文書模板-采購內(nèi)控制度

文書模板-采購內(nèi)控制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司采購業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，保障公司物資供應(yīng)及資金安全，提高采購效率與效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的一切采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等采購。3.基本原則（1）合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。（2）公平公正原則：采購過程應(yīng)公平對(duì)待所有潛在供應(yīng)商，確保競(jìng)爭的公正性。（3）成本效益原則：在滿足需求的前提下，追求采購成本最低與綜合效益最優(yōu)。（4）制衡性原則：建立采購各環(huán)節(jié)相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制。二、職責(zé)分工1.采購部門（1）負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的編制、執(zhí)行與調(diào)整。（2）組織供應(yīng)商的尋找、篩選、考察與管理。（3）負(fù)責(zé)采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行與跟蹤。（4）辦理采購物資的驗(yàn)收、入庫、退換貨等手續(xù)。2.需求部門（1）提出準(zhǔn)確的采購需求，包括規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等。（2）參與供應(yīng)商的篩選與評(píng)價(jià)，對(duì)采購物資的適用性負(fù)責(zé)。3.財(cái)務(wù)部門（1）審核采購預(yù)算，監(jiān)控采購資金的使用。（2）負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付審核與結(jié)算。（3）參與采購合同的財(cái)務(wù)條款審核。4.審計(jì)部門（1）定期對(duì)采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查內(nèi)控制度執(zhí)行情況。（2）對(duì)采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查與處理。三、采購流程管理1.采購申請(qǐng)需求部門根據(jù)實(shí)際需求填寫采購申請(qǐng)表，注明采購物品或服務(wù)的詳細(xì)信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交采購部門。2.采購計(jì)劃采購部門匯總各部門采購申請(qǐng)，結(jié)合庫存情況、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)等因素，編制月度或季度采購計(jì)劃，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.供應(yīng)商選擇（1）采購部門通過多種渠道廣泛收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫。（2）根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商庫中篩選出符合條件的供應(yīng)商，發(fā)出詢價(jià)函或招標(biāo)邀請(qǐng)書。（3）對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)、資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行綜合評(píng)審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。4.采購合同簽訂（1）采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商按照公司合同模板起草采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。（2）合同經(jīng)法務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后正式簽訂，采購部門與供應(yīng)商各執(zhí)一份，并將合同副本交財(cái)務(wù)等相關(guān)部門備案。5.物資驗(yàn)收（1）采購物資到貨后，采購部門通知需求部門、質(zhì)檢部門共同進(jìn)行驗(yàn)收。（2）驗(yàn)收人員依據(jù)合同、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行核對(duì)檢驗(yàn)，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。6.款項(xiàng)支付（1）供應(yīng)商按合同要求提供發(fā)票等付款憑證后，采購部門填寫付款申請(qǐng)單，附上合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料。（2）財(cái)務(wù)部門審核付款申請(qǐng)，核對(duì)合同執(zhí)行情況、資金預(yù)算等，無誤后辦理付款手續(xù)。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入（1）新供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量證明等資料，采購部門審核并實(shí)地考察后，報(bào)審批通過方可準(zhǔn)入。（2）建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商基本信息、供應(yīng)產(chǎn)品、交易記錄、評(píng)價(jià)情況等。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)（1）定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨及時(shí)性、價(jià)格合理性、售后服務(wù)等進(jìn)行評(píng)價(jià)打分。（2）根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理，優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商給予優(yōu)先合作、增加訂單等獎(jiǎng)勵(lì)，不合格供應(yīng)商予以淘汰。五、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督各部門在采購業(yè)務(wù)中應(yīng)相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋糾正。采購部門定期對(duì)采購流程執(zhí)行情況進(jìn)行自查。2.審計(jì)監(jiān)督審計(jì)部門每年至少進(jìn)行一次全面采購審計(jì)，重點(diǎn)審查采購內(nèi)控執(zhí)行、供應(yīng)商選擇、合同管理、資金使用等環(huán)節(jié)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題出具審計(jì)報(bào)告并跟