以上擔(dān)保簽批后方能使用，但如涉及到個人經(jīng)濟(jì)擔(dān)保與證明時，原則上一律不予證明。(8)所有印章的使用，必須嚴(yán)格執(zhí)行公司的公章使用章程，做好申請和使用登記。公司印章只適用于與公司相關(guān)業(yè)務(wù)，不得從事有損公司利益之行為。(9)印章使用申請人及管理負(fù)責(zé)人要嚴(yán)格按照上述規(guī)定申請使用印章，如出現(xiàn)問題，后果自負(fù)。給公司造成重大損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任。十、證照管理公司證照由辦公室指定專人統(tǒng)一管理。證照是指由上級主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等。如：營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務(wù)登記證、ISP經(jīng)營許可證等等。證照的使用包括借用、復(fù)印等。證照使用必須填寫證照使用申請單。證照借用程序：借用人申請部門負(fù)責(zé)人復(fù)核分管副總裁審核總裁核準(zhǔn)辦理借用手續(xù)歸還借用完畢后，應(yīng)在時限內(nèi)歸還證照保理人。證照復(fù)印程序：借用人申請部門負(fù)責(zé)人復(fù)核主管副總裁核準(zhǔn)辦理借用手續(xù)歸還（如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人）。如需使用原件，則須總裁核準(zhǔn)。證照復(fù)印件必須加蓋“再復(fù)印無效章”。證照保管人必須做出登記，認(rèn)真填寫證照使用登記表十一、 證明函管理證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權(quán)委托書等。 公司證明函由辦公室指定專人統(tǒng)一管理。使用證明函必須填寫證明函使用申請單，經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)后方可。法定代表人證明書、授權(quán)委托書須經(jīng)法人核準(zhǔn)。使用證明函必須做好登記，填寫證明函使用登記表。嚴(yán)禁開出空白證明函或外借證明函。證明函開出后，使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失；如證明函未使用，應(yīng)立即退還辦公室。辦公室應(yīng)妥善保管證明函存根。十二、車輛管理（一）內(nèi)部車輛使用1.辦公室負(fù)責(zé)駕駛員和車輛管理，嚴(yán)格車輛派遣制度。2.駕駛?cè)藛T要嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，按指令出車，嚴(yán)禁酒后駕車、私自出車；外出車輛不得繞道行駛辦私事，亂停亂放，擅自將公務(wù)車開回家，按規(guī)定停放在指定的停車場，平時要注意愛惜保養(yǎng)車輛。3.需要維修的車輛，由駕駛員提出申請，經(jīng)行政人事部批準(zhǔn)后在公司指定的維修站進(jìn)行維修，車輛修理完后，駕駛?cè)藨?yīng)取回修理廠注明的實際維修內(nèi)容、更換材料明細(xì)、修理金額等的回單，維修費(fèi)用由財務(wù)劃賬轉(zhuǎn)撥，不予支付現(xiàn)金。4.公司用車統(tǒng)一使用加油卡加油，實行專車?？ǎ佑涂ㄓ韶攧?wù)統(tǒng)一充值及保管；駕駛員外出執(zhí)行任務(wù)誤餐，補(bǔ)助誤餐費(fèi)30元/餐。5.發(fā)生交通違章罰款由當(dāng)事人自行承擔(dān)；車輛發(fā)生交通責(zé)任事故，當(dāng)事人應(yīng)及時報告并妥善處理，視交通責(zé)任比例等情況承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償。（二）租用外部車輛1.因工作需要，在經(jīng)辦公室認(rèn)可的情況下，公司內(nèi)部人員使用私家車用于公務(wù)，按1.6元/公里的標(biāo)準(zhǔn)給予用車補(bǔ)貼，事前或事后填寫相關(guān)憑證。 2.因工作需要，需有償租用地方營運(yùn)車輛時，經(jīng)需用部門申請分管總裁批準(zhǔn)，由辦公室歸口辦理。十三、衛(wèi)生管理公司環(huán)境衛(wèi)生管理的范圍為集團(tuán)公司總部及下屬子公司的工作、生活區(qū)域和公共區(qū)域的衛(wèi)生。全公司范圍內(nèi)的室內(nèi)、外環(huán)境衛(wèi)生保持干凈整潔，如：辦公桌椅、照明燈、電風(fēng)扇、空調(diào)、門窗、四壁、書櫥、檔案櫥及其附屬等物品，要求物品擺放整齊，室內(nèi)外環(huán)境衛(wèi)生清潔干凈、無蛛網(wǎng)、無灰塵，各類座套干凈整潔；電腦、打印機(jī)等設(shè)備保養(yǎng)良好，廁所墻面、地面、便池清潔干凈無雜物、無異味；綠地內(nèi)無雜草、雜物。衛(wèi)生清潔實行部門責(zé)任制，每日環(huán)境衛(wèi)生以值日表為準(zhǔn),各部門負(fù)責(zé)人為責(zé)任人。各辦公室的衛(wèi)生，由辦公室自行負(fù)責(zé)。公共區(qū)域衛(wèi)生實行區(qū)域劃分并責(zé)任到人。責(zé)任區(qū)衛(wèi)生清理每周集中進(jìn)行一次，日常保潔由辦公室隨時進(jìn)行衛(wèi)生檢查。發(fā)現(xiàn)當(dāng)日不做衛(wèi)生，一次50元，二次100元，多次累計一并扣除，部門領(lǐng)導(dǎo)一次100元、二次200元，二次以上與效益工資掛鉤，降職使用或按自動離職處理。各部門要認(rèn)真對待清潔衛(wèi)生和衛(wèi)生檢查工作，并在衛(wèi)生檢查中及時了解一些配件的損壞情況，及時報給保障人員并修復(fù)。衛(wèi)生檢查評比結(jié)果累計存檔匯總，列入當(dāng)月及年終考評工作,并與年終獎掛鉤。14、 計算機(jī)管理公司計算機(jī)由辦公室負(fù)責(zé)管理和維護(hù)。未經(jīng)本公司許可，任何外單位人不得使用本公司計算機(jī)，未經(jīng)本計算機(jī)使用人同意，