如何做好計劃PPT演示課件

,如何做好計劃,計劃工作的意義如何制定計劃,主要內容,計劃本身是沒有意義的，我們不是為了做計劃而做計劃。 形式主義并沒有任何實質意義,計劃是效率的保證,凡事預則立，不預則廢,困 惑,每天有太多的電話；會議太多, 太長；想干的事情太多；條理不清、職責不明；經常救火，出了問題才想著如何解決；需要經常去解釋、溝通；,癥 狀,工作越來越沒效率；工作的文件積壓越來越厚，事情越積越多；每天定的目標僅完成一部分；到了下班發(fā)現(xiàn)自己今天忙了一天卻沒感觸什么事情來；,病 因,無目標、無計劃、工作沒有規(guī)律；缺乏有效的授權；做事拖拉，做事抱著“還有明天”的想法；時間管理不善，做事不分先后、主次；,一、什么是計劃二、為什么要制定計劃三、計劃的誤區(qū)四、計劃的目的五、計劃與目標六、計劃的特點,計劃工作的意義,什么是計劃,計劃是為了完成一定的目標而事先對措施和步驟做出的部署，讓工作變得更為有序。,為什么要制定計劃,1、計劃是提高工作效率的有效手段 工作方式有兩種： 消極式的工作（救火式的工作：災難和錯誤已經發(fā)生了再 趕快處理） 積極式的工作（防火式的工作：預見災難和錯誤，提前計 劃，消除錯誤） 寫工作計劃實際上是對我們工作的一次盤點，讓自己做到清清楚楚、明明白白，計劃是我們走向積極式工作的起點,2、計劃能力是各級干部管理能力的體現(xiàn) 個人的發(fā)展要講長遠的職業(yè)規(guī)劃，對于一個不斷發(fā)展壯大的企業(yè)來講，計劃顯得尤為重要。企業(yè)大了，人員多了，部門多了，問題多了，溝通與協(xié)調也更困難了，計劃的重要性就體現(xiàn)出來了。 部門多了，人員多了，問題多了，只要你有計劃，你的下屬都知道該干什么，怎么去干，該找誰溝通協(xié)調，再多的問題你都不怕，你看你的能力有多強。,3、通過工作計劃變被動等事做變?yōu)樽詣幼园l(fā)式的做事，變要我做變?yōu)槲乙觯▊€人驅動系統(tǒng)驅動） 有了工作計劃，我們不需要再等主管或領導的吩咐，只是在某些需要決策的事情上請示主管或領導就可以了，我們可以做到整體的系統(tǒng)安排，個人的工作效率自然就提高了 通過工作計劃，變個人驅動為系統(tǒng)驅動的管理模式是企業(yè)成長的必由之路,從性質上分 指令性計劃 指導性計劃從范圍上分 綜合計劃 局部計劃 項目計劃從時間上分 長期計劃 中期計劃 短期計劃 年度計劃 月度計劃 周計劃 日計劃從類型上分 戰(zhàn)略計劃 戰(zhàn)術計劃 作業(yè)計劃,計劃的類別,堅持認為（或者說是借口）：計劃趕不上變化，做計劃沒用工作內容太多，太宏觀，無法做計劃計劃會消除變化，降低靈活性計劃只是形式的東西，做實事更加重要,計劃的誤區(qū)一：思維習慣,“人無遠慮，必有近憂”,按照科學的時間管理、分配方案（如下圖），制定計劃應做為不緊急但重要的事情而予以60%的時間關注，但現(xiàn)狀并非如此，從而造成整日忙于處理緊急但不重要的事情，并惡性循環(huán)！,計劃的誤區(qū)二：時間管理,L 重要度 H,H 緊急度 L,計劃可以給出方向，減少變化的沖擊，保證目標的實現(xiàn)計劃是一種協(xié)調過程計劃可以減小不確定性計劃還可以減少重疊性和浪費性的活動，提高工作效率與協(xié)作效果，提高執(zhí)行力計劃設立目標和標準以便于進行控制及考核業(yè)績,計劃的目的,要弄清楚什么是問題，什么不是問題；要使問題狀況明確；要追求所要達到的目的；要使已完成的事實明確；要把最終目的和眼前目的明確；要把目的和手段加以區(qū)別；,明確目的的要訣（一）,要顧及機會所得（該得到什么）和機會損失（該失去的東西）；要掌握有關人員的意圖；要對這些因素“加上份量”，并運用5W2H來重點收集事實；要掌握與目的有關的事實要把事實與意見加以整理和區(qū)別，并收集能證實意見的事實。,明確目的的要訣（二）,Why（關于原因）：為什么？為什么要這么做？理由何在？原因是什么？What（關于目的）：是什么？目的是什么？做什么工作？Who（關于人）：誰？由誰來承擔？誰來完成？誰負責？When（關于時間）：何時？什么時間完成？什么時機最適宜？Where（關于場所）：何處？在哪里做？從哪里入手？How (關于方法）：怎么做？如何提高效率？如何實施？方法怎樣？How much（關于程度）：多少？做到什么程度？數(shù)量如何？質量水平如何？費用產出如何？,5W2H發(fā)問法：,注意,上述六個要素在編制計劃時必須全面、充分加以考慮，缺少任何一個要素，那么這個計劃就是不完整的、不可操作的、不可檢查的，最后就會走人形式主義，陷入為寫計劃而寫計劃，喪失寫計劃的目的，在企業(yè)里就會出現(xiàn)沒有必要寫計劃的聲音，我們改變自己的努力就可能走人失敗。,1、計劃是目標的基礎2、計劃為目標、方針服務3、保證公司經營目標的實現(xiàn)4、提高執(zhí)行力5、提高工作效率和協(xié)作效果 決策能力和執(zhí)行能力是企業(yè)發(fā)展不可或缺的兩種基本能力，而計劃管理就是企業(yè)執(zhí)行能力的具體表現(xiàn)。 再好的決策也需要公司的全體員工去正確、有力的執(zhí)行，企業(yè)的戰(zhàn)略必須清晰，部門的計劃必須能體現(xiàn)公司的戰(zhàn)略和年度經營目標,計劃與目標,注意,計劃管理要取得良好效果，以下兩點不可缺少：1、企業(yè)的管理制度能否有效的支持計劃管理的需要，直接關系到計劃的工作方式，影響到計劃管理的成??；2、績效考核是企業(yè)工作得到提升的保證，因此，要把計劃管理、績效考核和制度建設結合起來進行以期取得最大的效果,前瞻性： 工作計劃考慮到未來的某一時段的目標與做法，具有前瞻性；目標導向： 規(guī)劃了各階段目標的及期望達成的狀況； 決策： 決定達到目標的策略、方法和步驟體現(xiàn)了“管理即是決策”的精髓。,計劃的特點,制定計劃需考慮的關鍵要素目標的制定計劃制定的過程注意事項如何有效保證計劃的實施,二、如何制定計劃,環(huán)境分析階段目標時間步驟方案選擇計劃文件編制,制定計劃需考慮的關鍵要素,目標的制定要符合SMART原則：S（Specific)-具體的M(Measurable)-可衡量的A(Attainable)-可實現(xiàn)的R(Relevant)-相關的T(Time Base)-有時間限制的,目標的制定,S-具體的 “這個目標是否告訴上級具體的、最終完成的是什么？”M-可考核衡量的 “上級知道如何衡量該工作結果嗎？”A-具有一定挑戰(zhàn)性的，但可實現(xiàn)的 “這個目標是否具有挑戰(zhàn)性、且又可以實現(xiàn)的？”R-具有相關性 “各分目標要圍繞總目標而定”T-時間性（完成時間） “該項工作應該在什么時間完成？”,何為SMART,第一步：正確理解公司的總目標1、年初，經年度會議討論通過的本年度經營、管理目標即為個系統(tǒng)、各部門制作年度、月度、周、日計劃的總指導方針，在此基礎上予以分解、展開。2、本年度內所有計劃、目標都是在為實現(xiàn)本年度總目標而努力，即小目標總數(shù)服從于大目標的，如同日計劃之于周計劃、周計劃之于月計劃、月計劃之于年計劃；本年度目標又是在為實現(xiàn)公司的長遠目標而努力；二者是循序漸進、相輔相成的關系。,計劃制定的過程,1、根據(jù)公司總目標，綜合考慮外部、內部；定量、定性；可控、不可控的各類前提條件，初步確定本系統(tǒng)的階段性目標及實現(xiàn)目標的總體行動計劃；2、進一步調查研究，得到多種可供選擇的方案，經過比較分析，確定最優(yōu)或最滿意方案；3、分解目標，形成合理的目標結構。通過目標的分解而把總任務分配到各責任點、時間點上，以保證組織內部各方面行動和目標的一致性，為動員各種資源和分配資源提供依據(jù)，促成井井有條的工作秩序，使所有活動都圍繞同一目標努力；4、綜合平衡。根據(jù)任務的緊急、難易、耗時、耗費資源程度等綜合進行平衡。,第二步：制定符合SMART原則的目標，并檢查是否與公司的總目標一致,1、充分分析要完成計劃所面臨的困難，提出需要公司給予提供的資源，在周會中主動提出討論，爭取其他部門的支持；如果無要求者則視為按照公司現(xiàn)有資源，憑借自身能力已完全可按計劃完成任務；2、各部門負責人應具備至少一個月的預見能力，各計劃一但做出并經會議審議通過，就應堅決配合執(zhí)行。,第三步：列出可能遇到的問題和阻礙，找出相應的解決辦法，并明確列出實現(xiàn)計劃所需的資源,第四步：確定計劃完成的日期，并對計劃予以書面化，報交上級審議通過，下發(fā)執(zhí)行。,計劃表格中無法詳細闡述的事項，可呈附件。,1、嚴格按照年初、月初制定的計劃完成標準來衡量績效，周、日計劃則可作為自己控制進度的參考；2、在計劃會中，未能按計劃完成的工作內容需闡明原因，找到辦法，以防再次發(fā)生。,第五步：對計劃的完成情況進行總結、分析。,計劃范例：月度計劃,制定工作計劃的注意事項,1、把工作分類、工作內容描述要簡單明了2、明確責任人和可執(zhí)行完成的時間3、過程跟蹤情況說明4、以下三種情況充分考慮并做好標識 （1）、你已掌握了完成工作所需的資源和信息 （2）、不能確定怎樣才能完成，還需進一步分析 （3）、一定會給你帶來麻煩的工作,如何有效保證計劃的實施,保證計劃得到有效實施，必須掌握科學的工作方法1、PDCA循環(huán)法P（Plan） 計劃D（Do） 執(zhí)行C（Check ） 檢查A（Action） 改進,如何有效保證計劃的實施,PDCA循環(huán)法的工作步驟表執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)偏離原計劃或發(fā)現(xiàn)原計劃考慮不周全時，應及時彌補、調整，以確保計劃的完成,如何有效保證計劃的實施,2、立即行動 不要把難事往后拖； 不要把不喜歡的事往后推； 不要把喜歡的事做過頭。注意： 你最好能立即行動，決不拖延半點時間； 如果解決問題的時機不成熟，馬上采取應急措施，待時機成熟再處理。,如何有效保證計劃的實施,3、ABC法制把你的工作按以下標準分成三種類型A、必須做重要并且緊急的任務B、應該做重要或 緊急的任務C、可以做不重要且不緊急的日常任務 管理者應該盡可能減少必須做的事情，多做應該做的事情，少做可以做的事情，授權讓別人去做,如何有效保證計劃的實施,4、及時激勵 激勵是挖掘人類潛力的基石，每個人包括管理者自己都需要被激勵。 工作計劃的激勵分成幾個方面：一、計劃和執(zhí)行的吻合，這本身就是一種成就，困難目標的達成會讓我們意氣風發(fā)、欣喜若狂，一個總是偏離計劃或不能完成計劃的人他的工作是有問題的；二、主管總是能通過計劃看到一些平常不為人知的細節(jié)或者來自內心的責任的一種行為驅動，我們要練就一雙善于發(fā)現(xiàn)的眼睛在團隊里鼓勵這種行為，鼓勵自己也鼓勵別人。,總 結,1、編制計劃（1）要把握好一個原則：重要的事情放在第一位來做，次重要的事情放在第二位，以此類推；（2）為了便于自查和他查，計劃要按照SMART標準； 具體的可衡量的可實現(xiàn)的相關聯(lián)的有時限的。（3）計劃一定得圍繞公司的總體目標。,2、執(zhí)行計劃（1）先從最重要的事做起，即使全部計劃沒有達成，至少保證重要的項目已經完成；（2）時時對照計劃，確保不偏離計劃，如偏離較大，則需注明當日實際完成的主要工作項目；（3）目標一定，即要保證完成的達成率，一個總是偏離計劃或不能完成計劃的人，他的工作是有問題的，不是能力問題就是態(tài)度問題。,3、檢查（1）計劃要及時檢查，首先是自查，昨天的計劃沒有完成，要思考是在什么地方出了問題；對于沒有完成的計劃，要考慮其延續(xù)性，即挪至第二天的工作計劃中去。一個不能反思、總結計劃中出的問題的員工不是好員工；（2）其次是他查，一個不能檢查下屬計劃的主管不是好主管，不能發(fā)現(xiàn)下屬計劃中