統(tǒng)一物品采購(gòu)管理制度

統(tǒng)一物品采購(gòu)管理制度1.規(guī)章制度目的為了規(guī)范和統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部的物品采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)過程的透亮、公正和高效，最大程度地降低采購(gòu)本錢，提高采購(gòu)質(zhì)量，保障企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)，訂立本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部全部涉及物品采購(gòu)的部門、員工和供應(yīng)商。3.采購(gòu)流程3.1采購(gòu)需求提報(bào)部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員依據(jù)實(shí)際需求，填寫《物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，并認(rèn)真描述所需物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息。物品采購(gòu)申請(qǐng)需提交至采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審批。3.2供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人依據(jù)物品采購(gòu)申請(qǐng)的特點(diǎn)和具體要求，在已有的供應(yīng)商名錄中選擇適合的供應(yīng)商，并在需要時(shí)進(jìn)行新供應(yīng)商的開發(fā)。采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的信用、質(zhì)量和服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)估，并做好記錄。3.3報(bào)價(jià)和合同簽訂采購(gòu)部門向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)詢價(jià)函，并要求供應(yīng)商供應(yīng)認(rèn)真的報(bào)價(jià)和交貨期限。采購(gòu)部門依據(jù)報(bào)價(jià)和其他相關(guān)因素，選擇最佳供應(yīng)商，并與供應(yīng)商簽訂具有法律效力的采購(gòu)合同。3.4采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)部門監(jiān)督供應(yīng)商按合同要求及時(shí)履行交貨義務(wù)，并與供應(yīng)商保持緊密溝通，解決可能顯現(xiàn)的問題。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)更新采購(gòu)進(jìn)度，確保采購(gòu)工作定時(shí)完成，防止物品庫(kù)存的過剩或短缺情況發(fā)生。3.5物品驗(yàn)收和質(zhì)量管理接收物品的部門在收到供應(yīng)商交付的物品后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的驗(yàn)收，并填寫《物品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。物品驗(yàn)收應(yīng)依照物品采購(gòu)申請(qǐng)表中所規(guī)定的要求進(jìn)行，并與采購(gòu)合同中的物品規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。3.6結(jié)算和付款采購(gòu)部門確認(rèn)物品符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)后，將《物品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算。財(cái)務(wù)部門依據(jù)采購(gòu)合同商定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款，并及時(shí)將付款情況通知采購(gòu)部門和供應(yīng)商。4.采購(gòu)管理4.1供應(yīng)商管理采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估和分類管理。采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的合作關(guān)系，加強(qiáng)溝通，共同解決采購(gòu)過程中可能顯現(xiàn)的問題。4.2合同管理采購(gòu)部門應(yīng)明確采購(gòu)合同的期限、商定內(nèi)容和雙方責(zé)任，并保存相關(guān)合同文本和附件的復(fù)印件。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商進(jìn)行合同履行情況的跟蹤和監(jiān)督，確保采購(gòu)合同的有效執(zhí)行。4.3采購(gòu)審計(jì)內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)物品采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行定期或不定期的審計(jì)，查看采購(gòu)過程是否符合規(guī)定，有無違規(guī)行為。采購(gòu)部門應(yīng)樂觀搭配內(nèi)部審計(jì)部門的工作，供應(yīng)必需的數(shù)據(jù)和信息。5.違規(guī)處理5.1采購(gòu)部門違規(guī)如采購(gòu)部門在采購(gòu)過程中發(fā)現(xiàn)有違規(guī)行為，應(yīng)立刻停止相關(guān)操作，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告情況。上級(jí)部門應(yīng)對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查，并依據(jù)情況進(jìn)行相應(yīng)的矯正和處理。5.2供應(yīng)商違規(guī)如供應(yīng)商在執(zhí)行采購(gòu)合同過程中顯現(xiàn)違規(guī)行為，采購(gòu)部門應(yīng)立刻與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，要求其矯正，并記錄違規(guī)情況。如供應(yīng)商的違規(guī)行為嚴(yán)重影響到采購(gòu)質(zhì)量和進(jìn)度，采購(gòu)部門可停止與供應(yīng)商的合作，并將情況匯報(bào)上級(jí)部門處理。6.相關(guān)責(zé)任6.1采購(gòu)部門責(zé)任采購(gòu)部門負(fù)責(zé)組織和執(zhí)行物品采購(gòu)活動(dòng)，確保采購(gòu)流程的順利進(jìn)行和采購(gòu)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。采購(gòu)部門應(yīng)建立健全的采購(gòu)管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行，提高采購(gòu)效率和質(zhì)量。6.2部門負(fù)責(zé)人責(zé)任部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門的物品采購(gòu)工作負(fù)責(zé)，并確保采購(gòu)活動(dòng)符合公司采購(gòu)管理制度的要求，合理布置和使用采購(gòu)預(yù)算。6.3員工責(zé)任員工應(yīng)依照公司的采購(gòu)管理制度和相關(guān)規(guī)定，認(rèn)真履行采購(gòu)工作職責(zé)，對(duì)采購(gòu)過程中的問題和風(fēng)險(xiǎn)供應(yīng)及時(shí)報(bào)告和建議。7.附則7.1本制度于發(fā)布之日起執(zhí)行，對(duì)過去采購(gòu)活動(dòng)不適用。7.2本制度的解釋權(quán)屬于企業(yè)管理負(fù)責(zé)人，可依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和增補(bǔ)。以上為企