公文寫作_商務(wù)公文寫作培訓(xùn)教材

商務(wù)寫作2導(dǎo)入2課程目標(biāo)2站點(diǎn)地圖320 分鐘掌握精華5導(dǎo)師簡(jiǎn)介5學(xué)習(xí)6了解基本信息6開始10組織材料14撰寫初稿18確定段落結(jié)構(gòu)20風(fēng)格編輯25起草電子郵件29練習(xí)32情景模擬32知識(shí)檢測(cè)35問(wèn)題 135問(wèn)題 235問(wèn)題 336問(wèn)題 436問(wèn)題 537問(wèn)題 637問(wèn)題 738問(wèn)題 838問(wèn)題 939問(wèn)題 1039應(yīng)用40應(yīng)用步驟40應(yīng)用工具44拓展44哈佛商業(yè)評(píng)論文章44推薦書目45哈佛商學(xué)在線推薦資源45參考文獻(xiàn)45商務(wù)寫作導(dǎo)入如果是您，您會(huì)怎么做？辛迪的同事對(duì)她的工作一直鼎力支持，但最近他們好像不太買辛迪的賬了。辛迪不知道到底發(fā)生了什么事。兩周前，她將會(huì)議紀(jì)要用電子郵件發(fā)給團(tuán)隊(duì)成員，并在郵件中注明，周五上午召開團(tuán)隊(duì)會(huì)議。然而到了周五那天，只有兩個(gè)人到會(huì)。一周后，辛迪再次向每個(gè)人發(fā)了份電子郵件，這次是關(guān)于月度報(bào)告的事宜。在郵件里，她注明將有高層管理人員參加他們的員工會(huì)議?？墒?，當(dāng)銷售副總裁出現(xiàn)在下一次會(huì)議上時(shí)，她的團(tuán)隊(duì)卻表現(xiàn)得措手不及。是她的團(tuán)隊(duì)成員不把她當(dāng)回事嗎？還是因?yàn)樗龥](méi)有與他們做好溝通？如果是您，您會(huì)怎么做？電子郵件是最近的一種科技創(chuàng)新，但要用好它，辛迪需要倒退一步，運(yùn)用亙古不變的好信件原則。辛迪可能試圖在電子郵件中傳遞大量信息，以致沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)與同事之間的溝通。通常情況下，每封郵件只應(yīng)包含一個(gè)主題。如果郵件涉及多個(gè)主題，內(nèi)容冗長(zhǎng)繁瑣，閱讀者往往會(huì)抓不住主要內(nèi)容，甚至沒(méi)有耐心讀完整封郵件。辛迪的電子郵件應(yīng)該寫得簡(jiǎn)短精練，這符合大家的利益。辛迪還應(yīng)該使郵件目的一目了然，在郵件主題行和正文開頭，都應(yīng)該清晰地說(shuō)明郵件的目的。您的信件能否達(dá)到想要的結(jié)果？課程目標(biāo)本課程提供相關(guān)信息，幫助您完成以下各項(xiàng)工作： 根據(jù)閱讀者的需要組織郵件內(nèi)容 運(yùn)用各種寫作策略完成寫作任務(wù) 利用編輯和設(shè)計(jì)原則提高郵件內(nèi)容的影響力站點(diǎn)地圖 導(dǎo)入o 課程目標(biāo)o 站點(diǎn)地圖o 20 分鐘掌握精華o 導(dǎo)師簡(jiǎn)介 學(xué)習(xí)o 了解基本信息o 講清楚您的目的o 界定主題范圍o 核心概念:采取“以讀者為中心”的方法o 清楚表達(dá)關(guān)鍵信息o 讓信息簡(jiǎn)明扼要o 思考傳達(dá)信息的策略o 高管視角:就是要不斷重復(fù)你的信息o 開始o(jì) 預(yù)測(cè)讀者的問(wèn)題o 擬一份傳統(tǒng)式提綱o 使用頭腦風(fēng)暴式提綱o 嘗試自由寫作o 互動(dòng)練習(xí):如何開始寫作？o 組織材料o 核心概念:選擇組織方法o 重要性排序法o 時(shí)序法o 過(guò)程和程序法o 空間排列法o 比較和對(duì)比法o 具體到一般法或一般到具體法o 分析法o 互動(dòng)練習(xí):組織o 撰寫初稿o 核心概念:粗略寫完o 從讓您感覺最容易下筆的地方開始o(jì) 按“類別”寫作o 技術(shù)文檔的特殊注意事項(xiàng)o 確定段落結(jié)構(gòu)o 聚焦段落o 自然過(guò)渡o 互動(dòng)練習(xí):評(píng)估段落o 內(nèi)容編輯o 核心概念:讓您的信息重點(diǎn)明確o 有策略地排列關(guān)鍵信息o 回答讀者的問(wèn)題：“為什么？”o 高管視角:傳達(dá)戰(zhàn)略o 風(fēng)格編輯o 為您的初稿注入視覺沖擊力o 核心概念:讓語(yǔ)氣貼近受眾o 檢查文檔是否簡(jiǎn)明扼要o 高管視角:不要過(guò)分追求細(xì)節(jié)o 使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)o 檢查精確度o 起草電子郵件o 了解常見問(wèn)題o 從主題行開始o(jì) 每封郵件只涵蓋一個(gè)主題，并迅速說(shuō)明您的意圖。o 簡(jiǎn)明扼要，并使用附件o 謹(jǐn)記受眾的需求o 采用簡(jiǎn)單的格式o 回顧公司的電子郵件政策o 知道什么時(shí)候不能發(fā)送電子郵件o 互動(dòng)練習(xí):恰當(dāng)使用電子郵件 練習(xí)o 情景模擬o 知識(shí)檢測(cè) 應(yīng)用o 應(yīng)用步驟o 規(guī)劃寫作任務(wù)的步驟o 內(nèi)容編輯的步驟o 風(fēng)格編輯的步驟o 應(yīng)用技巧o 重要性排序法的運(yùn)用技巧o 比較和對(duì)比法的運(yùn)用技巧o 電子郵件的寫作技巧o 商務(wù)備忘錄的寫作技巧o 商業(yè)信件的寫作技巧o 提案的寫作技巧o 應(yīng)用工具o Focus sheet（焦點(diǎn)工作表）o 文檔組織指南o 視覺沖擊力設(shè)計(jì)參考指南o “做自己的編輯”檢查表 拓展o 哈佛商業(yè)評(píng)論文章o 推薦書目o 哈佛商學(xué)在線推薦資源o 參考文獻(xiàn)20 分鐘掌握精華 核心概念:采取“以讀者為中心”的方法 預(yù)測(cè)讀者的問(wèn)題 核心概念:選擇組織方法 核心概念:粗略寫完 聚焦段落 核心概念:讓您的信息重點(diǎn)明確 核心概念:讓語(yǔ)氣貼近受眾 了解常見問(wèn)題 規(guī)劃寫作任務(wù)的步驟 電子郵件的寫作技巧 Focus sheet（焦點(diǎn)工作表）導(dǎo)師簡(jiǎn)介黛博拉杜梅因(Deborah Dumaine)黛博拉杜梅因是BetterCommunications公司的創(chuàng)始人兼總裁。這家公司主要從事商務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)才能、技術(shù)、財(cái)務(wù)及銷售方面的寫作培訓(xùn)，其培訓(xùn)課程得到全世界的認(rèn)可。自1978年以來(lái)，已有86,000名學(xué)員參加了BetterCommunications的研修班。杜梅因女士是Writeto the Top:Writing forCorporate Success（寫往頂峰：為公司成功而寫作）一書的作者，該書最近剛由RandomHouse修訂再版發(fā)行。杜梅因女士還著有TheInstant-AnswerGuidetoBusinessWriting（商務(wù)寫作速問(wèn)速答指南）一書，由iUniverse出版。她還為世界圖書百科全書編寫了有關(guān)商務(wù)寫作的章節(jié)。杜梅因女士在美國(guó)史密斯學(xué)院獲文學(xué)學(xué)士及文學(xué)碩士學(xué)位。若想了解更多信息，請(qǐng)?jiān)L問(wèn)她的網(wǎng)站：。學(xué)習(xí)了解基本信息講清楚您的目的在著手撰寫商務(wù)文檔時(shí)，您首先應(yīng)該做的就是問(wèn)自己：“我為什么要寫這份文檔？”商務(wù)寫作的目的有很多，例如： 對(duì)行為進(jìn)行解釋或辯護(hù)：“由于現(xiàn)有供應(yīng)商給我們的出價(jià)都太高，因此我們決定拒絕他們并尋找其他供應(yīng)商?！?傳達(dá)信息：“管理層想讓所有員工都知道新產(chǎn)品的季度銷售額超出了預(yù)期?！?影響讀者：“工程團(tuán)隊(duì)一定能夠如期完工?！?發(fā)布好消息或壞消息：“不幸的是，你們報(bào)告的引擎起火事件發(fā)生在保修期過(guò)后的第二天。” 要求采取行動(dòng)：“設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該在5月1日之前完成并提交產(chǎn)品規(guī)格?！?在開始寫作的時(shí)候應(yīng)牢記自己寫作的目的。在從事文檔撰寫這樣的普通任務(wù)時(shí)，許多撰文者都會(huì)偏離自己的目的。為了幫助您始終牢記自己的目的，您可以將寫作目的略記在草稿的開頭以作為提醒，并在寫作過(guò)程中回顧和參考。起草完畢之后，應(yīng)檢查您的草稿，以確保初衷得以實(shí)現(xiàn)。界定主題范圍界定主題范圍意味著確定主題的廣度與深度，這個(gè)范圍可寬可窄。例如，假設(shè)您需要匯報(bào)公司在營(yíng)銷職能方面的不足，全面鋪開的闡述可以包括下列內(nèi)容： 營(yíng)銷對(duì)實(shí)現(xiàn)公司目標(biāo)有什么作用 公司營(yíng)銷部門的發(fā)展歷程 營(yíng)銷方面的人力資源 出現(xiàn)具體績(jī)效問(wèn)題的領(lǐng)域 潛在的解決方案 若只在淺窄范圍內(nèi)討論此主題，只需強(qiáng)調(diào)一到兩個(gè)方面，可能包括的內(nèi)容有： 績(jī)效低下的兩大領(lǐng)域：經(jīng)銷商支持與促銷 建議的補(bǔ)救措施 如何界定書面文檔的合適范圍？靠目的引導(dǎo)。就上述營(yíng)銷報(bào)告的例子而言，如果您的目的是向負(fù)責(zé)研究營(yíng)銷部門和潛在解決方案的工作組提供信息，則可能需要全面鋪開。因?yàn)槭鼙妼⑾ＭM可能多地了解該部門的情況。另一方面，如果是向高層管理人員匯報(bào)該工作組的實(shí)際調(diào)查結(jié)果，則應(yīng)收窄范圍。因?yàn)樵谶@種情況下，受眾最感興趣的可能只是了解您所確定的問(wèn)題細(xì)節(jié)以及建議的解決方案。核心概念:采取“以讀者為中心”的方法核心概念一個(gè)公司如果沒(méi)有考慮到客戶的需求和態(tài)度，就無(wú)法與客戶溝通，同樣，如果您不理解讀者，不了解他們的所思所想和偏好的信息接收方式，也就無(wú)法與他們溝通。從讀者的角度對(duì)文檔進(jìn)行構(gòu)思、起草、組織和編輯，能夠提高文檔的明確性并促使讀者付諸行動(dòng)。如果讀者能夠理解您想要傳達(dá)的信息以及他們下一步應(yīng)該做些什么，他們的工作就更容易開展。采用以讀者為中心的方法為什么重要？下面是一個(gè)真實(shí)的故事，有家公司想通過(guò)明信片宣布地址變更一事，這看似簡(jiǎn)單，但公司在寫明信片的時(shí)候卻沒(méi)有對(duì)受眾進(jìn)行分析。由于沒(méi)有站在讀者的角度考慮，公司忘了寫出最重要的信息之一：搬遷日期?？蛻魝冎懒斯緦岬绞裁吹胤剑珔s不知道應(yīng)該從什么時(shí)候開始使用這個(gè)新地址。想要讀者明白你的意思？那就先要了解他們。清楚表達(dá)關(guān)鍵信息難的不是如何影響讀者，而是如何完全按照你的意愿去影響他們。 羅伯特路易斯斯蒂文森(Robert Louis Stevenson)確定了文檔的寫作目的并從受眾的角度進(jìn)行了考慮之后，下一個(gè)任務(wù)就是提煉出您想讓讀者記住的關(guān)鍵信息。該信息應(yīng)該簡(jiǎn)明清晰，通常只有一兩句話。例如：“為了遵守客戶的交付期限，我們必須在5月1日之前完成產(chǎn)品設(shè)計(jì)。”在很多情況下，關(guān)鍵信息應(yīng)該在文檔開頭或接近開頭的地方闡明，文檔的其他地方則用于描述細(xì)節(jié)，回答“為什么”或“我的提議有哪些含義”。每份文檔集中講述一個(gè)主題，以使文檔盡量清楚明確。如果您發(fā)現(xiàn)有兩個(gè)彼此無(wú)關(guān)的關(guān)鍵信息要寫，則應(yīng)分別撰寫兩份不同的文檔。讓信息簡(jiǎn)明扼要忙碌的讀者喜歡簡(jiǎn)練的文檔。事實(shí)上，在能傳達(dá)必要信息的前提下，文檔越短越好。簡(jiǎn)短的文檔可以確保突出關(guān)鍵信息。簡(jiǎn)練的文字還可以節(jié)省讀者寶貴的時(shí)間。請(qǐng)看下面的示例：應(yīng)老板的建議，在公司法律顧問(wèn)的幫助下，瓊向五位心存不滿、威脅要提起訴訟的客戶寫了封道歉信。作為撰文者，您面臨的挑戰(zhàn)在于如何讓語(yǔ)句表達(dá)出最佳效果。就上述例句而言，對(duì)受眾的了解能提供有效指導(dǎo)。是否有必要讓讀者知道這封信是瓊的老板建議寫的，而且公司的法律顧問(wèn)參與了這封信的撰寫？是有五位客戶感到不滿還是他們威脅要提起訴訟的事實(shí)與此披露內(nèi)容相關(guān)？如果沒(méi)有必要透露這些信息，則可以考慮將其刪除。這樣一來(lái)，句子就變成：瓊向心存不滿的客戶寫了封道歉信。思考傳達(dá)信息的策略懂得有效寫作的人知道，即便文檔寫的不錯(cuò)，如果未能以合適人選的名義在合適的時(shí)間以合適的形式傳遞，其效果也會(huì)受到影響。在開始寫作之前，考慮應(yīng)該以誰(shuí)的名義傳達(dá)信息。您自己？您的上司？整個(gè)團(tuán)隊(duì)？不同的選擇必定會(huì)對(duì)讀者有不同的影響。同時(shí)還要考慮文檔的撰寫時(shí)間是否太早或太晚。如果寫得太早，時(shí)機(jī)尚未成熟，讀者就不會(huì)關(guān)注您提出的問(wèn)題。如果寫得太晚，您就丟失了提出建議或防范問(wèn)題的機(jī)會(huì)。最后，傳遞形式也會(huì)影響文檔的效果。在選擇傳遞形式時(shí)，應(yīng)考慮寫作目的、受眾以及您想要傳達(dá)的信息。例如，如果要分發(fā)客戶滿意度調(diào)查結(jié)果，可以用電子郵件向全公司發(fā)送該報(bào)告的總結(jié)，并提供有關(guān)如何獲取完整報(bào)告的詳細(xì)信息。您也可以邀請(qǐng)管理層和其他關(guān)鍵人員觀看一次調(diào)查結(jié)果演示。理想的溝通形式需要深思熟慮才能決定。就算您決定使用書面形式，您也會(huì)發(fā)現(xiàn)用口頭交流的方式作為補(bǔ)充有助于將影響力擴(kuò)大。高管視角:就是要不斷重復(fù)你的信息高管視角當(dāng)今世界，溝通是領(lǐng)導(dǎo)者務(wù)必要做好的一件事。不但要有效進(jìn)行內(nèi)部溝通，在很多情況下，更要做好外部溝通。這是領(lǐng)導(dǎo)者的主要職責(zé)之一，要做好這件事，領(lǐng)導(dǎo)者要做到以下幾點(diǎn)：簡(jiǎn)化信息、保證信息清楚統(tǒng)一，還有最難做到的一點(diǎn)，那就是認(rèn)識(shí)到自己必須無(wú)休止地重復(fù)這些信息。不能因?yàn)檎f(shuō)過(guò)一兩次、寫在手冊(cè)中、發(fā)過(guò)電子郵件，或者就在戰(zhàn)略文檔中，就想當(dāng)然地認(rèn)為人們已經(jīng)理解或牢牢記住了這些信息，即使他們?cè)牭交蚩吹竭^(guò)。你就是要不斷地重復(fù)戰(zhàn)略是什么、問(wèn)題是什么，而且要使用簡(jiǎn)單的語(yǔ)言，別擔(dān)心人們會(huì)說(shuō)：“天哪，我聽了太多次了。”人們最難理解的是戰(zhàn)略和方向總是不停變更，卻又毫無(wú)必要。他們可以理解，他們必須以非常簡(jiǎn)單的方式知道自己前進(jìn)的大致方向，這樣他們才能朝著這個(gè)方向前進(jìn)。他們也可以理解，事物總會(huì)發(fā)生一些變化，風(fēng)向變了，總是該調(diào)整航線，但是必須有一個(gè)目標(biāo)。你必須有一個(gè)清晰的目標(biāo)，指明你要去哪，然后你要不斷重復(fù)這個(gè)目標(biāo)是什么。我能明白這一點(diǎn)，跟我的一次工作經(jīng)歷有關(guān)。當(dāng)時(shí)，我們公司打算從比較復(fù)雜的合伙制出發(fā)，讓公司成員間的合作更加緊密，并讓泛歐以及泛英戰(zhàn)略更加協(xié)調(diào)統(tǒng)一。針對(duì)這些問(wèn)題，你做了個(gè)演示，清楚而簡(jiǎn)短，似乎大家都明白了?？墒牵芑蛞粋€(gè)月后，當(dāng)你造訪另一間辦公室或者另一個(gè)國(guó)家的時(shí)候，每個(gè)人又開始問(wèn)你那些你早已回答過(guò)的問(wèn)題，因?yàn)槟阏f(shuō)的話并沒(méi)有入他們的耳。由此可見，你必須得一遍一遍地重復(fù)。作為領(lǐng)導(dǎo)者，你必須永無(wú)休止地簡(jiǎn)化你要傳達(dá)的信息，使之清楚統(tǒng)一，更要無(wú)休止地進(jìn)行傳達(dá)，確保每個(gè)人都能正確地理解吸收。邁克爾雷克爵士(Michael Rake)畢馬威國(guó)際主席邁克爾雷克爵士1972年加入畢馬威（前稱PeatMarwick）并在歐洲分部工作。1984年到1986年，他主要在比利時(shí)和盧森堡負(fù)責(zé)審計(jì)業(yè)務(wù)，隨后前往中東負(fù)責(zé)了三年的審計(jì)業(yè)務(wù)。1989年，他調(diào)往倫敦，兩年后成為英國(guó)董事會(huì)成員，歷任多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)職位后，于1998年成為英國(guó)高級(jí)合伙人，2002年成為畢馬威國(guó)際主席。在成為畢馬威國(guó)際主席和畢馬威英國(guó)的高級(jí)合伙人之前，他還擔(dān)任過(guò)畢馬威歐洲主席。在他的任期內(nèi)，他監(jiān)督指導(dǎo)了一項(xiàng)活動(dòng)，確保對(duì)“后安然時(shí)代”有一個(gè)漸進(jìn)式、實(shí)用性的立法回應(yīng)。他在威爾士親王的國(guó)際商業(yè)領(lǐng)袖論壇委員會(huì)任職，并擔(dān)任社區(qū)商業(yè)主席。開始預(yù)測(cè)讀者的問(wèn)題寫出讀者對(duì)您的主題可能會(huì)產(chǎn)生的疑問(wèn)。這種方法有助于確保您的文檔能告訴讀者他們需要了解的內(nèi)容。這種方法還能幫助您預(yù)見讀者對(duì)文檔的反應(yīng)。例如，吉莉安必須寫一份備忘錄，介紹合作推出某新產(chǎn)品的員工召開的每周部門間會(huì)議。預(yù)測(cè)到讀者關(guān)注的事項(xiàng)后，她提出了下列問(wèn)題： 我們?yōu)槭裁匆匍_這些新會(huì)議？ 議程將包括哪些內(nèi)容？ 我應(yīng)該怎樣準(zhǔn)備這些會(huì)議？ 將這些問(wèn)題轉(zhuǎn)化為肯定性陳述之后，吉莉安就能得出她在備忘錄中將要提到的要點(diǎn)。例如：“召開第一次會(huì)議時(shí)，請(qǐng)事先準(zhǔn)備好您所在部門的工作計(jì)劃?！笔褂眠@種方法時(shí)，應(yīng)考慮您對(duì)受眾的興趣和關(guān)注事項(xiàng)的了解。如果您對(duì)受眾不太熟悉，則應(yīng)找一位熟悉他們的人對(duì)您預(yù)測(cè)的問(wèn)題進(jìn)行補(bǔ)充。擬一份傳統(tǒng)式提綱傳統(tǒng)式提綱最適合那些能在動(dòng)筆之前構(gòu)思出文檔邏輯結(jié)構(gòu)的人。如果您缺乏寫作經(jīng)驗(yàn)，或者涉及的主題很復(fù)雜，這種方法就格外有用。傳統(tǒng)式提綱通常使用字母、羅馬數(shù)字和阿拉伯?dāng)?shù)字表明信息的層次。對(duì)大多數(shù)商務(wù)文檔來(lái)說(shuō)，三級(jí)標(biāo)題（羅馬數(shù)字、大寫字母和阿拉伯?dāng)?shù)字）就足夠了。一旦擬好提綱，就應(yīng)考慮以下問(wèn)題： 提綱中是否已經(jīng)列出了我要寫的所有主題和副主題？ 他們的排列是否符合邏輯順序？ 開頭、中間和結(jié)尾是否清楚明白？如果提綱的邏輯和順序符合您的要求，您就可以開始對(duì)每一條加以充實(shí)，從而創(chuàng)建文檔。使用頭腦風(fēng)暴式提綱頭腦風(fēng)暴式提綱是一種形式自由的構(gòu)思技巧，即一想到什么就立刻將其記下。頭腦風(fēng)暴式提綱鼓勵(lì)自由聯(lián)想，這有助于激發(fā)您的創(chuàng)造力。在進(jìn)行團(tuán)隊(duì)集體寫作的時(shí)候，這種方法格外有效，因?yàn)槭褂眠@種方法在寫作之初就能獲得每個(gè)人的想法。創(chuàng)建頭腦風(fēng)暴式提綱的方法： 在一張紙的中間畫一個(gè)圓圈。 將您的目的寫在圓圈里。記住，您的目的就是您撰寫這份文檔的原因。目的的表述應(yīng)該簡(jiǎn)潔：以“為了”開頭，并包括一個(gè)動(dòng)詞，例如“說(shuō)服”。 在想到與您的主題相關(guān)的想法時(shí)，從圓圈向外畫線，就像車輪的輪輻，然后在每一條線上寫一個(gè)想法。 如果某個(gè)想法激發(fā)了其他與之相關(guān)的想法，就從那條線上再引出幾條線，然后將這些相關(guān)想法寫在上面。 如果您突然想到了與之前所寫的想法完全無(wú)關(guān)的想法，就從中間的圓圈上再引出一條新線。 一邊繼續(xù)構(gòu)思想法，一邊從中間的圓圈和其他線條上畫新線。 對(duì)于從中間的圓圈發(fā)散出來(lái)的主要想法，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行分類。一經(jīng)組織整理，這些想法就成為您在寫作中將要提及的主題。嘗試自由寫作當(dāng)您出現(xiàn)寫作障礙，就像是得了“頭腦空白綜合癥”時(shí)，自由寫作通常是最好的解決方法。與頭腦風(fēng)暴式提綱一樣，自由寫作允許您放飛想象，以催生靈感，這樣優(yōu)秀的創(chuàng)意會(huì)躍然紙上，或者出現(xiàn)在電腦上。請(qǐng)記住，自由寫作最重要的規(guī)則就是沒(méi)有規(guī)則。采用自由寫作法的要點(diǎn)包括： 準(zhǔn)備好紙筆，或?qū)⑹执钤阪I盤上，然后讓思維自由馳騁。 寫下腦海中出現(xiàn)的任何想法，哪怕這些想法與您的寫作主題毫無(wú)關(guān)系。 至少應(yīng)自由寫上10分鐘，這樣才能思如泉涌。 當(dāng)您思維受阻時(shí)，也要將這種情況記錄下來(lái)。不要停止。 不要對(duì)記下的東西進(jìn)行編輯。如果您用的是計(jì)算機(jī)，關(guān)閉屏幕可能有助于防止您過(guò)早編輯。 自由寫作完成后，讀一讀您之前記下的內(nèi)容，突出標(biāo)示重要的觀點(diǎn)和想法。然后將這些要點(diǎn)按照邏輯分類，這一步驟與傳統(tǒng)式提綱或頭腦風(fēng)暴式提綱相同?；?dòng)練習(xí):如何開始寫作？不同的寫作挑戰(zhàn)決定了您開始寫作時(shí)要采取不同的策略。請(qǐng)為不同的挑戰(zhàn)選擇合適的策略。1.您需要撰寫一份備忘錄，提議更改您部門的一個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程。您意識(shí)到員工們可能會(huì)抑制變革，管理者則可能沒(méi)有時(shí)間培訓(xùn)員工應(yīng)用新流程，通過(guò)什么樣的策略開始寫作能夠幫助您最好地構(gòu)思這個(gè)備忘錄?（）預(yù)測(cè)讀者的問(wèn)題解釋：正確選項(xiàng)。在您已經(jīng)預(yù)料到讀者對(duì)您的提議會(huì)有所顧慮的情況下，關(guān)注讀者會(huì)提出的問(wèn)題是一個(gè)不錯(cuò)的起點(diǎn)。（）擬一份傳統(tǒng)式提綱解釋：非正確選項(xiàng)。如果您缺乏寫作經(jīng)驗(yàn)，或者涉及的主題很復(fù)雜，那么開始撰寫時(shí)，擬一個(gè)傳統(tǒng)式提綱是很好的策略，在本例中，您面對(duì)的寫作挑戰(zhàn)是一個(gè)可能遭到讀者抵制的想法，這需要其他策略來(lái)應(yīng)對(duì)。（）使用頭腦風(fēng)暴式提綱解釋：非正確選項(xiàng)。如果您與一個(gè)團(tuán)隊(duì)合作，或者需要激發(fā)創(chuàng)意，那么開始撰寫時(shí)，使用頭腦風(fēng)暴式提綱是很好的策略，在本例中，您面對(duì)的寫作挑戰(zhàn)是提出一個(gè)可能遭到讀者抵制的想法，這需要其他策略來(lái)應(yīng)對(duì)。（）嘗試自由寫作解釋：非正確選項(xiàng)。如果您遇到了寫作障礙，那么開始撰寫時(shí)，自由寫作是很好的策略。在本例中，您面對(duì)的寫作挑戰(zhàn)是提出一個(gè)可能遭到讀者抵制的想法，這需要其他策略來(lái)應(yīng)對(duì)。2.公司正在開展績(jī)效評(píng)估，努爾應(yīng)主管的要求撰寫自我評(píng)估，描述自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)?？墒牵看卧阪I盤前想開始寫，都不知道怎么寫，什么樣的開始策略最適合她？（）預(yù)測(cè)讀者的問(wèn)題解釋：非最佳選項(xiàng)。如果努爾打算提出一個(gè)可能會(huì)讓讀者產(chǎn)生嚴(yán)重顧慮的想法，那么開始寫作時(shí)，預(yù)測(cè)讀者問(wèn)題是一個(gè)不錯(cuò)的策略。在本例中，努爾面對(duì)的寫作挑戰(zhàn)是不知道應(yīng)該寫什么，這需要其他策略來(lái)應(yīng)對(duì)。（）擬一份傳統(tǒng)式提綱解釋：非最佳選項(xiàng)。如果努爾需要涉及的主題很復(fù)雜，那么開始撰寫時(shí)，擬一個(gè)傳統(tǒng)式提綱是很好的策略，而現(xiàn)在，努爾需要一個(gè)能讓她文思泉涌的策略。（）使用頭腦風(fēng)暴式提綱解釋：非最佳選項(xiàng)。如果努爾與一個(gè)團(tuán)隊(duì)合作，或者需要激發(fā)創(chuàng)意，那么開始撰寫時(shí)，使用頭腦風(fēng)暴式提綱更有效，而現(xiàn)在，她需要一個(gè)能讓她文思泉涌的策略。（）嘗試自由寫作解釋：最佳選項(xiàng)。自由寫作打破寫作障礙的絕佳方式。3.納賽爾受命擬定一個(gè)計(jì)劃，對(duì)公司內(nèi)潛在的危機(jī)進(jìn)行預(yù)測(cè)和應(yīng)對(duì)。她對(duì)撰寫這樣的計(jì)劃缺乏經(jīng)驗(yàn)，盡管他知道這個(gè)計(jì)劃中需要包含哪些信息，但卻不確定應(yīng)該從哪入手。納賽爾最好通過(guò)什么樣的策略開始寫作？（）預(yù)測(cè)者的問(wèn)題解釋：非最佳選項(xiàng)。如果納賽爾打算提出一個(gè)可能會(huì)讓讀者產(chǎn)生嚴(yán)重顧慮的想法，那么開始寫作時(shí)，預(yù)測(cè)讀者產(chǎn)生嚴(yán)重顧慮的想法，那么開始寫作時(shí)，預(yù)測(cè)讀者問(wèn)題更合適，但現(xiàn)在是要擬定危機(jī)管理計(jì)劃，所以需要采用其他策略。（）擬一份傳統(tǒng)式提綱解釋：最佳選項(xiàng)。由于納賽爾要涉及的主題很復(fù)雜，而且他缺乏撰寫此類計(jì)劃的經(jīng)驗(yàn)，所以擬定傳統(tǒng)式提綱是很好的策略。（）使用頭腦風(fēng)暴式提綱解釋：非最佳選項(xiàng)。如果納賽爾與一個(gè)團(tuán)隊(duì)合作，則使用頭腦風(fēng)暴式提綱更合適。但現(xiàn)在是要擬定危機(jī)管理計(jì)劃，所以需要采用其他策略。（）嘗試自由寫作解釋：非最佳選項(xiàng)。如果納賽爾不知道應(yīng)該在計(jì)劃中包含哪些信息，自由寫作會(huì)是更好的策略。而在本例中，他需要采用其他策略。4.莎倫加入了一個(gè)小委員會(huì)，他們要起草一份關(guān)于培訓(xùn)新員工的建議書，委員會(huì)已經(jīng)收集了信息，準(zhǔn)備開始撰寫，莎倫應(yīng)該建議通過(guò)什么樣的策略開始寫作？（）預(yù)測(cè)讀者的問(wèn)題解釋：非最佳選項(xiàng)。根據(jù)莎倫的預(yù)測(cè)，人們對(duì)培訓(xùn)建議書不會(huì)有什么強(qiáng)烈的反對(duì)，所以預(yù)測(cè)讀者問(wèn)題不是最有效的策略，在此示例中，她需要采用其他策略。（）擬一份傳統(tǒng)式提問(wèn)解釋：非最佳選項(xiàng)。如果莎倫需要涉及的主題很復(fù)雜，那么開始撰寫時(shí)，擬一個(gè)傳統(tǒng)式提綱更有效，在此示例中，她需要采用其他策略。（）使用頭腦風(fēng)暴式提綱解釋：最佳選項(xiàng)。如果您與一個(gè)團(tuán)隊(duì)合作，那么開始撰寫時(shí)，使用頭腦風(fēng)暴式提綱是最好的策略。（）嘗試自由寫作解釋：非最佳選項(xiàng)。如果莎倫遇到了寫作障礙，那么開始撰寫時(shí)，自由寫作更有效，要開始撰寫培訓(xùn)建議書，莎倫和委員會(huì)需要采用其他策略。組織材料核心概念:選擇組織方法通過(guò)選擇最適當(dāng)?shù)慕M織方式，您可以更清楚地向讀者傳達(dá)信息。下面列出了各種類型的寫作及其適用的組織方式。重要性排序法對(duì)于許多內(nèi)部文檔，撰文者通常會(huì)采用“結(jié)論先行”(BLOT)法。將最關(guān)鍵的信息放在文檔開頭，您可以幫助忙碌的讀者快速看到最重要的信息。時(shí)序法按照時(shí)序法，您可以按發(fā)生的先后順序列出事件，進(jìn)而說(shuō)明主題。當(dāng)文檔的內(nèi)容包含產(chǎn)品發(fā)展史這樣的信息時(shí)，這種方法非常有用。使用此方法時(shí)： 抓住重要、有巨大影響的事實(shí)。 利用視覺設(shè)計(jì)突出重要信息，例如您的關(guān)鍵信息，因?yàn)槭褂眠@種發(fā)展時(shí)序法時(shí)可能會(huì)遺漏這些信息。 如果有五個(gè)以上的日期，應(yīng)避免每個(gè)句子都以日期開頭。 過(guò)程和程序法過(guò)程和程序法對(duì)指導(dǎo)說(shuō)明和用戶手冊(cè)都適用?？偟膩?lái)說(shuō)，過(guò)程就是要描述在各個(gè)階段由誰(shuí)做什么、發(fā)生了什么或?qū)⒁l(fā)生什么。由于這些階段的發(fā)生與讀者無(wú)關(guān)，因此請(qǐng)使用第三人稱進(jìn)行敘述。例如：“發(fā)票應(yīng)首先交給費(fèi)用發(fā)生部門批準(zhǔn)，然后再交給會(huì)計(jì)付賬?！背绦騽t按照完成目標(biāo)所需的順序提供讀者可以實(shí)際采取的行動(dòng)步驟。由于程序是一系列設(shè)定好的步驟，所以陳述的方式與軟件安裝說(shuō)明或者菜譜是一樣。描述步驟時(shí)請(qǐng)使用第二人稱，每一步都以表示該行動(dòng)的動(dòng)詞開頭。例如：“請(qǐng)給發(fā)票加蓋日期戳”，或者“撕下粉色副本用于您的部門記錄”。無(wú)論使用哪一種方法，都應(yīng)注意下列事項(xiàng)： 以表格形式陳述正式程序，并給每一步編號(hào)。 按照發(fā)生的準(zhǔn)確順序陳述過(guò)程或程序中的階段或步驟。 空間排列法空間排列法適用于出差報(bào)告、機(jī)械說(shuō)明以及銷售研究報(bào)告。將其想像成一幅二維或三維地圖，帶領(lǐng)讀者在您的主題中徜徉，以幫助他們理解您的信息。例如，要解釋公司的銷售區(qū)域規(guī)劃，您首先應(yīng)該講述洛杉磯的發(fā)展機(jī)遇，然后介紹紐瓦克的新客戶，最后再講一講華盛頓特區(qū)的政府潛在客戶。使用此方法時(shí)： 設(shè)定具體、連貫而便于理解的順序，例如從左至右、從上到下或由內(nèi)而外。 用細(xì)節(jié)描述充實(shí)每一個(gè)空間，為讀者創(chuàng)造生動(dòng)的影像。 有意識(shí)地使用富于變化的語(yǔ)句和新的措辭來(lái)替代陳詞濫調(diào)，以吸引讀者的注意力。 比較和對(duì)比法比較和對(duì)比法用于展示各種概念的相似或不同之處。這種方法很適合可行性研究、調(diào)查結(jié)果和計(jì)劃報(bào)告。當(dāng)您想評(píng)估兩種可能性各自的優(yōu)缺點(diǎn)時(shí)，這種方法格外有效。例如，在研究了兩種可能性之后，您建議在市區(qū)的某個(gè)地點(diǎn)設(shè)立新辦公室，為此，您可以按下列順序陳述研究結(jié)果： 優(yōu)點(diǎn)：地點(diǎn)A和地點(diǎn)B 缺點(diǎn)：地點(diǎn)A和地點(diǎn)B 具體到一般法或一般到具體法具體到一般法或一般到具體法適用于工作指令、培訓(xùn)資料和客戶服務(wù)信件。在使用這兩種方法時(shí)，需要考慮的關(guān)鍵問(wèn)題是：“我的讀者已經(jīng)了解了多少？”回答了此問(wèn)題后，即可從讀者熟悉的信息開始寫文檔。例如，在宣布所有部門領(lǐng)導(dǎo)都必須修改每月預(yù)算時(shí)，可以使用具體到一般法創(chuàng)建送給會(huì)計(jì)部的備忘錄。由于是會(huì)計(jì)團(tuán)隊(duì)發(fā)起的要求，因此在給他們的備忘錄中應(yīng)首先重申他們提出的修改細(xì)節(jié)，然后從更廣的角度講述此次修改會(huì)對(duì)全公司產(chǎn)生的影響。對(duì)于其他所有部門，則分別單獨(dú)起草備忘錄，首先從最高層面對(duì)該要求進(jìn)行描述，然后闡述每個(gè)團(tuán)隊(duì)為了修訂預(yù)算必須實(shí)施的具體調(diào)整。務(wù)必隨時(shí)對(duì)讀者可能不熟悉的關(guān)鍵術(shù)語(yǔ)給出解釋。使用此方法時(shí)： 確定您的讀者對(duì)該主題已經(jīng)了解了多少。 以讀者熟悉的信息開始寫文檔。 對(duì)熟悉該主題的讀者采用具體到一般法。 對(duì)不熟悉該主題的讀者采用一般到具體法。 盡可能將關(guān)鍵信息置于開頭。 分析法要使用分析法，應(yīng)首先提出一個(gè)假設(shè)，然后通過(guò)設(shè)問(wèn)嚴(yán)格檢驗(yàn)其真實(shí)性。這種方法適用于技術(shù)報(bào)告、年報(bào)和財(cái)務(wù)分析。使用此方法時(shí)： 務(wù)必將假設(shè)的每個(gè)方面都包括進(jìn)來(lái)，以避免說(shuō)服力不強(qiáng)甚至更糟的情況，即做出錯(cuò)誤的業(yè)務(wù)決策。 從以下幾個(gè)方面分析您的資料：相似之處、不同之處、邏輯聯(lián)系、內(nèi)在含意以及建議采取的行動(dòng)。 為非技術(shù)型讀者簡(jiǎn)化技術(shù)方面的語(yǔ)言，這樣做在撰寫面向大眾的公司報(bào)告時(shí)尤有必要。 互動(dòng)練習(xí):組織對(duì)于您負(fù)責(zé)的每個(gè)寫作主題，必須選擇最合適的組織方法。1.伊麗莎白需要撰寫一份正式的投訴，追溯一系列談話和行動(dòng)。她需要采用什么方法來(lái)組織該文檔的內(nèi)容？（）分析法解釋：非最佳選項(xiàng)。如果伊麗莎白撰寫的是技術(shù)報(bào)告、年報(bào)或財(cái)務(wù)分析，那么分析法更為合適。（）時(shí)序法解釋：最佳選項(xiàng)。伊麗莎白的正式投訴需要追溯一系列事件，這些事件的發(fā)生有特定的順序，所以應(yīng)該采用時(shí)序法組織。（）過(guò)程和程序法解釋：非最佳選項(xiàng)。如果伊麗莎白撰寫的是指導(dǎo)說(shuō)明或用戶手冊(cè)，那么過(guò)程和程序法更為合適。2.邁爾斯必須寫一封信，解釋如何使用新服務(wù)。這封信將發(fā)給公司所有的活躍客戶。他應(yīng)該采用什么方法來(lái)組織信件的內(nèi)容？（）空間排列法解釋：非最佳選項(xiàng)。如果邁爾斯要撰寫的是出差報(bào)告、某設(shè)備的說(shuō)明或是研究報(bào)告，那么空間排列法是不錯(cuò)的選擇。（）比較和對(duì)比法解釋：非最佳選項(xiàng)。如果邁爾斯撰寫的是可行性分析、調(diào)查結(jié)果或規(guī)劃報(bào)告，那么比較和對(duì)比法更合理。（）具體到一般法或一般到具體法解釋：非最佳選項(xiàng)。通過(guò)一般到具體法，邁爾斯可以先向讀者大體介紹新服務(wù)，然后提供使用服務(wù)說(shuō)明。3.亞斯明受命撰寫一份報(bào)告，向高管團(tuán)隊(duì)介紹她小組最近的研究結(jié)果，她需要采用什么方法來(lái)組織該文檔的內(nèi)容？（）重要性排序法解釋：非最佳選項(xiàng)。亞斯明的讀者是忙碌的高管。重要性排序法能夠讓他們?cè)趫?bào)告開關(guān)就讀到最重要的信息。（）時(shí)序法解釋：非最佳選項(xiàng)。如果亞斯明撰寫的是追溯一系列事件的文檔，那么時(shí)序法更為合適。（）過(guò)程和程序法解釋：非最佳選項(xiàng)。如果亞斯明撰寫的是指導(dǎo)說(shuō)明或用戶手冊(cè)，那么過(guò)程和程序法更為合適。撰寫初稿核心概念:粗略寫完核心概念當(dāng)您坐下來(lái)開始撰寫初稿時(shí)，請(qǐng)記?。和瓿蓪懽魇堑谝灰?jiǎng)?wù)，遠(yuǎn)比恰當(dāng)?shù)靥幚砻總€(gè)細(xì)節(jié)要重要得多！初稿的句子結(jié)構(gòu)、拼寫、語(yǔ)法和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)都可以粗略一點(diǎn)。只有您一個(gè)人看而已。粗略完成初稿有兩大好處。第一，能讓您的思路集中在自己想要寫入文檔的關(guān)鍵想法上。第二，由于您在完成初稿時(shí)只投入了少量的時(shí)間和精力，所以若要改變材料的順序或?qū)⑵渫耆珌G棄，感覺可能會(huì)舒服點(diǎn)。正在撰寫初稿？暫時(shí)抑制您改錯(cuò)的沖動(dòng)。從讓您感覺最容易下筆的地方開始在寫作時(shí)，寫得簡(jiǎn)約跟寫好一樣難以做到。 W薩姆賽特毛姆(W. Somerset Maugham)沒(méi)有任何規(guī)定要求您必須從頭開始。將寫作大綱或?qū)懽饔?jì)劃擺在面前，并參照它來(lái)確定從哪兒動(dòng)筆會(huì)讓您覺得最方便。大多數(shù)寫作經(jīng)驗(yàn)豐富的人都會(huì)到最后才寫引言部分，因?yàn)樵谥懒私Y(jié)論之后更容易寫出精彩的開篇之語(yǔ)。例如，選擇一個(gè)大標(biāo)題，然后就這個(gè)標(biāo)題寫上一段。寫完之后，再選擇下一項(xiàng)讓您感覺容易下筆的內(nèi)容來(lái)寫，依此類推。不時(shí)停筆，將草稿與您的計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比。按“類別”寫作寫重要信件時(shí)，如果您沒(méi)辦法將其分割為若干易于駕馭的部分，則會(huì)感到難以下筆。如果您將其視為一系列更小的任務(wù)，寫作質(zhì)量必定能提升。下表列出了在幾類文檔中常常會(huì)出現(xiàn)的類別。技術(shù)文檔的特殊注意事項(xiàng)在起草面向非技術(shù)型受眾的技術(shù)文檔時(shí)，要多花一點(diǎn)時(shí)間分析您的受眾。確保您準(zhǔn)確掌握了以下問(wèn)題的答案：受眾對(duì)該主題有多少了解？有一種經(jīng)驗(yàn)證對(duì)許多撰文者都很有用的方法是分兩欄寫。一欄中寫下針對(duì)技術(shù)型讀者的信息。另一欄則針對(duì)非技術(shù)型讀者，對(duì)前一欄中的信息進(jìn)行精簡(jiǎn)。確定段落結(jié)構(gòu)聚焦段落對(duì)于任何文檔來(lái)說(shuō)，段落都是最基本的組成部分。它們能揭示您文檔中的思路，幫助讀者理解您要傳達(dá)的信息。有效的段落具備以下特征： 集中在一個(gè)想法或一個(gè)主題上。也就是說(shuō)，一個(gè)段落只針對(duì)一個(gè)主題，通常第一句就會(huì)開篇明義，余下的句子則會(huì)繼續(xù)論述這個(gè)主題。 六行左右。 句子的結(jié)構(gòu)和長(zhǎng)度并不相同。 符合您撰寫文檔的目的。 例如，下面的段落取自關(guān)于在組織中推行高管輔導(dǎo)計(jì)劃的報(bào)告。注意這個(gè)段落是如何展現(xiàn)上面列出的各個(gè)特征的。許多公司通過(guò)教練式輔導(dǎo)概述高管的業(yè)績(jī)。最近的一項(xiàng)調(diào)查表明，財(cái)富500強(qiáng)企業(yè)中有40%到50%通過(guò)內(nèi)部項(xiàng)目或外部輔導(dǎo)員對(duì)高管進(jìn)行輔導(dǎo)。教練式輔導(dǎo)正快速得到公司的認(rèn)可。在一份針對(duì)美國(guó)和歐洲200家公司的人力資源專家的調(diào)查中，57%的受訪者稱，過(guò)去一年中，教練式輔導(dǎo)在他們的公司中應(yīng)用得更加頻繁。自然過(guò)渡我文中的每個(gè)字都經(jīng)過(guò)了反復(fù)推敲，經(jīng)常要擦掉重寫，而且往往這樣反復(fù)好幾次。所以，我鉛筆上的橡皮總是比鉛筆早逝。伏拉地米爾納波科夫(Vladimir Nabokov)在構(gòu)建段落時(shí)，應(yīng)思考一下每個(gè)段落應(yīng)怎樣融入整個(gè)文檔。如果段落之間及段落中的句子之間能自然過(guò)渡，就可以幫助讀者看清各種觀點(diǎn)之間的聯(lián)系以及論證是如何展開的?？紤]下面的段落。過(guò)渡句以黑體表示：提議增加餐館座位的人沒(méi)有提供任何有關(guān)工程建設(shè)、運(yùn)作成本以及稅金的估算。沒(méi)有這些估算，評(píng)估他們的建議書只會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。就算工程建設(shè)成本合理且可控，我們?nèi)詴?huì)面臨很高的收益不確定性風(fēng)險(xiǎn)。誰(shuí)都不知道座位增加一倍會(huì)對(duì)年收入產(chǎn)生什么影響。假設(shè)收入將增加一倍合理嗎，還是更有可能增加75%？上述示例段落都有各自關(guān)注的主題：第一段討論擴(kuò)展現(xiàn)有餐館的成本，第二段討論如果擴(kuò)展，收入可能增加多少。過(guò)渡性陳述自然地實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)主題的過(guò)渡。在段落的句子之間，過(guò)渡詞或詞組也能讓您自然地過(guò)渡?？纯聪旅娴倪^(guò)渡詞示例（黑體顯示），它自然地完成了段落中兩個(gè)句子的過(guò)渡：我們的庫(kù)存管理人員嚴(yán)格控制著原料或成品。因此，營(yíng)運(yùn)資本需求已經(jīng)下降了8個(gè)百分點(diǎn)。在這個(gè)例子中，因此一詞建立了兩個(gè)句子間的因果關(guān)系。其他有用的過(guò)渡表達(dá)還有：結(jié)果、此外、同樣、同時(shí)、例如、最后、另一方面、而且以及然而?；?dòng)練習(xí):評(píng)估段落這些段落是否緊扣主題、易于理解？（1）進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查的公司具備一個(gè)固有的優(yōu)勢(shì)。（2）他們富有遠(yuǎn)見。（3）這樣的公司有足夠的信息來(lái)決定將產(chǎn)品瞄準(zhǔn)哪個(gè)市場(chǎng)。（4）他們可以相應(yīng)地推出系列產(chǎn)品、進(jìn)行創(chuàng)新并進(jìn)行營(yíng)銷活動(dòng)。（5）他們是否成功，要看他們公布成果的頻率。（6）成功的其他關(guān)鍵因素還包括戰(zhàn)略是否合理、公司處理未預(yù)見的障礙時(shí)是否敏捷靈活。上面的段落有什么缺陷？（）所有句子的結(jié)構(gòu)大致相同。解釋：正確選項(xiàng)。段落中的句子都是主語(yǔ)開頭，謂語(yǔ)動(dòng)詞緊隨其后。如果某些句子能換個(gè)開關(guān)，整個(gè)段落會(huì)更加有趣易讀：例如，加入一些介詞短語(yǔ)，如“在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查的公司具備一個(gè)固有的優(yōu)勢(shì)?！保ǎ┠承┚渥优c段落主題無(wú)關(guān)。解釋：正確選項(xiàng)。這是段落最大的缺陷，第一句表明段落主要是市場(chǎng)調(diào)查的優(yōu)勢(shì)。但第二、五、六句與這個(gè)主題無(wú)關(guān)。這導(dǎo)致整個(gè)段落傳達(dá)出的信息不一致。（）段落太長(zhǎng)。解釋：非最佳選項(xiàng)。對(duì)于讀者來(lái)說(shuō)，這個(gè)段落并不算長(zhǎng)。（）沒(méi)有過(guò)渡語(yǔ)解釋：正確選項(xiàng)。這個(gè)段落沒(méi)有用來(lái)承接上下文的過(guò)渡語(yǔ)。例如“進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查的公司具備一個(gè)固有的優(yōu)勢(shì)。利用這些調(diào)查結(jié)果，他們可以推出系列產(chǎn)品，進(jìn)行創(chuàng)新”沒(méi)有過(guò)渡語(yǔ)，段落顯得有些脫節(jié)。2.（1）在經(jīng)模擬用戶企業(yè)培訓(xùn)時(shí)有巨大的潛力。（2）在傳統(tǒng)培訓(xùn)環(huán)境中，學(xué)員只能嘗試從讀寫資料中吸收知識(shí)，而參與在線模擬培訓(xùn)的學(xué)員卻可以在毫無(wú)風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)境中學(xué)習(xí)應(yīng)用新技能，從而真正掌握知識(shí)。（3）另外，在線模擬會(huì)讓學(xué)員覺得有趣、吸引人甚至是一種變革。這種體驗(yàn)?zāi)軌蜣D(zhuǎn)化，使得公司員工的士氣和留存率的大幅提高。（4）因此，投資在線模擬培訓(xùn)定能獲得極高的回報(bào)。上面的段落有什么優(yōu)點(diǎn)，是什么讓這個(gè)段落有效傳達(dá)信息？（）每一句都介紹了一個(gè)新的主題。解釋：非正確選項(xiàng)。這個(gè)段落中所有的句子都與第一名闡述的主題有關(guān)，所有才能有效傳達(dá)信息。（）段落中包含過(guò)渡語(yǔ)。解釋：正確選項(xiàng)。第三句中的“另外”和第四句中的“因此”能幫助讀者理解作者論點(diǎn)之間的聯(lián)系，并自然地從一句過(guò)渡到下一句。（）整個(gè)段落只有一個(gè)中心思想。解釋：正確選項(xiàng)。段落第一句就開篇明義，指明了主題：在線模擬用于企業(yè)培訓(xùn)的潛力。其他的句子都與這個(gè)主題相關(guān)，因此整個(gè)段落傳達(dá)的思想是一致的。（）句子的長(zhǎng)度和結(jié)構(gòu)是一致的。解釋：非正確選項(xiàng)。所有句子的結(jié)構(gòu)和長(zhǎng)度并不千篇一律，這讓段落更有趣易讀。內(nèi)容編輯核心概念:讓您的信息重點(diǎn)明確核心概念寫完初稿后，應(yīng)該仔細(xì)檢查，看看所有主要觀點(diǎn)的闡述是否符合邏輯、緊扣中心意思且清楚明確。詢問(wèn)自己是否清楚傳達(dá)了關(guān)鍵信息。是否納入了讀者需要的所有信息來(lái)幫助他們了解需要做些什么？這些信息是否準(zhǔn)確？如果您是通知最后期限或者是要求讀者采取行動(dòng)，則應(yīng)使用清楚標(biāo)記，以便讀者一眼就能明白需要怎么做。最后，檢查您在論述各部分之間是否順利地實(shí)現(xiàn)了過(guò)渡。如果您發(fā)現(xiàn)文檔在這些方面存在不足，應(yīng)進(jìn)行編輯，彌補(bǔ)這些缺陷。您的初稿中是否傳達(dá)了讀者需要采取行動(dòng)的信息？有策略地排列關(guān)鍵信息初稿中另一個(gè)需要關(guān)注的要素就是關(guān)鍵信息的位置。您最想讓讀者記住的一點(diǎn)是什么？在大多數(shù)情況下，您應(yīng)將該信息放在文檔開頭。如果關(guān)鍵信息不夠顯眼，您的讀者可能會(huì)略過(guò)不看。如果您確定讀者可能不愿接受您的觀點(diǎn)，則需要巧妙地安排關(guān)鍵信息的位置，將其放在讀者最容易看到和關(guān)注的地方。您會(huì)發(fā)現(xiàn)，在介紹關(guān)鍵信息之前為其做些鋪墊會(huì)更有幫助?；卮鹱x者的問(wèn)題：“為什么？”您的文檔不僅要闡述關(guān)鍵信息，還要向讀者解釋該信息為什么重要。例如，如果您的關(guān)鍵信息是您需要更多的時(shí)間來(lái)完成某項(xiàng)目的工作，您就不能一說(shuō)完需要便結(jié)束，還應(yīng)從以下方面對(duì)原因做出解釋： 如果您不能獲得更多的時(shí)間，會(huì)發(fā)生什么情況 延長(zhǎng)時(shí)間會(huì)對(duì)哪些人造成影響 延長(zhǎng)時(shí)間會(huì)對(duì)您正在從事的其他項(xiàng)目造成什么影響 您的讀者會(huì)受到什么影響 在撰寫文檔時(shí)，務(wù)必要清楚說(shuō)明您的關(guān)鍵信息會(huì)造成哪些與受眾有關(guān)的影響。例如，與其僅僅是寫：“選項(xiàng)A比選項(xiàng)B好?！辈蝗鐚懀骸斑x項(xiàng)A比選項(xiàng)B好，因?yàn)榍罢吣軌驗(yàn)槲覀児?jié)約30%的年度開支成本?！备吖芤暯?傳達(dá)戰(zhàn)略高管視角如果你的戰(zhàn)略能在乘坐電梯的一分鐘空檔內(nèi)說(shuō)清楚，或者能寫在一小片紙上，當(dāng)然，語(yǔ)言要流暢，不能有太多的逗號(hào)或分號(hào)，那么這個(gè)戰(zhàn)略就可以執(zhí)行并能發(fā)揮作用。切記，在戰(zhàn)略中不要使用任何花哨的口號(hào)，特別是在我們這一行，也不要使用任何很專業(yè)的詞語(yǔ)，雖然我們總是非常熱衷于此。戰(zhàn)略必須非常簡(jiǎn)單易懂，盡可能扼要，這樣才便于團(tuán)隊(duì)實(shí)施。以O(shè)range集團(tuán)戰(zhàn)略為例。這個(gè)文檔非常大，我們?yōu)榇俗隽撕芏嗉?xì)致的工作。這個(gè)文檔以客戶為中心，當(dāng)然也應(yīng)該如此，但Orange集團(tuán)的33,000名員工不太能理解這個(gè)文檔。而我需要他們每個(gè)人的幫助、參與、執(zhí)行和努力，需要他們?cè)谠搼?zhàn)略上投入全部的精力，所以一直以來(lái)，我們首先要做的，就是讓戰(zhàn)略通俗易懂，并提出：“在Orange集團(tuán)，這是決定因素，是我們戰(zhàn)略的全部，我們需要員工每天都奉行?！痹诮桓对搼?zhàn)略的過(guò)程中，他們每個(gè)人都扮演著不同的角色。我們有必要把文檔的實(shí)質(zhì)提取出來(lái)，把它濃縮精煉成簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的一張紙，使之淺顯易懂，每位員工都能理解，都知道在執(zhí)行和交付戰(zhàn)略的過(guò)程中，自己能夠起到或應(yīng)該起到什么作用。如果你的目標(biāo)不夠清楚明白，就不用指望一流的執(zhí)行效果了。獲得成果的最佳方法是讓戰(zhàn)略變得簡(jiǎn)單易懂、可以執(zhí)行并讓每個(gè)人都能理解。桑吉阿華加(Sanjiv Ahuja)Orange集團(tuán)首席執(zhí)行官桑吉阿華加在印度德里大學(xué)拿到電子工程學(xué)士學(xué)位，之后在紐約哥倫比亞大學(xué)拿到計(jì)算機(jī)科學(xué)碩士學(xué)位。1979年，他加入IBM擔(dān)任軟件工程師。在這家公司，他度過(guò)了15個(gè)年頭，期間任過(guò)各種管理職位，最高的職位包括帶領(lǐng)公司進(jìn)入電信軟件行業(yè)。離開IBM后，他成為Telcordia科技公司（前身為貝爾通信實(shí)驗(yàn)室）的總裁，這家公司是世界上電信行業(yè)最大的運(yùn)營(yíng)支持系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)軟件及咨詢與工程服務(wù)提供商。之后，他加入位于加州的Comstellar科技公司，擔(dān)任首席執(zhí)行官。2003年4月，桑吉阿華加進(jìn)入Orange集團(tuán)，擔(dān)任首席運(yùn)營(yíng)官，2004年3月升任首席執(zhí)行官。他是法國(guó)電信集團(tuán)管理委員會(huì)的成員。2006年5月，桑吉阿華加還被任命為吉百利史威士股份有限公司的非執(zhí)行董事。風(fēng)格編輯為您的初稿注入視覺沖擊力寫作光是清楚、準(zhǔn)確而連貫是不夠的。讀者需要在粗覽文檔之后就能找到關(guān)鍵信息，而不用在一大堆枯燥難懂的陳述中搜尋。如果一份文檔易于閱讀且關(guān)鍵信息能躍然紙上，該文檔就具有視覺沖擊力?；〞r(shí)間打造能夠吸引受眾的視覺結(jié)構(gòu)。利用視覺效果增強(qiáng)手段，可以使要傳達(dá)的要點(diǎn)從讓讀者眼花繚亂的大量信息中脫穎而出。但需要注意的是，如果使用電子郵件或任何電子文檔，則您的讀者不一定擁有所需的格式功能或程序，以至于不能以您創(chuàng)建時(shí)使用的格式打開文檔，甚至根本無(wú)法打開。下面列出了一些視覺效果增強(qiáng)手段： 用大字標(biāo)題突出最關(guān)鍵的要點(diǎn) 句子長(zhǎng)度不超過(guò)20個(gè)字 使用簡(jiǎn)短的段落和句群，最多5到6行 適當(dāng)留出空白區(qū)域 用粗體和斜體突出重要信息 對(duì)列舉的條目使用圓點(diǎn)或序號(hào)，哪怕是在句子當(dāng)中 利用表格分類組織信息 核心概念:讓語(yǔ)氣貼近受眾核心概念您所撰寫內(nèi)容的語(yǔ)氣應(yīng)該適合目標(biāo)讀者。例如，隨意、幽默而不那么正式的語(yǔ)氣可能適合您熟悉的同事，但不適合客戶或上級(jí)。尖銳、前瞻性的語(yǔ)氣可能適合為公司內(nèi)部通訊撰寫的觀點(diǎn)類文章，而不適合公司的年報(bào)。語(yǔ)氣自您的遣詞造句中來(lái)。行文要使用正式、專業(yè)的語(yǔ)氣時(shí)，應(yīng)使用第三人稱，所有的觀點(diǎn)都要用完整的句子來(lái)表達(dá)。例如：許多公司通過(guò)教練式輔導(dǎo)來(lái)改善高管的業(yè)績(jī)。若使用得當(dāng)，非正式、幽默的語(yǔ)氣能夠拉近與讀者的距離。要達(dá)到這種效果，可以使用縮寫、第二人稱和不那么完整的句子。例如：您是不是把改善高層領(lǐng)導(dǎo)者業(yè)績(jī)的希望寄托在教練式輔導(dǎo)上？如果是這樣，那您并不孤獨(dú)。您所撰寫文檔的語(yǔ)氣是會(huì)取悅讀者，還是會(huì)冒犯他們？檢查文檔是否簡(jiǎn)明扼要最有價(jià)值的才能是在能用一個(gè)詞表達(dá)的時(shí)候從不用兩個(gè)詞。 托馬斯杰斐遜(Thomas Jefferson)許多作者喜歡使用復(fù)雜冗長(zhǎng)的詞、詞組或句子，錯(cuò)誤地認(rèn)為這樣顯得自己很聰明或知識(shí)淵博。實(shí)際上，要實(shí)現(xiàn)您的目標(biāo)，簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)言遠(yuǎn)比華而不實(shí)要好。例如，與其寫：“我們將召開一次為期很短的預(yù)規(guī)劃會(huì)議，目的在于趕在南希的委員會(huì)繼續(xù)前進(jìn)之前將分配給他們的任務(wù)整合一下。”不如寫：“我們將開個(gè)短會(huì)，趕在南希的委員會(huì)繼續(xù)前行之前，將他們的工作整合一下?！痹跈z查初稿是否精煉時(shí)，應(yīng)自問(wèn)下列問(wèn)題： 每一段是否都已限制在6行以內(nèi)？ 每一段是否只集中講述一個(gè)想法？ 句子長(zhǎng)度是否不超過(guò)15到20個(gè)字？ 是否盡量刪去了不必要的文字？ 如果所有問(wèn)題的答案均為“否”，則需要修改，讓文稿更簡(jiǎn)潔。高管視角:不要過(guò)分追求細(xì)節(jié)高管視角當(dāng)我還是財(cái)務(wù)這行的“新兵”時(shí)，在一家電子公司當(dāng)會(huì)計(jì)主管。我們要接收到很多報(bào)告，也有太多報(bào)告要給別人，這讓我們很驕傲。那個(gè)時(shí)候，這樣的工作似乎是很有價(jià)值的。我還記得那時(shí)候我拼命工作、超時(shí)加班，就為了準(zhǔn)備這些報(bào)告。現(xiàn)在回頭看看，我實(shí)在想不出要這么做的理由。從中我學(xué)到了一點(diǎn)，那就是如果公司因?yàn)殄e(cuò)誤的產(chǎn)品戰(zhàn)略或市場(chǎng)組合而陷入困境，那再關(guān)注細(xì)節(jié)也救不了你。我們?yōu)楣咀隽私y(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、數(shù)字和分析，但說(shuō)實(shí)話，人們不可能會(huì)看。沒(méi)人會(huì)讀完這些東西并消化吸收它。我們當(dāng)時(shí)太沉溺于這些細(xì)節(jié)，以致于公司業(yè)務(wù)和市場(chǎng)完全脫節(jié)。事后回顧，我才悟出：“這不是前進(jìn)的道路。公司不是這樣管理的?！蔽业玫搅私逃?xùn)，這個(gè)教訓(xùn)很重要，我在以后供職的公司中一直嘗試讓人們吸取我的教訓(xùn)，那就是不要過(guò)分追求細(xì)節(jié)。讓業(yè)務(wù)盡可能簡(jiǎn)單，通過(guò)關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)，也就是KPI來(lái)管理業(yè)務(wù)。最近剛好有這樣一個(gè)例子：我們的下屬公司要給我們做個(gè)演示。他們大概做了200多張幻燈片，就為了證明一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)重組是合理的。他們準(zhǔn)備用將近一個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)向我們解釋，但后來(lái)的情況演變成：“你們要干嘛？”“我們要做XYZ。”“好。有沒(méi)有三四張關(guān)鍵的幻燈片？”“有。”“好，就讓我們看看這些關(guān)鍵的?！庇谑蔷统闪恕！巴?。下一個(gè)。”這些人呆呆地站在講臺(tái)上，完全不需要演示剩下的196張幻燈片。他們不知道我們是不是認(rèn)真的，不知道我們是太惱火了要解雇他們，還是沒(méi)把他們當(dāng)回事。事實(shí)是，你根本用不著200張幻燈片來(lái)說(shuō)明一個(gè)觀點(diǎn)。有太多人因?yàn)槿狈ψ孕呕驗(yàn)榱俗C明自己的正確而躲在一大堆細(xì)節(jié)后面?？屏执?Colin Day)利潔時(shí)公司的首席財(cái)務(wù)官科林戴從1973年在柯達(dá)公司做見習(xí)會(huì)計(jì)起開始了他的職業(yè)生涯。一年后他加入了英國(guó)燃?xì)夤?，在那里呆?年，先后擔(dān)任過(guò)內(nèi)部審計(jì)、管理會(huì)計(jì)和項(xiàng)目會(huì)計(jì)。1980年，進(jìn)入DeLaRue集團(tuán)，8年時(shí)間里，他在該集團(tuán)及其子公司Crosfield電子公司先后擔(dān)任過(guò)各種財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)職位。在離開公司前，他已晉升至集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)。1988年，他加入了ABB集團(tuán)，擔(dān)任上市公司ABBKentPlc.的集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)，并晉升至ABB儀表有限公司的集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)。1995年至2000年，他擔(dān)任Aegis集團(tuán)的集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)。離開Aegis后，科林戴又在利潔時(shí)擔(dān)任了5年的集團(tuán)首席財(cái)務(wù)官。此外，他還在易捷航空公司和Bell集團(tuán)分別擔(dān)任了4年和5年的非執(zhí)行董事。使用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)思考以下例句：電話是客戶打來(lái)的。這個(gè)句子有什么問(wèn)題？這個(gè)句子使用的是被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，這種語(yǔ)法結(jié)構(gòu)缺乏影響力。要想讓句子更有影響力，應(yīng)該改成：客戶打來(lái)了電話。請(qǐng)注意第二句，它包含了主動(dòng)做某事的主語(yǔ)。一般情況下，通過(guò)主語(yǔ)與動(dòng)詞的關(guān)系即可判斷一個(gè)句子是否為被動(dòng)句，被動(dòng)句的主語(yǔ)通常是動(dòng)詞所示動(dòng)作的受動(dòng)者。例如：會(huì)議在大會(huì)議室舉行。檢查