基建工程檔案管理中存在的問題及對策

1、    基建工程檔案管理中存在的問題及對策    摘 要：我國基建工程檔案管理還存在諸多問題，為了提高工程管理的質(zhì)量，基建工程檔案管理問題的解決迫在眉睫，本文將從檔案形式、檔案管理意識、檔案管理制度和檔案管理人員的素質(zhì)四個基本問題入手，并提出相應(yīng)的解決對策。關(guān)鍵詞：基建工程檔案；檔案意識；檔案管理眾所周知，基建工程檔案管理是建筑工程項目施工的重要組成部分，它反映的是整個發(fā)展建設(shè)的過程，其缺失和不準(zhǔn)確會造成各種各樣的問題。工程檔案管理是建設(shè)的基礎(chǔ)，因此企業(yè)應(yīng)該將此環(huán)節(jié)重視起來并著手處理其中存在的問題。1 基建工程檔案管理中存在的問題1.1 歸檔形式不規(guī)范歸

2、檔形式與建設(shè)內(nèi)容的高度統(tǒng)一在基建工程檔案中具有重要意義。目前，國內(nèi)建筑企業(yè)工程檔案丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生，直接反映出現(xiàn)代社會對歸檔管理工作的不重視。而且，還有部分因項目太小而拒絕上交檔案的情況，導(dǎo)致檔案存放在個人手中，增加了工程檔案丟失和損壞的概率。1.2 檔案管理意識不足目前，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員對于檔案管理并不重視，管理意識薄弱，缺少專職檔案管理人員，導(dǎo)致各部門與工程項目無法達到有效的溝通，造成基建工程檔案管理與施工進程嚴(yán)重脫節(jié)，給企業(yè)造成的損失無法估量。另外，檔案資料流向不清也會給企業(yè)造成不可磨滅的影響。1.3 尚未制定明確的管理制度明確的管理制度是建筑企業(yè)的核心價值，在企業(yè)發(fā)展過程中雖

3、然為員工制定了嚴(yán)格的管理制度，但是尚未制定合理的基建工程檔案管理制度，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)落后，難以實時更新，降低建筑企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量1。1.4 管理人員的素質(zhì)參差不齊企業(yè)的管理者意識薄弱與檔案管理人員的培訓(xùn)效果不佳有直接關(guān)系。而且，人力資源部門不重視人員素養(yǎng)，聘用兼職人員和非檔案專業(yè)畢業(yè)生，導(dǎo)致檔案專業(yè)高材生紛紛轉(zhuǎn)行，造成嚴(yán)重的人才流失現(xiàn)象，更有甚者任人唯親，忽視人員的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，從而引發(fā)了一系列問題。例如，檔案管理人員在工作中工作狀態(tài)散漫，甚至抱著應(yīng)付的態(tài)度完成工作任務(wù)，導(dǎo)致工程檔案資料不統(tǒng)一、資料缺失的現(xiàn)象時有發(fā)生，造成項目工程無法對接，進度不匹配，甚至阻礙施工的進度，影響建筑企

4、業(yè)經(jīng)濟建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。2 基建工程檔案管理問題的對策2.1 制定歸檔文件整理規(guī)則公司基建工程檔案在建檔初期就應(yīng)該明確劃分責(zé)任歸屬范圍，再將資料進行分類整理。例如，將資料整理成紙質(zhì)和電子兩種形式，將紙質(zhì)版和電子版按照時間、地點、急緩程度進行有序分類，并編排序號一一對應(yīng)，然后再進行保存。切記要將電子版加密并備份，再將紙質(zhì)版和電子版資料實時對應(yīng)更新，及時入庫，把資料一一落實，規(guī)范整理好每一份文件，縮短查找資料的時間，提高工作效率，最大限度發(fā)揮出工程檔案在基建工程建設(shè)中的關(guān)鍵作用。2.2 強化檔案意識加強檔案管理為了提升基建工程檔案管理工作的質(zhì)量，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要意識到基建工程檔案管理的重要性和必要性，

5、摒棄傳統(tǒng)的觀念，增強檔案管理意識，協(xié)調(diào)各個部門之間的工作，保證高效的交流與溝通。檔案管理人員也應(yīng)該深刻意識到自己的責(zé)任問題，對每一份資料負責(zé)，將被動工作變?yōu)橹鲃臃?wù)，加強與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，達成共識，提高檔案管理水平，提升工程的進度和質(zhì)量。由于基建工程檔案涉及到的部門多且重要，因此必須保證每份檔案的真實有效，這樣才能提高工程的完成效率。2.3 制定完善的管理制度基建工程檔案管理工作順利實施的前提是要制定完善的管理制度，將檔案管理過程中的問題解決并一步步完善，只有健全的管理制度才是可以信賴的。另外，管理者還應(yīng)摒棄傳統(tǒng)觀念，采取網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將其運用到檔案管理當(dāng)中。以日本的基建工程為例，他們在基建工程檔

6、案管理中采用了新的管理模式，將網(wǎng)絡(luò)與實際對接，把工程檔案做成了集影視與過程于一體的新形式，其中包括現(xiàn)場過程、圖紙變更、場地布置、施工計劃、質(zhì)量全程錄影、驗收材料、工藝工法的組成部分，將檔案進行影像分類管理，當(dāng)工作人員需要查找資料或提出異議時，能夠及時的找到相關(guān)信息，分類清晰，使用方便。網(wǎng)絡(luò)信息安全也是在大數(shù)據(jù)時代下應(yīng)該注意的問題，在完善檔案管理制度的同時不要忘記網(wǎng)絡(luò)的公開性，亦要制定完整的網(wǎng)絡(luò)制度，防止因員工操作不當(dāng)而導(dǎo)致的信息泄露。因此，企業(yè)需要投入必要的資金聘請網(wǎng)絡(luò)專家對電腦進行加密處理，重點針對網(wǎng)絡(luò)中的漏洞建設(shè)精密的防火墻，同時定期對電腦進行維護，防止黑客入侵而導(dǎo)致的資料流失2。2.4

7、將檔案管理人員進行編制目前依然有很多企業(yè)為了節(jié)省成本而選擇招聘兼職檔案員和非檔案專業(yè)畢業(yè)生的現(xiàn)象，任人唯親也不在少數(shù)，導(dǎo)致檔案管理人員缺乏專業(yè)性，對于工作的理解也是不知所謂，而且企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不重視，忽視專業(yè)的培訓(xùn)工作，導(dǎo)致從業(yè)人員的素質(zhì)參差不齊，工作態(tài)度散漫。在網(wǎng)絡(luò)時代，對于檔案管理員的工作素養(yǎng)要求較高，因此，企業(yè)首先應(yīng)該加強對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，積極開展工作編制與不定期的考核，既能夠提高員工的工作熱情，又能夠提升員工的工作質(zhì)量。其次，應(yīng)該面對社會招聘大量的檔案專業(yè)高材生，既實現(xiàn)了企業(yè)高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的需求，又減少了檔案專業(yè)人才流失的現(xiàn)狀，為建筑企業(yè)的健康發(fā)展提供助力。3 結(jié)論綜上所述，基建工程檔案的重要性和復(fù)雜性不言而喻，為了保證項目工程的正確實施和順利進行，制定檔案整理規(guī)則、強化檔案意識加強檔案管理、完善管理制度和提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)迫在眉睫，希望各個企業(yè)都能跟上時代潮流進行改革，發(fā)掘出最適合自己的管理方法，為社會貢獻自己的力量。參考文獻1劉峰.基建工程檔案管理中存在的問題及對策探討j.江