會(huì)議與商務(wù)活動(dòng) 教學(xué)課件 胡偉 王凌 成海濤 第8章 新聞發(fā)布與慶典活動(dòng).ppt

1、在線(xiàn)教務(wù)輔導(dǎo)網(wǎng)：,教材其余課件及動(dòng)畫(huà)素材請(qǐng)查閱在線(xiàn)教務(wù)輔導(dǎo)網(wǎng),QQ:349134187 或者直接輸入下面地址：,第8章 新聞發(fā)布與慶典活動(dòng),一、新聞發(fā)布會(huì) 二、商務(wù)慶典活動(dòng),8.1新聞發(fā)布會(huì),新聞發(fā)布會(huì)是指黨政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位根據(jù)自身的某種需要，邀請(qǐng)有關(guān)新聞媒體的記者，由專(zhuān)人向其公開(kāi)宣布某一重要消息并接受和回答記者提問(wèn)的一種特殊會(huì)議。,一、新聞發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備工作 二、新聞發(fā)布會(huì)的基本程序 三、主持人和發(fā)言人的配合 四、新聞發(fā)布會(huì)的善后工作,一、新聞發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備工作,（一）確立主題 （二）選擇時(shí)機(jī) （三）選定地點(diǎn) （四）邀請(qǐng)記者 （五）安排人員 （六）準(zhǔn)備材料 （七）編制預(yù)算 （八）其他工作,（一

2、）確立主題,（二）選擇時(shí)機(jī),(1)說(shuō)明性主題。如某企業(yè)因欲投資新建項(xiàng)目而召開(kāi)的新聞發(fā)布會(huì)。 (2)宣傳性主題。如某企業(yè)研制出新產(chǎn)品為使公眾接受而召開(kāi)的新聞發(fā)布會(huì)。 (3)解釋性主題。如某企業(yè)針對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題而召開(kāi)的新聞發(fā)布會(huì)。,對(duì)于企業(yè)或組織自身而言，適合召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)的時(shí)機(jī)包括以下幾個(gè)：新產(chǎn)品上市或新服務(wù)推出；取得最新記錄的銷(xiāo)售業(yè)績(jī)；擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模；經(jīng)營(yíng)方針的該百年或出臺(tái)新舉措；組織人員有重大調(diào)整；聘請(qǐng)明星、名人做形象代言人； 發(fā)生重大事件等。 要注意以下幾點(diǎn)：避免節(jié)假日；避免與重大社會(huì)活動(dòng)相沖突；防止與新聞界的宣傳報(bào)道重點(diǎn)沖突,（三）選定地點(diǎn),新聞發(fā)布會(huì)的地點(diǎn)，可以選擇本企業(yè)或組織的所在

3、地，也可以選擇活動(dòng)或事件的所在地，可以酌情選擇本企業(yè)或組織的會(huì)議廳、多功能廳等。,新聞發(fā)布會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)選擇要考慮以下因素。 （1）交通。如到達(dá)會(huì)場(chǎng)的道路是否能夠保障暢通，現(xiàn)場(chǎng)停車(chē)是否方便等。 （2）設(shè)備。會(huì)場(chǎng)內(nèi)的采訪(fǎng)設(shè)備是否齊全和適用，如攝影、視聽(tīng)、燈光、幻燈電視播放設(shè)備等；通信聯(lián)絡(luò)是否正常，如電話(huà)、專(zhuān)線(xiàn)電話(huà)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電視等。 （3）會(huì)場(chǎng)條件。如會(huì)場(chǎng)大小是否適中，會(huì)場(chǎng)內(nèi)的座位設(shè)施是否有利于記者提問(wèn)和記錄，會(huì)場(chǎng)是否安全、安靜等。,（四）邀請(qǐng)記者,除了邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、同行人士、客戶(hù)代表等對(duì)象外，新聞?dòng)?者也是新聞發(fā)表會(huì)邀請(qǐng)的重點(diǎn)對(duì)象，可以說(shuō)是新聞發(fā)布會(huì)的主 賓。 1.邀請(qǐng)范圍（who、how man

4、y） 2.邀請(qǐng)程序 （1）制作請(qǐng)柬或邀請(qǐng)函 （2）發(fā)出請(qǐng)柬或邀請(qǐng)函 請(qǐng)柬或邀請(qǐng)函一般在新聞發(fā)布會(huì)前的710天送達(dá)邀請(qǐng)對(duì)象手中。 發(fā)放太早，可能會(huì)被對(duì)方遺忘；發(fā)放太遲，不利于對(duì)方作相應(yīng)的準(zhǔn) 備。 請(qǐng)柬或邀請(qǐng)函可以根據(jù)需要和距離遠(yuǎn)近通過(guò)郵寄或派人送達(dá)的、 方式發(fā)送。,（五）安排人員,1.選定主持人 新聞發(fā)布會(huì)的主持人一般由主辦方的宣傳、公關(guān)、秘書(shū)等部門(mén)的負(fù)責(zé)人擔(dān)任，如宣傳部長(zhǎng)、公關(guān)部長(zhǎng)、辦公室主任等。 2.選擇發(fā)言人 新聞發(fā)布會(huì)的發(fā)言人一般由主辦方的主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任，如總經(jīng)理、廠(chǎng)長(zhǎng)、主要部門(mén)負(fù)責(zé)人等，因?yàn)橹挥兴麄儾拍軌驕?zhǔn)確地回答有關(guān)的方針、計(jì)劃、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等重大問(wèn)題，由他們回答記者提問(wèn)更具權(quán)威性。

5、3.安排其他工作人員,（六）準(zhǔn)備材料,1.發(fā)言提綱 即發(fā)言人在發(fā)布會(huì)上正式發(fā)言時(shí)的內(nèi)容提要，應(yīng)該全面、準(zhǔn)確、生動(dòng)、真實(shí)、扣題。 2.報(bào)道提綱 即主辦方事先精心準(zhǔn)備一份有關(guān)數(shù)據(jù)、圖片等資料為主的報(bào)道提綱，認(rèn)真打印好后在會(huì)上提供給新聞?dòng)浾?，使其?bào)道時(shí)能夠抓住重點(diǎn)，必要時(shí)甚至完全可以事先擬制好新聞通稿。 3.背景材料 一般應(yīng)當(dāng)包括新聞發(fā)布會(huì)涉及的新聞時(shí)間要點(diǎn)、組織發(fā)展簡(jiǎn)史、技術(shù)手冊(cè)、發(fā)言人介紹、通訊錄、名片等，方便記者挖掘新聞事件和日后聯(lián)系之用。 4.視聽(tīng)材料 為增強(qiáng)發(fā)布會(huì)的效果，可以根據(jù)條件準(zhǔn)備一些如圖片、模型、音像、實(shí)物等能夠強(qiáng)化會(huì)議效果的形象化的視聽(tīng)材料，加深與會(huì)者對(duì)會(huì)議主題的認(rèn)識(shí)和理解。,(

6、七)編制預(yù)算 根據(jù)新聞發(fā)布會(huì)的規(guī)格和規(guī)模作出可行的經(jīng)費(fèi)預(yù)算，一般包括場(chǎng)租費(fèi)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)、印刷費(fèi)、郵費(fèi)、話(huà)費(fèi)、音響器材費(fèi)、禮品費(fèi)、交通住宿費(fèi)、餐費(fèi)等。 (八)其他工作 如布置新聞發(fā)布會(huì)的會(huì)場(chǎng)，要與發(fā)布主題緊密聯(lián)系，綜合考慮會(huì)場(chǎng)大小、檔次、色彩、噪音、燈光等因素。再如調(diào)試音響設(shè)備、準(zhǔn)備禮品、制作名簽和胸卡等。,(一)迎賓簽到 (二)發(fā)放資料 (三)宣布開(kāi)始 (四)發(fā)布新聞 (五)答記者問(wèn) (六)宣布結(jié)束,二、新聞發(fā)布會(huì)的基本程序,(一)迎賓簽到,一般應(yīng)當(dāng)有專(zhuān)門(mén)的迎賓人員(禮儀小姐)迎候與會(huì)者，并讓其在事先準(zhǔn)備好的簽到簿上簽上姓名、單位、聯(lián)系電話(huà)等。,(二)發(fā)放資料,工作人員將事先準(zhǔn)備好的資料及時(shí)發(fā)

7、放給有關(guān)于會(huì)人士和新聞?dòng)浾?，最好為每人?zhǔn)備一個(gè)資料袋，內(nèi)裝新聞發(fā)布稿、必要的技術(shù)性說(shuō)明資料、主持人介紹等。,(三)宣布開(kāi)始,主持人宣布新聞發(fā)布會(huì)開(kāi)始，向與會(huì)者表示歡迎和感謝，介紹召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)的目的、議題、議程等，推出發(fā)言人。,(四)發(fā)布新聞,發(fā)言人按照發(fā)言提綱發(fā)布新聞或宣讀新聞發(fā)布稿。如果是公布新產(chǎn)品研制成功的消息，還可以請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家講話(huà)。,(五)答記者問(wèn),由主持人指定提問(wèn)的記者，由發(fā)言人對(duì)其提出的問(wèn)題予以回答。主持人自始至終掌控著答問(wèn)的時(shí)間和節(jié)奏。,(六)宣布結(jié)束,按照事先規(guī)定的時(shí)間，主持人宣布“請(qǐng)最后一位記者提問(wèn)”，發(fā)言人回答完畢，主持人宣布發(fā)布會(huì)結(jié)束。如果會(huì)后還有招待酒會(huì)、參觀(guān)、贈(zèng)送禮品

8、等活動(dòng)，,在新聞發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，主辦方各方面都要注意對(duì)新聞?dòng)浾咦龅街鲃?dòng)真誠(chéng)，尊重合作，如主動(dòng)提供便利的拍照角度等，不能態(tài)度傲慢，橫加干涉。在發(fā)布會(huì)進(jìn)行過(guò)程中，所有工作人員都要嚴(yán)格按照會(huì)議流程各司其職，做到言行文明，反應(yīng)機(jī)敏，充分配合主持人和發(fā)言人的工作。,(一)主持人和發(fā)言人的分工合作 (二)主持人和發(fā)言人的語(yǔ)言要求,三、主持人和發(fā)言人的配合,主持人和發(fā)言人的語(yǔ)言要做到以下幾點(diǎn)。 * 簡(jiǎn)明。即簡(jiǎn)明清晰有條不紊，重點(diǎn)突出，干脆利落，有話(huà)則長(zhǎng)，無(wú)話(huà)則短，該短不長(zhǎng)，不要賣(mài)弄口才。 * 充實(shí)。即要在法律、規(guī)章允許的條件下，盡量滿(mǎn)足新聞?dòng)浾叩男畔⒁?，不要空洞無(wú)物、繁冗啰嗦，否則發(fā)布會(huì)就失去了價(jià)值。 * 靈

9、活。即通過(guò)靈活生動(dòng)的語(yǔ)言活躍和調(diào)節(jié)現(xiàn)場(chǎng)氣氛，如遇冷場(chǎng)等情況能通過(guò)風(fēng)趣幽默的語(yǔ)言扭轉(zhuǎn)被動(dòng)局面。 * 禮貌。即當(dāng)新聞?dòng)浾咛岢隽四承┘怃J問(wèn)題時(shí)不能惡語(yǔ)相對(duì)，而要巧妙閃避或直言無(wú)可奉告。 * 獨(dú)到。這可能是一個(gè)相對(duì)而言更高的要求，即盡量使語(yǔ)言富于個(gè)性化，讓人難忘，特別平淡乏味的語(yǔ)言往往令人生厭，更不能出現(xiàn)吞吞吐吐、張口結(jié)舌之狀。,(一)整理記錄資料 (二)核對(duì)發(fā)稿情況 (三)保存有關(guān)資料 (四)評(píng)估會(huì)議效果,四、新聞發(fā)布會(huì)的善后工作,點(diǎn)擊案例1 點(diǎn)擊案例2,二、慶典活動(dòng),8.2.1 商務(wù)慶典活動(dòng),一、概述 二、商務(wù)慶典活動(dòng)的準(zhǔn)備工作 三、商務(wù)慶典活動(dòng)的儀式程序,一、概述,慶典活動(dòng)是指企業(yè)或組織為了提高

10、知名度，招攬顧客，爭(zhēng)取生意興隆，或?yàn)榱诵麄鲘湫滦蜗?，明確今后的發(fā)展目標(biāo)，密切與公眾的關(guān)系，展現(xiàn)良好風(fēng)范，廣泛吸引潛在客戶(hù)等，圍繞自身或所處社會(huì)環(huán)境中的重要事件、節(jié)日、紀(jì)念日等舉辦的各種慶祝活動(dòng)。它選擇特殊的日期舉辦，邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ娜藛T參加。,二、商務(wù)慶典活動(dòng)的準(zhǔn)備工作,（一）確定活動(dòng)主題和時(shí)間 慶典活動(dòng)主題的作用具體表現(xiàn)為： （1）通過(guò)輿論宣傳，擴(kuò)大公司的知名度。 （2）向公眾顯示該公司的實(shí)力，并展示產(chǎn)品或服務(wù)。 （3）通過(guò)邀請(qǐng)目標(biāo)公眾，爭(zhēng)取確定良好合作關(guān)系，為今后的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 開(kāi)業(yè)慶典選擇時(shí)間應(yīng)做好以下幾方面的考察工作： （1）關(guān)注天氣預(yù)報(bào)，提前向氣象部門(mén)咨詢(xún)近期天氣情況，選擇陽(yáng)光明媚

11、的良辰吉日。 （2）考察營(yíng)業(yè)場(chǎng)所的建設(shè)情況、各種配套設(shè)施的完工情況、水電暖氣等硬件設(shè)施建設(shè)等情況。 （3）選擇主要嘉賓、主要領(lǐng)導(dǎo)能夠參加的時(shí)間，選擇大多數(shù)目標(biāo)公眾能夠參加的時(shí)間。 （4）考慮民眾消費(fèi)心理和習(xí)慣，善于利用節(jié)假日傳播組織信息。 （5）考慮周?chē)用裆盍?xí)慣，避免因過(guò)早或過(guò)晚而擾民，一般安排在上午9：0010：00之間最恰當(dāng)。,（二）做好輿論宣傳 （1）企業(yè)可以利用報(bào)紙、雜志等視覺(jué)媒介物傳播。這些媒介物具有信息發(fā)布迅速、接受面廣、持續(xù)閱讀時(shí)間長(zhǎng)的特點(diǎn)。 （2）自制廣告散頁(yè)傳播，向公眾介紹商品，報(bào)道服務(wù)內(nèi)容或宣傳本企業(yè)本單位的服務(wù)宗旨等，所需費(fèi)用較低。 （3）企業(yè)可以運(yùn)用電臺(tái)、電視臺(tái)等大

12、眾媒體， 這種傳播方式效率最高，成本也最高，要慎重考慮投入與產(chǎn)出。 （4）在企業(yè)建筑物周?chē)O(shè)置醒目的條幅、廣告、宣傳畫(huà)等。,（三）做好來(lái)賓邀請(qǐng) 1.擬定邀請(qǐng)名單 （1）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（2）社會(huì)名流（3）新聞?dòng)浾撸?）同行人士 （5）社區(qū)代表（6）員工代表 2.及時(shí)發(fā)出邀請(qǐng) （四）確定主持人和致辭人 （五）擬定慶典程序 每次商務(wù)慶典活動(dòng)的內(nèi)容和程序視具體情況而定，一般包括如下內(nèi)容 （1）主持人宣布慶典活動(dòng)開(kāi)始。 （2）升國(guó)旗、奏國(guó)歌或升公司旗、奏公司歌。 （3）介紹領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓。 （4）舉辦方負(fù)責(zé)人和來(lái)賓代表致辭。 （5）剪彩、授獎(jiǎng)、參觀(guān)等。 （6）酌情安排宴請(qǐng)或文藝演出。 （7）留影、題字等。,（六）

13、安排剪彩事宜 1.剪彩者的確定 2.助剪者的挑選 3.剪彩用品的準(zhǔn)備 （1）紅色緞帶 （2）新剪刀 （3）白色薄紗手套 （4）托盤(pán)（5）紅地毯,（七）做好接待準(zhǔn)備 （八）做好場(chǎng)地準(zhǔn)備 （九）做好音響準(zhǔn)備 （十）其他準(zhǔn)備工作,三 、商務(wù)慶典活動(dòng)的儀式程序,（一）簽到 （二）接待 （三）剪彩 1.宣布開(kāi)始 2.剪彩者就位 3.正式剪彩 4.退場(chǎng) （四）致辭 （五）配套節(jié)目 （六）附加活動(dòng) （七）贈(zèng)送禮品,點(diǎn)擊案例3,8.2.2 開(kāi)幕式與閉幕式,（一）開(kāi)幕式程序 （二）閉幕式,（一）開(kāi)幕式程序（點(diǎn)擊視頻）,1）開(kāi)幕式程序 開(kāi)幕式可以按照以下的步驟進(jìn)行： （1）大型活動(dòng)的開(kāi)幕式前可安排樂(lè)隊(duì)奏樂(lè)、表演歌

14、舞等，以增加歡快的氣氛。 （2）來(lái)賓簽到留念，并由禮儀人員為來(lái)賓佩帶胸花和來(lái)賓證，然后引入主席臺(tái)貴賓區(qū)。陌生的來(lái)賓應(yīng)由工作人員向主辦單位領(lǐng)導(dǎo)介紹。 （3）司儀介紹出席開(kāi)幕式的領(lǐng)導(dǎo)人和主要來(lái)賓，并宣布儀式主持人。 （4）主持人宣布儀式開(kāi)始。重要的開(kāi)幕式應(yīng)奏國(guó)歌，涉外活動(dòng)奏各國(guó)的國(guó)歌。 （5）致辭。一般由大會(huì)主持人致開(kāi)幕詞，或先由主辦單位領(lǐng)導(dǎo)人發(fā)表主旨講話(huà)，然后由來(lái)賓代表致賀詞，最后由主辦方身份最高的出席者致開(kāi)幕詞。 （6）剪彩。國(guó)內(nèi)的剪彩儀式，剪彩時(shí)身份最高的人員居中，其他剪彩人員， 按身份高低先左后右順序排列；雙方聯(lián)合主辦的剪彩儀式，則按主左客右的慣例排列。剪彩時(shí)播放音樂(lè)，參加人員鼓掌祝賀。 （7）舉行參觀(guān)、植樹(shù)、文藝體育表演等活動(dòng)。 （8）請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)賓留言或題詞。,精心策劃的閉幕式能使人留下難忘的印象。閉幕式中的簽到、介紹 領(lǐng)導(dǎo)人和來(lái)賓、宣布儀式開(kāi)始等程序與開(kāi)幕式基本相同。不同的程序 主要是： （1）舉行一般的會(huì)議，由主辦單位的領(lǐng)導(dǎo)人致閉幕詞，閉幕詞一般 要對(duì)會(huì)議或者活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)，對(duì)會(huì)議精神的貫徹落實(shí)提出要求和