office2010使用技巧.ppt

1,Office 2010 使用技巧,office 2010,Win7中的Aero特效,1. Aero Flip 3D win徽標鍵+ + win徽標鍵 + 2. Aero Peek 鼠標指向任務欄右端“顯示桌面”按鈕，顯示所有窗口輪廓 單擊“顯示桌面”按鈕 ，隱藏所有窗口 鼠標指向任務欄上窗口按鈕/縮略圖，顯示該窗口 內(nèi)容，其它窗口只顯輪廓 3. Aero Shake 鼠標按住當前窗口標題并左右晃動，可隱藏其它窗口 4. Aero Snap 鼠標分別拖曳兩窗口標題至左右兩則，可并排顯示兩窗口 鼠標拖曳窗口上（下）邊緣至屏幕頂（底），垂直方向最大化窗口 鼠標拖曳窗口標題 至屏幕頂，最大化窗口,查找特殊格式 快速定位到上次編輯位置 快速插入當前日期或時間 快速打印Word中多頁表格標題 快速取消自動編號 巧設Word啟動后的默認文件夾 快速設置上下標注 word對角線內(nèi)字怎么輸入 在哪里找到分節(jié)符,Word 2010之簡單技巧,頁眉頁腳之首頁不同 頁眉頁腳之奇偶頁不同 WORD 里邊怎樣設置每頁不同的頁眉？如何使不同的章節(jié)顯示的頁眉不同？ 頁眉頁腳之如何去掉頁眉的橫線,Word 2010 之深度技巧,圖表和公式的自動編號 自動生成Word文檔目錄 巧妙設置文檔保護 套打實現(xiàn)-Word郵件合并打印工作證,Word 2010 之深度技巧,查找特殊格式 去掉多余的段落標記 1.把光標放在要查找內(nèi)容的前面（因為word默認向下搜索）； 2.單擊“開始替換-查找和替換”打開“替換”選項卡； 3.單擊“更多”按鈕，顯示如圖：,Word 2010之簡單技巧,查找特殊格式 去掉多余的段落標記 4.單擊“特殊格式”按鈕，打開特殊格式菜單。選擇“段落標記”，再次選中“段落標記”單擊。在查找內(nèi)容后的文本框就會顯示為： 5.光標單擊替換為文本框，再單擊“特殊格式按鈕”選中“段落標記”單擊，單擊“全部替換”即可完成，效果如圖：,Word 2010之簡單技巧,查找特殊格式 在“特殊格式”按鈕里， 還可以查找所有字母、所有數(shù)字、分欄符、等等,Word 2010之簡單技巧,2.快速定位到上次編輯位置 Shift +F5 Shift+F5的作用是定位到Word最后三次編輯的位置,Word 2010之簡單技巧,3.快速插入當前日期或時間 Alt+Shift+D鍵來插入系統(tǒng)日期 Alt+Shift+T組合鍵則插入系統(tǒng)當前時間,Word 2010之簡單技巧,4.快速打印Word中多頁表格標題 1.選中表格的主題行； 2.點右鍵選擇“表格屬性-行-在各頁頂端以標題行形式反復出現(xiàn)”復選框,Word 2010之簡單技巧,5.快速取消自動編號 Ctrl+Z鍵 按下Ctrl+Z鍵反悔操作，此時自動編號會消失， 而且再次鍵入數(shù)字時，該功能就會被禁止了。,Word 2010之簡單技巧,6.巧設Word啟動后的默認文件夾 單擊菜單 “文件”/“選項”/“保存”， 選擇“默認文件位置” ，設置成為自己想要存放文件的文件夾就可以了（注意：此文件夾應該已經(jīng)存在）,Word 2010之簡單技巧,7.快速設置上下標注 Ctrl+Shift+=就可將文字設為上標； Ctrl+=可以將文字設為下標。,Word 2010之簡單技巧,8. word對角線內(nèi)字怎么輸入 Word2010取消了斜線表頭 先不要繪制斜線，把光標放在你想要有斜線和漢字的那格里，然后選擇“表格”“繪制斜線表頭”，選擇你要的類型就可以了 打開“表格”下拉菜單，選擇“繪制斜線表頭”，一步一步地走，里面有提示需要輸入哪些文本的，輸入就行了。 先“繪制斜線表頭“選項中你需要的類型點一下,右邊會有文字一、文字二、文字三，在上面填上數(shù)字就可以了。 在Word表格中,單元格中有斜線叫斜線表頭.在表格的斜線表頭中輸入文字,通過“表格/繪制斜線表頭“中提示進行輸入文字.,Word 2010之簡單技巧,9.在哪里找到分節(jié)符 默認的 “普通視圖” 里看不見分節(jié)符； 在“大綱視圖”才可以查看、修改分節(jié)符。 這一點，很重要！因為，雖然在“普通視圖” 里看不見分節(jié)符，但是分節(jié)符仍然在格式、頁眉、頁腳、縮進等方面起著約束的作用，所以，要修改、刪除分節(jié)符，必須切換至“大綱視圖”。,Word 2010之簡單技巧,10.頁眉頁腳之首頁不同 1.“插入-頁眉-編輯頁眉”就會得到 “頁眉和頁腳工具”的設計區(qū)域 2.在設計區(qū)域的工具框中勾選“首頁不同”，就可以插入首頁不同的頁眉 注意分節(jié)符，會影響頁眉頁腳效果,Word 2010之深度技巧,11.頁眉頁腳之奇偶頁不同 1.“插入-頁眉-編輯頁眉”就會得到 “頁眉和頁腳工具”的設計區(qū)域 2.在設計區(qū)域的工具框中勾選“奇偶頁不同”，就可以插入首頁不同的頁眉 注意：分節(jié)，每節(jié)可以設置不同的頁眉頁腳,Word 2010之深度技巧,12.WORD 里邊怎樣設置每頁不同的頁眉？如何使不同的章節(jié)顯示的頁眉不同？ 1.先不要急著設置頁眉，而是將光標分別定位于每個需要使用新頁眉的位置，然后執(zhí)行“頁面布局”“分隔符”命令，選中“分節(jié)符類型”中的“下一頁”后點擊確定按鈕，并以此為例對整份文件進行分節(jié)處理；,Word 2010之深度技巧,12.WORD 里邊怎樣設置每頁不同的頁眉？如何使不同的章節(jié)顯示的頁眉不同？ 2.等整個文章分好節(jié)以后，就可以點擊“插入”菜單“頁眉”（也可以選擇頁腳）命令進入頁眉編輯模式了。,Word 2010之深度技巧,12.WORD 里邊怎樣設置每頁不同的頁眉？如何使不同的章節(jié)顯示的頁眉不同？ 3.按要求輸入好首頁頁眉，再從“頁眉與頁腳”工具欄中點擊“下一節(jié)”按鈕，跳轉到下一節(jié)的頁眉處。細心的朋友一定會發(fā)現(xiàn)，此時的頁眉處已和前面所不同，不僅節(jié)碼由第1節(jié)變成了第2節(jié)，而且右上角也多出了一個“與上一節(jié)相同”的字樣。此時，我們應該點擊頁眉與頁腳工具欄中的“鏈接到前一個頁眉”按鈕切斷第2節(jié)與前一節(jié)的頁眉內(nèi)容聯(lián)系，然后再輸入第2節(jié)的頁眉。,Word 2010之深度技巧,12.WORD 里邊怎樣設置每頁不同的頁眉？如何使不同的章節(jié)顯示的頁眉不同？ 4.剩下的操作以此類推，每完成一個章節(jié)的頁眉后就點擊一下“下一節(jié)”和“鏈接到前一個頁眉”按鈕，再對下一章節(jié)進行設置，直到完成整個文章的編排。 注意： 設置頁腳的過程中，也是點擊“鏈接到前一個頁眉”撤銷“與“上一節(jié)相同功能”！這個是漢化的原因！這個問題是歷史問題，大家只能適應！,Word 2010之深度技巧,13.頁眉頁腳之如何去掉頁眉的橫線 最簡單方法： 1.進入頁眉編輯， 2.選中頁眉后將其樣式設置為“正文”即可！,Word 2010之深度技巧,14.圖表和公式的自動編號 圖的自動編號 選中圖片，右鍵，選插入題注，彈出“插入題注”對話框； 在該對話框中，選擇新建標簽，然后輸入圖 1.或是圖 2.或是圖 3.等，或是圖 1-，圖 2-，圖 3-，具體如何看各自的要求和愛好； 輸入好后，就可以看到自動編號的樣子了，一般圖的自動編號選擇在圖片的下面，表的自動編號，選擇在表的上面。,Word 2010之深度技巧,14.圖表和公式的自動編號 表的自動編號 選中圖片，右鍵，選插入題注，彈出“插入題注”對話框； 表格的自動編號同圖的自動編號，只是表格選擇在上面。 其他步驟，同圖的自動編號完全一致。,Word 2010之深度技巧,15.自動生成Word文檔目錄 使用前提：使用了標題樣式來設置大綱級別，否則無法自動生成目錄。 1.把光標放到正文內(nèi)容的前一個空白頁， 2.單擊“引用/目錄”，進入“目錄”選項卡，進行設置。,Word 2010之深度技巧,16.巧妙設置文檔保護 目的不同，方法不同 防打開：文件/信息/保護文檔/用密碼進行加密 防復制：審閱/保護/限制編輯,Word 2010之深度技巧,17.套打實現(xiàn)-利用Word的套打功能批量制作有姓名、部門、編號的工作證 素材的準備 這里的素材主要是每個職工的照片，并按一定的順序進行編號，照片的編號順序可以根據(jù)單位的數(shù)據(jù)庫里的職工姓名、組別順序來編排。然后可以把照片存放在指定磁盤的文件夾內(nèi)，推薦：套打文件單獨存放，里面存放套打使用的Word、Excel和照片（照片文件最好直接存放在套打文件目錄！ 套打說明文檔 套打案例,Word 2010之深度技巧,1) Ctrl+A 全選 2) Ctrl+B 加粗 3) Ctrl+C 復制 4) Ctrl+D 格式字體 5) Ctrl+E 居中 6) Ctrl+F 查找 7) Ctrl+G 定位 8) Ctrl+H 替換 9) Ctrl+ I 字體傾斜 10) Ctrl+ J 放大,Word 2010 之常用快捷鍵,11) Ctrl+K 插入超級鏈接 12) Ctrl+ L 縮小 13) Ctrl+N 新建文檔 14) Ctrl+O 打開 15) Ctrl+P 打印 16) Ctrl+Q 左對齊 17) Ctrl+R 右對齊 18) Ctrl+S 保存 19) Ctrl+U 下劃線 20) Ctrl+V 粘貼,21)Ctrl+W 退出 22)Ctrl+X 剪切 23)Ctrl+Z 撤銷 24)Ctrl+Shift+= “上標”效果 25)Ctrl+= “下標”效果 26)Ctrl+Shift+ 放大字體 27)Ctrl+Shift+ 縮小字體,Word 2010 之常用快捷鍵,28)Ctrl+Alt+L 帶括號的編號 29)Ctrl+Alt+Del 關 機 30)Alt+Ctrl+I 打印預覽 31)Alt+Ctrl+O 大綱視圖 32)Alt+Ctrl+P 普通視圖 33)Alt+Ctrl+M 插入批注,徹底清除單元格的內(nèi)容和格式 如何避免在一列中輸入重復內(nèi)容 多個單元格輸入相同內(nèi)容 如何輸入分數(shù)、手機號碼 如果輸入自定義序列， “春、夏、秋、冬” 在Excel中快速計算一個人的年齡 如何定位數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表中首次出現(xiàn)的位置 如何從身份證信息里提取性別 如何使用數(shù)據(jù)透視表,Excel 2010之技巧,1.徹底清除單元格的內(nèi)容和格式 1.選中要刪除內(nèi)容和格式的單元格， 2.單擊“開始/編輯/清除/全部清除” 注意：如果不選中全部清除，一般情況下，只清除單元格的內(nèi)容，不清除格式，如果有新內(nèi)容添加到這個單元格時，單元格內(nèi)的格式會自動啟用。,Excel 2010之技巧,2.如何避免在一列中輸入重復內(nèi)容 在數(shù)據(jù)有效性中，使用函數(shù)countif( )限制輸入重復內(nèi)容 舉例：輸入手機號(手機號必須唯一) 1.鼠標拖拉選中手機號這一列，依次點擊數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)有效性 2.允許里選中自定義（如下圖），公式框里輸入 =COUNTIF(F:F,F2)=1 （F:F,F2分別是手機號這一列，手機號第二行的數(shù)據(jù)位置，根據(jù)自己的表格實際情況更改，可以點擊公式框右邊的按鈕，進行鼠標框選，很方便），然后確定。,Excel 2010之技巧,3.多個單元格輸入相同內(nèi)容 按住ctrl鍵選中所有要鍵入相同內(nèi)容的單元格，輸入內(nèi)容后，用ctrl+enter鍵結束。,Excel 2010之技巧,4.如何輸入分數(shù)、手機號碼 輸入分數(shù)：先輸入阿拉伯數(shù)字0+空格 例：0 3/4 輸入手機號碼：由于手機號碼為11位數(shù)字，常常會認為是數(shù)字，會自動使用科學計數(shù)法來表達，輸入時應該： 1.先輸入一個單引號,再輸入手機號碼 2.選中要輸入手機號碼的單元格，點右鍵，“設置單元格”-數(shù)字,Excel 2010之技巧,5.如何輸入自定義序列，如“春、夏、秋、冬” 兩種方法： 1.“文件-選項-高級-常規(guī)（注意是高級選項里面的常規(guī)）-編輯自定義列表”。 2、開始排序和篩選自定義排序，打開“次序”下拉框，自定義序列，在這里就可以添加。,Excel 2010之技巧,6.在Excel中快速計算一個人的年齡 使用DATEDIF（）函數(shù)最簡單 1.在一個空白工作表中的A1單元里輸入生日，用斜線分隔年月和日 2.在要得到年齡的單元格，比如A2的編輯欄中輸入以下公式： =DATEDIF(A1,TODAY( ),“y“) 還可以使用 =year(now()-year(),Excel 2010之技巧,7.如何定位數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表中首次出現(xiàn)的位置 使用match（）函數(shù) 在某個未使用的單元格輸入下列公式 =match（“要查找的數(shù)據(jù)”，數(shù)據(jù)范圍，0） 舉例： 要查找小米，在第B2：B15區(qū)域首次出現(xiàn)的位置 =match(“小米“，B2：B15，0),Excel 2010之技巧,0表示查找第一次出現(xiàn)的位置,8.如何從身份證信息里提取性別 舉例： 1.假設在C3單元格已經(jīng)輸入身份證號碼 2.選中要填寫性別的單元格填寫公式 =if (mod(right(left(B3,17),2),2),“男“,“女“) 注意：括號的配對 所有標點符號都應該英文半角輸入，否則會報錯,Excel 2010之技巧,9.如何使用數(shù)據(jù)透視表 數(shù)據(jù)透視表功能能夠將篩選、排序和分類匯總等操作依次完成，并生成匯總表格。 數(shù)據(jù)透視表說明 數(shù)據(jù)透視表舉例,Excel 2010之技巧,保護你的PowerPoint演示文稿 重復上一動作（F4鍵） 更改 Undo 的次數(shù) 幻燈片自動更新日期與時間 計算字數(shù)、段落 放映時指定跳到某張幻燈片 放映時進到下一張幻燈片 放映時退到上一張幻燈片,PPT 2010之技巧,終止幻燈片放映 放映時鼠標指針的隱藏與顯現(xiàn) 在播放的PPT中使用畫筆標記 控制放映時白屏或黑屏 人工設置幻燈片放映時間間距 播放時隱藏某張幻燈片 使用自己挑選的圖片做模板,PPT 2010之技巧,播放多種音視頻文件 插入Flash影片 將Word文件快速轉換為Powerpoint文稿 讓PowerPoint文檔中的數(shù)據(jù)圖表動起來,PPT 2010之技巧,1.保護你的PowerPoint演示文稿 單擊“文件-信息-保護演示文稿用密碼進行加密” 切記：設置密碼后，一定要記住保護密碼！,PPT 2010之技巧,2.重復上一動作（F4鍵） 例如，將一些文字設置為粗體，然后再選擇另外一些文字，按一下F4鍵，這些字也變成了粗體。,PPT 2010之技巧,3.更改 Undo 的次數(shù) 一般 PowerPoint 可以撤消的操作數(shù)的默認值是 20 次。 點擊菜單 “工具”/“選項”/“編輯”/“最多可取消操作數(shù)”，即可更改。 注：最高限制次數(shù)為150次。此數(shù)值越大占用系統(tǒng)資源越多,這是很簡單的道理。,PPT 2010之技巧,4.幻燈片自動更新日期與時間 如果想實現(xiàn)自動更新日期與時間，可以進行下述操作:單擊“插入頁眉與頁腳”命令，在打開的對話框中選擇“幻燈片“，選中“日期與時間“，選擇“自動更新“，則每次打開文件，系統(tǒng)會自動更新日期與時間。,PPT 2010之技巧,5.計算字數(shù)、段落 Powerpoint 能否像 Word 那樣計算字數(shù)呢?可以，不過形式略有不同。執(zhí)行“文件”/“屬性”/“統(tǒng)計信息”，即會列出所有文件的字數(shù)、段落等信息。在“摘要信息”標簽下還有標題、主題等信息。,PPT 2010之技巧,6.放映時指定跳到某張幻燈片 如果在放映過程中需要臨時跳到某一張，如果你記得那是第幾張，例如是第6張，那么很簡單，鍵入“6”然后回車，就會跳到第 6 張幻燈片?；蛘甙词髽擞益I，選擇“定位至幻燈片”。,PPT 2010之技巧,7.放映時進到下一張幻燈片 N、Enter、PageDown、 右箭頭、下箭頭、空格鍵（或單擊鼠標左鍵）,PPT 2010之技巧,8.放映時退到上一張幻燈片 P、PageUp、左箭頭、上箭頭,PPT 2010之技巧,9.終止幻燈片放映： Esc或“-”鍵,PPT 2010之技巧,10.放映時鼠標指針的隱藏與顯現(xiàn) 隱藏鼠標指針：Ctrl+H 顯示鼠標指針：Ctrl+A,PPT 2010之技巧,11.在播放的PPT中使用畫筆標記： 使用畫筆標記： CTRL+P 擦除所畫的內(nèi)容：E鍵,PPT 2010之技巧,12.控制放映時白屏或黑屏 上課時，如果想讓聽眾的注意力集中到講課上 而屏蔽掉幻燈片畫面對講課的干擾，可設置為白屏 或黑屏。 按一下“B”鍵會顯示黑屏，再按一次則返回剛 才放映的那張幻燈片。 按一下“W”鍵會顯示一張空白畫面，再按一次 則返回剛才放映的那張幻燈片。,PPT 2010之技巧,13.人工設置幻燈片放映時間間距 1、選擇要設置時間的幻燈片； 2、選擇“切換/換片方式”； 3、選擇“換片方式” 欄下的“設置自動換片時間”選項，在下方框中輸入希望幻燈片在屏幕上出現(xiàn)的秒數(shù)；,PPT 2010之技巧,13.人工設置幻燈片放映時間間距 4、如果應用到所有幻燈片上，就單擊“全部應用”按鈕，否則，僅應用于當前選中的幻燈片； 5、對要設置時間的每張幻燈片重復上述步驟。 說明：如果希望在單擊鼠標和經(jīng)過預定時間后都能換頁，請同時選中“單擊鼠標換頁”和“每隔”復選框。至于哪個起作用，則以較早發(fā)生者為準。,PPT 2010之技巧,14.播放時隱藏某張幻燈片 1. 選中要隱藏的幻燈片，在“幻燈片放映”視圖下， 2. 單擊“隱藏幻燈片”即可,PPT 2010之技巧,15.使用自己挑選的圖片做模板 方法1： 1.打開“視圖”菜單，選擇“幻燈片母版”命令，會出現(xiàn)母版編輯窗口 2.在幻燈片上空白處鼠標右鍵單擊即可出現(xiàn)對話框，再在出現(xiàn)的對話框中鼠標左鍵單擊“設置圖片格式”（如圖所示），出現(xiàn)對話框后選擇“圖片或紋理填充”，再選擇下面的“插入自文件”（如圖），選擇你自己準備的背景圖片素材，點擊“確定”，我們的模板背景就設置好啦！,PPT 2010之技巧,15.使用自己挑選的圖片做模板 方法1： 3.對于幻燈片模板，不僅僅是背景非常重要，其各種顏色，字體的搭配同樣重要。否則幻燈片只能做一個圖片瀏覽器，里面的內(nèi)容就沒有價值了。按照自己的喜好調(diào)整好圖片的配色，字體的大小，顏色等。 4.接下來打開文件菜單，點擊另存為選項，然后選擇保存類型為pot類型（默認的是ppt格式，不要選擇錯了）,然后輸入設計模板的名稱然后點擊保存即可。,PPT 2010之技巧,15.使用自己挑選的圖片做模板 方法2之準備工作： 你自己喜歡的圖片1-2張，尺寸要求超過1024*768，用來當作PPT的封面和內(nèi)頁的底圖。 LOGO一個（如果需要的話），要求不能有白底，即PNG格式的。 第一步：新建母版，進入母版編輯模式 1.新建一個新PPT，然后點擊【視圖】【幻燈片母版】，就進入了母版編輯狀態(tài)。左邊目前只顯示一張頁面，就是內(nèi)容頁面。 2.新建一個標題母版。在界面右邊列表下方點右鍵，選擇【新建標題母版】?，F(xiàn)在我們的PPT應當是有兩個空白母版了，一個是內(nèi)容頁，一個是標題頁，也就是封面了。下面的步驟就是分別制作這兩個頁面。,PPT 2010之技巧,15.使用自己挑選的圖片做模板 方法2之第二步：制作封面 1、鼠標在左邊縮略圖列表中選中封面模板，插入剛才準備好的圖片，并將【裁剪】工具將圖片右邊裁掉如圖所示的位置，再拉到和版面相同大小。,PPT 2010之技巧,15.使用自己挑選的圖片做模板 注意：在剪裁剪過程中如果不夠精確，總比頁面大一點或小一點，可對圖片點右鍵，選擇【自定義對象格式】【尺寸】，強行將圖片調(diào)整為頁面的尺寸。 默認狀態(tài)下，版面的尺寸是19.05CM*25.4CM,因此我們在裁圖不精確時，可以用強行調(diào)整圖片大小的方法來調(diào)整。,PPT 2010之技巧,需去掉鎖定縱橫比功能,15.使用自己挑選的圖片做模板 方法2之第三步：美化封面 1、把裁好的圖片置于底層，再把文字調(diào)整到合適位置，選擇合適的字體字號。封面就初見雛形了。 2、字直接在底圖上略顯單調(diào)，可以在字的下面墊一個半透明的方框。方法是先畫一個方框，填充白色，左邊對齊頁邊，然后設置其透明度為30%，然后將方框下移一層，置于文字下方，底圖上方。,PPT 2010之技巧,15.使用自己挑選的圖片做模板 方法2之第四步：制作內(nèi)頁并存盤（存盤方法同方法1）,PPT 2010之技巧,16.播放多種音視頻文件 在PowerPoint中往往通過“插入影片和聲音文件中的影片（或文件中的聲音）”來播放音頻視頻文件，這種方法不方便對音視頻進行控制。 現(xiàn)在介紹一種利用Media Player控件控制音視頻播放的方法。步驟如下:,PPT 2010之技巧,16.播放多種音視頻文件 1. 在PowerPoint中插入Media Player控件， 具體方法： 打開 文件選項自定義功能區(qū)勾選 ”開發(fā)工具” 2.在“開發(fā)工具”編輯區(qū)，選中 “其他控件”里的“Windows Media Player” 注意：開發(fā)工具編輯區(qū)域，需要先添加才能使用。,PPT 2010之技巧,16.播放多種音視頻文件 3. 控件屬性窗口中，在URL里面輸入音視頻文件名（包括擴展名）的地址，比如G:AA.mpg（需要輸