檔案管理制度范本（31篇）

檔案管理制度范本（31篇）

檔案管理制度范本（通用31篇）

檔案管理制度范本篇1

1.0主要內容及適用范圍

規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保

管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內容?？蛻魴n案管理執(zhí)行《客

戶檔案管理制度》。

2.0檔案的管理機構

2.1文書結案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。

2.2各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，經(jīng)有關領導批準后可留存

影本。

2.3檔案室主要職責：

2.3.1制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度；

2.3.2對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進行指導和監(jiān)督；

2.3.3做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作；

2.3.4做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作；

2.3.5提高檔案管理的水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、

科學化。

3.0檔案的種類

3.1法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)

行的各種標準、規(guī)章制度等。

3.2企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、

總經(jīng)理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記

錄等。

3.3計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目

質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。

3.4總結性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結、下屬部門的

年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。

3.5批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標、技術指標、營銷指

標等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

3.6憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日?；顒又?/p>

形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書

等的原始記錄和文本。

3.7證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)

資質證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得

各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。

3.8匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料

和相關統(tǒng)計表，以及公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的

各類文書資料。

3.9勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、

人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工工資審核記

錄等相關資料。

3.10聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政

治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以

聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、

影片資料等。

3.11題贈性資料。包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人提供的

題詞、書畫、工藝制品等。

3.12技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

4.0檔案管理的基本程序

包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編

碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但

又相互制約。

5.0檔案的收集。

就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關

規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即

把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬

部門和個人定期協(xié)同檔案室進行整理、立卷、歸檔。

5.1立卷歸檔的范圍：凡屬本標準第3條所函蓋的文件資料，

均應立卷歸檔。

5.2立卷歸檔的時間

5.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在

三日內遞交辦公室立卷歸樓。

5.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的.文件資料，可按立卷原則進

行插卷。

5.3.10文件組成案卷后，卷內文件應按照一定規(guī)律進行排列，

系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

5.3.11各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、

饋贈品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

5.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人

物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

6.0檔案的借閱

6.1檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單

位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領導批準，可查閱無密級檔案。

6.2各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍的檔案

資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領導

或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。

6.3檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、

復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得

轉借，如有違紀，酌情處罰。

6.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采

用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原

稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加

蓋公章，以示復制不會有誤。

6.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好

后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料

只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理

員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。

6.6檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外

借，最多為十天，但必須經(jīng)有關領導批準并辦理借閱手續(xù)。如延長

借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

6.7借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)

量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。

7.0檔案保密要求

7.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任

心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

7.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、

機密、秘密三級。

7.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔

案復制時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領導批準。

7.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主

任或副總以上領導批準。

7.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑒

定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

7.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負責接待人答復問題和辦理所需材

料。

7.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據(jù)情節(jié)輕重,

給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

7.8企業(yè)在職工作人員調離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已

形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能

調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后,

方能調離。

8.0超期檔案的銷毀

8.1對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室

主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷

毀。

8.2經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價

值時，再行銷毀，以免誤毀。

8.3銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將

銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷

毀注冊上簽字。

9.0檔案的保管

檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔

案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。

同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，

以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。

檔案管理制度范本篇2

檔案工作人員要有高度責任心。在檔案管理工作中，嚴格遵守

以下制度:

一、檔案歸檔制度

為了將本單位檔案完整齊全地收集、保管起來，建立起內容豐

富、結構合理的館、室藏結構，更好地為單位業(yè)務工作和其他工作

服務，制定本制度。

（一）歸檔范圍

凡是反映本單位工作或業(yè)務活動以及其他具有查考利用價值的

各種門類、各種載體的文件材料，均屬歸檔之范圍。

1、上級機關制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務并需執(zhí)行的文件，普發(fā)

的非主管業(yè)務但需執(zhí)行的法規(guī)性文件，上級召開的需貫徹執(zhí)行的會

議主要文件以及上級領導針對本單位的重要講話、指示等。

2、本單位黨、政、工、團、人事、財會、保衛(wèi)、基建和業(yè)務

（經(jīng)濟）、科技等工作以及各內部機構形成的有查考、利用價值的

文件材料。

3、同級單位和非隸屬單位制發(fā)需要執(zhí)行，業(yè)務或工作聯(lián)系密切

以及檢查本單位工作制發(fā)或形成的主要文件。

4、直屬下級單位報送的重要的工作計劃、總結、請示、干部任

免、典型材料、統(tǒng)計報表和法規(guī)性備案文件材料。

5、本單位重要活動，重大事件以及專門業(yè)務形成的文字材料、

照片、音像等。

6、單位和個人其他有重要保存價值的文件、資料、圖書、實物

等。

（二）歸檔時間

需要歸檔的文件材料，一般按年度進行整理、歸檔。即須在當

年上半年內，將上一年度本單位形成的以及其他屬于歸檔范圍的各

種載體的文件、材料，按照規(guī)定，收集齊全，整理立卷，再由檔案

人員進行規(guī)范整理和實行集中保管。

對于專業(yè)方面的專門文件、特殊載體的文件如基建檔案等，可

以適當延長收集歸檔時間，但也要在辦理完畢后及時收集、整理、

歸檔。

（三）檔的基本要求

1、歸檔進室的文件材料須齊全、完整、準確，即每年需歸檔的

文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)等，不得殘缺不齊。

2、歸檔進室的文件材料應系統(tǒng)、條理、規(guī)范，即符合文件的自

然形成規(guī)律，保管期限區(qū)分準確、分類科學、組卷合理，卷內文件

排列有序、條理清楚。

3、歸檔進室的案卷技術加工符合要求，即案卷封面填寫內容齊

全準確，格式規(guī)范，統(tǒng)一打??；案卷裝訂整齊美觀，案卷排列及編

號符合規(guī)定。

4、機關單位發(fā)文應普遍建立“兩套制”；機關、團體、企事業(yè)

單位及撤銷單位的檔案都要按照國家規(guī)定，定期向區(qū)檔案館移交。

二、檔案保管制度

檔案是黨和國家的寶貴財富，為維護檔案的完整與安全，制定

本制度。

（一）根據(jù)保存檔案的數(shù)量，必須設置使用的專門檔案庫房、

檔案柜和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用，并有防盜、防塵、

防高溫、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲等設施。

（二）注重采用科學的現(xiàn)代化的檔案保管，利用高技術手段、

管理方法和設施設備，上等級和有條件的應配備去濕機、空調和微

機等現(xiàn)代化設備，努力延長檔案的使用壽命，保證檔案的安全保存

和更好利用。

（三）接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，對接收和移

出的檔案要及時登記和統(tǒng)計，并進行規(guī)范化整理，保證檔案完整、

系統(tǒng)。

（四）做好檔案庫房管理工作，保證庫房內檔案柜架和檔案排

放、編號合理有序，便于保管和利用，嚴禁吸煙和存放易燃、易爆

物品及其它雜物。

（五）保證庫房內溫濕度符合國家規(guī)定的標準（溫度14~24℃,

濕度45—65%）o

（六）對保管的檔案要每年進行一次小檢查，年終進行一次大

檢查，發(fā)現(xiàn)蟲蛀、霉變、損壞、丟失檔案等現(xiàn)象要及時報告領導，

并積極采取措施予以處理。

（七）要定期對庫藏檔案進行清點核對，做到帳務相符，對損

壞和模糊不清的檔案要及時搶救和修復。

三、檔案保密制度

做好檔案保密工作，是每個檔案工作者的神圣職責，為確保黨

和國家的安全，制定本制度。

（一）檔案工作人員要努力學習馬列主義、毛澤東思想，學習

黨的方針政策，增強黨性觀念，在政治上與黨中央保持高度一致。

（二）嚴格遵守《檔案法》和《保密法》的規(guī)定，做好檔案的

安全、保衛(wèi)、保密工作，做到不該說的'不說，不該記的不記，不在

任何地方和任何人面前談論檔案中涉及黨和國家機密的有關內容。

（三）嚴格執(zhí)行檔案的查（借）閱制度，對不符合正當手續(xù)的

利用者，不查檔不借檔。檔案人員不經(jīng)領導批準，不允許擅自為自

己的親戚朋友提供檔案資料。

（四）工作人員不準私自將檔案帶出館、室外，不準帶領非本

館、室工作人員入庫房。

（五）工作人員閱卷要堅持隨用隨提，下班時應及時入庫，未

使用完畢的，可暫入柜或抽屜，嚴禁堆放在桌面上。

（六）對違犯本制度者，視情節(jié)輕重給予相應的批評教育和行

政處分；構成失泄密罪的，依法追究刑事責任。

四、檔案資料查（借）閱制度

檔案利用服務是檔案工作的根本目的，為了做好檔案利用服務

工作，充分發(fā)揮檔案的作用，同時確保檔案的安全，防止檔案的泄

密和損壞，制定本制度。

（一）查檔案人員須持本單位介紹信，注明查檔人身份，查檔

范圍和目的，方予接待；利用已開放的檔案，持身份證即可。

（二）查閱機密檔案和重要檔案，必須經(jīng)主要領導批準后，方

可查閱。

（三）檔案資料一般不予借出館、室外使用，如特殊情況非借

出不可，需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，借出的檔案不得超過三天，逾期

需要重新辦理借閱手續(xù)。

（四）查閱人員必須填寫《檔案借閱登記表》，利用檔案后，

均應填寫和效果記錄。

（五）查閱檔案的人員，要愛護檔案，不準擅自摘錄、拍照、

復制和互相轉閱，不準圈劃、涂改、撕頁和拆卷，對損壞檔案者，

要追究其責任。

（六）查檔者取證檔案須經(jīng)批準后，方可復制（手抄、打字、

復印、拍照等），經(jīng)核對無誤后，蓋章生效。

（七）查檔人員要嚴格遵守本館、室的規(guī)章制度，館、室內禁

止吸煙，在閱覽室閱卷時不準喝水，以免損壞檔案，不準大聲喧嘩,

影響他人閱覽；要注意閱覽室內衛(wèi)生，愛護公共財物。

（A）利用檔案者要按規(guī)定交納檔案保護費、復制費和取證費。

（九）檔案工作人員要端正工作態(tài)度，積極為利用者服務，嚴

格執(zhí)行各項檔案利用制度，做好檔案的監(jiān)護工作，確保檔案的完整

與安全。

檔案管理制度范本篇3

搞好檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，為各項工作服務，是提

高工作效率和工作質量的必要條件，也是維護單位歷史真實面貌的

一項重要工作。

（一）教育學會的檔案由學會指定專人保管。除此之外的檔案,

如文書檔案、業(yè)務檔案、財務檔案等，由檔案室統(tǒng)一歸檔保存。

（二）凡是本單位工作活動中辦理完畢的具有保存價值的各種

材料均應歸檔。第一次歸檔時間為6月底7月初，第二次為12月至

次年1月。

（三）檔案室保存的主要檔案目錄：

1、單位的'工作計劃、工作總結。

2、單位的重要會議記錄。

3、重點調研活動的總結或調研報告。

4、綜合性教研活動、教改實驗、課題研究的材料。

5、各類培訓方案。

6、較重要的評選活動材料。

7、學期、學年個人總結考核表。

8、各類獲獎資料。

9、本單位人員情況資料。

10、各校和全縣學生學業(yè)成績統(tǒng)計資料。

11、上級指導性公文。

12、本單位其它重要公文。

（四）、借閱檔案時，不得在案卷上涂劃、刪改、剪插；外單

位人員借閱檔案須憑介紹信經(jīng)辦公室主任或單位領導同意。案卷一

般不得帶出查案室。

檔案管理制度范本篇4

職責部門

1、院辦（人事行政部）負責院級文件檔案的管理工作。

2、部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負責部門（科室）

檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接并通知院

辦（人事行政部）負責人。

3、院辦（人事行政部）負責指導與監(jiān)督各部門檔案管理的實施

情況。

4、部門（科室）負責人負責審批本部門（科室）普通文檔的借

閱申請，其它文檔的借閱申請由總經(jīng)理（院長）或指定負責人審批。

5、機密文件借閱、所有文件的復制及銷毀申請由總經(jīng)理（院長）

或指定負責人審批。

檔案收集、歸檔

1、凡醫(yī)院繕印發(fā)出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批復

請示、轉發(fā)文件等），原件一律由院辦（人事行政部）統(tǒng)一歸檔管

理，發(fā)文復印件按規(guī)定由收文部門各自歸檔。

2、各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文秘集中統(tǒng)一整

理、歸檔。

3、一項工作分別由幾個部門（科室）參與辦理形成的文件、決

議，由主辦部門（科室）負責收集整理，交院辦（人事行政部）歸

檔。

4、部門（科室）組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門

（科室）收集、歸檔。

5、醫(yī)院召開的工作會議文件由院辦（人事行政部）收集、歸檔,

并由會議組織部門（科室）指定專人將會議材料、聲像檔案等向院

辦（人事行政部）辦理歸檔手續(xù)。

6、醫(yī)院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議

等公務活動需將文件歸檔的，應及時交院辦（人事行政部）歸檔。

檔案立卷

1、檔案管理員應使用檔案盒（或文件夾）根據(jù)文件類型將檔案

分別立卷，統(tǒng)一存放至檔案柜中。

2、檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文

必須簡明確切。

3、案卷類目編制原則：含醫(yī)院全稱和經(jīng)辦部門全稱，按上（醫(yī)

院全稱）、下（經(jīng)辦部門全稱）排版；根據(jù)文字量，也可以按左

（醫(yī)院全稱）、右（經(jīng)辦部門全稱）排版。

4、案卷類目名稱需根據(jù)5.3款標準，采用標黑一號字體打印，

粘貼于檔案盒（或文件夾）左側距頂部3厘米處。

5、歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔文件

的完整性、準確度，對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊

全后再行立卷歸檔。

6、歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求，目錄清楚、字跡

工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和復寫紙復

寫。

7、部門（科室）經(jīng)辦的文件原則上應于收、發(fā)文后一個月內完

成歸檔；醫(yī)院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷

歸檔工作。

檔案目錄編制

1、檔案文件編號原則：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2,其中

A1A2為醫(yī)院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫(yī)院簡稱對照

表》），A3A4為兩位數(shù)年份號，B1B2為部門（科室）代字（大類）

號，C1C2為文件類型（小類）號，D1D2為兩位數(shù)檔案序號。以上代

字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現(xiàn)代女子醫(yī)院

的行政部為經(jīng)辦部門，歸檔文件類型為20__年的通知，是此卷中的

第7份文件，則檔號為：J_06—_ZTZ-07o

2、檔案管理員應在檔案盒（或文件夾）首頁位置設立《檔案目

錄》（附件10.1）O

3、所有歸檔文件必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號，并

按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閱。

4、《檔案目錄》內容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、

頁數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、經(jīng)辦人、歸檔編號、備注等項目。

檔案保管權限、期限與類型

1檔案保管權限

1.1財務部檔案由財務部保存；

1.2人事部檔案由人事部保存；

1.3醫(yī)院證、章、信由總經(jīng)理（院長）指定負責人保存；

1.4其它各類檔案由院辦（人事行政部）保存。

2檔案保管期限

2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規(guī)定的保管期限執(zhí)行。

2.2醫(yī)院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。

2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種許可證書、等級證書、資

格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。

2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動

的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。

2.5普通文檔保管期限為3年至5年。2.6保密文檔須于失效當

日即刻銷毀。3文檔的保存形式：

3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。

3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施，文件密碼由

指定的文件保管人設定，并須將該文件路徑及密碼報院辦（人事行

政部）備存，并保證其真實性。3.3機密文檔以書面或實物形式保

存。4檔案類型

4.1行政檔案，包括：營業(yè)執(zhí)照正、副本，復ER件；法定代表

人身份證（護照）（復印件）；對內、對外收、發(fā)的《通知》、

《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文；各項重

要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料；各部門

（含財務、醫(yī)務科室）現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等；院級

會議的會議紀要、決議；醫(yī)院年度（季、月、周）工作計劃匯總表;

《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權證等固定資產(chǎn)檔案；購置

車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證（復印件）等車輛管理檔

案；對外簽訂的各類購買（租賃、服務）性質的合同文件；其它應

歸檔保管的文件、資料。

4.2人事檔案，包括：全院員工個人信息資料（花名冊）；勞

動合同及保密協(xié)議；勤打卡數(shù)據(jù)；工資、社保等薪酬相關資料；招

聘表格、人才庫等相關資料；員工績效考核相關資料；其它應歸檔

保管的文件、資料。

4.3財務會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表；各類會計帳

冊及報表；固定資產(chǎn)資料；其它須保存文檔。

4.4藥械設備檔案，包括：設備臺帳；設備出廠合格證、使用

說明書；設備安裝、調試、驗收報告；設備保修卡、保修協(xié)議及維

修聯(lián)系方式；設備運行維修、保養(yǎng)記錄；設備更新改造記錄；設備

管理制度；其它應保存的設備資料。

4.5醫(yī)療檔案，包括：檔案內容由醫(yī)療管理部門提供。

檔案查閱與復制

1總經(jīng)理有權查閱醫(yī)院所有檔案。

2部門（科室）負責人有權查閱本部門（科室）所有檔案。3其

他員工因工作需要應經(jīng)過審批方可借閱有關檔案。

4文檔查（借）閱應在檔案保管部門（科室）進行登記，機密

文檔及權限外查借（閱）須辦理審批手續(xù)。

5查（借）閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由院辦

（人事行政部）負責人審批，并進行相關登記。

6查（借）閱或復制財務檔案、人事檔案須由總經(jīng)理審批。

檔案的銷毀

1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限每年3

月前編制銷毀計劃及清單，由院辦（人事行政部）負責人審核無誤

后報總經(jīng)理審批。

2總經(jīng)理審批同意銷毀計劃后，必須指派兩名（含）以上監(jiān)銷

人員監(jiān)督檔案銷毀過程，并進行簽字確認。

3銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關目錄中注

銷。

檔案管理制度范本篇5

一、目的

為規(guī)范公司各職能部門的檔案管理工作，確保檔案保管安全，

發(fā)揮檔案價值，更好地為公司各項工作服務，現(xiàn)根據(jù)《中華人民共

和國檔案法》，結合公司實際情況，發(fā)布《公司檔案管理制度》

（以下簡稱“本制度”）o

二、檔案的定義

（一）檔案指公司及下屬項目公司在成立、產(chǎn)權變動、工程建

設、經(jīng)營管理、社會活動中所形成的具有參考、保存價值的紙質文

件、電子文件、光盤、照片、實物等各種載體的記錄。

（二）日常工作中形成的各類過程文件屬于資料，不屬于檔案

范疇。

三、管理機構

公司綜合管理部統(tǒng)籌公司及下屬項目公司檔案管理工作，負責

公司及下屬項目公司檔案工作的整體規(guī)劃、組織協(xié)調和指導幫扶；

下設檔案室，負責保管公司及下屬項目公司重要檔案。

四、工作職責

公司綜合管理部設置檔案管理員，其工作職責為：

（一）制定和完善檔案管理制度。

（二）開展檔案管理培訓I,指導和幫扶檔案管理工作。

（三）負責檔案的收集、整理、保管、利用，負責檔案室的日

常管理。

（四）對所有保管的原始檔案必須建立完整的電子臺賬并定期

備份（至少每兩月一次）。

五、檔案鑒定

檔案鑒定包括歸檔文件的鑒定、到期檔案的鑒定。

（一）歸檔文件的鑒定，包括歸檔范圍、密級、保管期限的鑒

定。

1、歸檔范圍。檔案管理員統(tǒng)計、鑒定檔案產(chǎn)生情況，梳理歸檔

范圍，報領導審批確定。

歸檔范圍載體包括但不限于：

（1）公司管理文件：如資質文件，包括企業(yè)注冊營業(yè)執(zhí)照、組

織機構代碼證等；公司、公司形成并下達的各類正式文件，包括決

議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件、會議紀要材料、重要記

錄；公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；國家、

地方政府政策文件類。

（2）項目資料：如開發(fā)文件類（前期、配套文件）；圖紙類;

合同類(包括商品房合同)；工程技術文件類；招標文件類；項目

企劃、銷售資料類；前期市場調研、土地分析等資料類；竣工報建

資料類。

(3)聲像資料及實物檔案：如反映公司重要活動事件的剪報、

聲像材料，有紀念意義的展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司

的歷史沿革、大事跡、錦旗、證書、獎杯、獎狀、項目樓書。

2、密級鑒定。檔案密級由低到高劃分“普通”、“秘密”、

“機密”三級，泄漏會使公司權利和利益遭受不同程度的損害，因

此，歸檔時要根據(jù)文件內容與類型劃分密級等級，確保檔案安全。

普通是公司可對外發(fā)布的信息，如宣傳資料、榮譽證照、年度

報告等。

秘密是公司一般的秘密，一旦泄密會使公司利益受到較大損害,

如重要會議紀要、人事檔案、規(guī)章制度等。

機密是公司重要的秘密，泄露會使公司的安全和利益遭受嚴重

損害，如董事會決議、項目投資文件、公司規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計

資料等。

(二)到期檔案的鑒定。公司及下屬項目公司對到期檔案進行

鑒定，確定繼續(xù)保存或進行清理、銷毀。

文件保存期限除政府有關法令或公司其他規(guī)章特定者外，依下

列規(guī)定辦理：

1、永久保存：

(1)公司章程;

(2)董事會及股東會紀錄；

(3)財務報表；

(4)政府機關核準文件；

(5)不動產(chǎn)所有權及其他債權憑證；

(6)工程設計圖；

(7)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

2、十年保存：

(1)預算、決算書類；

(2)會計憑證；

(3)其他核定須保存十年的文書。

3、五年保存：

(1)期滿或解約之合約；

(2)其他核定須保存五年的文書。

4、一年保存：無長期保存必要的。

5、規(guī)章制度由公司及下屬項目公司綜合管理部永久保存，使用

部門視其有效期予以保存。

6、公司及下屬項目公司綜合管理部每年年底應組織檔案管理員

及相關專業(yè)人員對檔案資料進行整理。對超過保存期限的檔案，由

檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》(詳見附件)，報本部門

及相關部門第一負責人審核、公司總經(jīng)理/董事會批準。

7、決定銷毀的檔案資料，由檔案管理員負責填寫《檔案銷毀清

冊》(詳見附件)，銷毀檔案時至少有兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人復核待

銷毀檔案，銷毀完須在銷毀檔案目錄上注明“已銷毀”字樣和銷毀

日期并簽字確認。

8、檔案銷毀后，鑒定、銷毀過程中形成的《檔案銷毀清冊》及

目錄應立卷歸檔、永久保存。

9、需繼續(xù)保存的過期檔案，應明確繼續(xù)保存的時間期限，并由

檔案管理員在檔案卷內目錄、匯總表上注明。

六、檔案收集

（一）收集范圍。按照歸檔范圍進行收集。

（二）收集方式。公司及下屬項目公司均應指定專人負責整理

本部門的文件資料，并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提

交文件資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》（詳見附件），

隨同已整理的檔案（含紙質檔、電子檔、實物）一并移交檔案室，

檔案管理員接收檔案并簽字確認，《檔案移交清單》雙方各留一份。

（三）歸檔文件要求。

1、歸檔的文件為原件（無原件的歸檔需為具有憑證作用的復制

件）。

2、非紙質文件配文字說明一并歸檔。

3、圖紙類歸檔前要驗證審批流程所需印章齊全才能歸檔。

4、檔案的制成材料利于長久保存。書寫材料：要使用耐久性強

的碳素型黑色或藍色簽字筆、鋼筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。

5、聲像檔案應使用數(shù)碼相機、攝相機等拍攝，要影像清晰、畫

面完整、未加修飾剪裁等，不能使用手機拍攝。

（四）公司及下屬項目公司收集以下檔案后，須提交電子檔

（含目錄）至檔案管理員處，以便備份存檔。

1、公司成立、注冊、變更文件。含公司成立的請示、批復、會

議紀要、章程、股東會決議、董事會決議、工商證照及變更文件。

2、公司合并、收購文件。含請示、批復、會議紀要、備忘錄；

股權轉讓、收購的協(xié)議、合同；工商證照及變更文件等。

3、與合作方的相關文件。

（1）合作意向書、框架協(xié)議、合作協(xié)議、合同、重要談判記錄

等。

（2）融資擔保文件：融資公告、報表、擔保、抵押等相關文件,

融資合同、協(xié)議等（如發(fā)債、貸款等）。

（3）盡職調查資料：

①盡職調查報告；

②業(yè)務約定書；

③委托協(xié)議書；

④盡職調查清單及問卷；

⑤目標企業(yè)提供的有關書面資料（含工商、法務、財務、工程、

市場、人力等文件）。

（4）工程項目檔案。包括土地獲取、項目報建、勘查設計、招

投標、工程管理、監(jiān)理、施工、竣工驗收、結算等各階段形成的檔

案。

（5）公司及下屬項目公司所獲榮譽。

七、檔案管理

（一）檔案管理員接收檔案資料后，應按照項目分類進行保管,

按檔案編號順序規(guī)則存放，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保

管科學化，以利于檔案的保管和使用。

（二）檔案存檔分類主要以公司、項目、資料類型等建立檔案

盒/檔案柜，在檔案盒/檔案柜上貼上資料明細表，且在檔案柜上標

注公司/項目名稱和柜號，并在電腦上做好臺賬登記（表格/文檔），

保證能從目錄匯總或電腦系統(tǒng)中以編號、關鍵詞、日期等方面檢索、

查詢到所需文件。

（三）檔案管理員應至少每月一次對檔案保管狀況進行檢查，

切實做好檔案“八防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、

防光、防塵、防蟲）工作，確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)問題應

及時報告部門領導，并采取補救措施，減少檔案的損失。

（四）檔案管理必須遵循保密制度，檔案室或檔案柜的鑰匙必

須由專人保管，檔案室非檔案管理員不得入內，檔案室內禁止吸煙

和大聲喧嘩。

八、檔案利用

（一）公司部門員工因工作需要，可以借閱與其工作有關的檔

案資料。

（二）借閱檔案需填寫《檔案借閱審批單》、《重要物品外借

審批表》，經(jīng)部門負責人一綜合管理部一總經(jīng)理/董事長審批后方可

借閱。檔案借閱方式為：借出、復印、掃描、查詢。

填寫要求：

（1）《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容,

申請部門填寫申請人所在的部門，文件標題或摘要填寫所要借閱/復

印/拷貝電子檔的文件名稱，根據(jù)需要在“是否電子檔”或"是否復

印”選擇是或否，用途填寫所要借閱/復印/拷貝電子檔的文件用于

辦理的事項。

（2）《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關內

容，申請部門填寫經(jīng)辦人所在的部門，主送單位（或合作、上報單

位等）填寫外借物品所辦理事項的主要單位，外借物品清單及借用

時間填寫所外借的物品，借用時間必須填寫明確（如20_年一月—

日：至20_年—月—日：），如不歸還必須注明不歸還原因及移交

單位，涉及金額根據(jù)實際情況填寫，用途填寫所要外借文件用于辦

理的事項。

（三）檔案管理員對檔案借閱進行登記，填寫《檔案借閱登記

表》。借閱人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、

涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失，否則追究借閱

人的責任，構成犯罪的依法追究法律責任。

（三）檔案應按期歸還，歸還時檔案管理人員要對檔案進行清

點和檢查，包括檔案的件數(shù)、頁數(shù)，檔案原件完整，無損壞、無涂

改等，并在《檔案借閱登記表》注明。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時

報告部門領導。檔案到期仍需繼續(xù)使用的，借閱人需在到期前辦理

續(xù)借手續(xù)。

（四）外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)檔案保管部門

所在公司總經(jīng)理審核批準后方可調閱。

（五）檔案在使用外借期間，檔案管理員必須保留一份復印件

存檔，以便其他工作人員的查閱。

九、本制度自簽批之日起執(zhí)行。

檔案管理制度范本篇6

第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密

性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部

的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管

理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做

好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有職責對二級檔案管理工作進行監(jiān)督

和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第三條歸檔制度

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設等

活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個

人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上務必是原件，原件用于報批不能歸

檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

4、凡公司業(yè)務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；

以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；

屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面

的，由規(guī)劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的復印件報綜

合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部

保存一份，財務部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保存一份。特殊狀

況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關資料移

交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外

的由各部門自行保管。

第四條檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據(jù)保存

檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全

條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目

錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存

放科學。

5、庫存檔案務必圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求,

掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關規(guī)定及公司實際狀況，確定檔案保存期限，每年年

終據(jù)此進行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司

領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保

存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前務必做好資料移交工作，方可

辦理調動手續(xù)。

第五條檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員

未經(jīng)公司領導批準不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔務必在

辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保

管部門負責人批準。

3、借閱檔案，務必履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時光不得超過一周，必要時能夠續(xù)借。過期

由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷

號、借閱時光、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者務必妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復

印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，

追究當事人職責。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主

管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，務必借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)

理同意，務必外借的，由總經(jīng)理審批。

第六條二級檔案應根據(jù)資料的性質和部門需要，每三年移交一

次，務必保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

第七條本制度從二0_年十月一日起執(zhí)行。

檔案管理制度范本篇7

1.養(yǎng)殖場應當依法向縣畜牧獸醫(yī)局備案，取得畜禽養(yǎng)殖代碼，

作為養(yǎng)殖檔案編號。

2.養(yǎng)殖場養(yǎng)殖免疫檔案，需完善以下內容：免疫記錄、診療記

錄、生產(chǎn)流水日報表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記

錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購記錄、藥物添加劑及限用添加劑

使用記錄、生產(chǎn)銷售記錄、飼料采購記錄、標識使用記錄等。

3.養(yǎng)殖場需妥善保管養(yǎng)殖免疫檔案，每年一月底前將上年度動

物防疫條件情況和防疫制度執(zhí)行情況向發(fā)證機關報告，養(yǎng)殖檔案保

存時間不得低于2年。

4.養(yǎng)殖場所停業(yè)后，于停業(yè)后30日內將《動物防疫條件》交

回發(fā)證機關注銷。

5.《動物防疫條件合格證》丟失的，于15日內向發(fā)證機關申

請補發(fā)。

檔案管理制度范本篇8

一、檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，

并將篩選后的資料分類裝訂，編制目錄，裝盒入檔。

二、外來文件、函件由學校指派專人分類編號登記，學校有關

領導閱后，即立卷歸檔，先交一份給檔案人員歸檔；教職工任免、

考核、晉升專業(yè)技術職務，調整、入黨、入團、獎懲等資料要及時

立卷歸檔。

三、校外人員來校查閱檔案，未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)

同意摘抄的材料必須經(jīng)檔案資料人員仔細核對并簽署意見；查閱者

不得將檔案拿出資料室。

四、校內人員借閱業(yè)務檔案，學生學籍檔案必須經(jīng)有關領導同

意方可借閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內完好無損地歸還。

五、檔案資料室門窗要堅固，要配有消防器材，保持整潔、干

燥，自然通風；嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

六、檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外泄

檔案中的機密，檔案資料人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，

不能亂扔亂拋，應按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。

七、將檔案管理工作列入年度考核。

檔案管理制度范本篇9

一、努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技能和管理

水平，忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務培訓，并

經(jīng)考核取得崗位資格證書。

二、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》

和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）

有關檔案工作的法規(guī)及規(guī)章，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制

度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及

時向領導報告，并根據(jù)《檔案法》及有關規(guī)定，追究當事人的責任。

三、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務工作，了解本單位各類文件材料

的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

四、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案

的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐

步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

五、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已

到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保管價值的檔案提

出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領導批準后和

有關人員一起進行認真負責的銷毀。

六、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案框架排列有序。認真做好檔案

“八防”工作，定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好

記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安

全，最大限度地延長檔案壽命。

七、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極做好咨詢

服務工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登

記和利用效果登記，編制利用效果實例和檔案信息。

八、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的

檔案資料，以滿足單位領導和各項業(yè)務工作的需要。

九、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、設備開箱驗收會、

基建工程竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的

文件材料，并在有關文件上簽名蓋章。

十、做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準確地向檔

案行政管理部門及教育主管部門填報機關檔案工作統(tǒng)計年報及其他

調查統(tǒng)計表。

檔案管理制度范本篇10

一、庫房內檔案要根據(jù)不同門類和載體，區(qū)分不同價值分別編

好序號，科學地系統(tǒng)地排列上架，認真地保管。

二、有符合要求且比較寬裕的檔案庫房，配備了標準的能滿足

需要的檔案柜架，案卷裝具符合國家標準。

三、保持庫房整潔衛(wèi)生，檔案柜架排列整齊，檔案存放位置正

確，索引規(guī)范。室內嚴禁吸煙、點燈、用電爐，嚴禁存放易燃、易

爆、易腐物品，庫內無霉、蟲及雜物堆放現(xiàn)象。

四、嚴格按照“八防”的要求，采取有效措施，不斷改善檔案

保管條件。添置必要的設施設備，并充分發(fā)揮其作用，堅持做好室

內溫濕度調控，按照通風降溫四原則隨時開窗通風或開機降溫去濕。

在檔案柜內要存放防蟲、防霉藥品，定期更換。

五、要定期檢查各種設施設備，保證各種設備的完好無損，若

發(fā)現(xiàn)設備損壞或出現(xiàn)故障，要及時修理和排除。

六、庫房和檔案柜架的鑰匙必須專人保管，不得丟失和亂放，

更不能隨便轉借他人。檔案人員每天下班時要堅持檢查電燈、電路

和門窗情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

七、各種門類的檔案進入或移出檔案室，必須造具清冊，履行

交接手續(xù)。每半年對室藏檔案進行一次全面檢查和清理核對，做到

目錄和庫存相符，確保檔案完整安全。如因保管不善造成檔案損壞

或丟失，要追究有關人員責任。

八、檔案庫房是機要重地，非檔案管理人員未經(jīng)許可，不得隨

便進入。

檔案管理制度范本篇11

1、學校印章由校長負責保管，一般情況不隨身攜帶，特殊情況

需要帶出學校，要由校長批準。

2、嚴格印章使用手續(xù)，凡使用印章者要登記，注明使用時間、

用處及使用人。

3、印章不許外借，更不許外單位人攜公章出校。

4、超出學校職權范圍的證明，學校不可加蓋公章。為私人謀取

私利的證明，學校不加蓋公章；有偽證行為的證明，學校不加蓋公

章。如違背上述規(guī)定，將追究蓋章者責任。

5、公章要保管好，不能隨意擱放，要有保密性、保險性，若公

章一旦被盜、外流，將追究保管者責任。

6、更換公章必須校長同意，在公安部門備案。

7、各職能部門的公章，由各部門負責人保管，并按以上保管條

例保管及使用。如出現(xiàn)失誤，將追究相關人員責任。

8、未經(jīng)法人代表批準，私自盜用公章者，視其情況進行處罰，

直至依法追究其刑事責任。

檔案管理制度范本篇12

教學檔案是教學實踐和教學研究過程中形成的重要文獻材料。

加強教學檔案管理，收集整理并逐年積累教學資料和教學檔案，為

學院工作及時準確提供所需要的資料、數(shù)據(jù)，是教學工作的重要組

成部分。為加強教學檔案，特制定本制度。

一、管理體制

（一）教學檔案分為院、系、室三級管理，教務處為一級管理,

系為二級管理，教研室與實驗室為三級管理。

（二）各部門要有一名領導分管檔案工作，教務處配備一名專

職檔案人員承擔檔案管理工作。各系檔案管理由教務干事兼管，教

研室與實驗室檔案管理由主任或副主任兼管。專兼職檔案管理人員

統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學文件，并由教務處統(tǒng)一向學院檔案

室移交檔案。

二、檔案工作范圍

（一）檔案工作包括有關教學的各類檔案及相關資料的接收、

整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、裝訂、保管。

（二）各部門負責的歸檔范圍如下:

教務處歸檔范圍

1、上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件，計劃、規(guī)定

及各種規(guī)章制度、辦法等。

2、教師業(yè)務檔案；學生檔案。

3、綜合性教學文件材料：本部門產(chǎn)生及制定的各種教學制度、

規(guī)定、辦法、條例、教師與實驗技術人員基本情況及工作量和教學

工作的各種統(tǒng)計表等。

4、教學、教材等方面的材料：專業(yè)教學計劃、課程教學大綱、

課程授課計劃、各類課程表，教師任課安排等，有關專業(yè)設置、規(guī)

劃、建設、評估、教改方案，總結。各系各專業(yè)教材（含自編教材）

使用目錄，教材征訂申請表、教材帳、卡、清單，教材建設材料，

課程的試題庫、試卷庫等。

5、學籍管理方面的材料：有關學生名冊、成績、學籍及有關變

更材料等。

6、教學過程監(jiān)控材料：教學運行文件、教學信息反饋材料及分

析、總結材料，教學檢查資料，教學座談會記錄，教學紀律，教學

調度方面的材料等。

7、教育研究方面的材料：有關教學質量、教學改革的研討、計

劃、總結、調查表、教學論文等材料。教育科研課題和教學改革項

目立項、驗收等有關材料，優(yōu)秀教學成果獎評定的有關材料等。

8、實踐教學方面的材料：實驗教學大綱、計劃、課表，實驗指

導書；實習（包括基礎訓練、認識實習、生產(chǎn)實習、專業(yè)訓練、畢業(yè)

實習）計劃、大綱、實習指導書、實習講義，校外實習協(xié)議書；課程

設計、畢業(yè)設計的題目、計劃；實驗室及實習基地建設規(guī)劃、論證、

合同、評估、設立及各實踐教學環(huán)節(jié)的總結和各類統(tǒng)計表等。

9、教學設備管理及維護方面的材料：設備購置計劃、批復、合

同、論證材料、設備帳目、清單、卡片，報廢計劃、帳目，大型精

密儀器及大中小型計算機檔案，設備維護計劃、帳目，有關設備管

理等方面的總結和統(tǒng)計報表等。

10、教學、教學設備經(jīng)費方面的材料：經(jīng)費預算、決算、計劃

執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各種統(tǒng)計報表、總結表。

系歸檔范圍

1、上級與本系、部有關的各種文件、計劃、規(guī)定、辦法等。

2、本系（部）產(chǎn)生的各種文件、計劃、規(guī)定、辦法、總結與統(tǒng)計

報表、人員考核等。

3、各類教學文件

專業(yè)教學計劃、課程教學大綱、學期授課計劃、實驗指導書、

課程設計大綱、課程設計任務書、課程設計指導書、實驗實習大綱、

實習指導書、畢業(yè)設計大綱、畢業(yè)設計任務書、畢業(yè)設計指導書；

課程設計、畢業(yè)設計的原始資料。

教學檢查制度和執(zhí)行記錄、教學聽課制度和執(zhí)行記錄、對畢業(yè)

的跟蹤調查記錄、系領導聽課記錄。學風建設規(guī)劃與實施記錄、實

驗實訓建設規(guī)劃。設備管理制度、設備使用臺帳、校外實訓基地協(xié)

議。

人才市場需求調查和分析（調查原始表格、分析報告）、專業(yè)建

設指導委員會成立的文件、聘書、成員職稱復印件，及其會議記錄。

其它有關教學研究和教學改革方面的資料。

教研室歸檔范圍

1、上級與本教研室有關的各種文件、計劃、規(guī)定、辦法等。

2、教研室產(chǎn)生的.各類教學材料：教學計劃、方案、大綱；教

學改革方案；教學與實驗授課計劃、試題庫、試卷庫；有關實踐教

學（包括實習、課程設計、畢業(yè)設計）計劃、大綱、講義、學生畢業(yè)

設計（論文）；自編教材；教研活動記錄；有關教學的各種計劃、經(jīng)

驗總結、考核、質量分析、教學情況的檢查、情況調查及統(tǒng)計表等。

實驗室歸檔范圍

1、上級與本實驗室有關的各種文件、計劃、規(guī)定、辦法等。

2、實驗室產(chǎn)生的各類教學材料：實驗教學計劃、課表、教學或

實驗大綱、教材或實驗指導書、實驗卡片、實驗報告；設備運行記

錄、維修記錄；實驗室建設規(guī)劃、實驗日志；有關實驗教學的各種

考核、質量分析、總結、統(tǒng)計報表等。

（三）歸檔時間：按學年度歸檔在次年6月底前歸檔，按度歸

檔的檔案在每年寒假以前歸檔。

三、檔案管理

（一）檔案的分類、編號、裝訂、保管期限按國家教育部《高

等學校檔案工作規(guī)范》執(zhí)行，分為永久、長期（15年以上至30年）、

短期（15年以下）三種。

（二）檔案的查閱、摘錄、復制等要按制度執(zhí)行，應辦理借閱

手續(xù)。

（三）專兼職檔案人員要認真執(zhí)行有關檔案管理規(guī)定，認真履

行好自己的職責。

（四）要盡快實現(xiàn)教學檔案的計算機規(guī)范化管理。

檔案管理制度范本篇13

一、檔案工作人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀

律，明確保密職責，維護檔案的安全與完整。

二、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照

國家有關制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥為保管，絕

密檔案要單獨保管。

三、檔案庫房設施應符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜

門）鐵窗，凡遇重大節(jié)假日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查,

發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

四、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該

看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。

五、不準私自或在無保密保障的情況復制、使用、存放、銷毀

屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的

文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。

六、不準借閱秘密檔案資料，查閱秘密檔案或文件，應履行審

批手續(xù)，并限于在保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得

向別人透露秘密文件的內容。

七、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品外出開

會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，

須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。

八、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。

九、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)

問題，及時報告。

檔案管理制度范本篇14

第一條為加強檔案信息管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，有效

保存和應用檔案信息，制定本制度。

第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技

術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、

圖紙、照片圖片、測繪數(shù)據(jù)、視頻、簽證、信函、通知、報表等，

包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。

第三條公司規(guī)劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、

報送、存檔、應用及管理工作。

第四條調度員、測繪員、施工管理員、監(jiān)理工程師、招標單位、

設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，

負責相關資料的繪制、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報

送工作。

第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、

防火、防潮、防塵、防失密，保持適當?shù)耐L。具體要求參照公司

綜合檔案管理辦法。

第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產(chǎn)運行相

關部門及時提供。

第七條舊管網(wǎng)改造時，由規(guī)劃建設管理部進行現(xiàn)場測繪，及時

繪制改造后的圖紙并向相關部門提供。涉及調度地理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)

更新的，應同步更新。

第八條檔案資料的借閱執(zhí)行綜合檔案相關條款。

第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。

第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案

室統(tǒng)一保存，需要留存?zhèn)溆玫目闪魪陀〖?/p>

第十一條未盡事宜執(zhí)行綜合管理部檔案管理辦法。

第十二條本制度從20_年1月1日起執(zhí)行。

檔案管理制度范本篇15

1、教學檔案是指學校在教學活動中形成的有保存價值的檔案資

料.

2、教學檔案的范圍包括：

（1）上級教育主管部門下達的政策性、指導性教學文件及有關

規(guī)定；

（2）學校制訂的各項教學文件和教學規(guī)章制度；

（3）教學基本建設的各種規(guī)劃和計劃、師資培訓計劃和實施情

況、教育資源（含教學設施及儀器設備等）統(tǒng)計材料；

（4）學校、系（部）和教研室的學期（或學年）教學工作計劃

和總結;

（5）校歷、教學進程表、總課表、教師聘書及課程表、學期授

課計劃、課程教學總結等；

（6）課程設計任務書、畢業(yè)設計（論文）任務書、優(yōu)秀畢業(yè)設計

（論文）；

（7）學生花名冊、學籍變動情況、學生成績、學生成績統(tǒng)計分

析、畢業(yè)生質量跟蹤調查、等材料；

（8）教學研究計劃、行業(yè)（或區(qū)域）經(jīng)濟教育調研報告與資料、

教學改革實施方案及總結、典型經(jīng)驗材料和教學研究刊物、學報、

簡報等；

（9）使用教材目錄、自編教材（或講義）、教學參考資料、參

加全國或全省統(tǒng)編教材印本、實驗（實習）指導書、習題集、試題

庫（試卷庫）、試卷分析以及各種聲像資料等；

（10）教師業(yè)務檔案，包括教師基本情況登記表、教案及教學

工作小結、教師考核資料、教學工作和工作量統(tǒng)計表、論文論著及

成果、進修（培訓）登記及考核材料等；

3、教學檔案管理機構由教務處負責。

4、教學檔案按年度分類管理、編目造冊及歸檔；

5、檔案管理人員必須及時收集和整理各種教學檔案。

6、教學檔案管理人員應按學期按目錄對教學檔案進行收集、整

理，并立卷。

7、教學檔案管理人員應對檔案妥善保管、防止檔案霉爛、人為

損壞、或流失等。

8、檔案室應有防火、防盜等設施。

9、檔案管理人員應定期對檔案室以及所保存的教學檔案進行檢

查，并認真填寫管理記錄。

10、借閱教學檔案，須經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并填寫

《教學檔案借閱登記表》，說明借閱的事由和借、還日期。借閱人

員對借出的檔案應妥善保管，不得折頁、涂改、畫線、圈點、剪貼。

11、查閱教學檔案資料，須經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并由

檔案管理人員下架、開卷。

12、借閱和查閱過程中，造成檔案損壞，損失等情況，應立即

報告檔案管理部門。

檔案管理制度范本篇16

一、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由本單位分管領導任組長，

成員由檔案人員及有關部門的人員組成。

二、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準

為準繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時組織對到期檔案進行鑒定。

三、鑒定工作結束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中

注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值

需要銷毀的檔案及文件材料，要造具清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管

領導批準，并報送有關檔案部門備案，然后方可銷毀。

四、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有

保管利用價值需延長保管期限的，應重新規(guī)定保管期限，其保管期

限從第一次鑒定的年限算起

五、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷,

要達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)

現(xiàn)檔案不準確、不完整，要及時向領導匯報，責成有關責任人負責

修改、補充。

六、銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關

業(yè)務部門派員

檔案管理制度范本篇17

加強培訓資料和培訓人員檔案管理，每期培訓鑒定結束后，以

班為單位收集、整理培訓資料和培訓人員的相關資料歸檔，做好跟

蹤服務工作。

歸檔資料包括以下內容：

1、參訓人員的基本情況：包括學員姓名、性別、年齡、身份證

號碼、家庭地址、聯(lián)系電話、文化程度、培訓專業(yè)（職業(yè)、工種）、

培訓時間、培訓獲證編號等。

2、教學情況：包括培訓課程安排、學時安排、任課教師、教材、

教學大綱和教師教案等。

3、學員學習情況：包括考勤登記、作業(yè)完成結論、作品完成結

論、學習評語結論、理論課和實訓實操課考試考核成績等。

4、開學、結業(yè)相關資料：包括人力資源社會保障部門批準的培

訓計劃和辦班批復；開班和結業(yè)典禮的領導講話；報送的信息、圖

片及相關資料等。

5、學員就業(yè)創(chuàng)業(yè)情況：包括學員姓名、性別、身份證號碼、文

化程度、培訓專業(yè)、培訓時間、家庭詳細地址和聯(lián)系電話，以及上

崗就業(yè)的單位，培訓機構與用人單位所簽定的用工合同及用人單位

的聯(lián)系方式等。學員成功創(chuàng)業(yè)情況：主要包括學員姓名、性別、身

份證號碼、文化程度、培訓專業(yè)、培訓時間、家庭詳細地址和聯(lián)系

電話，創(chuàng)業(yè)地點、營業(yè)執(zhí)照等。

檔案管理制度范本篇18

1、總則

為將員工的培訓情況及時準確地記入個人培訓檔案，以便準確

掌握員工培訓情況，更好地進行監(jiān)督和管理，特制定本規(guī)定。

2、適用范圍

地面服務部所有經(jīng)過各類培訓的干部、員工。

3、職責

3.1地面服務部市場業(yè)務部負責員工i級和ii極培訓檔案的統(tǒng)

一管理。

3.2各單位負責本部門員工迨級培訓檔案的統(tǒng)一管理。

4、培訓檔案管理

培訓檔案是證明員工接受過某種培訓的依據(jù)。

4.1檔案記錄

4.1.1檔案記錄的內容應包括：培訓時間、地點、內容、課時、

考勤、考試或考核成績、證書編號及有效期、教員姓名。

4.1.2檔案的記錄應及時準確。不需要發(fā)放證書的，應在培訓

結束后5日內完成檔案的記錄工作；需要發(fā)放證書的，應在收到證

書后5日內完成檔案的記錄工作。

4.1.3檔案的管理者不得隨意更改檔案中的內容。

4.2檔案的維護

4.2.1檔案管理者應對保存的員工培訓檔案做定期維護，維護

內容包括：檔案記錄項目、內容、格式的變更情況及資料整理情況。

4.3檔案的使用

4.3.1應妥善保管檔案材料，凡需要查詢記錄情況的應向該部

門提出申請，得到其行政正職同意后，方可使用檔案。

4.3.1檔案資料未經(jīng)管理職責部門經(jīng)理批準，不得帶出培訓檔

案的保存地點或進行復制。

4.3.2各培訓檔案管理部門應對員工培訓檔案的使用情況做好

記錄，并填寫《員工培訓檔案使用記錄》。

4.4檔案的保存

4.4.1員工的培訓檔案應長期保存。

檔案管理制度范本篇19

第一章、總則

檔案管理是企業(yè)管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專人負

責檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。

第二章、檔案分類

一、綜合類

（一）公司發(fā)起人協(xié)議書、批準公司設立的政府批文、驗資報

告、可行性報告，各種請示、