監(jiān)理資料的形成、分類、組卷及歸檔辦法

1、監(jiān)理資料的形成、分類、組卷及歸檔辦法1. 工程監(jiān)理文件檔案資料的收集、整理、歸檔，是項目監(jiān)理部的一項重要工作。為規(guī)范項目監(jiān)理部監(jiān)理文件檔案資料的管理，特制訂本規(guī)定。2. 工程建設監(jiān)理文件檔案資料，是項目監(jiān)理部在監(jiān)理實施過程中形成的、具有保存價值的原始記錄。監(jiān)理文件檔案資料管理是否規(guī)范，是公司對項目監(jiān)理部工作考核的主要內(nèi)容之一。各項目監(jiān)理部必須按公司統(tǒng)一要求認真做好此項工作。3. 項目監(jiān)理部監(jiān)理文件檔案資料的管理由總監(jiān)理工程師負責,落實專人具體實施。4. 為保證監(jiān)理資料的完整、分類有序，工程開工前，總監(jiān)應與建設單位、承包單位對資料的分類、格式（包括用紙尺寸）、份數(shù)達成一致意見。5. 監(jiān)理文件檔案

2、資料的日常管理應做到：注意時效、及時整理、真實可靠、內(nèi)容齊全、分類有序。6. 日常管理中監(jiān)理資料的具體分類如下：6.1合同文件6.1.1監(jiān)理合同（包括招投標文件）；6.1.2施工合同；6.1.3分包合同和其他合同；6.1.4合同變更協(xié)議文件；6.1.5費用索賠和工程延期文件。6.2監(jiān)理文件6.2.1監(jiān)理大綱；6.2.2監(jiān)理規(guī)劃；6.2.3監(jiān)理實施細則；6.2.4會議紀要（例會紀要、專題會議紀要、其他與工程監(jiān)理相關的會議紀要）；6.2.5監(jiān)理階段性總結報告；6.2.6監(jiān)理月報；6.2.7監(jiān)理日志/日記；6.2.8監(jiān)理旁站記錄；6.2.9監(jiān)理工作聯(lián)系單、監(jiān)理工程師通知單；6.2.10監(jiān)理工作總結。

3、6.3工作聯(lián)系文件6.3.1建設單位聯(lián)系單；6.3.2施工單位聯(lián)系單；6.3.3政府部門函件；6.3.4設計變更文件。6.4施工單位報驗資料（一）6.4.1開工文件；6.4.2施工組織設計及方案；6.4.3總包單位（分包單位）資質資料；6.4.4人員上崗證；6.4.5工程量申報及付款報告；6.4.6試驗室資質報審資料。6.5施工單位報驗資料（二）6.5.1建筑材料、構配件、設備報審表；6.5.2報驗申請表； 6.5.3工程質量問題處理記錄及質量事故處理報告；6.5.4工程測量放線報審文件；6.5.5工程進度計劃報審文件。6.6工程驗收文件6.6.1工程樁基、基礎、主體結構工程等中間驗收文件；6

4、.6.2設備安裝專項驗收記錄；6.6.3工程竣工預驗收報驗表；6.6.4人防工程驗收記錄；6.6.5消防工程驗收記錄；6.6.6單位工程驗收記錄；6.6.7工程質量評估報告；6.6.8竣工移交證書等竣工文件；6.6.9工程照片及聲像資料。7. 日常監(jiān)理服務過程中施工單位報驗資料的審簽，首先，應由資料員審核該表格的使用是否符合要求，填寫是否規(guī)范，無誤后交專業(yè)監(jiān)理工程師。專業(yè)監(jiān)理工程師主要審核填寫內(nèi)容是否符合工程實際和有關標準、規(guī)范要求，確認簽字后返還資料員，資料員將簽認過的資料保留一份，其余返還施工單位。監(jiān)理文件檔案資料應在各階段監(jiān)理工作結束后，由資料員負責及時整理歸檔。工程竣工后，向建設單位、

5、城建檔案館、公司移交的工程監(jiān)理文件檔案的歸檔和移交執(zhí)行施工階段監(jiān)理文件歸檔和移交規(guī)定。施工階段監(jiān)理文件歸檔和移交規(guī)定總 則1. 為提高公司建設工程監(jiān)理文件管理水平，規(guī)范和統(tǒng)一監(jiān)理文件的整編、移交和歸檔工作，制定本規(guī)定。2. 本規(guī)定適用于2003年1月1日后開工的新建、擴建、改建建設工程施工的監(jiān)理文件。3. 本公司建設工程監(jiān)理文件的歸檔除執(zhí)行本規(guī)定外，同時應符合建設工程監(jiān)理規(guī)范（GB503192000）、建筑工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T503282001）、科學技術檔案案卷構成的一般要求（GB/T118222000）、技術制圖復制圖的折疊方法（GB/10609.389）、城市建設檔案案卷質量規(guī)

6、定（建辦1995697號）等規(guī)范或文件的規(guī)定及地方城建檔案部門和合同要求。4. 為使監(jiān)理文件檔案資料符合有關規(guī)定和要求，要求在項目開工前，項目監(jiān)理部應與建設單位取得共識，同時應主動與城建檔案部門進行聯(lián)系，明確具體要求。 基 本 規(guī) 定1. 項目監(jiān)理部應將工程監(jiān)理文件的形成和積累，納入工程建設監(jiān)理的各個環(huán)節(jié)和有關人員的職責范圍內(nèi)。2. 由總監(jiān)理工程師主持項目監(jiān)理部監(jiān)理文件的整理立卷工作。3. 工程部應對項目監(jiān)理部監(jiān)理文件的整編工作進行監(jiān)督、檢查、指導。在工程竣工驗收前，應對工程監(jiān)理文件進行預驗收。監(jiān)理文件的歸檔范圍及質量要求1. 監(jiān)理文件的歸檔范圍1.1 對與工程建設監(jiān)理有關的重要活動、記載工程

7、建設監(jiān)理主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體和文件，均應收集齊全、整理立卷后歸檔；1.2 工程監(jiān)理文件的具體歸檔范圍應符合本規(guī)定附錄A、B的要求。2. 歸檔監(jiān)理文件的質量要求2.1 公司歸檔的工程監(jiān)理文件應為原件（特殊情況需采用復制件的，應注明原件存放處）；2.2 工程監(jiān)理文件的內(nèi)容及深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。2.3 工程監(jiān)理文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。2.4 工程監(jiān)理文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、黑色中性簽字筆等，不得使用易褪色的紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。2.5 工程監(jiān)理文件應字跡清楚、圖樣清晰、圖表

8、整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。2.6 工程監(jiān)理文件中文字材料幅面尺寸為A4（297mm210mm）。圖紙應采用國家標準圖幅。2.7 工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。2.8 其他幅面的紙張應折疊成A4幅面。工程圖紙應按技術制圖復制圖的折疊方法統(tǒng)一折疊成A4幅面且圖標欄露在外面。工程文件的立卷1名詞解釋1.1 立卷：按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類整理成案卷，亦稱組卷。1.2 案卷：由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。3. 立卷的原則和方法2.1 立卷應遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文

9、件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.2 一個建設工程項目由多個單位工程組成時，工程報驗、工程材料報驗文件應按單位工程組卷，對于監(jiān)理的管理文件可按建設工程項目進行組卷。2.3 立卷可采用如下方法：2.3.1單位工程：可按照工程管理過程、施工過程控制組卷；2.3.2建設工程項目：可按照單位工程施工過程、項目管理過程組卷。2.4立卷過程中宜遵循下列要求：2.4.1案卷不宜過厚，一般不超過40mm；2.4.2案卷內(nèi)不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組卷。3.卷內(nèi)文件的排列3.1 文字材料按事項順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印

10、本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。3.2 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。4.案卷的編目4.1卷內(nèi)目錄的編制應符合下列規(guī)定：4.1.1卷內(nèi)目錄式樣宜符合本規(guī)定附錄C的要求；4.1.2序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從“1”開始依次標注；4.1.3責任者：填寫文件的直接形成項目監(jiān)理部或個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替；4.1.4文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號；4.1.5文件題名：填寫文件標題的全稱；4.1.6日期：填寫文件形成的日期；4.1.7頁數(shù)：填寫組成案卷文件的總頁數(shù)；4.1.8卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前。4.2卷

11、內(nèi)備考表的編制應符合下列規(guī)定：4.2.1卷內(nèi)備考表的式樣宜符合本規(guī)定附錄D的要求；4.2.2卷內(nèi)備考表主要是對案卷情況的說明；4.2.3卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后；4.2.4卷內(nèi)備考表在審核人簽字完成后，必須加蓋項目監(jiān)理部印章。4.3案卷封面的編制應符合下列規(guī)定：4.3.1案卷封面為內(nèi)封面。案卷封面的式樣宜符合附錄E的要求；4.3.2案卷封面的內(nèi)容包括：檔號、工程編號、案卷題名、編制項目監(jiān)理部、編制日期、密級、保存期限、共幾卷、第幾卷；4.3.3檔號：由項目號（名稱）、案卷號組成，由檔案管理員填寫；4.3.4工程編號：應為公司或工程監(jiān)理部對工程的編號，由工程監(jiān)理部填寫；4.3.5案卷題

12、名：應簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應包括建設單位全稱、工程名稱、案卷名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容；4.3.6編制項目監(jiān)理部：應填寫項目監(jiān)理部全稱；4.3.7起止日期：應填寫案卷內(nèi)各文件最早和最遲形成的日期；4.3.8保管期限分為永久、長期、短期三種。各類文件的保管期限執(zhí)行GB/T503282001建設工程文件歸檔整理規(guī)范規(guī)定，同時結合工程項目具體情況確定。永久是指工程建設檔案需永久保存；長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷總的保管期限應為長期。4.3.9密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件

13、，應以高密級為本卷密級。4.4編制卷內(nèi)文件頁號應符合下列規(guī)定：4.4.1卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。4.4.2頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角；4.4.3成套印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。4.4.4案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。4.5卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面必須采用幅面為A4幅面的白色書寫紙。5.案卷裝訂5.1裝訂時必須剔除金屬物。5.2案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝

14、訂。裝訂應采用線繩三孔左側裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。6.公司案卷裝具一般采用卷盒的形式。 6.1卷盒外表尺寸為310mm220mm，厚度分別為50mm、60mm、70mm三種。6.2卷盒封面應符合附錄F的要求；案卷脊背應符合附錄G的要求。工程檔案的移交1. 工程項目竣工驗收前20日內(nèi)，項目監(jiān)理部應將整理好的監(jiān)理文件報工程監(jiān)理部審核。工程監(jiān)理部在5日內(nèi)給予審核結果答復。項目監(jiān)理部在10日內(nèi)根據(jù)審核意見進行整改并按要求進行裝訂、整編成冊后，送呈城市檔案管理機構預驗收，驗收合格，并取得工程檔案認可文件后，方可進行工程竣工驗收。2. 向公司移交監(jiān)理文件檔案，應符合下列規(guī)定：2.1 項目監(jiān)理

15、部應在工程竣工驗收合格后30日內(nèi)向工程監(jiān)理部移交檔案，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”；2.2 工程監(jiān)理部在辦理完與項目監(jiān)理部的移交手續(xù)后10日內(nèi)將工程項目監(jiān)理檔案移交綜合管理部，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”；2.3 移交公司的監(jiān)理文件范圍見附錄A。3 向建設單位、城建檔案館移交監(jiān)理文件檔案應符合下列規(guī)定：3.1 工程竣工驗收合格后50日內(nèi)，項目監(jiān)理部應辦理“工程監(jiān)理檔案移交會簽單”，經(jīng)各部門、主管領導會簽完成后，方可向建設單位、城建檔案館移交資料，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”，移交清單應交工程監(jiān)理部一份備案。3.2 若因各種客觀原因(如:業(yè)主不能按合同約定支付監(jiān)理費,不能按期接收監(jiān)理檔案等

16、)導致監(jiān)理檔案不能按期交付，項目監(jiān)理部應將其交付工程監(jiān)理部，并辦理“工程監(jiān)理檔案移交清單”。由工程監(jiān)理部在具備交付條件時，具體負責辦理監(jiān)理文件移交的有關事宜。3.3 向政府檔案管理部門移交的監(jiān)理歸檔文件為一套原件。3.4 根據(jù)“建設工程監(jiān)理委托合同”中的規(guī)定向建設單位移交監(jiān)理歸檔文件。3.5 移交建設單位、政府檔案管理部門的監(jiān)理文件檔案若有具體規(guī)定，按其具體規(guī)定進行整編。 3.6 移交建設單位、政府檔案管理部門的監(jiān)理文件范圍見附錄B。4 其他4.1 在施工過程中已移交建設單位、施工單位的施工過程資料，監(jiān)理服務資料，工程監(jiān)理檔案移交時，項目監(jiān)理部不再另行移交（除委托監(jiān)理合同另有約定外）。4.2

17、承包單位施工過程報驗的各種施工過程資料，按國家相關規(guī)定在該項報驗審簽同意后應即返還建設單位、施工單位，項目監(jiān)理部只保留一份。各項目監(jiān)理部并可視工程項目參建各方管理體制情況，對施工過程中施工單位報驗經(jīng)監(jiān)理簽認同意的施工過程資料返還方式，按各方約定的辦法變通處理。4.3 工程監(jiān)理檔案整理、歸檔除附表A規(guī)定以外的資料（主要是施工過程中施工單位報驗監(jiān)理工程師簽認的服務過程資料），可全部移交建設單位。4.4 工程施工過程中相關監(jiān)理資料已向建設單位、施工單位提供的（以發(fā)文、收文簿簽收為據(jù)），工程竣工資料移交時，項目監(jiān)理部不再提供如要求另行提供時，須報經(jīng)工程監(jiān)理部同意。5質量記錄5.1工程監(jiān)理檔案移交清單

18、5.2工程監(jiān)理檔案移交會簽單 附錄A 向公司移交施工階段監(jiān)理文件一覽表序號歸檔文件保存期限密級1監(jiān)理規(guī)劃委托監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃短期秘密監(jiān)理實施細則短期秘密監(jiān)理部總控制計劃等短期秘密2監(jiān)理月報中的有關質量問題(若無以相分，以月報形式留存)長期秘密3監(jiān)理會議紀要中的有關質量問題(若無以相分，以會議紀要形式留存)長期秘密4進度控制工程開工/復工審批表長期秘密工程開工/復工暫停令長期秘密5質量控制不合格項目通知長期秘密質量事故報告及處理意見長期秘密6工程質量驗收記錄檢驗批質量驗收記錄長期秘密分項工程質量驗收記錄長期秘密基礎、主體工程驗收記錄長期秘密幕墻工程驗收記錄長期秘密分部（子分部）工程質量驗收記錄

19、長期秘密7監(jiān)理通知有關進度控制的監(jiān)理通知長期秘密有關質量控制的監(jiān)理通知長期秘密有關造價控制的監(jiān)理通知長期秘密8監(jiān)理日志、旁站記錄9合同與其他事項管理工程延期報告及審批長期秘密費用索賠報告及審批長期秘密合同爭議、違約報告及處理意見長期秘密合同變更材料長期秘密10監(jiān)理工作總結（含階段監(jiān)理工作總結）專題總結短期秘密工程竣工總結（含階段竣工總結）長期秘密質量評價意見報告（含階段性質量評估報告）長期秘密工程竣工結算審核意見書長期秘密11工程項目監(jiān)理機構（項目監(jiān)理部）及負責人名單長期秘密附錄B 向建設單位、檔案館移交文件一覽表序號歸檔文件建設單位政府檔案管理部門（室）1監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理實施細則監(jiān)理部總控制計劃等2監(jiān)理月報中的有關質量問題3監(jiān)理會議紀要中的有關質量問題4進度控制工程開工/復工審批表工程暫停令5質量控制不合格項目通知質量事故報告及處理意見6造價控制預付款報審與支付月付款報審與支付設計變更、洽商