檔案及檔案管理.ppt

1、檔案及檔案管理,一、什么是檔案 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。,我們可以從四個方面來對檔案進行理解： 1、檔案是有相對固定來源的。它來源于一定的形成單位，產(chǎn)生于形成單位的自身活動。所以必須尊重檔案的來源原則，以歷史唯物主義和系統(tǒng)論為指導，開展檔案的收集、積累、保管和系統(tǒng)整理工作。 2、檔案是有保存價值的。一個單位在自身活動中會形成許許多多的材料，但并非所有的材料都會轉(zhuǎn)化為檔案。一部分隨著記事等現(xiàn)行功能的結(jié)束，便失去了它存在的社會價值而被淘汰，另一部分由于

2、對今后活動仍有查考價值而被保存下來，就轉(zhuǎn)化為檔案。,3、檔案的物質(zhì)形態(tài)是多種多樣的。不僅有文字的，還有聲像的，還有磁盤、光盤等。 4、檔案是原始的記錄。檔案是在社會實踐中直接形成的，不是事后編寫或另外收集的材料，所以不同于一般文獻，具有很強的原始性。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。,二、檔案的作用 1、憑證作用。檔案的憑證作用體現(xiàn)了檔案不同于其他各種文獻資料的最基本的特點。檔案之所以具有憑證作用，是由檔案的本質(zhì)屬性原始記錄性決定的。首先，從檔案的形成來看，它是從當時當事直接使用和產(chǎn)生的文件材料轉(zhuǎn)化來的，是令人信服的歷史證據(jù)。其次，從檔案本身的物體形態(tài)來看，文件上保留著真切的歷史標記。 2、參考作用

3、。檔案能以知識原載體的形式，給人以相互聯(lián)系的、系列性的、廣泛的情報信息，對于人們查考既往情況，掌握歷史資料，研究有關事物的發(fā)展規(guī)律，具有廣泛的情報價值。,三、歸檔范圍,凡在教學、科研、管理各項活動中直接形成的，對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料； 根據(jù)高等學校檔案實體分類法規(guī)定應該歸檔的有十大類文件材料：黨群類、行政類、教學類、科研類、產(chǎn)品類、基建類、設備類、出版類、外事類、財會類；,反映學院工作和活動的有保存價值的聲像載體材料； 征集國內(nèi)外與學院有關的各種具有保存價值的其他材料； 院內(nèi)個人在其非職務活動中形成的文件材料，可按征集、代管、捐贈的方式處理。,黨群類應

4、歸檔材料： 1、上級黨組織有關黨的建設的文件 2、院黨代會文件材料 3、院黨委會、書記院長碰頭會議記錄、紀要 4、院黨委工作計劃、總結(jié) 5、院黨委發(fā)布的決定、辦法 6、院黨委負責人在院內(nèi)的重要講話稿和參加上級召開會議發(fā)言稿 7、院黨委大事記,8、院黨群系統(tǒng)統(tǒng)計材料 9、院內(nèi)各支部年度工作計劃總結(jié)、請示及黨委批復 10、院內(nèi)支部設置變動、改選報告、審批材料 11、院黨員名冊 12、反映本院全貌、重大活動的各種宣傳材料 13、學院教職工政治思想動態(tài)及調(diào)查材料 14、學院統(tǒng)戰(zhàn)工作材料 15、學院工會工作材料 16、學院團委工作材料,行政類應歸檔范圍： 1、上級有關行政管理的文件 2、全院性的規(guī)章制度

5、 3、學院年度工作計劃、總結(jié) 4、院長辦公會議記錄 5、院領導在會上的重要講話和參加院外會議的發(fā)言稿 6、教職工代表大會文件 7、本院向上級的請示及其批復 8、教研室的請示及學院的批復,9、學院年度報表、統(tǒng)計材料 10、院內(nèi)啟用印章的文件及印模 11、本院的歷史沿革、情況介紹、大事記 12、學院教研室負責人任免的請示批復 13、學院教職工名冊 14、學院教職工評定、聘任專業(yè)技術職稱材料,教學類應歸檔范圍： 1、上級有關教學工作的文件材料 2、本院有關教學的規(guī)章制度 3、學院學科建設和實驗室建設有關材料 4、學院各教研室教學計劃、教學大綱 5、學院各科期考試題 6、學院典型教案 7、自編、主編教

6、材，教學指導書、習題集和其他有保存價值的參考資料 8、學院教師進修計劃、安排 9、學院教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況 10、學院教師業(yè)務考核情況,科研類應歸檔范圍： 科研準備階段 1、開題報告與課題調(diào)研論證材料 2、任務書、合同、協(xié)議書 3、課題研究計劃、設計 4、計劃執(zhí)行情況 5、課題投資和預決算材料,研究實驗階段 1、實驗、測試、觀測、調(diào)查、考查的各種原始記錄 2、數(shù)據(jù)處理材料（如程序設計說明、計算結(jié)果等） 3、研究工作階段小結(jié)、年度報告 4、配套的照片、底片、錄音帶、錄相帶、幻燈片等 5、樣品、標本等實物的目錄,總結(jié)鑒定階段 1、論文、專著 2、工藝技術報告 3、專家評審意見 4、鑒定材料（

7、鑒定代表名單、記錄、鑒定意見、鑒定證書） 5、推廣應用意見 6、課題工作總結(jié),申報獎勵階段 1、科研成果登記表 2、科研成果報告表 3、科研成果獎勵申報與審批材料 4、科研成果獲獎材料（獎狀、獎章、證書）原件 或復印件 5、專利申請書或證書原件或復印件,推廣應用階段 1、轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書 2、生產(chǎn)定型鑒定材料 3、成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見 4、推廣應用方案及實施情況 5、擴大試生產(chǎn)的設計文件、工藝文件 6、成果宣傳報導材料 7、對外學術交流材料,設備類應歸檔范圍： 1、申購報告、計劃、論證報告（論證會文件、記錄等） 2、上級或主管領導批復和準購批示 3、定購合同 4、開箱記錄及裝箱單 5、安裝調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單 6、索賠來往函件及結(jié)果文件 7、設備說明書及全套隨機文件材料 8、使用、檢修、故障事故記錄 9、重大事故的調(diào)查分析及處理結(jié)果,四、檔案管理的現(xiàn)代化 1、利用計算機輔助檔案管理 目錄級 文件級 聯(lián)機檢索 2、改革立卷方法 指導思想：簡化整理 深化檢索 主要做法：破除“卷”的概念，直接以單份文件為單位進行歸檔整理。 目 的：