如何做好計劃PPT演示課件

,如何做好計劃,計劃工作的意義如何制定計劃,主要內(nèi)容,計劃本身是沒有意義的，我們不是為了做計劃而做計劃。 形式主義并沒有任何實質(zhì)意義,計劃是效率的保證,凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢,困 惑,每天有太多的電話；會議太多, 太長；想干的事情太多；條理不清、職責(zé)不明；經(jīng)常救火，出了問題才想著如何解決；需要經(jīng)常去解釋、溝通；,癥 狀,工作越來越?jīng)]效率；工作的文件積壓越來越厚，事情越積越多；每天定的目標(biāo)僅完成一部分；到了下班發(fā)現(xiàn)自己今天忙了一天卻沒感觸什么事情來；,病 因,無目標(biāo)、無計劃、工作沒有規(guī)律；缺乏有效的授權(quán)；做事拖拉，做事抱著“還有明天”的想法；時間管理不善，做事不分先后、主次；,一、什么是計劃二、為什么要制定計劃三、計劃的誤區(qū)四、計劃的目的五、計劃與目標(biāo)六、計劃的特點,計劃工作的意義,什么是計劃,計劃是為了完成一定的目標(biāo)而事先對措施和步驟做出的部署，讓工作變得更為有序。,為什么要制定計劃,1、計劃是提高工作效率的有效手段 工作方式有兩種： 消極式的工作（救火式的工作：災(zāi)難和錯誤已經(jīng)發(fā)生了再 趕快處理） 積極式的工作（防火式的工作：預(yù)見災(zāi)難和錯誤，提前計 劃，消除錯誤） 寫工作計劃實際上是對我們工作的一次盤點，讓自己做到清清楚楚、明明白白，計劃是我們走向積極式工作的起點,2、計劃能力是各級干部管理能力的體現(xiàn) 個人的發(fā)展要講長遠(yuǎn)的職業(yè)規(guī)劃，對于一個不斷發(fā)展壯大的企業(yè)來講，計劃顯得尤為重要。企業(yè)大了，人員多了，部門多了，問題多了，溝通與協(xié)調(diào)也更困難了，計劃的重要性就體現(xiàn)出來了。 部門多了，人員多了，問題多了，只要你有計劃，你的下屬都知道該干什么，怎么去干，該找誰溝通協(xié)調(diào)，再多的問題你都不怕，你看你的能力有多強。,3、通過工作計劃變被動等事做變?yōu)樽詣幼园l(fā)式的做事，變要我做變?yōu)槲乙觯▊€人驅(qū)動系統(tǒng)驅(qū)動） 有了工作計劃，我們不需要再等主管或領(lǐng)導(dǎo)的吩咐，只是在某些需要決策的事情上請示主管或領(lǐng)導(dǎo)就可以了，我們可以做到整體的系統(tǒng)安排，個人的工作效率自然就提高了 通過工作計劃，變個人驅(qū)動為系統(tǒng)驅(qū)動的管理模式是企業(yè)成長的必由之路,從性質(zhì)上分 指令性計劃 指導(dǎo)性計劃從范圍上分 綜合計劃 局部計劃 項目計劃從時間上分 長期計劃 中期計劃 短期計劃 年度計劃 月度計劃 周計劃 日計劃從類型上分 戰(zhàn)略計劃 戰(zhàn)術(shù)計劃 作業(yè)計劃,計劃的類別,堅持認(rèn)為（或者說是借口）：計劃趕不上變化，做計劃沒用工作內(nèi)容太多，太宏觀，無法做計劃計劃會消除變化，降低靈活性計劃只是形式的東西，做實事更加重要,計劃的誤區(qū)一：思維習(xí)慣,“人無遠(yuǎn)慮，必有近憂”,按照科學(xué)的時間管理、分配方案（如下圖），制定計劃應(yīng)做為不緊急但重要的事情而予以60%的時間關(guān)注，但現(xiàn)狀并非如此，從而造成整日忙于處理緊急但不重要的事情，并惡性循環(huán)！,計劃的誤區(qū)二：時間管理,L 重要度 H,H 緊急度 L,計劃可以給出方向，減少變化的沖擊，保證目標(biāo)的實現(xiàn)計劃是一種協(xié)調(diào)過程計劃可以減小不確定性計劃還可以減少重疊性和浪費性的活動，提高工作效率與協(xié)作效果，提高執(zhí)行力計劃設(shè)立目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)以便于進(jìn)行控制及考核業(yè)績,計劃的目的,要弄清楚什么是問題，什么不是問題；要使問題狀況明確；要追求所要達(dá)到的目的；要使已完成的事實明確；要把最終目的和眼前目的明確；要把目的和手段加以區(qū)別；,明確目的的要訣（一）,要顧及機會所得（該得到什么）和機會損失（該失去的東西）；要掌握有關(guān)人員的意圖；要對這些因素“加上份量”，并運用5W2H來重點收集事實；要掌握與目的有關(guān)的事實要把事實與意見加以整理和區(qū)別，并收集能證實意見的事實。,明確目的的要訣（二）,Why（關(guān)于原因）：為什么？為什么要這么做？理由何在？原因是什么？What（關(guān)于目的）：是什么？目的是什么？做什么工作？Who（關(guān)于人）：誰？由誰來承擔(dān)？誰來完成？誰負(fù)責(zé)？When（關(guān)于時間）：何時？什么時間完成？什么時機最適宜？Where（關(guān)于場所）：何處？在哪里做？從哪里入手？How (關(guān)于方法）：怎么做？如何提高效率？如何實施？方法怎樣？How much（關(guān)于程度）：多少？做到什么程度？數(shù)量如何？質(zhì)量水平如何？費用產(chǎn)出如何？,5W2H發(fā)問法：,注意,上述六個要素在編制計劃時必須全面、充分加以考慮，缺少任何一個要素，那么這個計劃就是不完整的、不可操作的、不可檢查的，最后就會走人形式主義，陷入為寫計劃而寫計劃，喪失寫計劃的目的，在企業(yè)里就會出現(xiàn)沒有必要寫計劃的聲音，我們改變自己的努力就可能走人失敗。,1、計劃是目標(biāo)的基礎(chǔ)2、計劃為目標(biāo)、方針服務(wù)3、保證公司經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)4、提高執(zhí)行力5、提高工作效率和協(xié)作效果 決策能力和執(zhí)行能力是企業(yè)發(fā)展不可或缺的兩種基本能力，而計劃管理就是企業(yè)執(zhí)行能力的具體表現(xiàn)。 再好的決策也需要公司的全體員工去正確、有力的執(zhí)行，企業(yè)的戰(zhàn)略必須清晰，部門的計劃必須能體現(xiàn)公司的戰(zhàn)略和年度經(jīng)營目標(biāo),計劃與目標(biāo),注意,計劃管理要取得良好效果，以下兩點不可缺少：1、企業(yè)的管理制度能否有效的支持計劃管理的需要，直接關(guān)系到計劃的工作方式，影響到計劃管理的成?。?、績效考核是企業(yè)工作得到提升的保證，因此，要把計劃管理、績效考核和制度建設(shè)結(jié)合起來進(jìn)行以期取得最大的效果,前瞻性： 工作計劃考慮到未來的某一時段的目標(biāo)與做法，具有前瞻性；目標(biāo)導(dǎo)向： 規(guī)劃了各階段目標(biāo)的及期望達(dá)成的狀況； 決策： 決定達(dá)到目標(biāo)的策略、方法和步驟體現(xiàn)了“管理即是決策”的精髓。,計劃的特點,制定計劃需考慮的關(guān)鍵要素目標(biāo)的制定計劃制定的過程注意事項如何有效保證計劃的實施,二、如何制定計劃,環(huán)境分析階段目標(biāo)時間步驟方案選擇計劃文件編制,制定計劃需考慮的關(guān)鍵要素,目標(biāo)的制定要符合SMART原則：S（Specific)-具體的M(Measurable)-可衡量的A(Attainable)-可實現(xiàn)的R(Relevant)-相關(guān)的T(Time Base)-有時間限制的,目標(biāo)的制定,S-具體的 “這個目標(biāo)是否告訴上級具體的、最終完成的是什么？”M-可考核衡量的 “上級知道如何衡量該工作結(jié)果嗎？”A-具有一定挑戰(zhàn)性的，但可實現(xiàn)的 “這個目標(biāo)是否具有挑戰(zhàn)性、且又可以實現(xiàn)的？”R-具有相關(guān)性 “各分目標(biāo)要圍繞總目標(biāo)而定”T-時間性（完成時間） “該項工作應(yīng)該在什么時間完成？”,何為SMART,第一步：正確理解公司的總目標(biāo)1、年初，經(jīng)年度會議討論通過的本年度經(jīng)營、管理目標(biāo)即為個系統(tǒng)、各部門制作年度、月度、周、日計劃的總指導(dǎo)方針，在此基礎(chǔ)上予以分解、展開。2、本年度內(nèi)所有計劃、目標(biāo)都是在為實現(xiàn)本年度總目標(biāo)而努力，即小目標(biāo)總數(shù)服從于大目標(biāo)的，如同日計劃之于周計劃、周計劃之于月計劃、月計劃之于年計劃；本年度目標(biāo)又是在為實現(xiàn)公司的長遠(yuǎn)目標(biāo)而努力；二者是循序漸進(jìn)、相輔相成的關(guān)系。,計劃制定的過程,1、根據(jù)公司總目標(biāo)，綜合考慮外部、內(nèi)部；定量、定性；可控、不可控的各類前提條件，初步確定本系統(tǒng)的階段性目標(biāo)及實現(xiàn)目標(biāo)的總體行動計劃；2、進(jìn)一步調(diào)查研究，得到多種可供選擇的方案，經(jīng)過比較分析，確定最優(yōu)或最滿意方案；3、分解目標(biāo)，形成合理的目標(biāo)結(jié)構(gòu)。通過目標(biāo)的分解而把總?cè)蝿?wù)分配到各責(zé)任點、時間點上，以保證組織內(nèi)部各方面行動和目標(biāo)的一致性，為動員各種資源和分配資源提供依據(jù)，促成井井有條的工作秩序，使所有活動都圍繞同一目標(biāo)努力；4、綜合平衡。根據(jù)任務(wù)的緊急、難易、耗時、耗費資源程度等綜合進(jìn)行平衡。,第二步：制定符合SMART原則的目標(biāo)，并檢查是否與公司的總目標(biāo)一致,1、充分分析要完成計劃所面臨的困難，提出需要公司給予提供的資源，在周會中主動提出討論，爭取其他部門的支持；如果無要求者則視為按照公司現(xiàn)有資源，憑借自身能力已完全可按計劃完成任務(wù)；2、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具備至少一個月的預(yù)見能力，各計劃一但做出并經(jīng)會議審議通過，就應(yīng)堅決配合執(zhí)行。,第三步：列出可能遇到的問題和阻礙，找出相應(yīng)的解決辦法，并明確列出實現(xiàn)計劃所需的資源,第四步：確定計劃完成的日期，并對計劃予以書面化，報交上級審議通過，下發(fā)執(zhí)行。,計劃表格中無法詳細(xì)闡述的事項，可呈附件。,1、嚴(yán)格按照年初、月初制定的計劃完成標(biāo)準(zhǔn)來衡量績效，周、日計劃則可作為自己控制進(jìn)度的參考；2、在計劃會中，未能按計劃完成的工作內(nèi)容需闡明原因，找到辦法，以防再次發(fā)生。,第五步：對計劃的完成情況進(jìn)行總結(jié)、分析。,計劃范例：月度計劃,制定工作計劃的注意事項,1、把工作分類、工作內(nèi)容描述要簡單明了2、明確責(zé)任人和可執(zhí)行完成的時間3、過程跟蹤情況說明4、以下三種情況充分考慮并做好標(biāo)識 （1）、你已掌握了完成工作所需的資源和信息 （2）、不能確定怎樣才能完成，還需進(jìn)一步分析 （3）、一定會給你帶來麻煩的工作,如何有效保證計劃的實施,保證計劃得到有效實施，必須掌握科學(xué)的工作方法1、PDCA循環(huán)法P（Plan） 計劃D（Do） 執(zhí)行C（Check ） 檢查A（Action） 改進(jìn),如何有效保證計劃的實施,PDCA循環(huán)法的工作步驟表執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)偏離原計劃或發(fā)現(xiàn)原計劃考慮不周全時，應(yīng)及時彌補、調(diào)整，以確保計劃的完成,如何有效保證計劃的實施,2、立即行動 不要把難事往后拖； 不要把不喜歡的事往后推； 不要把喜歡的事做過頭。注意： 你最好能立即行動，決不拖延半點時間； 如果解決問題的時機不成熟，馬上采取應(yīng)急措施，待時機成熟再處理。,如何有效保證計劃的實施,3、ABC法制把你的工作按以下標(biāo)準(zhǔn)分成三種類型A、必須做重要并且緊急的任務(wù)B、應(yīng)該做重要或 緊急的任務(wù)C、可以做不重要且不緊急的日常任務(wù) 管理者應(yīng)該盡可能減少必須做的事情，多做應(yīng)該做的事情，少做可以做的事情，授權(quán)讓別人去做,如何有效保證計劃的實施,4、及時激勵 激勵是挖掘人類潛力的基石，每個人包括管理者自己都需要被激勵。 工作計劃的激勵分成幾個方面：一、計劃和執(zhí)行的吻合，這本身就是一種成就，困難目標(biāo)的達(dá)成會讓我們意氣風(fēng)發(fā)、欣喜若狂，一個總是偏離計劃或不能完成計劃的人他的工作是有問題的；二、主管總是能通過計劃看到一些平常不為人知的細(xì)節(jié)或者來自內(nèi)心的責(zé)任的一種行為驅(qū)動，我們要練就一雙善于發(fā)現(xiàn)的眼睛在團(tuán)隊里鼓勵這種行為，鼓勵自己也鼓勵別人。,總 結(jié),1、編制計劃（1）要把握好一個原則：重要的事情放在第一位來做，次重要的事情放在第二位，以此類推；（2）為了便于自查和他查，計劃要按照SMART標(biāo)準(zhǔn)； 具體的可衡量的可實現(xiàn)的相關(guān)聯(lián)的有時限的。（3）計劃一定得圍繞公司的總體目標(biāo)。,2、執(zhí)行計劃（1）先從最重要的事做起，即使全部計劃沒有達(dá)成，至少保證重要的項目已經(jīng)完成；（2）時時對照計劃，確保不偏離計劃，如偏離較大，則需注明當(dāng)日實際完成的主要工作項目；（3）目標(biāo)一定，即要保證完成的達(dá)成率，一個總是偏離計劃或不能完成計劃的人，他的工作是有問題的，不是能力問題就是態(tài)度問題。,3、檢查（1）計劃要及時檢查，首先是自查，昨天的計劃沒有完成，要思考是在什么地方出了問題；對于沒有完成的計劃，要考慮其延續(xù)性，即挪至第二天的工作計劃中去。一個不能反思、總結(jié)計劃中出的問題的員工不是好員工；（2）其次是他查，一個不能檢查下屬計劃的主管不是好主管，不能發(fā)現(xiàn)下屬計劃中