會議管理制度（完整版）

廣州XX化妝品有限公司文件編號版本A/0擬制部門人事行政中心生效日期20XX年5月10日文件類別制度頁碼3/5PAGE會議管理制度1.0目的：為提高會議的質(zhì)量和效率，規(guī)范與會議有關(guān)事項的管理，特制定本制度。2.0適用范圍：公司例會（見《例行會議一覽表》）、專題會議、臨時會議。3.0定義：工作日：指8：30-18：00之間的工作時間。4.0職責(zé)：4.1會議召集人職責(zé)4.1.1確定會議主題；4.1.2確定會議主持人、參加人員；4.1.3召集跨部門臨時會議需經(jīng)副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準。4.2會議主持人職責(zé)4.2.1確定會議通知人、記錄人；4.2.2確定會議議程；4.2.3準時召開會議，控制會議節(jié)奏與時間，把握會議重點不偏離主題；4.2.4確保會議不受干擾，主動處理解決干擾會議行為，例如：竊竊私語﹑故意刁難﹑惡意攻擊、逃避責(zé)任等；4.2.5平衡發(fā)言，發(fā)揮群體力量，確保與會人員充分發(fā)表意見；4.2.6善用群體專長，增加每位與會人員對會議結(jié)論的支持；4.2.7會議召開時間及議程變更的事前協(xié)調(diào)；4.2.8會議紀律的監(jiān)督、違規(guī)行為的處理；4.2.9會議記錄的簽核；4.2.10會議決議的跟進執(zhí)行。4.3會議通知人職責(zé)4.3.1發(fā)出會議通知（注：公司固定召開的例會，除臨時變更外，不另行通知）；4.3.2會議通知一般采用電話形式，但須確保通知到相關(guān)責(zé)任人。主持人要求采用書面形式通知的，會議通知人必須采用書面形式通知，被通知人或其授權(quán)代理人應(yīng)在通知單上簽字確認；4.3.3會議開始前準備會議資料并分發(fā)到相關(guān)與會人員；4.3.4異常狀況發(fā)生后10分鐘內(nèi)知會會議主持人；4.3.5會議因故取消或延遲，須提前30分鐘通知相關(guān)人員。4.4會議記錄人職責(zé)4.4.1提前十分鐘做好會場準備，會議結(jié)束后及時整理會場；4.4.2組織簽到（列席人員不需簽到），發(fā)放并收回《會議簽到表》，在會議正式開始前向會議主持人報告會議缺席情況；4.4.3現(xiàn)場記錄會議內(nèi)容；4.4.4會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)整理完成會議記錄、決議，報主持人審核簽字并發(fā)至各相關(guān)部門/人；4.4.5會議結(jié)束時公布違規(guī)情況，并做好違規(guī)處罰記錄。4.5參會人員職責(zé)4.5.1事前準備相關(guān)會議資料和發(fā)言準備；4.5.2準時參加會議，臨時突發(fā)事件導(dǎo)致不能準時參加或缺席，提前通知會議主持人同意，并委任職務(wù)代理人參加；4.5.3緊急會議在會后2個工作日內(nèi)向下屬及時傳達會議精神，非緊急會議通過部門例會或其它形式向下屬傳達會議精神；4.5.4按會議決議規(guī)定，落實會議決議。5.0會議紀律：5.1與會人員參加會議時應(yīng)帶記錄本、筆及會議相關(guān)資料，并提前做好發(fā)言準備；5.2與會人員應(yīng)提前5分鐘到達會場完成簽到，做好會議準備；5.3會議期間將手機關(guān)機或調(diào)為振動；5.4會議期間禁止吸煙；5.5會議期間禁止接聽電話，如遇客戶、生產(chǎn)線等緊急來電必須接聽時，應(yīng)先知會主持人同意后離場接聽；5.6與會人員遇突發(fā)事件急需離場處理時，應(yīng)知會主持人同意；5.7會議期間，未經(jīng)主持人許可，不許交頭接耳、隨意走動或處理與會議無關(guān)事宜；5.8會議期間，需要提問時，首先征得主持人同意方可發(fā)言或在主持人的安排下發(fā)言，否則，主持人有權(quán)予以制止。6.0管理辦法：6.1會議遲到10分鐘以內(nèi)的，處罰5元/次，超過10分鐘的，處罰10元/次，超過30分鐘按曠會處理，曠會一次處罰30元；6.2未經(jīng)會議主持人同意私自早退會議的，處罰30元/次；6.3未按期完成會議決議且未提前向主持人申請或申請未得到主持人同意的，未超過1個工作日的處罰10元/項，超過1個工作日處罰20元/項；6.4會議記錄人未在會后2個工作日內(nèi)完成整理會議記錄、決議并呈報主持人確認，處罰5元/次；6.5會議期間手機鈴聲響、未經(jīng)主持人同意在會場接聽電話的，處罰10元/次；6.6參會人員在會后未在規(guī)定時間內(nèi)向下屬傳達會議精神的，處罰10元/次，造成嚴重后果的，由管理委員會討論并提交總經(jīng)理核準進行處罰；6.7會議期間，未經(jīng)主持人允許，私自走動、交頭接耳的，處罰10元/次；6.8會議主持人不得擅自調(diào)整例會時間，否則處罰主持人30元/次，更不得擅自取消例會，否則處罰主持人50元/次，客觀特殊情況不能召開例會的，須經(jīng)總經(jīng)理同意方可調(diào)整或取消；6.9在會議上有罵人、扔物品、中途惡意離場或進行人身攻擊及其它嚴重擾亂會議秩序行為者，視情節(jié)輕重處以100—200元罰款；6.10違反其它會議規(guī)定（紀律）或未履行相關(guān)職責(zé)的，處罰10元/次；7.0附則：7.1