會(huì)議策劃與組織 課件 第九章 會(huì)議財(cái)務(wù)管理

第十章

會(huì)議財(cái)務(wù)管理會(huì)議財(cái)務(wù)管理的概念與內(nèi)容編制會(huì)議預(yù)算會(huì)議資金管理會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)會(huì)議成本控制會(huì)議財(cái)務(wù)管理的基本概念與內(nèi)容會(huì)議日常財(cái)務(wù)管理是指按國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)管理制度，按照組織委員會(huì)批準(zhǔn)的會(huì)議預(yù)算，由財(cái)會(huì)部門(mén)和人員進(jìn)行的會(huì)議日常財(cái)務(wù)管理工作。會(huì)議日常財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容包括會(huì)議資金管理、費(fèi)用管理和會(huì)議余款的處理。會(huì)議日常財(cái)務(wù)管理會(huì)議財(cái)務(wù)管理首先是從財(cái)務(wù)計(jì)劃管理開(kāi)始。在策劃會(huì)議時(shí)，會(huì)議組織者必須根據(jù)我國(guó)舉辦會(huì)議的有關(guān)財(cái)務(wù)管理制度、參照以往舉辦會(huì)議的歷史資料，在資金運(yùn)作規(guī)律的基礎(chǔ)上編制出會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃。會(huì)議的預(yù)算是會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理的重要依據(jù)，它使會(huì)議組織者有計(jì)劃地籌措資金，包括資金的數(shù)額、來(lái)源；按預(yù)算進(jìn)行各項(xiàng)支出，包括支出的項(xiàng)目和支出標(biāo)準(zhǔn)。預(yù)算是會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理中最重要的內(nèi)容。會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃管理會(huì)議財(cái)務(wù)管理是利用價(jià)值形式對(duì)會(huì)議財(cái)務(wù)活動(dòng)的管理。會(huì)議財(cái)務(wù)管理的本質(zhì)是對(duì)會(huì)議資金的管理，其主要內(nèi)容是研究會(huì)議運(yùn)作時(shí)資金活動(dòng)的過(guò)程及其規(guī)律。會(huì)議運(yùn)作時(shí)的資金活動(dòng)主要包括籌集資金、運(yùn)用和分配資金。會(huì)議要努力開(kāi)辟資金渠道，合理分配和使用資金，以確保會(huì)議取得成功。為此，在會(huì)議籌備初期，必須首先制定出會(huì)議財(cái)務(wù)目標(biāo)。會(huì)議財(cái)務(wù)目標(biāo)分為營(yíng)利性和非營(yíng)利性?xún)煞N。目前，在我國(guó)舉辦的大多數(shù)會(huì)議都不是純粹商業(yè)營(yíng)利性活動(dòng)，財(cái)務(wù)目標(biāo)一般為非營(yíng)利性的。會(huì)議財(cái)務(wù)分析會(huì)議財(cái)務(wù)分析是對(duì)會(huì)議財(cái)務(wù)狀況的分析和研究，對(duì)流動(dòng)資金的使用和開(kāi)支的分析，檢查會(huì)議的財(cái)務(wù)運(yùn)作狀況，以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。會(huì)議財(cái)務(wù)分析的目的是要保證會(huì)議實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)目標(biāo)。會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)

會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的含義會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)數(shù)據(jù)是編制會(huì)議預(yù)算的基礎(chǔ)，會(huì)議組織者要依據(jù)會(huì)議活動(dòng)的客觀發(fā)展規(guī)律，利用已經(jīng)掌握的財(cái)務(wù)知識(shí)和手段，對(duì)會(huì)議未來(lái)的財(cái)務(wù)狀況做預(yù)先推測(cè)和判斷，以保證會(huì)議財(cái)務(wù)工作井然有序，并切合會(huì)議實(shí)際，順利實(shí)現(xiàn)會(huì)議財(cái)務(wù)管理的最終目標(biāo)。會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)經(jīng)常使用的方法是：專(zhuān)家調(diào)查法、報(bào)表調(diào)查法、歷史類(lèi)比法、集合意見(jiàn)法。會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的內(nèi)容一般可采用歷史類(lèi)比法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行判斷會(huì)議預(yù)算是以會(huì)議規(guī)模為最主要數(shù)據(jù)編制的。會(huì)議規(guī)模即是指有多少人參加會(huì)議。在會(huì)議籌備初期，會(huì)議人數(shù)帶有很大的不確定性，這給編制會(huì)議預(yù)算帶來(lái)了很大的難度。會(huì)議規(guī)模的預(yù)測(cè)會(huì)議支出的預(yù)測(cè)會(huì)議保本人數(shù)的預(yù)測(cè)會(huì)議收入的預(yù)測(cè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)測(cè)如參考前三屆會(huì)議的與會(huì)人數(shù)，可向這幾屆會(huì)議的主辦單位索取代表通訊錄，對(duì)參加會(huì)議的人進(jìn)行分析，這樣可以粗略推算出本屆會(huì)議可能參加的人數(shù)。會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的內(nèi)容固定支出是不隨會(huì)議人數(shù)的變化而變化的支出，即使將來(lái)會(huì)議的實(shí)際收入少于預(yù)期收入，固定支出也不會(huì)有很大變動(dòng)。如會(huì)議籌備期間的印刷費(fèi)和郵寄費(fèi)等。由于會(huì)議的許多固定支出發(fā)生在會(huì)議籌備期間，這就需要有一定的啟動(dòng)資金。因此，預(yù)測(cè)會(huì)議固定支出對(duì)籌集會(huì)議啟動(dòng)資金也有指導(dǎo)意義。會(huì)議支出分為兩類(lèi)：固定支出和可變支出。會(huì)議支出的預(yù)測(cè)會(huì)議規(guī)模的預(yù)測(cè)會(huì)議保本人數(shù)的預(yù)測(cè)會(huì)議收入的預(yù)測(cè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)測(cè)會(huì)議的可變支出是隨著會(huì)議人數(shù)的變化而變化的，如會(huì)議期間的餐費(fèi)、住宿費(fèi)等。在對(duì)會(huì)議規(guī)模進(jìn)行預(yù)測(cè)后，應(yīng)盡快根據(jù)預(yù)測(cè)的數(shù)據(jù)對(duì)會(huì)議固定支出進(jìn)行預(yù)測(cè)，以此為基礎(chǔ)，預(yù)測(cè)出會(huì)議的保本人數(shù)和注冊(cè)費(fèi)收取的水平。這兩項(xiàng)數(shù)據(jù)對(duì)于完成會(huì)議的財(cái)務(wù)目標(biāo)至關(guān)重要。會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的內(nèi)容但是會(huì)議其他一些收入，如旅游收入，不同的會(huì)議收入會(huì)有所不同。通常在會(huì)議各項(xiàng)收入中注冊(cè)費(fèi)收入是相對(duì)穩(wěn)定的，只要人數(shù)預(yù)測(cè)準(zhǔn)確，預(yù)算收入和實(shí)際收入不會(huì)有很大差別。會(huì)議收入的預(yù)測(cè)會(huì)議規(guī)模的預(yù)測(cè)會(huì)議保本人數(shù)的預(yù)測(cè)會(huì)議支出的預(yù)測(cè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)測(cè)從歷史來(lái)看，來(lái)我國(guó)參加國(guó)際會(huì)議的代表很少采用組團(tuán)形式參會(huì)，他們大多希望能夠參加會(huì)議舉辦的各種旅游活動(dòng)，這樣，會(huì)議在旅游服務(wù)方面就會(huì)獲取一定收入。贊助費(fèi)也是會(huì)議的主要收入，許多會(huì)議的盈虧最終取決于贊助費(fèi)的多少。因此，對(duì)贊助費(fèi)的預(yù)測(cè)也是至關(guān)重要的。會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的內(nèi)容保本人數(shù)＝會(huì)議固定支出／（注冊(cè)費(fèi)－每位代表的可變支出）舉辦會(huì)議最基本的財(cái)務(wù)目標(biāo)是保證會(huì)議不出現(xiàn)虧損。會(huì)議保本人數(shù)的預(yù)測(cè)會(huì)議規(guī)模的預(yù)測(cè)會(huì)議收入的預(yù)測(cè)會(huì)議支出的預(yù)測(cè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)測(cè)由于會(huì)議收入主要決定于注冊(cè)費(fèi)高低和參會(huì)人數(shù)，而當(dāng)會(huì)議注冊(cè)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)基本確定之后，會(huì)議的收入就完全取決于會(huì)議代表人數(shù)的多少，因此，會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)時(shí)，一定要預(yù)測(cè)會(huì)議保本人數(shù)。會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的內(nèi)容籌備大型會(huì)議需要幾年時(shí)間，這期間國(guó)內(nèi)外經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化等因素最終都會(huì)反映到價(jià)格上。經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)測(cè)會(huì)議規(guī)模的預(yù)測(cè)會(huì)議收入的預(yù)測(cè)會(huì)議支出的預(yù)測(cè)會(huì)議保本人數(shù)的預(yù)測(cè)如果是舉辦國(guó)際會(huì)議，匯率的調(diào)整變化經(jīng)常是影響國(guó)際會(huì)議財(cái)務(wù)管理的重要因素。因此還要注意預(yù)測(cè)經(jīng)濟(jì)環(huán)境。編制會(huì)議預(yù)算

編制會(huì)議預(yù)算的目的在會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上編制會(huì)議預(yù)算，能夠提供一個(gè)定量的會(huì)議財(cái)務(wù)計(jì)劃，會(huì)議預(yù)算既能反映會(huì)議固定支出，也可反映會(huì)議的可變支出，同時(shí)也估算了會(huì)議的大致收入。通過(guò)預(yù)算，能夠初步反映會(huì)議的盈虧。預(yù)算對(duì)于會(huì)議財(cái)務(wù)管理至關(guān)重要的另一個(gè)原因是，通過(guò)預(yù)算可以清楚地了解需要多少會(huì)議啟動(dòng)資金，避免出現(xiàn)由于啟動(dòng)資金不足而影響會(huì)議正?；I備的被動(dòng)局面。會(huì)議預(yù)算的內(nèi)容組成會(huì)議預(yù)算主要是由會(huì)議收入和支出兩部分組成。支出部分又分為固定支出和可變支出。會(huì)議財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)提供了編制預(yù)算的許多相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)會(huì)議舉辦城市的價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)和會(huì)議支出的項(xiàng)目編制出會(huì)議預(yù)算表。會(huì)議預(yù)算表的內(nèi)容包括：會(huì)議的固定支出、可變支出和收入。會(huì)議固定支出必不可少不隨人數(shù)變化而變化1申辦費(fèi)申辦費(fèi)主要指在申辦和競(jìng)標(biāo)會(huì)議時(shí)所支出的費(fèi)用。辦公費(fèi)辦公費(fèi)是整個(gè)會(huì)議籌備期間運(yùn)作所需的辦公費(fèi)用。包括會(huì)議秘書(shū)處購(gòu)置設(shè)備費(fèi)、日常辦公費(fèi)、通信費(fèi)、財(cái)務(wù)管理費(fèi)。同聲傳譯譯員勞務(wù)費(fèi)對(duì)于國(guó)際會(huì)議，一般要求安排同聲傳譯，會(huì)議須支付同聲傳譯譯員勞務(wù)費(fèi)。以中文為同聲傳譯，譯員的服務(wù)價(jià)格相對(duì)便宜；以其他語(yǔ)言為傳譯，譯員的服務(wù)價(jià)格會(huì)很高。公關(guān)宣傳費(fèi)公關(guān)宣傳費(fèi)是為擴(kuò)大會(huì)議的影響力，吸引更多人參加會(huì)議，為開(kāi)拓市場(chǎng)而進(jìn)行的公關(guān)宣傳活動(dòng)所需的費(fèi)用。人工費(fèi)人工費(fèi)是指會(huì)議工作人員的工資、獎(jiǎng)金和其他福利費(fèi)用。應(yīng)按規(guī)定發(fā)給他們加班費(fèi)。服務(wù)費(fèi)指通過(guò)為客戶(hù)組織、經(jīng)辦會(huì)議而獲取收入的專(zhuān)業(yè)的會(huì)議組織機(jī)構(gòu)）的服務(wù)是一種商業(yè)行為，其目的是為了獲取利潤(rùn)。352461.選擇所舉辦會(huì)議領(lǐng)域中最有權(quán)威的雜志刊登廣告2.散發(fā)會(huì)議預(yù)通知會(huì)議經(jīng)常使用的公關(guān)宣傳方式3.散發(fā)招貼畫(huà)4.制作會(huì)議網(wǎng)頁(yè)即幫助組織、運(yùn)作、管理會(huì)議后，不管與會(huì)人數(shù)的多少，一次性收取一筆費(fèi)用。包價(jià)完全按照工作時(shí)間收費(fèi)。按小時(shí)收費(fèi)完全根據(jù)參會(huì)人數(shù)多少提取費(fèi)用。按參會(huì)人數(shù)收費(fèi)完成一個(gè)會(huì)議，除收取基本費(fèi)外，再按參會(huì)人數(shù)提取一定費(fèi)用。基本費(fèi)用加依據(jù)參會(huì)人數(shù)收取費(fèi)用服務(wù)費(fèi)PCO會(huì)議固定支出必不可少不隨人數(shù)變化而變化7會(huì)議組織機(jī)構(gòu)活動(dòng)費(fèi)會(huì)議籌備期間各委員會(huì)和秘書(shū)處定期開(kāi)會(huì)和活動(dòng)時(shí)的費(fèi)用?？疾旎顒?dòng)費(fèi)這部分的費(fèi)用主要包括：交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐費(fèi)、考察活動(dòng)費(fèi)。會(huì)場(chǎng)和設(shè)備租金費(fèi)用征文通知書(shū)印刷費(fèi)和郵寄費(fèi)會(huì)議組織者為了擴(kuò)大會(huì)議影響，邀請(qǐng)到更多參會(huì)人和參會(huì)報(bào)告，在會(huì)議籌辦初期，通常會(huì)印刷大量征文通知書(shū)。特邀報(bào)告人的參會(huì)費(fèi)報(bào)告費(fèi)支付的標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)以往慣例或參照相應(yīng)會(huì)議的支付標(biāo)準(zhǔn)支付。911810會(huì)場(chǎng)租金包括：主會(huì)場(chǎng)租金、分會(huì)場(chǎng)租金、大會(huì)組織機(jī)構(gòu)辦公用房費(fèi)用、設(shè)備租金、網(wǎng)吧主會(huì)場(chǎng)租金在我國(guó)基本上所有的會(huì)議中心和賓館的會(huì)場(chǎng)租金都是按單元計(jì)價(jià)的，每半天為一個(gè)單元，不管租用時(shí)間是半個(gè)小時(shí)還是４個(gè)小時(shí)，費(fèi)用相同。為節(jié)約成本，組織會(huì)議時(shí)應(yīng)盡量將開(kāi)幕式、閉幕式等大型活動(dòng)集中在幾個(gè)單元。分會(huì)場(chǎng)租金根據(jù)會(huì)議分組情況選定分會(huì)場(chǎng)，應(yīng)盡可能選擇與分會(huì)場(chǎng)人數(shù)相適應(yīng)大小的會(huì)場(chǎng)，避免不必要的浪費(fèi)。設(shè)備租金包括視聽(tīng)設(shè)備和同聲傳譯設(shè)備。會(huì)議組織者一定要做好充分調(diào)查，合理安排和使用設(shè)備。同聲傳譯設(shè)備租金昂貴，因此，一般只在會(huì)議的開(kāi)幕式和特邀專(zhuān)家報(bào)告時(shí)才安排。網(wǎng)吧專(zhuān)供代表上網(wǎng)使用。這部分的費(fèi)用包括租用計(jì)算機(jī)和租用網(wǎng)絡(luò)專(zhuān)用電纜兩項(xiàng)費(fèi)用。大會(huì)組織機(jī)構(gòu)辦公用房費(fèi)用大會(huì)秘書(shū)處辦公用房雖然不多，但從會(huì)議籌備到會(huì)議結(jié)束，時(shí)間較長(zhǎng)，也是一筆不小的開(kāi)支。一般在會(huì)議籌辦初期，大會(huì)組織機(jī)構(gòu)辦公室會(huì)附設(shè)在會(huì)議承辦單位，待會(huì)議召開(kāi)前，再遷往會(huì)議中心，這樣，就節(jié)省了不小的開(kāi)支。會(huì)議可變支出隨人數(shù)變化而變化1餐飲餐飲費(fèi)是可變支出中比例最大的一筆費(fèi)用，包括：宴會(huì)費(fèi)用、招待會(huì)費(fèi)用、茶歇、會(huì)議午餐。郵寄費(fèi)郵寄費(fèi)主要包括論文錄取通知書(shū)、注冊(cè)通知書(shū)、簽證邀請(qǐng)信。會(huì)議紀(jì)念禮品費(fèi)印刷費(fèi)印刷費(fèi)是僅次于餐飲費(fèi)的支出。印刷的文件包括：論文集、會(huì)議內(nèi)容摘要、會(huì)議資料匯編、程序手冊(cè)、會(huì)議指南等。代表用品費(fèi)代表用品費(fèi)是最直觀的可變支出，支出的項(xiàng)目包括：名卡制作或購(gòu)買(mǎi)的費(fèi)用、請(qǐng)柬和各類(lèi)票證制作的費(fèi)用、文件袋、筆和筆記本等購(gòu)買(mǎi)費(fèi)用。3524紀(jì)念禮品因人數(shù)的多少而定6租車(chē)及其他交通費(fèi)會(huì)議期間的用車(chē)及其他交通費(fèi)用因參會(huì)人數(shù)多少而變化，合理使用車(chē)輛可以節(jié)約會(huì)議成本。7不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)計(jì)算會(huì)議的可變支出時(shí)，可根據(jù)具體情況設(shè)不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)一項(xiàng)。通常不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)按5％～20％來(lái)計(jì)算。會(huì)議的收入注冊(cè)費(fèi)或會(huì)務(wù)費(fèi)是會(huì)議最主要的收入，是決定會(huì)議能否做到收支平衡的重要因素，對(duì)它的定價(jià)至關(guān)重要。注冊(cè)費(fèi)或會(huì)務(wù)費(fèi)的種類(lèi)包括：代表注冊(cè)費(fèi)、會(huì)員注冊(cè)費(fèi)、特邀報(bào)告人注冊(cè)費(fèi)、陪同人員注冊(cè)費(fèi)等。會(huì)議注冊(cè)費(fèi)或會(huì)務(wù)費(fèi)賓館經(jīng)常會(huì)在各方面給會(huì)議提供一些優(yōu)惠條件。如當(dāng)會(huì)議用房超過(guò)一定數(shù)量，會(huì)議可以免費(fèi)使用賓館的會(huì)場(chǎng)或設(shè)備。還有的賓館提供一些免費(fèi)房間或低價(jià)房間供會(huì)議使用。總之不論是哪種方式，都會(huì)增加會(huì)議的收入或者減少會(huì)議的支出。賓館的優(yōu)惠當(dāng)發(fā)現(xiàn)會(huì)議注冊(cè)費(fèi)不能支付會(huì)議全部支出時(shí)，要使會(huì)議的財(cái)務(wù)預(yù)算做到平衡，首先考慮的是尋求對(duì)會(huì)議的贊助。目前，在我國(guó)舉辦的各類(lèi)會(huì)議或多或少都能得到一些贊助。企業(yè)贊助是會(huì)議最主要的贊助來(lái)源，除此之外，會(huì)議還可以獲取政府機(jī)構(gòu)的補(bǔ)助、基金會(huì)的贊助、國(guó)際組織的贊助以及私人贊助。贊助費(fèi)會(huì)議的收入旅游活動(dòng)收入是會(huì)議組織的在舉辦地周邊旅游所獲取的費(fèi)用。除特殊情況外，每次會(huì)議總有部分代表報(bào)名參加會(huì)議組織的旅游活動(dòng)。會(huì)議組織者通常采用競(jìng)標(biāo)方式，將會(huì)議的旅游活動(dòng)承包給旅行社。旅行社會(huì)將會(huì)議旅游的部分利潤(rùn)返還給會(huì)議組織者，作為會(huì)議的一部分收入。旅游活動(dòng)收入在一些專(zhuān)業(yè)性會(huì)議上利用各種方式為產(chǎn)品做廣告，是很多企業(yè)主特別看重的機(jī)會(huì)。會(huì)議可通過(guò)會(huì)議論文集、制發(fā)宣傳單頁(yè)、標(biāo)語(yǔ)或直接在紀(jì)念品、文具、礦泉水等物品上標(biāo)志企業(yè)廣告等多種形式為企業(yè)主發(fā)布廣告，并收取一定廣告費(fèi)。會(huì)議廣告收費(fèi)會(huì)議附設(shè)展覽一方面是會(huì)議內(nèi)容的補(bǔ)充，豐富了會(huì)議；另一方面也是為增加會(huì)議經(jīng)費(fèi)。展覽會(huì)可由會(huì)議組織者自己籌備，也可承包給專(zhuān)門(mén)的展覽公司。在初期的會(huì)議預(yù)算中有些會(huì)議組織先不計(jì)算此筆收入。會(huì)議附設(shè)展覽所收展位費(fèi)會(huì)議資金管理籌集會(huì)議啟動(dòng)資金籌集會(huì)議啟動(dòng)資金是會(huì)議全部資金活動(dòng)的第一個(gè)階段，也是最重要的階段。從會(huì)議最初醞釀和策劃時(shí)就開(kāi)始有了資金支出，而會(huì)議本身的資金收入?yún)s要等到會(huì)議召開(kāi)前的3-4個(gè)月，收到會(huì)議代表的注冊(cè)費(fèi)才會(huì)有。在漫長(zhǎng)的會(huì)議籌備期間，必須要尋求到籌備會(huì)議的啟動(dòng)資金，這是會(huì)議面臨的第一個(gè)財(cái)務(wù)問(wèn)題。會(huì)議規(guī)模的大小不等，需要的啟動(dòng)資金也相差很大。舉辦中小型會(huì)議時(shí)，幾萬(wàn)元的啟動(dòng)資金比較容易解決。如果會(huì)議規(guī)模達(dá)到幾千人，籌備時(shí)間長(zhǎng)達(dá)兩三年，有的甚至達(dá)到七八年，能否順利進(jìn)行籌備就成為首要問(wèn)題。籌集會(huì)議啟動(dòng)資金的渠道行政事業(yè)費(fèi)會(huì)議規(guī)模如果不大，籌備期間墊支經(jīng)費(fèi)也不多的情況下，可向所在單位的主管部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后主辦單位用行政事業(yè)費(fèi)墊支，待會(huì)議結(jié)束后償還即可。目前，大多數(shù)會(huì)議都是采取這種方法解決會(huì)議啟動(dòng)資金的。專(zhuān)業(yè)會(huì)議管理機(jī)構(gòu)墊支籌備千人以上的大型會(huì)議，為解決前期啟動(dòng)資金問(wèn)題，常常會(huì)選擇一個(gè)專(zhuān)業(yè)會(huì)議管理機(jī)構(gòu)來(lái)承辦會(huì)議。而選擇專(zhuān)業(yè)會(huì)議管理機(jī)構(gòu)的重要條件就是其資金墊支能力。專(zhuān)業(yè)會(huì)議管理機(jī)構(gòu)可以給會(huì)議在整個(gè)籌備期間提供充足的啟動(dòng)資金，通常不計(jì)利息，因而在舉辦大型會(huì)議時(shí)，不失為一種首選的集資方式。企業(yè)專(zhuān)門(mén)性資金與企業(yè)贊助企業(yè)為促進(jìn)自身發(fā)展而舉辦的一些會(huì)議，如客戶(hù)聯(lián)誼會(huì)、產(chǎn)品介紹會(huì)、技術(shù)座談會(huì)以及表彰獎(jiǎng)勵(lì)等方面的會(huì)議，通常資金主要來(lái)自企業(yè)的專(zhuān)門(mén)性資金，是從企業(yè)稅后利潤(rùn)中提取的。一些會(huì)期比較短，會(huì)議議題以及影響力惹人關(guān)注的會(huì)議通常會(huì)得到一些企業(yè)的資助，以獲取會(huì)議的啟動(dòng)資金。會(huì)議收入管理注冊(cè)費(fèi)或會(huì)務(wù)費(fèi)管理注冊(cè)費(fèi)收入是會(huì)議收入的主要來(lái)源。注冊(cè)費(fèi)的收取是一件較為復(fù)雜的工作，由于收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不同，交納時(shí)間和交納方式不一樣，如有用支票交納、有通過(guò)銀行或郵局匯款，還有使用信用卡等。因此注冊(cè)費(fèi)收取后，應(yīng)反復(fù)核準(zhǔn)以確保準(zhǔn)確無(wú)誤。贊助費(fèi)管理贊助費(fèi)通常是那些規(guī)模較大、綜合實(shí)力較強(qiáng)的企業(yè)提供的。而這些企業(yè)往往因?yàn)闄C(jī)構(gòu)管理層次復(fù)雜而在支付贊助費(fèi)時(shí)經(jīng)常拖延，因此，要保證會(huì)議籌備資金能準(zhǔn)時(shí)到位，不影響會(huì)議的正常召開(kāi)，會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)要常催促，直到贊助款項(xiàng)到位。其他收入管理旅游、附設(shè)展覽、廣告等收入要在會(huì)議結(jié)束后才能明確金額的多少，因此，在會(huì)議期間僅能粗略估算，實(shí)際收入經(jīng)常會(huì)與估算收入有很大差距。在會(huì)議的各種收入中，代收代支的款項(xiàng)占了很大比重，例如，住房費(fèi)用轉(zhuǎn)給賓館，旅游費(fèi)用轉(zhuǎn)給旅行社。這是會(huì)議收入中很重要的一個(gè)特點(diǎn)。因此在管理中，要經(jīng)常對(duì)會(huì)議的各項(xiàng)收入進(jìn)行確認(rèn)和時(shí)間上的界定。會(huì)議成本控制會(huì)議啟動(dòng)資金的控制在漫長(zhǎng)的會(huì)議籌備期間，支持會(huì)議籌備的經(jīng)費(fèi)只有會(huì)議啟動(dòng)資金。因此，對(duì)啟動(dòng)資金的支出要嚴(yán)格控制，盡量降低會(huì)議成本是會(huì)議財(cái)務(wù)管理的工作重點(diǎn)?；I備期間產(chǎn)生的會(huì)議成本有活動(dòng)費(fèi)用、人工費(fèi)用和管理費(fèi)用，其中活動(dòng)費(fèi)用是最主要的?；I備期間的活動(dòng)主要是印刷和郵寄會(huì)議通知，通常這兩項(xiàng)費(fèi)用可以占到全部會(huì)議啟動(dòng)資金的70％左右?；I備大型國(guó)際會(huì)議時(shí)，這兩項(xiàng)費(fèi)用經(jīng)?？梢赃_(dá)到幾十萬(wàn)元。財(cái)務(wù)管理人員要與會(huì)議工作人員密切配合，開(kāi)拓思路，盡量控制和減少印刷和郵寄費(fèi)用，降低會(huì)議成本。例如，非正式通知采用電子郵件傳遞；正式通知盡量提早發(fā)出，用平郵或大宗印刷品寄出，這樣可以減少使用快遞的郵資等。會(huì)議支出項(xiàng)目的控制餐飲費(fèi)的控制餐飲費(fèi)是會(huì)議舉行期間一項(xiàng)最大的支出，通常占到會(huì)議總支出的25％。餐飲費(fèi)又是會(huì)議非固定支出的主要部分，會(huì)議期間餐飲費(fèi)的成本控制是最重要的環(huán)節(jié)。會(huì)場(chǎng)和設(shè)備費(fèi)用控制由于每天參加會(huì)議人數(shù)的遞減，有時(shí)會(huì)議還要將原預(yù)訂的大會(huì)議室改為小會(huì)議室，或?qū)⒃A(yù)訂的比較多的分會(huì)場(chǎng)減少幾個(gè)，這樣的做法并不僅僅只是為了減少一些開(kāi)支，主要也是考慮到會(huì)議交流的效果。在租借同聲傳譯的接收設(shè)備時(shí)，要統(tǒng)計(jì)好人數(shù)，并事先了解與會(huì)者的需要，會(huì)議應(yīng)將未使用的接收設(shè)備盡早返還給設(shè)備公司。工作人員勞務(wù)支出等費(fèi)用的控制會(huì)議召開(kāi)最初的幾天，工作尤為忙碌和繁雜，有多少會(huì)務(wù)工作人員都覺(jué)得不夠，但是，隨著注冊(cè)和開(kāi)幕式等重要活動(dòng)完成后，工作人員的工作就越來(lái)越少。會(huì)議要根據(jù)實(shí)際情況不斷減少會(huì)務(wù)工作人員，這樣可以有效地減少人員成本。會(huì)議也盡量不安排工作人員的住宿，因?yàn)榻煌ㄙM(fèi)比房費(fèi)要便宜得多。會(huì)議日程要安排緊湊，進(jìn)駐時(shí)間和撤離時(shí)間盡可能壓縮，這些都是減少工作人員和租用辦公室費(fèi)用的經(jīng)驗(yàn)。交通費(fèi)用控制交通費(fèi)用控制從以下幾方面入手：一是會(huì)場(chǎng)安排與住宿安排相對(duì)集中在同一區(qū)域，減少與會(huì)者來(lái)回奔波和會(huì)務(wù)車(chē)輛接送，節(jié)省時(shí)間和交通成本。二是引導(dǎo)同城的與會(huì)者乘坐地鐵等公共交通工具，既避免了開(kāi)會(huì)時(shí)車(chē)輛擁堵，也節(jié)約了交通成本。三是將以往的迎送服務(wù)改為報(bào)銷(xiāo)機(jī)場(chǎng)班車(chē)、地鐵和其他公交發(fā)票。四是事先與酒店商定，要求酒店免費(fèi)接送與會(huì)者。招待會(huì)歡迎招待會(huì)如果安排在會(huì)議正式舉行的第一天晚上，絕大多數(shù)的會(huì)議代表都會(huì)前去參加；若安排在注冊(cè)日的晚上，由于各種原因會(huì)有相當(dāng)數(shù)量的代表不能參加；特別是在舉辦國(guó)際會(huì)議時(shí)，要根據(jù)以往舉辦會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)估算出參加招待會(huì)的可能人數(shù)。閉幕宴會(huì)如果宴會(huì)票是要求參加者購(gòu)買(mǎi)的，就不用擔(dān)心人數(shù)的問(wèn)題。如果宴會(huì)是包含在注冊(cè)費(fèi)中的，就一定要格外注意。通常閉幕宴會(huì)是安排在會(huì)議的最后一天，要考慮到一些代表會(huì)因各種原因提前離會(huì)，主管部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和合作機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人通常也不會(huì)參加這種宴會(huì)，因此一定要做好參加人數(shù)的判斷，避免出現(xiàn)浪費(fèi)。茶歇和午餐統(tǒng)計(jì)會(huì)議人數(shù)遵循遞減的規(guī)律，即參會(huì)的人數(shù)只會(huì)越來(lái)越少，參加下午會(huì)議的人數(shù)會(huì)比參加上午會(huì)議的人數(shù)少一些，參加分組會(huì)的人數(shù)比參加大報(bào)告會(huì)的人數(shù)又要少一些。根據(jù)這種規(guī)律可適當(dāng)遞減每次茶歇和午餐的預(yù)訂人數(shù)。餐飲費(fèi)的控制思考與練習(xí)一、