合同管理制度

合同管理制度#合同管理制度##一、目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。##二、適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的各類合同。##三、職責(zé)分工1.**合同管理部門**：負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、修訂和組織實(shí)施；對(duì)合同進(jìn)行審核、編號(hào)、歸檔和保管；監(jiān)督合同的履行情況；協(xié)調(diào)處理合同糾紛。2.**業(yè)務(wù)部門**：負(fù)責(zé)合同的起草、談判和簽訂；負(fù)責(zé)合同的履行和跟蹤；及時(shí)向合同管理部門反饋合同履行過程中的問題。3.**法務(wù)部門**：負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審核，提供法律意見和建議；參與重大合同的談判和起草；處理合同糾紛的訴訟或仲裁事宜。4.**財(cái)務(wù)部門**：負(fù)責(zé)對(duì)合同的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核，監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付；協(xié)助處理合同糾紛涉及的財(cái)務(wù)問題。##四、合同簽訂管理1.**合同對(duì)方主體資格審查**：業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等進(jìn)行調(diào)查和審查，確保其具備簽訂和履行合同的能力。2.**合同文本起草**：合同文本應(yīng)盡量采用公司制定的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，如無標(biāo)準(zhǔn)文本，由業(yè)務(wù)部門起草。合同內(nèi)容應(yīng)包括當(dāng)事人的名稱或姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等主要條款。3.**合同審核**：合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交給合同管理部門、法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、可行性、風(fēng)險(xiǎn)性等方面。4.**合同審批**：經(jīng)審核通過的合同，按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，方可簽訂合同。5.**合同簽訂**：合同應(yīng)由法定代表人或其授權(quán)代理人簽訂。簽訂合同時(shí)，應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并注明簽訂日期。##五、合同履行管理1.**合同執(zhí)行**：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定組織實(shí)施，并及時(shí)跟蹤合同履行情況。如發(fā)現(xiàn)合同對(duì)方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應(yīng)及時(shí)采取措施，并向合同管理部門報(bào)告。2.**合同變更與解除**：合同履行過程中，如需要變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)提出書面申請(qǐng)，說明變更或解除的原因和內(nèi)容，按照合同審批流程進(jìn)行審批。經(jīng)審批同意后，與合同對(duì)方協(xié)商簽訂變更或解除合同的協(xié)議。3.**合同結(jié)算**：合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方進(jìn)行結(jié)算。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定和財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，辦理合同款項(xiàng)的收付手續(xù)。##六、合同檔案管理1.**合同歸檔**：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同正本及相關(guān)資料及時(shí)移交合同管理部門歸檔。合同管理部門應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案。2.**合同查閱與借閱**：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同查閱/借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。查閱或借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、復(fù)制、轉(zhuǎn)借或遺失。3.**合同檔案保管期限**：合同檔案的保管期限按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。##七、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.**風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估**：合同管理部門應(yīng)定期組織對(duì)合同管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素和風(fēng)險(xiǎn)程度。2.**風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施**：針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，合同管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如完善合同管理制度、加強(qiáng)合同審核、建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制等，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。3.**合同糾紛處理**：如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門和法務(wù)部門報(bào)告。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)具體情況，采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益。##八、監(jiān)督與考核1.**監(jiān)督檢查**：合同管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。2.**考核評(píng)價(jià)**：公司將合同管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對(duì)合同管理工作表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反合同管理制度，給公司造成損失的部門和個(gè)人，依法追究責(zé)任。##九、附則1.本制度由公司合同管理部門負(fù)責(zé)解釋。2.本制度自發(fā)布之日起施行。##內(nèi)部評(píng)審計(jì)劃1.**評(píng)審目的**：確保《合同管理制度》符合公司實(shí)際情況和管理需求，內(nèi)容完整、合理、可行。2.**評(píng)審人員**：合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及員工代表。3.**評(píng)審時(shí)間**：[具體時(shí)間區(qū)間]4.**評(píng)審方式**：組織專題會(huì)議，各部門對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行逐章逐節(jié)討論，提出修改意見和建議。同時(shí)，可采用書面征求意見的方式，廣泛收集員工的反饋。5.**評(píng)審內(nèi)容**：制度的目的、適用范圍、職責(zé)分工、流程設(shè)計(jì)、條款合理性、與公司現(xiàn)有管理體系的兼容性等。##法律審核計(jì)劃1.**審核目的**：確保《合同管理制度》符合國家法律法規(guī)的要求，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。2.**審核人員**：公司法務(wù)部門人員，必要時(shí)可聘請(qǐng)外部法律顧問。3.**審核時(shí)間**：[具體時(shí)間區(qū)間]4.**審核內(nèi)容**：制度中涉及的法律條款、權(quán)利義務(wù)設(shè)定、違約責(zé)任、爭議解決方式等是否合法合規(guī)。##相關(guān)部門反饋收集計(jì)劃1.**反饋目的**：充分了解各相關(guān)部門對(duì)《合同管理制度》的意見和建議，使制度更具可操作性。2.**反饋人員**：合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。3.**反饋時(shí)間**：[具體時(shí)間區(qū)間]4.**反饋方式**：通過書面報(bào)告、座談會(huì)、線上問卷等方式收集各部門的反饋意見。##多輪反饋修改完善計(jì)劃1.根據(jù)內(nèi)部評(píng)審、法律審核和相關(guān)部門反饋的意見和建議，對(duì)《合同管理制度》進(jìn)行第一輪修改。修改完成后，再次組織內(nèi)部評(píng)審和相關(guān)部門反饋，進(jìn)行第二輪修改，以此類推，直至制度完善。2.每輪修改后，應(yīng)形成修改記錄，詳細(xì)記錄修改的內(nèi)容、原因及修改依據(jù)。##實(shí)施計(jì)劃1.**宣傳培訓(xùn)階段（[時(shí)間區(qū)間1]）**：組織全體員工參加《合同管理制度》的培訓(xùn)，詳細(xì)講解制度內(nèi)容和操作流程。通過公司內(nèi)部公告、郵件等方式進(jìn)行宣傳，確保員工了解制度的重要性和實(shí)施要求。2.**試運(yùn)行階段（[時(shí)間區(qū)間2]）**：在全公司范圍內(nèi)試運(yùn)行《合同管理制度》，各部門按照制度要求開展合同管理工作。合同管理部門定期對(duì)試運(yùn)行情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整。3.**正式實(shí)施階段（[時(shí)間區(qū)間3]）**：根據(jù)試運(yùn)行情況，對(duì)制度進(jìn)行進(jìn)一步完善后，正式全面實(shí)施《合同管理制度》。##培訓(xùn)方案1.**培訓(xùn)目標(biāo)**：使員工熟悉《合同管理制度》的內(nèi)容和要求，掌握合同管理的流程和方法，提高合同管理水平和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。2.**培訓(xùn)對(duì)象**：公司全體員工，重點(diǎn)是合同管理部門、業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員。3.**培訓(xùn)內(nèi)容**：合同管理制度解讀、合同簽訂流程與注意事項(xiàng)、合同履行與風(fēng)險(xiǎn)管理、合同檔案管理等。4.**培訓(xùn)方式**：-內(nèi)部培訓(xùn)課程：邀請(qǐng)制度起草人、法務(wù)專家等進(jìn)行集中授課，講解制度要點(diǎn)和實(shí)際操作方法。-案例分析：通過實(shí)際案例分析，讓員工了解合同管理中的常見問題和應(yīng)對(duì)措施。-線上學(xué)習(xí)平臺(tái)：提供制度文件、培訓(xùn)視頻等學(xué)