基本文書(shū)寫(xiě)作要求

1、一、 介紹信 介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項(xiàng)等情況的專用書(shū)信。介紹信具有介紹和證明的作用。介紹信通常有兩種形式：（一）普通介紹信。用公文紙書(shū)寫(xiě)：1在公文紙正中的地方寫(xiě)“介紹信”三個(gè)字，字要比正文大些。2聯(lián)系單位或個(gè)人的稱呼。3被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫(xiě)成“等人”）。4接洽事項(xiàng)和向接洽單位或個(gè)人提出的希望。最后可寫(xiě)上“請(qǐng)接洽”、“請(qǐng)予協(xié)助”、“此致敬禮”等語(yǔ)。5本單位名稱和寫(xiě)信日期，加蓋公章。（二）帶存根的印刷介紹信。有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。1存根部分簡(jiǎn)填，以便日后查考。2本文部分要填寫(xiě)詳細(xì)些。3派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政

2、治面貌、職務(wù)。4重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過(guò)目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。5除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。二、證明信證明信是以機(jī)關(guān)、團(tuán)體、個(gè)人名義，對(duì)某一情況或某個(gè)人的身份、經(jīng)歷提供證明的信件。證明信的內(nèi)容應(yīng)絕對(duì)真實(shí)、可靠。證明信的書(shū)寫(xiě)格式與介紹信基本相同。在正文末尾可寫(xiě)“特此證明”、“此致敬禮”等語(yǔ)。三、表?yè)P(yáng)信、感謝信表?yè)P(yáng)信是表彰某個(gè)單位或個(gè)人的先進(jìn)事跡的書(shū)信。感謝信是對(duì)某個(gè)單位或個(gè)人做了好事表示感謝的書(shū)信。表?yè)P(yáng)信和感謝信是同類書(shū)信，寫(xiě)法也基本一樣。1在第一行正中寫(xiě)“表?yè)P(yáng)信”或“感謝信”幾個(gè)字，字要比下文大些?？捎靡粋€(gè)題目代替。2表?yè)P(yáng)或感謝對(duì)象的稱呼。3正文寫(xiě)表

3、揚(yáng)或感謝的內(nèi)容：（1）交代表?yè)P(yáng)或感謝的原因。（2）在敘述的基礎(chǔ)上，可寫(xiě)出表?yè)P(yáng)或感謝的事情反映出的思想、品質(zhì)。4最后要寫(xiě)上表示祝愿的話，如“此致敬禮”、“謹(jǐn)表謝意”等。四、慰問(wèn)信慰問(wèn)信是以單位或個(gè)人的名義向?qū)Ψ奖硎疚繂?wèn)的書(shū)信。慰問(wèn)信的內(nèi)容根據(jù)被慰問(wèn)的對(duì)象的具體情況而定。1第一行正中寫(xiě)“慰問(wèn)信”三個(gè)字，也可寫(xiě)成致慰問(wèn)信”?！拔繂?wèn)信”三字應(yīng)較正文大些。2寫(xiě)被慰問(wèn)對(duì)象的稱呼。3正文：（1）說(shuō)明寫(xiě)慰問(wèn)信的背景、原因。（2）概括敘述對(duì)方的先進(jìn)事跡或高貴品德，向?qū)Ψ奖硎疚繂?wèn)和學(xué)習(xí)。（3）最后寫(xiě)共同的愿望和決心以及表示祝愿的話，要分別另起一行寫(xiě)。（4）寫(xiě)慰問(wèn)單位或個(gè)人名稱和寫(xiě)慰問(wèn)信的日期。五、申請(qǐng)書(shū)申請(qǐng)書(shū)是個(gè)

4、人或集體向組織表達(dá)愿望，向機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請(qǐng)求時(shí)的一種書(shū)信。申請(qǐng)書(shū)應(yīng)把該寫(xiě)的問(wèn)題寫(xiě)清楚，但也要注意精練。申請(qǐng)書(shū)一般是一事一書(shū)。 1在申請(qǐng)書(shū)的第一行正中寫(xiě)申請(qǐng)書(shū)的名稱。如：“入黨（團(tuán)）申請(qǐng)書(shū)”、“開(kāi)業(yè)申請(qǐng)書(shū)”等，字體較正文稍大。2寫(xiě)接受申請(qǐng)書(shū)的單位或有關(guān)負(fù)責(zé)同志的名稱。3寫(xiě)申請(qǐng)書(shū)的具體內(nèi)容：（1）申請(qǐng)的事情或理由最好分段寫(xiě)，以便接受申請(qǐng)的一方把握要領(lǐng)。（2）申請(qǐng)的理由比較多，可以從幾個(gè)方面、幾個(gè)階段談?wù)J識(shí)。4結(jié)尾寫(xiě)表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等語(yǔ)，也可以不寫(xiě)。5最后寫(xiě)申請(qǐng)人姓名或申請(qǐng)單位名稱（加蓋公章）和寫(xiě)申請(qǐng)書(shū)的日期。六、入黨（團(tuán)）志愿書(shū) 入黨（團(tuán)）志愿書(shū)是為向黨（團(tuán)）

5、組織反映自己的真實(shí)情況，表達(dá)自己的愿望和決心而填寫(xiě)的一種文書(shū)。入黨（團(tuán)）志愿書(shū)是申請(qǐng)入黨（團(tuán)）的人在黨（團(tuán)）組織經(jīng)過(guò)一定時(shí)期的考察，初步認(rèn)為可以接收而需要進(jìn)一步研究審核時(shí)同意填寫(xiě)的一種表格形式。入黨（團(tuán)）志愿書(shū)有固定的印刷表格形式。入黨（團(tuán)）志愿書(shū)的填寫(xiě)內(nèi)容有：1個(gè)人的現(xiàn)實(shí)情況。包括姓名、性別、民族、籍貫、出生年月、家庭出身、本人成分、文化程度、現(xiàn)在職業(yè)（現(xiàn)任職務(wù)）等欄目，出生年月要寫(xiě)公歷。2個(gè)人簡(jiǎn)歷。曾在何地、何單位任何種職務(wù)及起止年月，證明人是誰(shuí)；何時(shí)、何單位參加過(guò)何種黨派、團(tuán)體、組織，任何職務(wù)；有無(wú)政治歷史問(wèn)題，結(jié)論如何；何時(shí)、何地、何種原因受過(guò)何種獎(jiǎng)勵(lì)或處分等。經(jīng)歷一般應(yīng)從上小學(xué)起，起

6、止年月要寫(xiě)公歷。 3家庭成員及社會(huì)關(guān)系情況，包括家庭主要成員的姓名、職務(wù)、政治面貌以及主要社會(huì)關(guān)系的姓名、職業(yè)、政治狀況等內(nèi)容。家庭主要成員指父母、配偶、子女及其他長(zhǎng)期和自己生活在一起的人，如岳父母、公婆、兄弟姐妹等；主要社會(huì)關(guān)系指叔、伯、姑、舅、姨、外祖父母和婚嫁后的兄弟姐妹等。以上欄目都要自己如實(shí)填寫(xiě)（不會(huì)者可找人代筆），要寫(xiě)得準(zhǔn)確、可靠，不得隱瞞，不能有虛假成分。4介紹人意見(jiàn)、支部大會(huì)決議和上級(jí)機(jī)關(guān)審批意見(jiàn)，分別由介紹人、支部和上級(jí)機(jī)關(guān)填寫(xiě)。5“志愿書(shū)”一欄，是需要填寫(xiě)的主要部分。志愿書(shū)如何寫(xiě)，由幾部分組成，沒(méi)有固定的格式和統(tǒng)一的要求，但對(duì)黨（團(tuán)）的認(rèn)識(shí)和入黨（團(tuán)）的動(dòng)機(jī)，一定要寫(xiě)。七、

7、決心書(shū)、保證書(shū)決心書(shū)、保證書(shū)是個(gè)人或集體向組織表示決心、提供保證時(shí)的書(shū)信。決心書(shū)、保證書(shū)的內(nèi)容要寫(xiě)得切實(shí)、具體，要實(shí)事求是，說(shuō)到做到，不能說(shuō)過(guò)頭話。1在第一行正中寫(xiě)“決心書(shū)”或“保證書(shū)”三個(gè)字，字體較正文大些。2寫(xiě)接受決心書(shū)或保證書(shū)一方的稱呼。3正文開(kāi)頭可簡(jiǎn)寫(xiě)對(duì)某項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)。然后，寫(xiě)決心做到的具體事項(xiàng)或保證的具體內(nèi)容，最好分條開(kāi)列。4結(jié)尾可寫(xiě)表示敬意的話，如“此致敬禮”等語(yǔ)。5寫(xiě)上寫(xiě)決心書(shū)或保證書(shū)一方的名稱和日期。八、倡議書(shū)倡議書(shū)是倡導(dǎo)開(kāi)展某項(xiàng)有意義的活動(dòng)、推廣或發(fā)展某一行之有效的作法的文體。倡議書(shū)所倡導(dǎo)的活動(dòng)和作法應(yīng)考慮到其廣泛性。1在第一行正中寫(xiě)“倡議書(shū)”三個(gè)字，字體較正文大些。2寫(xiě)對(duì)發(fā)

8、出倡議對(duì)象的稱呼。3正文：（1）寫(xiě)清發(fā)出倡議的根據(jù)、原因和目的。只有交代清楚倡議活動(dòng)的目的、意義，對(duì)方才能理解、才能變成自己自覺(jué)的行動(dòng)，否則就很難響應(yīng)。（2）重點(diǎn)是寫(xiě)倡議的具體內(nèi)容和要求做到的具體事項(xiàng)。這部分一般是分條開(kāi)列，以求清晰、明確。4結(jié)尾要表示倡議者的決心和希望。5最后要寫(xiě)上發(fā)倡議者的名稱和發(fā)倡議的日期。九、建議書(shū)建議書(shū)是個(gè)人、單位和有關(guān)方面為了開(kāi)展工作、完成任務(wù)、進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)而提出意見(jiàn)時(shí)使用的一種文體，有的也叫意見(jiàn)書(shū)。寫(xiě)建議書(shū)要認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)肅對(duì)待，內(nèi)容要具體，語(yǔ)言要精練。1在第一行正中寫(xiě)“建議書(shū)”三個(gè)字。2寫(xiě)接受建議對(duì)方的名稱。3正文：（1）建議的原因或出發(fā)點(diǎn)，便于對(duì)方考慮。（2）建

9、議的具體事項(xiàng)。4表達(dá)建議者的愿望。5結(jié)尾寫(xiě)表示敬意的話，如“此致敬禮”等語(yǔ)。6寫(xiě)上建議者的名稱和寫(xiě)建議書(shū)的日期。十、通知通知是上級(jí)要求下級(jí)或個(gè)人參加某一會(huì)議或者做某件事情時(shí)使用的一種文體。通知的內(nèi)容要寫(xiě)得明白、具體。1在第一行正中寫(xiě)“通知”二字，也可視情況寫(xiě)成“關(guān)于的通知”、“緊急通知”等。2寫(xiě)被通知單位或個(gè)人的名稱。3寫(xiě)通知內(nèi)容。如內(nèi)容較多，可分條開(kāi)列。4結(jié)尾可寫(xiě)“特此通知”等字樣。5最后寫(xiě)上發(fā)通知者的名稱和發(fā)通知的日期。用公文形式發(fā)出的通知要加蓋公章。十一、海報(bào) 舉辦文體活動(dòng)，要把消息告訴大家，可以用海報(bào)的形式。海報(bào)的寫(xiě)法沒(méi)有很固定的格式。一般是先在紙的上方正中寫(xiě)上“海報(bào)”二字，字要稍大些

10、，下面寫(xiě)明是什么活動(dòng)，然后寫(xiě)清舉行活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、參加方式。如果是售票或發(fā)票，還要寫(xiě)明買票、領(lǐng)票的時(shí)間、地點(diǎn)。如果是文化、體育表演，要注明表演單位。海報(bào)的宣傳號(hào)召性很強(qiáng)，是希望人家參加，沒(méi)有約束性，所以用語(yǔ)既要有鼓動(dòng)性，又要實(shí)事求是。形式上要盡量活躍些，如用紅綠新紙書(shū)寫(xiě)，還可配下與活動(dòng)內(nèi)容有關(guān)的宣傳畫(huà)、漫畫(huà)等，以吸引大家。十二、請(qǐng)柬請(qǐng)柬，也叫請(qǐng)貼，是為請(qǐng)客而發(fā)出的一種文書(shū)?？捎檬謱?xiě)，也可印刷。1在第一行正中寫(xiě)“請(qǐng)柬”二字，字可大些。2寫(xiě)被邀請(qǐng)者的名稱。3正文寫(xiě)活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容。4結(jié)尾寫(xiě)“敬請(qǐng)光臨”等語(yǔ)。5最后寫(xiě)發(fā)請(qǐng)柬者的名稱和發(fā)請(qǐng)柬的日期。6如請(qǐng)看戲或電影等，還應(yīng)將入場(chǎng)券附上。十三、啟

11、事單位或個(gè)人有什么事情需要向大家公開(kāi)說(shuō)明，或者對(duì)大家有什么要求，把它簡(jiǎn)明扼要地寫(xiě)出來(lái)張貼或刊登的短文，就是啟事。啟事內(nèi)容要周到完整，語(yǔ)言要具體明確，中肯禮貌。如果內(nèi)容多，還應(yīng)分條開(kāi)列清楚。1第一行正中寫(xiě)啟事的名稱，如“招領(lǐng)啟事”、“尋物啟事”、“征文啟事”等。2寫(xiě)啟事內(nèi)容，一般包括目的、意義、內(nèi)容、形式、要求等項(xiàng)目。3最后寫(xiě)啟事者的稱呼和啟事的日期。十四、聘書(shū)聘書(shū)是某個(gè)單位聘請(qǐng)某人擔(dān)任某項(xiàng)職務(wù)或承擔(dān)某項(xiàng)工作時(shí)所使用的一種文書(shū)，一般是在與被聘請(qǐng)一方商量妥當(dāng)后發(fā)出，具有證明的作用。1在正中寫(xiě)上“聘書(shū)”或“聘請(qǐng)書(shū)”字樣。 2在開(kāi)頭或正文中寫(xiě)被聘請(qǐng)者的姓名。3正文寫(xiě)聘請(qǐng)擔(dān)任什么工作。4結(jié)尾要寫(xiě)表示敬意

12、或祝愿的話，如“此致敬禮”等。5寫(xiě)聘請(qǐng)單位的名稱（加蓋公章）和寫(xiě)聘書(shū)的日期。十五、公約人民群眾為了有秩序地生活、學(xué)習(xí)、工作，往往按照黨的方針、政策，對(duì)一些需要大家共同遵守、共同執(zhí)行的事情，經(jīng)過(guò)大家充分討論，用文字一條條地寫(xiě)出來(lái)，這就是公約，如衛(wèi)生公約、服務(wù)公約、鄉(xiāng)規(guī)民約等。1標(biāo)題，寫(xiě)公約的名稱，說(shuō)明公約的性質(zhì)。標(biāo)題中有無(wú)“公約”二字均可，字體較下文稍大些。2正文分條寫(xiě)出公約的具體內(nèi)容，即參與訂公約者要共同遵守的事項(xiàng)。3最后寫(xiě)訂公約者的名稱和訂公約日期。若標(biāo)題已寫(xiě)名稱的，只需寫(xiě)上日期。十六、制度、規(guī)則制度、規(guī)則是由主管部門制訂，要求有關(guān)人員遵守、執(zhí)行的規(guī)定。制度、規(guī)則的寫(xiě)法和公約相類似。制度是就

13、一些大的方面提出規(guī)定，規(guī)則是就一些比較具體的事項(xiàng)作出限制。十七、條據(jù)條據(jù)是作為憑證的條子，是日常工作和生活中最常用、最簡(jiǎn)單的一種文體。一般分為憑證條據(jù)和說(shuō)明條據(jù)。條據(jù)的格式和寫(xiě)法是：1在條子的上方中間，要寫(xiě)上反映條據(jù)性質(zhì)的字樣，如“收條”、“借條”、“欠條”、“領(lǐng)條”、“請(qǐng)假條”等等。2寫(xiě)對(duì)方的名稱。有的可以不寫(xiě)。3正文內(nèi)容，即寫(xiě)給誰(shuí)，什么事。如涉及到錢或物，要寫(xiě)明錢或物的數(shù)量（大寫(xiě)），關(guān)于“錢”的收條或借條，要在“錢”的具體數(shù)字未尾加個(gè)“整”字；數(shù)字如有改動(dòng)，必須在上面加蓋圖章，或重寫(xiě)一張。4正文完后，另起一行寫(xiě)上“此據(jù)”或“此致”。5最后寫(xiě)開(kāi)條者名稱和開(kāi)條日期。十八、會(huì)議記錄為使會(huì)議的決議

14、能在今后得到很好的貫徹和執(zhí)行，并作為以后檢查執(zhí)行情況等的根據(jù)，或者便于傳達(dá)一次會(huì)議的精神，有必要把會(huì)議的具體內(nèi)容記錄下來(lái)。這些記錄的材料，就叫“會(huì)議記錄”。記錄要真實(shí)準(zhǔn)確，符合原意。會(huì)議記錄包括兩個(gè)部分：（一）會(huì)議的組織情況：1會(huì)議的名稱。2開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)。3出席人數(shù)，如果人數(shù)不多，可一一寫(xiě)明姓名。4列席人數(shù)，也可寫(xiě)出姓名或只寫(xiě)列席人員范圍。5缺席人數(shù)，也可一一寫(xiě)出姓名，注明缺席原因。6主持人。7記錄人。（二）會(huì)議內(nèi)容，是會(huì)議記錄的主要部分。記錄方法有兩種： 1摘要記錄。只記會(huì)上報(bào)告了什么事情，討論了什么問(wèn)題，通過(guò)了什么決議。 2詳細(xì)記錄。要把每一個(gè)人的發(fā)言都記下來(lái)。 會(huì)議結(jié)束，記錄完了，另

15、起一行寫(xiě)“散會(huì)”兩字。 最后，要由主席或主持人和記錄人簽名。為了提高記錄速度，可以適當(dāng)使用一些自己熟悉的簡(jiǎn)稱、代號(hào)、符號(hào)，待會(huì)議間歇或會(huì)后整理時(shí)再補(bǔ)上全稱或原稱。必要時(shí)，可以學(xué)習(xí)速記法。十九、決定決定是機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體對(duì)某些問(wèn)題或重大行動(dòng)作出安排。決定一經(jīng)作出，就不容改變，必須照辦。它或者是有法規(guī)作用，或者是有行政約束力，所以，作決定時(shí)，必須十分慎重。1標(biāo)題寫(xiě)“決定”或“關(guān)于的決定”等字樣。2寫(xiě)正文內(nèi)容，交代作出決定的原因和決定本身。3最后寫(xiě)作出決定單位的名稱（加蓋公章）和作出決定的日期。 二十、工作計(jì)劃工作計(jì)劃是一個(gè)單位或團(tuán)體在一定時(shí)期內(nèi)的工作打算。寫(xiě)工作計(jì)劃要求簡(jiǎn)明扼要、具體明確，用詞造句必

16、須準(zhǔn)確，不能含糊。（一）工作計(jì)劃的格式： 1計(jì)劃的名稱。包括訂立計(jì)劃單位或團(tuán)體的名稱和計(jì)劃期限兩個(gè)要素，如“印刷廠團(tuán)委1986年工作計(jì)劃”。2計(jì)劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項(xiàng)目和指標(biāo)，實(shí)施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么怎么做、做到什么程度。3最后寫(xiě)訂立計(jì)劃的日期。（二）工作計(jì)劃的內(nèi)容。一般地講，包括：1情況分析（制定計(jì)劃的根據(jù)）。制定計(jì)劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是依據(jù)什么來(lái)制定這個(gè)計(jì)劃的。2工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時(shí)期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。3工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作

17、任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。（三）制訂好工作計(jì)劃須經(jīng)過(guò)的步驟：1認(rèn)真學(xué)習(xí)研究上級(jí)的有關(guān)指示辦法。領(lǐng)會(huì)精神，武裝思想。2認(rèn)真分析本單位的具體情況，這是制訂計(jì)劃的根據(jù)和基礎(chǔ)。3根據(jù)上級(jí)的指示精神和本單位的現(xiàn)實(shí)情況，確定工作方針、工作任務(wù)、工作要求，再據(jù)此確定工作的具體辦法和措施，確定工作的具體步驟。環(huán)環(huán)緊扣，付諸實(shí)現(xiàn)。4根據(jù)工作中可能出現(xiàn)的偏差、缺點(diǎn)、障礙、困難，確定預(yù)算克服的辦法和措施，以免發(fā)生問(wèn)題時(shí)，工作陷于被動(dòng)。 5根據(jù)工作任務(wù)的需要，組織并分配力量，明確分工。6計(jì)劃草案制定后，應(yīng)交全體人員討論。計(jì)劃是要靠群眾來(lái)完成的，只有正確

18、反映群眾的要求，才能成為大家自覺(jué)為之奮斗的目標(biāo)。7在實(shí)踐中進(jìn)一步修訂、補(bǔ)充和完善計(jì)劃。計(jì)劃一經(jīng)制定出來(lái)，并經(jīng)正式通過(guò)或批準(zhǔn)以后，就要堅(jiān)決貫徹執(zhí)行。在執(zhí)行過(guò)程中，往往需要繼續(xù)加以補(bǔ)充、修訂，使其更加完善，切合實(shí)際。二十一、總結(jié)總結(jié)，就是把某一時(shí)期已經(jīng)做過(guò)的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評(píng)價(jià)，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績(jī)，存在哪些缺點(diǎn)和不足，有什么經(jīng)驗(yàn)、提高。（一）基本情況。1總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡(jiǎn)單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對(duì)工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。2成績(jī)和缺點(diǎn)。這是總結(jié)的中心。總結(jié)的目的就是要肯定成績(jī)，找出缺點(diǎn)。成績(jī)有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點(diǎn)有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。3經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。做過(guò)一件事，總會(huì)有經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對(duì)以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來(lái)認(rèn)識(shí)。4今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時(shí)期工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等（二）寫(xiě)好總結(jié)需要注意的問(wèn)題1總結(jié)前要充分占有材料。最好通過(guò)不