公司印章刻制管理制度

公司印章刻制管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章刻制管理，規(guī)范印章刻制流程，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)印章的刻制管理。（三）印章種類1.公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等。2.法定代表人章：用于特定的財(cái)務(wù)文件、支票等。3.合同專用章：用于簽訂各類合同。4.財(cái)務(wù)專用章：用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)等。5.部門章：用于各部門內(nèi)部文件、通知等。6.其他專用章：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要刻制的特殊用途印章。二、印章刻制申請(qǐng)（一）申請(qǐng)流程1.各部門因工作需要刻制印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、使用范圍等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。3.行政部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括申請(qǐng)的必要性、印章用途的合理性等。審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門將申請(qǐng)表交至印章刻制承辦單位。（二）申請(qǐng)材料1.《印章刻制申請(qǐng)表》。2.如需刻制法定代表人章，需提供法定代表人身份證明復(fù)印件。3.如需刻制合同專用章，需提供合同管理相關(guān)規(guī)定及近期簽訂合同樣本。4.如需刻制財(cái)務(wù)專用章，需提供財(cái)務(wù)管理制度及相關(guān)財(cái)務(wù)文件。5.其他相關(guān)證明材料。三、印章刻制承辦單位選擇（一）選擇原則1.選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好、刻制質(zhì)量高的印章刻制單位。2.優(yōu)先選擇與公司有長(zhǎng)期合作關(guān)系、熟悉公司印章管理要求的刻制單位。（二）選擇程序1.行政部門通過市場(chǎng)調(diào)研、咨詢推薦等方式，收集印章刻制承辦單位信息。2.對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理和篩選，確定若干家候選單位。3.組織候選單位進(jìn)行報(bào)價(jià)和面談，了解其刻制能力、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格等情況。4.根據(jù)報(bào)價(jià)和面談結(jié)果，綜合考慮各方面因素，選擇一家合適的印章刻制承辦單位，并與其簽訂《印章刻制合同》。四、印章刻制過程管理（一）監(jiān)督要求1.行政部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)對(duì)印章刻制過程進(jìn)行監(jiān)督，確保刻制工作按照合同要求和公司規(guī)定進(jìn)行。2.監(jiān)督人員應(yīng)定期檢查印章刻制進(jìn)度，及時(shí)了解刻制過程中出現(xiàn)的問題，并協(xié)調(diào)解決。（二）質(zhì)量把控1.印章刻制承辦單位應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司要求進(jìn)行印章刻制，確保印章質(zhì)量。2.刻制完成后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)印章進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括印章規(guī)格、字體、圖案、材質(zhì)等是否符合要求。3.驗(yàn)收合格的印章，應(yīng)在《印章刻制驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的印章，應(yīng)要求刻制承辦單位重新刻制。五、印章領(lǐng)取與交接（一）領(lǐng)取流程1.印章刻制完成并驗(yàn)收合格后，行政部門通知申請(qǐng)部門領(lǐng)取印章。2.申請(qǐng)部門應(yīng)安排專人持有效身份證件到行政部門領(lǐng)取印章，并在《印章領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)。（二）交接手續(xù)1.領(lǐng)取印章時(shí)，行政部門應(yīng)與領(lǐng)取人辦理詳細(xì)的交接手續(xù)，包括印章名稱、數(shù)量、規(guī)格、啟用時(shí)間等信息。2.交接雙方應(yīng)在《印章交接清單》上簽字確認(rèn)，明確雙方責(zé)任。六、印章啟用（一）啟用通知1.印章領(lǐng)取后，申請(qǐng)部門應(yīng)及時(shí)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門發(fā)布印章啟用通知，明確印章名稱、啟用時(shí)間、使用范圍等信息。（二）啟用方式1.印章啟用時(shí)，應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公告，告知全體員工印章已正式啟用。2.同時(shí)，應(yīng)將印章啟用信息錄入公司印章管理系統(tǒng)，以便查詢和管理。七、印章使用管理（一）使用原則1.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍和審批程序使用印章。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。3.印章使用應(yīng)建立登記制度，確保使用記錄可追溯。（二）審批流程1.用印人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、使用部門等信息。2.《印章使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和金額，分別報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批。3.審批通過后，用印人持《印章使用申請(qǐng)表》到行政部門辦理用印手續(xù)。（三）登記備案1.行政部門在用印時(shí)，應(yīng)在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用印日期、用印部門、用印人、用印事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)等信息。2.《印章使用登記簿》應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。（四）印章保管1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要印章應(yīng)由專人保管，保管人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.部門章由各部門指定專人保管，保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.印章保管人員應(yīng)建立印章保管臺(tái)賬，記錄印章的領(lǐng)取、使用、歸還等情況。（五）印章停用1.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時(shí)，使用部門應(yīng)填寫《印章停用申請(qǐng)表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門發(fā)布印章停用通知，并收回印章。3.印章停用后，應(yīng)及時(shí)在公司印章管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)記，并將印章封存保管。（六）印章銷毀1.對(duì)于已停用且不再使用的印章，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由行政部門會(huì)同審計(jì)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督銷毀過程，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。八、印章安全與保密（一）安全措施1.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章被盜、丟失或損壞。2.印章存放地點(diǎn)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、防盜門等。3.定期對(duì)印章存放地點(diǎn)進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）保密要求1.印章保管人員和使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露印章使用信息。2.嚴(yán)禁私自復(fù)印、掃描印章或利用印章謀取私利。3.對(duì)違反印章安全與保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)印章刻制、使用、保管等情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.印章刻制是否按照規(guī)定程序進(jìn)行，刻制質(zhì)量是否符合要求。2.印章使用是否嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，使用記錄是否完整、準(zhǔn)確。3.印章保管是否安全，保管人員是否履行職責(zé)。4.印章安全與保密制度是否得到有效執(zhí)行。（三）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給行政部門。3.對(duì)違反印章管理制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分或經(jīng)濟(jì)處罰；構(gòu)成犯罪的