會(huì)議管理_高效會(huì)議管理技巧講學(xué)

高效會(huì)議管理技巧 主講：張曉彤第一講 當(dāng)今會(huì)議面面觀本講重點(diǎn)：一、會(huì)議的意義 二、會(huì)議的目的 三、會(huì)議的種類 四、會(huì)議的頻率 五、會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議的主要目的就是解決問題，但由于開會(huì)技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。一、會(huì)議的意義 會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道圖1-1 集思廣益圖如上圖1-1，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。 會(huì)議顯示組織或部門的存在會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒有不開會(huì)的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。圖1-2 組織或部門與會(huì)議 會(huì)議是重要的群體溝通方式開會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來越多，現(xiàn)在人們可以通過-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。二、會(huì)議的目的 開展有效的溝通會(huì)議是一種多項(xiàng)交流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。 資訊傳達(dá)通過會(huì)議可以向員工通報(bào)一些公司決定及新決策，也就是說向員工傳達(dá)來自上級(jí)或其他部門的相關(guān)資訊。 監(jiān)督員工的工作進(jìn)度、協(xié)調(diào)工作矛盾許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。 達(dá)成協(xié)議、解決問題達(dá)成協(xié)議與解決問題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問題的解決。圖1-3 達(dá)成協(xié)議與解決問題的6個(gè)步驟 決策和資源共享利用開會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。 開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。 激勵(lì)員工的士氣年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。 鞏固經(jīng)理人地位經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來強(qiáng)化自己的地位。三、會(huì)議的種類會(huì)議可以按照人數(shù)、開會(huì)方式和開會(huì)目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個(gè)方面反映了會(huì)議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會(huì)的不斷發(fā)展密切相關(guān)。表1-1 會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)目的分類 團(tuán)體會(huì)議 一對(duì)一會(huì)議 面對(duì)面會(huì)議 電話會(huì)議 視頻會(huì)議 固定的部門會(huì)議 臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議 宣布人事安排和政策的會(huì)議 當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議 集思廣益的會(huì)議四、會(huì)議的頻率每種會(huì)議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會(huì)議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會(huì)議解決問題、達(dá)到目的。 固定的部門會(huì)議 全體會(huì)議 處理突發(fā)事件的會(huì)議 一對(duì)一會(huì)議五、會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種。會(huì)議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。 會(huì)議的時(shí)間成本 直接的會(huì)議成本 效率損失的費(fèi)用開會(huì)時(shí)，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：第二講 會(huì)議效率不高的原因及解決方案本講重點(diǎn)：一、會(huì)議效率不高的原因二、如何進(jìn)行預(yù)防性管理 三、高效效益的八大特征 四、會(huì)議規(guī)范一、會(huì)議效率不高的原因1、會(huì)議的通病效率不高小王是一家公司的職員，他對(duì)公司會(huì)議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會(huì)議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。很多公司往往由于以下原因，開會(huì)效率低下：l 公司的主管都不知道何時(shí)是開會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開。l 許多主管對(duì)于何時(shí)開會(huì)幾乎都不征詢員工的意見。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會(huì)議。l 有些“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。而到場(chǎng)的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來不及準(zhǔn)備。時(shí)下有一句很流行的話“最近比較煩”，對(duì)太多像小王一樣的職場(chǎng)人士來說，這句話可以改為“開會(huì)比較煩”。開會(huì)之所以煩，用小王的話來說，就是“會(huì)議常在毫無章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡(jiǎn)而言之，會(huì)議效率不高。因此，尋找致使會(huì)議效率不高的原因就顯得格外重要。2、會(huì)議效率不高的原因會(huì)議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。表2-1 會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng) 次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間安排得不合適會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。（2）地點(diǎn)安排得不妥當(dāng)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。（3）開會(huì)對(duì)象選擇不對(duì)必須出席會(huì)議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。（4）主持人影響力不夠會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)者的技能不夠參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）準(zhǔn)備工作不夠充分開會(huì)前沒有通知參會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效。（7）目的和結(jié)果不明確開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義、宣告失敗。二、如何進(jìn)行預(yù)防性管理所謂預(yù)防性管理，其實(shí)就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對(duì)于會(huì)議來說，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開會(huì)之前，針對(duì)可能導(dǎo)致會(huì)議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會(huì)議的高效進(jìn)行。以會(huì)議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對(duì)7種致使會(huì)議效率低下的原因，做一個(gè)全面的預(yù)防性管理。表2-2 預(yù)防性管理效率不高的原因預(yù)防性管理措施會(huì)議時(shí)間會(huì)議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或者下午兩點(diǎn)半以后，避免安排在周一或周五。地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。開會(huì)對(duì)象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁觀著和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)當(dāng)主持人一職。參會(huì)者的技能參會(huì)者一定要具有傾聽能力。會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)者。三、高效會(huì)議的八大特征與低效率會(huì)議相對(duì)的就是高效會(huì)議，高效會(huì)議充分克服了致使會(huì)議效率不高的種種不利因素。高效會(huì)議具有8大特征。建議在正式召開會(huì)議之前，將高效會(huì)議的8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會(huì)議能夠成為真正意義上的高效會(huì)議。四、會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范本身。1、會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范n 上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。n 上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。n 上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。n 下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。2、固定的會(huì)議流程規(guī)范圖2-1 固定的會(huì)議規(guī)范流程固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。（1）一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括：u 會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。u 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。u 結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。（2）兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。3、會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（House Keeping）會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款： 所有參會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開會(huì)時(shí)間。 超過1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。 所有參會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。 準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。 各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。 所有參會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。 意見不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。 會(huì)議結(jié)束2-3天后，所有參會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。 所有參會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。 必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。第三講 開會(huì)前的準(zhǔn)備工作本講重點(diǎn)：一、如何判斷是否需要開會(huì) 二、會(huì)議準(zhǔn)備的作用和方法 三、會(huì)議準(zhǔn)備的內(nèi)容 四、主持人如何做會(huì)前準(zhǔn)備“機(jī)遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對(duì)一個(gè)人而言，無論做任何事，如果事前沒有做好充分的準(zhǔn)備，那么等待他的必然是一個(gè)注定的失敗。對(duì)一次會(huì)議而言，高效的會(huì)議其實(shí)在正式宣布開始之前就開始了！一次高效會(huì)議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會(huì)的必要性。這個(gè)確定工作看似多余，實(shí)際上必不可少。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個(gè)“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會(huì)議”提前落選，從而為高效會(huì)議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。一、如何判斷是否需要開會(huì)在開會(huì)之前的準(zhǔn)備，先問一個(gè)問題這個(gè)會(huì)到底要不要開。1、不需要開會(huì)的情況：圖3-1 不需開會(huì)的“五個(gè)如果”n 如果還有比開會(huì)更好的方法，即如果能夠通過一些看似原始的方法達(dá)到與開會(huì)同樣的目的，就無需舉行會(huì)議，例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等。n 這些方式可能在感覺上不如開會(huì)那么痛快淋漓，然而卻簡(jiǎn)潔有效，對(duì)于一些問題的解決具有經(jīng)濟(jì)實(shí)用的優(yōu)勢(shì)。n 如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費(fèi)自己和他人的時(shí)間，召開耗時(shí)長(zhǎng)久的所謂會(huì)議。首先，因?yàn)樗说膮⑴c可能只能把問題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無需聚集他人集體討論，結(jié)果又全盤推翻他人意見，這種做法只會(huì)既不利于解決問題，又容易令自己陷入尷尬境地。n 會(huì)議成本是一個(gè)絕對(duì)不容忽視的問題，一定要做好會(huì)議成本的預(yù)算，不能用高昂的會(huì)議成本來?yè)Q取某些會(huì)議的發(fā)生，因?yàn)殚L(zhǎng)此以往公司必然會(huì)不堪重負(fù)、得不償失。2、一定要開會(huì)的情況圖3-2 必須開會(huì)的“五個(gè)如果”u “聽取部門匯報(bào)工作”最好采用會(huì)議的形式，不能用每周或每月交一次書面報(bào)告的方式取代。定時(shí)交書面報(bào)告往往會(huì)流于形式，往往會(huì)使公司上下形成為了交報(bào)告而交報(bào)告的不良風(fēng)氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，使問題和建議無法順暢流通，長(zhǎng)此以往，后果不堪設(shè)想。因此，每月一定要召開正式的會(huì)議，聽取部門匯報(bào)工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。u 表?yè)P(yáng)和批評(píng)是兩種很好的激勵(lì)方式，而當(dāng)眾的表?yè)P(yáng)和批評(píng)具有更強(qiáng)的影響力。采用會(huì)議的形式表?yè)P(yáng)或批評(píng)，有利于充分發(fā)揮表?yè)P(yáng)或批評(píng)的作用。在大會(huì)上當(dāng)眾表?yè)P(yáng)“明星員工”可以樹立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)；當(dāng)眾批評(píng)某些情節(jié)嚴(yán)重的錯(cuò)誤行為，有利于警醒員工，避免同類事情再度發(fā)生。u 當(dāng)你給某一個(gè)項(xiàng)目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時(shí)，一定要舉行會(huì)議，不能采用郵件或者其他書面形式。因?yàn)榉峙扇蝿?wù)意味著要達(dá)到團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過會(huì)議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進(jìn)協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時(shí)完成。二、會(huì)議準(zhǔn)備的作用和方法當(dāng)你確定有必要召開會(huì)議時(shí)，首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。只有認(rèn)識(shí)到準(zhǔn)備工作的作用，才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。一般來說，會(huì)議的準(zhǔn)備工作具有以上4種作用，它可以幫助你確定在會(huì)議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會(huì)議效果；通過充分的會(huì)議準(zhǔn)備、通過書面通知的形式告知參會(huì)者會(huì)議的目的、意圖以及會(huì)議對(duì)參會(huì)者發(fā)言的要求等情況。良好的會(huì)議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會(huì)議時(shí)間，同時(shí)減少會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種沖突，使會(huì)議井然有序、卓有成效。1、會(huì)議準(zhǔn)備的1H5W法圖3-3 1H5W1H5W是指會(huì)議準(zhǔn)備工作需要特別注意的6個(gè)方面，用英文縮寫表示為1H5W。2、特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示，會(huì)議人數(shù)最多不應(yīng)超過9個(gè)，最為合適的人數(shù)是5至7人。這個(gè)人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因?yàn)槿藬?shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。當(dāng)然，會(huì)議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的議題、重要性具體決定。三、會(huì)議準(zhǔn)備的內(nèi)容（會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單）會(huì)議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會(huì)議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單。這張核對(duì)單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會(huì)議成功的有效保證。表3-1 會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)表序號(hào)內(nèi) 容序號(hào)內(nèi) 容1了解會(huì)議的目的2是否一定要開會(huì)3確定會(huì)議的形式4安排會(huì)議的議程5決定會(huì)議的時(shí)間6確定會(huì)議的主持人7決定會(huì)議的地點(diǎn)8研究會(huì)場(chǎng)如何布置9確定出席人數(shù)10安排出席者座位11是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽12是否安排交通工具13是否安排參會(huì)者住宿14是否發(fā)出了會(huì)議通知15確定視聽教材16確定輔助教材17準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖18是否要求參會(huì)者準(zhǔn)備資料19確定自己人的相關(guān)資料20是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知以上20個(gè)條款是一般會(huì)議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會(huì)場(chǎng)的布置需要特別注意：l 如果與會(huì)人員超過10個(gè)，會(huì)場(chǎng)最好布置成“”字型，主持人可以站在會(huì)場(chǎng)中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論；l 如果是全體會(huì)議，可以布置成階梯教室的形式；l 5到7人的會(huì)議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。四、主持人如何做會(huì)前準(zhǔn)備1、主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作2、SWOT分析圖3-4 SWOT分析SWOT是以上四個(gè)英文單詞的縮合形式。其中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)；而“O”和“T”則是指你所進(jìn)行的這次會(huì)議主持工作對(duì)你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來的機(jī)會(huì)或是威脅。第四講 成功會(huì)議的五種策略本講重點(diǎn)：一、如何做開場(chǎng)白 二、如何分配發(fā)言時(shí)間 三、如何掌握議事進(jìn)度 四、如何達(dá)成會(huì)議決策 五、如何圓滿結(jié)束會(huì)議一、如何做開場(chǎng)白二、如何分配發(fā)言時(shí)間三、如何掌握議事進(jìn)度掌握議事進(jìn)度對(duì)一次會(huì)議的成功可謂至關(guān)重要。控場(chǎng)也就成為一個(gè)主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。掌握議事進(jìn)度主要包括2種方式：語(yǔ)言方式與非語(yǔ)言方式。1、語(yǔ)言方式語(yǔ)言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語(yǔ)來控制會(huì)議的議事進(jìn)度。例如，面對(duì)一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對(duì)其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時(shí)間。具體做法如：“能不能用3分鐘的時(shí)間給我們簡(jiǎn)單的說一下？”當(dāng)他說到5分鐘的時(shí)候，你可以再說：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說的正是我們需要的。”或者可以采用一帶而過的方法，例如“你剛才說的內(nèi)容非常好，你對(duì)下一問題怎么看？”這樣就可以把他從一個(gè)問題帶到另一個(gè)問題，或是可以轉(zhuǎn)移說話對(duì)象，如“你說得很好，坐在您旁邊的這位怎么看呢？”通過以上這些話語(yǔ)即語(yǔ)言方式，主持人可以有意識(shí)的、合理的控制議事進(jìn)度。2、非語(yǔ)言方式更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語(yǔ)言性的方式，即通過眼神、手勢(shì)等面部表情告訴發(fā)言人說多了或者別說了，或者是說得不夠接著說等。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能是在提示正在說話的人可以停止說話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達(dá)到同樣的效果。語(yǔ)言和非語(yǔ)言這2種形式的合理運(yùn)用，可以做到有效的控場(chǎng)，使會(huì)議既不會(huì)太短，也不會(huì)太長(zhǎng)，準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。四、如何達(dá)成會(huì)議決議1、彼德德魯克決議法彼德德魯克是世界著名的管理大師，他通過多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達(dá)成協(xié)議的如下步驟。通過這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達(dá)成協(xié)議。2、4種群體決策圖4-1 4種群體決策 權(quán)威決策u 權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時(shí)。u 適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)。u 不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)。 少數(shù)服從多數(shù)決策u 少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時(shí)，它以民主原則為基礎(chǔ)。u 適宜使用：當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會(huì)對(duì)反對(duì)者造成消極影響時(shí)。u 注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭(zhēng)，輸方將難以盡職和投入。 共識(shí)決策u 共識(shí)決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。u 共識(shí)決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。u 注意：如果決策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧，決策就難以形成。 無異議決策u 無異議決策產(chǎn)生于所有成員對(duì)某項(xiàng)決策完全贊同時(shí)。u 當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無異議決策。u 注意：無論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對(duì)每個(gè)成員都至關(guān)重 要時(shí)才有可能作出無異議決策。3、4種團(tuán)隊(duì)決策法五、如何圓滿結(jié)束會(huì)議第五講 會(huì)議中的溝通與反饋技巧本講重點(diǎn)：一、會(huì)議中的溝通技巧 二、會(huì)議中的反饋技巧一、會(huì)議中的溝通技巧1、3種溝通圖畫 溝通漏斗圖5-1 溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢(shì)，因?yàn)槁┒返奶匦跃驮谟凇奥?。?duì)溝通者來說，是指如果一個(gè)人心里想的是100%的東西，當(dāng)你在眾人面前、在開會(huì)的場(chǎng)合用語(yǔ)言表達(dá)心里100%的東西時(shí)，這些東西已經(jīng)漏掉了20%，你說出來的只剩80%了。而當(dāng)這80%的東西進(jìn)入別人的耳朵時(shí)，由于文化水平、知識(shí)背景的關(guān)系，只存活了60%。實(shí)際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%。等到這些人遵照領(lǐng)悟的40%具體行動(dòng)時(shí)，已經(jīng)變成20%了。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強(qiáng)大。然而，這樣的漏斗現(xiàn)象時(shí)時(shí)刻刻發(fā)生在我們周圍，真的非?？膳隆Ｋ?，一定要掌握一些溝通技巧，爭(zhēng)取讓這個(gè)漏斗漏得越來越少。 溝通金三角圖5-2 溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。由圖5-2所示，在三角形的底端，“自己”和“對(duì)方”在兩邊說話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對(duì)話，是不會(huì)成功的；只有在金三角的頂端，只有開會(huì)溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對(duì)方的角度上，設(shè)身處地的為對(duì)方考慮，才能真正體會(huì)彼此的意思，也才能實(shí)現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。 溝通的冰山模式圖5-3 溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個(gè)人或者兩組人在談話時(shí)，談的是同一個(gè)話題，但是大家說出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對(duì)方真正想表達(dá)的東西大部分隱藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整個(gè)冰山體積的5%20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對(duì)方真正想說卻沒說出的內(nèi)容則占到80%95%。2、有效溝通原則溝通的成功得益于在溝通時(shí)，雙方都有明確的溝通目標(biāo)，并且有明確的時(shí)間約束。在溝通前，有充分的準(zhǔn)備工作。在溝通過程中，彼此積極主動(dòng)，善于傾聽對(duì)方，注重雙方的每一個(gè)細(xì)節(jié)，并且雙方為達(dá)成目標(biāo)而不斷努力。只有掌握了這些溝通原則，才能促進(jìn)溝通的順利進(jìn)行。3、造成溝通困難的因素4、如何建立信任信任是溝通的前提。二、會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種類型圖5-4 反饋的兩種類型u 正面指導(dǎo)反饋積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo)，即一般意義上的表?yè)P(yáng)。成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價(jià)值、描述特定的行為、真心的、及時(shí)、經(jīng)常、逐漸減少。u 建設(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評(píng)。批評(píng)要非常注意方式，既要達(dá)到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。批評(píng)三步曲：首先表?yè)P(yáng)特定的成就、指出做得不好的地方、以肯定和支持來結(jié)束。下面介紹2種效果較好的建設(shè)性反饋：第六講 主持人的會(huì)議管理技巧本講重點(diǎn)：一、傾聽的技巧 二、實(shí)際的說話技巧 三、情景模擬一、傾聽的技巧1、傾聽的禮節(jié)傾聽的禮節(jié)包括 3項(xiàng)內(nèi)容：首先建議你學(xué)會(huì)傾聽別人的故事，進(jìn)而傾聽別人完整的故事，而且最好能在聽完別人完整的故事之后再發(fā)言。只有聽完別人完整的故事之后，你才能換一個(gè)角度，站在他人的立場(chǎng)上，充分理解他人的處境、他人當(dāng)時(shí)的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。傾聽是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視。聽充分注意了傾聽的禮節(jié)，就能夠很好的理解什么是傾聽。n 傾聽首先是一種管理技巧，這種技巧能夠通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。n 其次傾聽是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話語(yǔ)背景中融合。2、傾聽的具體方法傾聽時(shí)最好保持點(diǎn)頭且微笑的精神面貌，你的眼神要與交談?wù)呦嗷ソ佑|，要使交談?wù)哂幸环N被重視、在溝通的感覺。另外還要發(fā)出一些傾聽的聲音，例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎？”“不錯(cuò)”、“真的”這樣的話，這些語(yǔ)言會(huì)激勵(lì)對(duì)方越說越多，因?yàn)樗麜?huì)覺得自己是被傾聽的。此外，身體前傾也是傾聽的有效技巧，這種往前傾的姿勢(shì)是保證精力充沛的良好方式，同時(shí)還可以保證你不走神，你的身體前傾時(shí)，會(huì)給被傾聽者其很受尊重的印象。傾聽的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié)，當(dāng)然也要做好相關(guān)的記錄。3、傾聽的誤區(qū)傾聽容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意。4、“傾聽”小總結(jié)如果用兩句日常用語(yǔ)來總結(jié)傾聽的技巧，那你可以經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“如果是我的話”這兩句話進(jìn)入傾聽狀態(tài)，同時(shí)也能使會(huì)談?wù)叱浞指惺艿侥阏趦A聽。其實(shí)，這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達(dá)自己感受，又能與別人融洽溝通的情境中，如此一來，身為主持人的你，當(dāng)然能夠在會(huì)議主持中游刃有余。二、會(huì)議中的說話技巧會(huì)議中主持人要學(xué)會(huì)使用以下幾種說話技巧： 展示。即主持人使用流利的話語(yǔ)把自己的想法展示給大家。 探詢。參會(huì)者面對(duì)主持人的展示發(fā)言會(huì)持有許多不同意見，這時(shí)候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問話來了解參會(huì)者的意見，例如：“后來呢？”“那結(jié)果怎么樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎？” 評(píng)論。參會(huì)者回答完主持人的探詢問話之后，主持人將對(duì)參會(huì)者的回答作出評(píng)論，如“我明白你的意思了”“我認(rèn)為問題是 .”這樣兩者的溝通就可以順暢進(jìn)行了。 建立。評(píng)論之后需要采用“建立”的說話技巧?！敖ⅰ本拖翊罘e木一樣，是指主持人將參會(huì)者表達(dá)的思想按照層次逐級(jí)歸納，從低級(jí)到高級(jí)，由初級(jí)協(xié)議至中級(jí)協(xié)議再到最終達(dá)成一致?！敖ⅰ苯?jīng)常使用的問話是“我們討論完第一個(gè)問題了，接著我們?cè)龠M(jìn)一步，第二個(gè)問題您怎么看？”“那我們?cè)偕钜徊?，你如何看待這個(gè)問題的成因呢？”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢？” 測(cè)試?yán)斫馇闆r。在會(huì)議中總有一些人表示反對(duì)意見，對(duì)于這些反對(duì)意見作為主持人的你可能沒聽明白，或者你認(rèn)為大家可能沒有聽明白，這時(shí)候就要采用“測(cè)試”的問話方式，來測(cè)試一下大家的理解情況。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說 “您剛才是說的這個(gè)意思，我理解對(duì)了嗎？”這就是測(cè)試的說話方式，用其來保證大家真正弄懂一些意見的實(shí)際含義。 總結(jié)。在測(cè)試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即把大家的意見集中，例如：“剛才大家討論非常好，我來總結(jié)一下你們說的是一、二、三”。 排除與引進(jìn)。排除是指拒絕某些參會(huì)者繼續(xù)發(fā)言，引進(jìn)指邀請(qǐng)某些參會(huì)者發(fā)言。具體是指當(dāng)主持人碰到那些說話容易滔滔不絕，或是說話總是跑題的發(fā)言者時(shí)，要將其關(guān)在門外，即將其排除”。“排除”的具體方法是：“您這個(gè)觀點(diǎn)太好了，那么您對(duì)下一個(gè)問題怎么看？”或是“你這個(gè)問題回答得非常好，您旁邊那位有什么見解呀？后邊那位有什么見解呀？”用這種問話可以達(dá)到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒發(fā)言的人得到發(fā)言的機(jī)會(huì)。這其二“把別人帶進(jìn)來”就是所謂的“引進(jìn)”。簡(jiǎn)而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進(jìn)的是沉默不語(yǔ)的人。這是兩種很好的說話技巧，這兩種技巧通常是連用的。 就程序提出建議。主持人就會(huì)議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會(huì)議時(shí)間。一個(gè)會(huì)議進(jìn)行到一定時(shí)間時(shí)，主持人就要根據(jù)實(shí)際情況說：“好，這個(gè)程序我們現(xiàn)在進(jìn)行到第二步了，那我建議我們馬上轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個(gè)方案到底哪個(gè)適用？”第七講 如何對(duì)待會(huì)議中意外情況本講重點(diǎn)：一、“蟬”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法 二、“鯊魚”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法 三、“驢”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法 四、“兔子”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法 五、“螃蟹”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法一、“蟬”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法二、“鯊魚”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法三、“驢”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法四、“兔子”型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法五、“螃蟹” 型發(fā)言者的癥狀與應(yīng)對(duì)辦法對(duì)付“螃蟹”型發(fā)言者的辦法： 強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力 重申會(huì)議規(guī)范 帶入別人 短暫沉默第八講 主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任本講重點(diǎn)：一、主持人的守則與責(zé)任 二、參會(huì)者的守則與責(zé)任 三、主持人和參會(huì)者怎樣達(dá)成協(xié)議一、主持人的守則與責(zé)任1、具體的守則與責(zé)任2、主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)二、參會(huì)者的守則與責(zé)任1、參會(huì)者10大守則2、參會(huì)者的責(zé)任表8-1 參會(huì)者責(zé)任一覽表時(shí)間參會(huì)者的責(zé)任開會(huì)前根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料記下開會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備開會(huì)中傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的開會(huì)后會(huì)議達(dá)成了什么結(jié)果還有哪些事情未完成分配給自己的任務(wù)如何完成三、主持人和參會(huì)者怎樣達(dá)成協(xié)議圖8-1 沖突的二維模式圖8-1是一個(gè)坐標(biāo)系，反映了面對(duì)沖突時(shí)人們各種各樣的反應(yīng)。這個(gè)圖的縱坐標(biāo)分為決斷和不決斷，橫坐標(biāo)則是合作與不合作。它反映了沖突發(fā)生時(shí)，個(gè)人的選擇情況。個(gè)人是選擇滿足自己還是滿足別人，也就是選擇決斷還是選擇合作。根據(jù)這個(gè)坐標(biāo)，介紹5種處理沖突的方法。從而了解主持人和參會(huì)者如何用不同的沖突類型來共同解決矛盾，處理沖突，達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果。 暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對(duì)沖突的時(shí)候，處理人往往以個(gè)人意志為主，馬上獨(dú)立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。 遷就型。遷就型就是一味地放棄自己的要求，一味地滿足對(duì)方的要求，遷就型又稱為適應(yīng)型。 回避型?；乇苄图炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾。 協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己的需求，又滿足對(duì)方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突。 妥協(xié)型。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于“和事佬”。第九講 會(huì)議記錄本講重點(diǎn)：一、記錄者功能和勝任條件 二、對(duì)會(huì)議記錄的10大建議 三、團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)一、記錄者功能和勝任條件1、會(huì)議記錄者主要有4種功能 會(huì)議記錄者特別重要。會(huì)議記錄在會(huì)議中的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個(gè)會(huì)議成敗的關(guān)鍵。 會(huì)議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。這一功能主要表現(xiàn)在會(huì)議的事后跟蹤這個(gè)部分。會(huì)議記錄者在會(huì)議的過程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會(huì)議的議程所設(shè)計(jì)的程序，可以起到“和事佬”的作用。 會(huì)議記錄者還有協(xié)助主持人做好會(huì)議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書或普通的文員去做會(huì)議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項(xiàng)工作。因?yàn)檫@樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才(這里專指那些將來可以去做主持人的人才)。而且，在這個(gè)問題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會(huì)議記錄者，而不是由固定的部門秘書來專職擔(dān)任，因?yàn)檫@一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個(gè)人。 觀察預(yù)防功能。會(huì)議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易被忽視的一大功能。簡(jiǎn)單來說，會(huì)議記錄者可以以一個(gè)旁觀者的角度來觀察會(huì)議中是否存在一些誤區(qū)，同時(shí)可以從旁對(duì)主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀察在會(huì)議中哪些人發(fā)言過長(zhǎng)，哪些人尚未發(fā)言，并對(duì)這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來提醒主持人。2、誰能勝任會(huì)議記錄者許多傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為會(huì)議記錄者是會(huì)議中最“簡(jiǎn)單”的角色，其實(shí)這種觀點(diǎn)已然落后了許多。會(huì)議記錄者在現(xiàn)代會(huì)議中是僅次于會(huì)議主持人的一個(gè)重要角色。因?yàn)?，一名好的?huì)議記錄者可以增進(jìn)議事效率，而一名不好的會(huì)議記錄者不僅徒增誤會(huì)，還浪費(fèi)時(shí)間；一名稱職的會(huì)議記錄者不僅能仔細(xì)傾聽發(fā)言，而且能準(zhǔn)確陳述聽到的內(nèi)容，同時(shí)記錄好幾項(xiàng)發(fā)言而不失誤。所以，一名會(huì)議記錄者需要同時(shí)具有多項(xiàng)才能： 反應(yīng)快。對(duì)于大家提到的問題，能夠迅速反應(yīng)。 寫字快。做會(huì)議記錄，寫字速度當(dāng)然有一定要求。 知識(shí)面廣。在做會(huì)議記錄時(shí)，經(jīng)常會(huì)聽到一些專業(yè)術(shù)語(yǔ)，沒有相對(duì)廣的知識(shí)面，對(duì)這些專業(yè)術(shù)語(yǔ)，你可能既聽不懂，也不會(huì)寫。這屬于一個(gè)會(huì)議記錄者的硬件能力。 記憶力特別強(qiáng)。會(huì)議記錄者要能記住發(fā)言者所說事情的前因后果，遇到一個(gè)很復(fù)雜又冗長(zhǎng)的問題時(shí)，更需要超強(qiáng)的記憶力，否則，很可能記到最后已經(jīng)不知發(fā)言者所云了。 組織能力強(qiáng)。 傾聽能力強(qiáng)。 總結(jié)能力強(qiáng)。二、對(duì)會(huì)議記錄的10大建議對(duì)會(huì)議記錄的十大建議：n 重要的會(huì)議應(yīng)該進(jìn)行錄音，從而使整理會(huì)議記錄時(shí)有依據(jù)。n 除非有必要，定期召開的會(huì)議通常不用錄音。因花費(fèi)時(shí)間記下的詳細(xì)發(fā)言內(nèi)容，可能毫無用武之地。n 大多數(shù)會(huì)議都能指定一個(gè)會(huì)議記錄者。主席最好不要兼任此項(xiàng)工作。此外，會(huì)議記錄者最好由參會(huì)者輪流擔(dān)任。n 會(huì)議記錄者的筆記最好要流暢，易于了解，同時(shí)不失真。筆記最好用電腦打出來，方便參閱。n 會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面： 要及時(shí)指出令人困惑的發(fā)言，請(qǐng)?jiān)摪l(fā)言人解釋清楚。 適時(shí)做總結(jié)，協(xié)助討論進(jìn)行。 向參會(huì)者確認(rèn)各議案的排序是否無誤。n 會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確： 討論過程中所達(dá)成的各種共識(shí)。 有哪些證據(jù)支持議案的通過，及反對(duì)意見如何。 分派工作的詳細(xì)情形及完成日期。n 會(huì)議結(jié)束后重新整理所記錄的內(nèi)容，盡可能維持在一頁(yè)的長(zhǎng)度。n 會(huì)議記錄應(yīng)有組織地整理： 標(biāo)題、會(huì)議目標(biāo)、主席名字、缺席及出席人名單列在會(huì)議記錄起頭處。 使用列點(diǎn)或簡(jiǎn)短的一段文字，說出會(huì)議達(dá)成了什么一致。 工作分派情形及完成日期記錄無誤。 通過此決議的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)（如有必要）。n 會(huì)議記錄者應(yīng)與主席共同修正會(huì)議記錄者錯(cuò)誤的部分。n 將會(huì)議記錄發(fā)送給參會(huì)者。三、團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下3大會(huì)議誤區(qū)：u 第一誤區(qū) 社會(huì)性懈怠社會(huì)性懈怠是一個(gè)心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無所謂狀態(tài)。以會(huì)議為例，許多會(huì)議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過”這個(gè)名詞，其實(shí)這個(gè)名詞代表的意義并不是真正的全體意見一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù)人對(duì)于主持人或發(fā)言者提出的問題不感興趣或是不予理睬，聽之任之，從始至終好像是在一種參會(huì)狀態(tài)