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辦公自動化文件綜述畢業(yè)設計,論文, 文 獻 綜 述 浙江工業(yè)大學之江學院畢業(yè)設計(論文) 文獻綜述 企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)分析與設計 1 辦公自動化 1.1辦公自動化的概念 辦公自動化(Office Automation)的概念最先是由美國提出來的。20世紀70年 代，麻省理工學院教授M(C(Zisman為它進行了最初的定義:辦公自動化就是將 計算機技術(shù)、系統(tǒng)科學及行為科學應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且 結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)字型信息的辦公事務處理的一項綜合技術(shù)111。 三十多年來，從世界范圍來看，辦公自動化的發(fā)展經(jīng)歷了3個階段:1975 年以前為第一階段，采用單機設備(文字處理機、復印機、傳真機、交換機等)， 完成單項工作。20世紀70年代后期到80年代初期為第二階段，開始采用一些 綜合設備(如專業(yè)交換機、局域網(wǎng)等)。在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享和設備的 世紀80年代之后為第三階段，數(shù)據(jù)、文字、聲音、圖像等多媒體信息， 共享。20通過廣域網(wǎng)傳輸、處理和存儲，從而在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)了資源共享。到了20世 紀90年代，辦公自動化又被賦予了新的概念，這就是將現(xiàn)代辦公設備與國際互 聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來，形成了一種全新的辦公方式。這正是今天我們所說的辦公自動化 系統(tǒng)。 辦公自動化系統(tǒng)建設大致經(jīng)歷了以下三個階段: 第一代OA系統(tǒng)出現(xiàn)在80年代中期到90年代中期，是以個人電腦，辦公套件為 主要標志的，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計與文檔寫作電子化，既將辦公信息載體從原始紙介 質(zhì)方式轉(zhuǎn)向了比特方式。 從90年代中期開始的第二代OA系統(tǒng)則以網(wǎng)絡技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要 特征，實現(xiàn)了工作流程自動化，既將收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)向工作流自動化 方式。第二代辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)了企業(yè)不同部門之間的工作流程自動化，不 同部門及其工作人員工作間的協(xié)作大大加強，從而使工作效率得到了較大的提 高。而且，以Intemet為基礎，辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了移動辦公，企業(yè)的資源利 用不在受通訊技術(shù)的限制，實現(xiàn)了網(wǎng)絡辦公。 第三代OA系統(tǒng)是融信息處理，業(yè)務流程和知識管理于一體的新型應用系 統(tǒng)。他以知識管理為核心，提供了豐富的學習功能與知識共享機制，確保使用者 能隨時隨地根據(jù)需要向?qū)＜覍W習，向企業(yè)現(xiàn)有知識學習，使員工在辦公自動化系 統(tǒng)中的地位從被動向主動轉(zhuǎn)變并因此提高企業(yè)運作效率。 由此我們可以給出一個更科學的定義:辦公自動化系統(tǒng)是基于先進的網(wǎng)絡互 連基礎上的分布式軟件系統(tǒng)，通過有效的資源共享和信息交流、發(fā)布，達到提高 個人工作效率、降低勞動強度、減少重復勞動的目的。它強調(diào)人與人之間、各部 門之間、企業(yè)之間的協(xié)同工作，以及相互之間進行有效的交流和溝通121。 1.2國內(nèi)外研究現(xiàn)狀及其發(fā)展趨勢 1.2.1國內(nèi)外辦公自動化的現(xiàn)狀 自動化在美國及日本等發(fā)達國家已經(jīng)得到了迅速的發(fā)展。世界辦公自動化系 統(tǒng)的發(fā)展非常迅猛，世界各國政府極為重視本國的辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展，不惜 1 浙江工業(yè)大學之江學院畢業(yè)設計(論文) 文獻綜述 花費巨資。美國的辦公自動化在公司和企業(yè)中發(fā)展得比政府部門要早，并且水平 也較高。各公司、企業(yè)不僅把辦公自動化視為提高效率、節(jié)約成本的手段，更是 利用它來加強經(jīng)營管理，作為提高企業(yè)素質(zhì)和企業(yè)競爭力的重要條件。 20世紀90年代以后，國外的辦公自動化的發(fā)展趨勢為如下四個方向: (辦公自動化設備向著高性能、多功能、復合化和系統(tǒng)化發(fā)展。 12(辦公自動化系統(tǒng)向著數(shù)字化、智能化、無紙化和綜合化發(fā)展。 3(以計算機為核心的辦公工作站將向處理文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖形的多媒 體方向發(fā)展。 4(通信在辦公自動化系統(tǒng)中的地位將進一步增強，可以充分利用現(xiàn)代化通信 技術(shù)，建立全球的網(wǎng)絡體系。 我國的辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過十幾年的發(fā)展，已經(jīng)取得了十分明顯的進步，產(chǎn) 品種類日趨豐富，技術(shù)日益成熟。從產(chǎn)品實現(xiàn)來看，目前國內(nèi)很多辦公自動化系 統(tǒng)是建立在Lotus Domino,Notes平臺上的，還有一大部分辦公自動化系統(tǒng)是基于 Microsoft平臺的。也有些軟件公司開發(fā)了具有自主知識產(chǎn)權(quán)的辦公自動化系統(tǒng)， 這類辦公自動化系統(tǒng)所有底層的API(Application Programming Interface)及與網(wǎng) 絡的通信層均依靠標準通信協(xié)議自行開發(fā)，對系統(tǒng)的可擴展性和數(shù)據(jù)交流有非常 大的伸縮空間，不會造成因外部OA開發(fā)平臺API的限制而無法實現(xiàn)對一些關(guān) 鍵性業(yè)務處理的問題。但是由于有些開發(fā)平臺目前還不夠成熟，導致辦公自動化 系統(tǒng)功能還不夠強大?。從應用范圍來看，辦公自動化系統(tǒng)主要應用在政府機構(gòu) 和企事業(yè)單位中。政府機構(gòu)用戶需求最為強烈，普及率也最高，幾乎所有的省、 市級政府都已經(jīng)配備了辦公自動化系統(tǒng)。政府機構(gòu)往往是對公文的流轉(zhuǎn)處理比較 重視，其公文的傳送要涉及到很多相關(guān)部門，流程相當復雜。企、事業(yè)單位同政 府用戶相比，公文量明顯要少得多，而以事務處理為主的工作流應用比較廣泛。 從處理范圍來看，辦公自動化系統(tǒng)主要是解決如何提高日常辦公效率問題。因此 我們?nèi)粘９ぷ鞯拇蟛糠謨?nèi)容都可以歸入辦公自動化處理的范疇，如文字處理、文 件撰寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理、檔案管 理、生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、成本計算、財務計算、勞資，人事管理等 等，其中核心是公文管理。 1.2.2辦公自動化的發(fā)展趨勢 隨著知識經(jīng)濟時代的到來，社會進步正在不斷加速，機構(gòu)迫切需要一個可以 實現(xiàn)內(nèi)外資源整合的高效的信息系統(tǒng)，從而提升其管理水平b1。具體表現(xiàn)在: 1(需要一個高效的協(xié)同管理工作平臺 能夠?qū)C構(gòu)管理中的業(yè)務活動、管理活動及活動產(chǎn)生的信息在機構(gòu)、部門、 個人之間進行及時高效、有序可控、全程共享的溝通和處理。 2(需要一個有效的知識資產(chǎn)管理平臺 過去在機構(gòu)的信息化建設過程往往重視人、財、物這些有形的物質(zhì)資產(chǎn)管理， 忽視了知識資產(chǎn)的管理，需要借助知識管理工具對機構(gòu)內(nèi)外的知識進行有效的獲 取、沉淀、共享、應用、學習和創(chuàng)新，從而提高員工的素質(zhì)和技能、執(zhí)行力。 3(需要一個個性化的系統(tǒng)訪問門戶 傳統(tǒng)的OA功能比較單一，員工容易使用，隨著功能的不斷擴展，員工對功 能的需求也不盡相同，這就要求系統(tǒng)必須具有人性化設計，能夠根據(jù)不同員工的 需要進行功能組合，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工訪問，實現(xiàn)真正 2 浙江工業(yè)大學之江學院畢業(yè)設計(論文) 文獻綜述 的人本管理。 4(需要一個良好的機構(gòu)文化管理平臺 開放的社會造就了開放的社會人，機構(gòu)規(guī)模的不斷擴大，導致領(lǐng)導與員工、 員工與員工間的直接溝通機會越來越少，機構(gòu)需要構(gòu)建新的文化環(huán)境，便于員工 相互溝通、增進了解、發(fā)現(xiàn)思想傾向并及時加以引導。 5(需要一個集中的信息整合呈現(xiàn)平臺 辦公系統(tǒng)是機構(gòu)內(nèi)使用面最廣泛、頻率最高的信息系統(tǒng)，希望能夠通過辦公 系統(tǒng)實時、直觀地了解到機構(gòu)的運營狀況(如生產(chǎn)、營銷、財務等數(shù)據(jù))，同時有 效地解決組織內(nèi)“信息孤島”問題。 6(需要一個靈活的業(yè)務流程整合平臺 當機構(gòu)面臨客戶不斷提出端到端(Eno to End)的服務時，員工辦公環(huán)境將會 越來越復雜，因此需要將日常工作活動、管理活動、業(yè)務活動有機的結(jié)合，以快 速響應客戶需求，同時減少不必要的重復工作，將管理流程與業(yè)務流程進行有效 的整合。 1.3結(jié)束語 辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展趨勢是將現(xiàn)有的辦公自動化系統(tǒng)與互 聯(lián)網(wǎng)方輕松的銜接。例如，GOOGLE 推出了網(wǎng)上在線的文檔處理軟 件和電子表格軟件，實現(xiàn)了網(wǎng)上辦公的無縫銜接;微軟Office用戶可直接在Office 軟件中搜索到與其工作相關(guān)的網(wǎng)絡上的資 源、用戶也可以通過利用Office 軟件直接撰寫自己的BLOG，并 發(fā)送到網(wǎng)上的BLOG 空間，實現(xiàn)移動辦公。網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)的 發(fā)展還有很長的路要走，需要我們繼續(xù)努力。 參考文獻 1李光文.學校辦公自動化管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)J.辦公自動 化,2007,12 2王利.企業(yè)OA 系統(tǒng)的研究與開發(fā)J.辦公自動化,2008,08 3王留洋,寇海洲.基于工作流的自來水公司OA 系統(tǒng)的設計實現(xiàn) J.辦公自動化,2008,12 4段立，劉藝，尹迪等(R6 Lotus Domino,Notes中文版辦公自動化解決方案及 應用剖析J(機械工業(yè)出版社，2003( 5洪勇，盧正鼎(一種基于Lotus Domino與RDBMS的異構(gòu)系統(tǒng)集成的實現(xiàn)J( 電腦開發(fā)與應用2001(14(10):19(20( 6陳曉東，周強(Lotus Notes,Domino對RDBMS的訪問技術(shù)J(電腦與信息技術(shù)， 2000，l(1):24(28( 7Agarwal，V(ODBC driver developmentJ(Windows Developer Magazine， 2002，13(5):1328( 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