第八章：信息與調(diào)查研究講義教材

第八章信息與調(diào)查研究1

通過闡述調(diào)查研究在管理工作中的重要作用，理解秘書搞好調(diào)查研究工作的重要性并了解調(diào)查研究的特點(diǎn)和內(nèi)容，掌握調(diào)查研究的基本方法及統(tǒng)計(jì)分析的基本能力；了解信息在管理工作中的重要作用，理解秘書提供信息的特點(diǎn)，掌握秘書收集信息和加工處理信息的程序和步驟。2第一節(jié)調(diào)查研究概述本節(jié)要點(diǎn)一、調(diào)查研究的含義二、秘書調(diào)查研究的意義三、調(diào)查研究在秘書工作中的地位和作用3一、調(diào)查研究的含義

（一）調(diào)查研究：是指人們在社會(huì)實(shí)踐中，對客觀的實(shí)際情況進(jìn)行了解和分析研究，以認(rèn)識(shí)其本質(zhì)和發(fā)展規(guī)律的一種自覺的行動(dòng)。問：調(diào)查與研究的關(guān)系5調(diào)查研究作為秘書的工作內(nèi)容之一，是指秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作提供真實(shí)信息和準(zhǔn)確依據(jù)的工作。調(diào)查研究作為工作過程，是兩個(gè)既相互聯(lián)系又相互區(qū)別的工作環(huán)節(jié)圖6-4調(diào)查和研究的工作過程研究是秘書對已經(jīng)掌握的信息情況，運(yùn)用科學(xué)的理論、知識(shí)和方法進(jìn)行綜合分析和推斷，以探究研究對象的本質(zhì)及事物發(fā)展規(guī)律調(diào)查是秘書運(yùn)用各種方法、手段對調(diào)查對象進(jìn)行了解核查，掌握確鑿的實(shí)際情況的過程

調(diào)查是研究的基礎(chǔ)和前提

研究是調(diào)查的深化和發(fā)展

6為領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)機(jī)關(guān)所貫徹的各項(xiàng)政策方針提供反饋信息，保證下一步工作的開展秘書做調(diào)查研究工作的意義秘書做調(diào)查研究工作的意義包括以下五點(diǎn)圖6-5秘書做調(diào)查研究工作的意義為領(lǐng)導(dǎo)在某方面決策和管理工作提供準(zhǔn)確的信息和第一手材料，保證領(lǐng)導(dǎo)正確地決策和指導(dǎo)工作秘書做調(diào)查研究，可以全面了解和掌握基層情況秘書做調(diào)查研究可以及時(shí)了解和掌握市場動(dòng)向，為領(lǐng)導(dǎo)提供市場信息聽取收集并綜合處理基層各方面的意見，為領(lǐng)導(dǎo)“拾遺補(bǔ)闕”7可不可以說調(diào)查研究是鍛煉、提高秘書工作能力的必由之路？為什么？8第二節(jié)秘書調(diào)查研究的特點(diǎn)和內(nèi)容本節(jié)要點(diǎn)一、調(diào)查研究的特點(diǎn)二、秘書調(diào)查研究的內(nèi)容三、秘書調(diào)查研究的形式9

秘書的調(diào)查研究具有針對性、多樣性、突擊性和科學(xué)性等特點(diǎn)；秘書調(diào)查研究的內(nèi)容有政治性、政策性、專業(yè)性及熱點(diǎn)問題等；秘書調(diào)查研究的形式豐富多樣，因此，秘書可靈活運(yùn)用。10一、秘書調(diào)查研究的特點(diǎn)（一）很強(qiáng)的針對性（二）內(nèi)容和方法的多樣性（三）一定的突擊性（四）嚴(yán)格的科學(xué)性11二、秘書調(diào)查研究的內(nèi)容秘書調(diào)查研究的內(nèi)容是多方面的，不同行業(yè)崗位的秘書，調(diào)查研究的內(nèi)容就有所不同。一般情況下，秘書的調(diào)查研究內(nèi)容大體分為以下五類，如表6-2所示。表6-2秘書調(diào)查研究的內(nèi)容秘書調(diào)查研究的內(nèi)容具體內(nèi)容政策性調(diào)研了解調(diào)查對象對有關(guān)法律、法規(guī)、制度等的制定貫徹情況，了解法律、法規(guī)貫徹落實(shí)情況,為領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門政策的貫徹、實(shí)施和落實(shí)提供重要的依據(jù)和反饋信息基本情況調(diào)研

通過對各機(jī)關(guān)、單位的基本情況的調(diào)查,了解情況，以減少工作的被動(dòng)性，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性。

12秘書調(diào)查研究的內(nèi)容具體內(nèi)容市場調(diào)研了解掌握重大的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)狀況、經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢；了解企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和趨勢；了解組織投資前景、市場地位等；了解企業(yè)一定時(shí)期的經(jīng)濟(jì)情況以及企業(yè)生產(chǎn)、銷售、技術(shù)水平等情況，為有關(guān)部門分析經(jīng)濟(jì)狀況情況提供信息專業(yè)性調(diào)研對自然資源、社會(huì)生活以及人文狀況的了解分析；對有關(guān)事故、事件的調(diào)查；對先進(jìn)人物、先進(jìn)集體事跡的調(diào)查輿論熱點(diǎn)調(diào)研是針對基層所關(guān)心的輿論熱點(diǎn)以及帶有傾向性、顯露“苗頭”問題的調(diào)查，為領(lǐng)導(dǎo)提供“以小見大”的啟示性信息續(xù)表13三、秘書調(diào)查研究的主要形式對調(diào)查研究形式的介紹很多，又各有各的說法。下面按照不同的標(biāo)準(zhǔn)分別進(jìn)行簡單介紹（見圖6-6）。圖6-6秘書調(diào)查研究的主要形式調(diào)查研究的主要形式從調(diào)查研究對象范圍的選擇上分從調(diào)查研究的內(nèi)容上分從調(diào)查研究采取的主要研究形式分普查抽樣調(diào)查典型調(diào)查專題調(diào)查綜合調(diào)查對比調(diào)查抽樣調(diào)查民意調(diào)查專家調(diào)查統(tǒng)計(jì)調(diào)查14第三節(jié)秘書調(diào)查研究的方法和程序本節(jié)要點(diǎn)一、秘書調(diào)查研究的方法二、秘書調(diào)查研究的程序和要求15

秘書的調(diào)查的方法多種多樣，如文獻(xiàn)調(diào)查法、實(shí)地觀察法、訪談?wù){(diào)查法、問卷調(diào)查法、實(shí)驗(yàn)調(diào)查法等；秘書研究的方法也豐富多樣，如度量研究、分類比較、綜合分析、系統(tǒng)研究方法等。秘書須全面掌握，靈活運(yùn)用，才能獲得高質(zhì)量的調(diào)查研究結(jié)果。16一、秘書調(diào)查研究的方法調(diào)查的一般方法表6-3調(diào)查的一般方法調(diào)查的一般方法具體內(nèi)容個(gè)別訪談法根據(jù)調(diào)查需要，選擇單一調(diào)查對象進(jìn)行采訪、問詢，了解情況。個(gè)別訪談的關(guān)鍵是選準(zhǔn)訪談對象并擬好訪談提綱，要選好訪談地點(diǎn)并注意談話的態(tài)度和語氣。集體訪談法根據(jù)調(diào)查需要，選擇若干調(diào)查對象，組織目的明確的聚會(huì)、會(huì)談。開會(huì)的關(guān)鍵一是要組織充分，使會(huì)議緊湊切題；二是對象要選擇恰當(dāng)、準(zhǔn)確，參加座談的都能暢所欲言，毫無顧忌，又真實(shí)可信。17調(diào)查的一般方法具體內(nèi)容

現(xiàn)場觀察法調(diào)查者親臨實(shí)際，親自感受現(xiàn)實(shí)情況的方法。有參與式和非參與式兩種，前者是深入到一個(gè)單位蹲點(diǎn)，實(shí)地觀察，以獲取豐富而又真實(shí)的第一手材料；后者是在被調(diào)查對象沒有察覺情況下的觀察。

問卷調(diào)查法實(shí)質(zhì)是調(diào)查者以問卷或表格為介質(zhì)，最大范圍地對調(diào)查對象進(jìn)行一次單向的個(gè)別訪問。關(guān)鍵在于問卷和表格的設(shè)計(jì)，調(diào)查目的要明確；同時(shí)要講究問詢水平和問詢藝術(shù)。有封閉式和開放式兩種形式實(shí)驗(yàn)調(diào)查法適當(dāng)控制某些條件，使一定的社會(huì)現(xiàn)象發(fā)生，以揭示其產(chǎn)生原因或規(guī)律的方法。此法關(guān)鍵的外界環(huán)境條件的控制難，且其結(jié)論有可能與現(xiàn)實(shí)相違背文獻(xiàn)檔案資料調(diào)查法查詢翻閱現(xiàn)成的檔案資料和有關(guān)信息，了解掌握調(diào)查對象的背景和現(xiàn)實(shí)情況，實(shí)質(zhì)是直接采用高層次信息，指導(dǎo)和保證調(diào)查工作的進(jìn)行，注意：文獻(xiàn)調(diào)查所得只能作為調(diào)查先導(dǎo)，不能作為結(jié)論。續(xù)表18秘書研究的方法度量研究方法系統(tǒng)研究方法動(dòng)態(tài)研究方法比較研究方法19二、秘書調(diào)查研究的程序（一）準(zhǔn)備階段?？煞譃榱鶄€(gè)環(huán)節(jié)1、明確調(diào)研題目（或稱課題、專題）2、選擇調(diào)研對象3、選配調(diào)研人員4、準(zhǔn)備相關(guān)信息資料5、編制確認(rèn)調(diào)研計(jì)劃6、設(shè)計(jì)必要的調(diào)查問卷和表格20二、秘書調(diào)查研究的程序（二）調(diào)查實(shí)施階段?？煞譃槿剑郝?lián)系確認(rèn)調(diào)查對象實(shí)施調(diào)查階段性小結(jié)并復(fù)查驗(yàn)證調(diào)查結(jié)果21（三）研究分析階段主要包括四個(gè)工作環(huán)節(jié)圖6-12研究分析階段的四個(gè)工作環(huán)節(jié)對調(diào)查材料的取舍、審定、核對和證實(shí)利用科學(xué)準(zhǔn)確的研究方法，對調(diào)研內(nèi)容進(jìn)行研究分析統(tǒng)計(jì)確定研究結(jié)果分類整理，將初級(jí)信息通過技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為高層次信息22結(jié)論報(bào)告階段結(jié)論報(bào)告階段，主要包括1、組織撰寫調(diào)研報(bào)告工作2、調(diào)查研究的總結(jié)善后工作23第四節(jié)秘書信息工作本節(jié)要點(diǎn)二、簡報(bào)工作一、秘書信息工作三、信息資料工作24

當(dāng)今是信息時(shí)代，信息、能源與材料已成為人類社會(huì)的三大資源。信息工作是秘書做好“輔助管理”的一項(xiàng)重要工作。各機(jī)構(gòu)作出任何決策都離不開信息。本節(jié)著重闡述信息在發(fā)展經(jīng)濟(jì)管理社會(huì)事務(wù)過程中的作用、秘書信息的內(nèi)容、經(jīng)濟(jì)信息的搜集方法及處理原則等。

25一、信息在外向型經(jīng)

濟(jì)工作的重要作用

當(dāng)前，國際貿(mào)易內(nèi)容和形式發(fā)生變化：除了商品貿(mào)易外，還有利用外資、引進(jìn)技術(shù)和勞務(wù)合作等。

當(dāng)前，國際市場競爭也發(fā)生變化：從單純商品數(shù)量、質(zhì)量和價(jià)格的競爭轉(zhuǎn)向主要依靠技術(shù)、信息、管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)等手段的競爭。在競爭之中，對他國經(jīng)濟(jì)、政治、科技、法律及文化、思想等信息不掌握，必?cái)?。故可說信息已成為當(dāng)今世界決定生產(chǎn)力、競爭力和經(jīng)濟(jì)成就的關(guān)鍵因素。26（一）信息是企業(yè)制定

計(jì)劃與決策的依據(jù)信息、商品生產(chǎn)與商品推銷三者構(gòu)成對外經(jīng)營的“三要素”。缺一不可。營銷學(xué)觀念：成交一筆對外貿(mào)易，90%是依靠信息，僅10%的靠推銷的“自覺努力”。產(chǎn)品的生產(chǎn)以信息為依據(jù)，產(chǎn)品的成功銷售是對信息的檢驗(yàn)。因此，捕捉信息，掌握國際市場行情，是涉外企業(yè)決策者和領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策和計(jì)劃的基本條件。27現(xiàn)代管理認(rèn)為：管理是由計(jì)劃、執(zhí)行和控制三個(gè)基本環(huán)節(jié)組成。而每個(gè)環(huán)節(jié)的活動(dòng)，都有離不開信息。根據(jù)信息反饋，及時(shí)調(diào)整經(jīng)營管理策略，才能保證企業(yè)在變化中求得生存和發(fā)展。（二）信息是企業(yè)對日常業(yè)務(wù)活動(dòng)有效控制的基礎(chǔ)28信息工作的意義1、信息工作是一切行政工作的基礎(chǔ)2、信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)3、信息是增進(jìn)秘書才能的途徑29經(jīng)濟(jì)信息的搜集方法1、委托現(xiàn)有信息業(yè)或代理機(jī)構(gòu)獲取急需的某方面信息。2、訂閱國內(nèi)外主要電訊和有關(guān)的報(bào)刊資料。3、通過各種業(yè)務(wù)活動(dòng)，有目的搜集第一手“活”資料。4、在國外建立推銷網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)，組建信息網(wǎng)絡(luò)。5、充分利用駐外機(jī)構(gòu)的渠道，廣泛了國際市場信息。信息收集方法30經(jīng)濟(jì)信息收集處理的基本原則注重信息的時(shí)效性信息收集處理原則突出信息的適用性確保信息的真實(shí)性注意信息的全面性保持信息的系統(tǒng)性31信息工作的基本程序信息工作的程序：收集→加工→傳輸→利用→反饋收集：收集環(huán)節(jié)秘書著重要明確收集什么、到哪兒去收集、如何收集的問題。要善于利用一切可以承載信息的手段，收集一切有利于領(lǐng)導(dǎo)和基層耳聰目明的信息；加工：加工環(huán)節(jié)就是秘書對信息的編制，編制工作要嚴(yán)格遵循秘書文字編輯工作的原則。32傳輸：傳輸是指信息的發(fā)送，有經(jīng)驗(yàn)的秘書重視建立和完善信息的發(fā)送網(wǎng)絡(luò)，重視報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)、傳送相關(guān)單位和發(fā)送下級(jí)部門的區(qū)別利用：信息的利用是信息工作的目的，要使有關(guān)單位、部門接受信息，爭取對他們有用。反饋：反饋是新一輪信息工作的開始。33信息資料工作秘書的信息資料工作就是將信息工作融于平時(shí)的辦文工作中，或者說是在辦文工作中留意將大量的初級(jí)信息加工為高層次信息，為領(lǐng)導(dǎo)的管理與決策服務(wù)。34（一）秘書的信息資料工作秘書是為領(lǐng)導(dǎo)“輔助管理，綜合服務(wù)”的，秘書的資料，就是圍繞有關(guān)為領(lǐng)導(dǎo)提供全面服務(wù)的原則進(jìn)行搜集、摘取、留存、剪貼的。因?yàn)槊貢墓ぷ鞣秶鷱V泛，內(nèi)容繁雜，所以秘書資料的來源也廣。35（二）資料剪貼資料剪貼的方法資料剪貼主要是文字資料的提純留存，傳統(tǒng)的“剪貼”是真正意義的“剪”，現(xiàn)在秘書通常是將所要留存內(nèi)容劃定復(fù)印。36資料保存資料保存的注意事項(xiàng)如下（見圖6-17）。圖6-17資料保存的注意事項(xiàng)資料保存的注意事項(xiàng)根據(jù)剪貼資料的量，選擇頁碼薄厚適宜的

在剪貼簿的封頁和脊部做好必要的標(biāo)簽順序插入要留存的資料并一一編注

剪貼簿的第一頁要做目錄，以備查找方便37名片名片是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)中人與人之間、單位工作人員之間交際交往中相互認(rèn)識(shí)的一種工具。對秘書來說，名片上可以有直接的和間接的信息。名片作為信息載體，在秘書工作中，也有從收集到加工整理、從保存到提供使用、到信息反饋的過程。38往年試題將工作活動(dòng)的全過程按不同的發(fā)展階段連續(xù)反應(yīng)的信息反饋方法屬于（）A、系列型反饋信息B、廣角型反饋信息C、時(shí)間型反饋信息D、程序型反饋信息答案：C39往年試題秘書在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上撰寫調(diào)查報(bào)告的工作屬于（）。A、信息整理B、信息提煉C、信息開發(fā)D、信息反饋答案：C40往年試題賓禮次序亦稱賓禮序列。它主要適用于多邊性商務(wù)交往中如何同時(shí)兼顧（）、平等待人這兩項(xiàng)基本禮儀原則，處理實(shí)際中難以回避的順序與位次的排列問題。A、尊重個(gè)人B、尊卑有序C、各國平等D、以右為尊答案：B41往年試題MNz是衡量計(jì)算機(jī)性能的指標(biāo)之一，它指的是計(jì)算機(jī)的（）A、存儲(chǔ)容量B、CPU時(shí)鐘主頻C、運(yùn)算速度D、字長答案：B42往