集團公文管理制度

廣東XX有限公司文件文件名稱公文管理制度版次：A/0文件編號生效日期：年月日擬制審核確認1、目的為提高公文處理效率，保證公文質(zhì)量，使公文處理規(guī)范化、制度化，特制訂本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門。3、定義3、1、公文：廣東XX有限公司（以下簡稱公司）的公文，是傳達貫徹公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營方針、發(fā)布行政命令和頒布規(guī)章制度、批復請示報告、指導布置工作、通報情況的重要工具。3、2、公文管理：指公文的分類、頒布、整理、歸檔等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作要求。4、權責部門4、1、公司行政部（以下簡稱行政部）是公司公文的管理部門，主管公司的公文處理，指導各部門的公文處理工作。4、2、公司各部門必須認真做好公文處理工作，并指定專人負責，具體包括文件的起草、收發(fā)、登記、跟蹤、催辦、歸檔等公文處理工作。5、內(nèi)容5、1、公文種類及適用范圍：5、1、1、請示：向上級部門、領導的請示報告。5、1、2、報告：向上級領導匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級領導詢問的報告。5、1、3、通知：發(fā)布規(guī)章制度，人事任免，批轉公司各部門的公文，要求各單位辦理和執(zhí)行的事項。廣東XX有限公司文件文件名稱公文管理制度版次：A/1文件編號生效日期：年月日擬制審核確認5、1、4、通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要指示精神或者情況通報。5、1、5、決定：對重要事項或者重大行動做出安排，變更或撤銷不當?shù)臎Q定。5、1、6、批復：批復各單位的請示報告。5、1、7、會議紀要：記載、傳達會議情況和議定事項。5、2、公文效力5、2、1、公司公文是公司內(nèi)部權威性的行政文件，對公司各部門具有普遍的約束力。5、2、2、各部門公文只對該部門或職能業(yè)務范圍具有約束力。5、3、公文格式公文格式一般包含：發(fā)文單位的標識、秘密等級、發(fā)文字號、標題、正文、附件、發(fā)文日期、附注、主送單位、抄送單位、呈送者等部分組成。（具體詳見本文附件：公文模板）3、1、發(fā)文單位標識，應當使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱（詳見下文），發(fā)文字號應當包括發(fā)文單位代字、年份、月份、日期和序號。在文件首頁上端；3、2、秘密等級，公文分為“一般”、“秘密”、“機密”和“絕密”四個級別：1、一般：一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等文件。2、秘密：公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息。3、機密：公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況。4、絕密：直接影響公司利益的重要決策性文件、資料。5、3、3、公文標題，應概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。5、3、4、公文中如有附件，附件中應注明正文的發(fā)文號和附件的順序。5、3、5、發(fā)文日期以公文審批簽發(fā)的日期為準。5、3、6、公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。5、3、7、行文只有一個主送單位，其他單位應當用抄送形式。廣東XX有限公司文件文件名稱公文管理制度版次：A/1文件編號生效日期：年月日擬制審核確認5、4、發(fā)布公文應做到：5、4、1、在公文的草擬過程中，如涉及到其它相關部門職權范圍內(nèi)的事項時，主辦部門應主動與其協(xié)商，達成一致意見后再行發(fā)文。4、2、重要文件的擬發(fā)需用紅頭文，并嚴格遵照本制度附件公文模板格式。4、3、擬稿、審核、審批文件須用黑色或藍色簽字筆，不得使用圓珠筆和鉛筆。文稿一經(jīng)領導簽字審批，不得有任何改動，確需修改的，應重新履行審批手續(xù)。5、4、4、公文的審批程序規(guī)定如下：各單位編號發(fā)文：提案（部）→審核（部門領導）→審批（董事長）→備案（行）5、5、發(fā)文字號管理5、5、1、發(fā)文編號規(guī)則：發(fā)文單位、部門 發(fā)文編號規(guī)范廣東XX有限公司 （XX政字〔年份月份日期〕順序號）說明：1、以上順序號保留兩位，如：XX政字〔20XX1206〕01號；會議紀要編號規(guī)則：將以上編號中的“字”改為“會”，其余不變。如：XX會〔20XX1206〕01號；3、函編號規(guī)則：將以上編號中的“字”改為“函”，其余不變。如：XX函〔20XX1206〕01號；5、2、文號制發(fā)規(guī)定如下：1、規(guī)章制度、組織架構調(diào)整、公司范圍的會議、重大項目和活動等事項的公文，應以廣東XX有限公司名義發(fā)文。2、對外的公文，應根據(jù)實際情況而定。廣東XX有限公司文件文件名稱公文管理制度版次：A/1文件編號生效日期：年月日擬制審核確認5、6、收文辦理程序5、6、1、各部門收到來文后，應及時辦理，做好編號、登記工作，提交相關部門或領導批閱，并按來文內(nèi)容承辦或轉交相關部門承辦。6、2、根據(jù)責任的歸屬，各部門相關部門負責人有文件追蹤和催辦的責任。5、7、其他注意事項：5、7、1、公文辦理完畢后，各單位應當及時按檔案管理的要求整理歸檔。5、7、2、員工異動時，應當將暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、歸還。5、7、3、部門合并時，全部公文應當隨之合并管理。6、附則6、1、本制度由公司行政部負責制定、修訂和解釋。

6、2、本制度自批準之日起正式實施，原頒發(fā)的文件作廢。廣東XX有限公司文件文件名稱公文管理制度版次：A/1文件編號生效日期：年月日擬制審核確認附表：公文模版：廣東XX有限公司文件XX政（20XX1206)號密級： 簽發(fā)人：文件標題（三號字，宋體或黑體）主送單位（四號，宋體）正文（四號宋體）--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------廣東XX有限公司年月