大學計算機基礎 課件 5.6.2 任務實現(xiàn)

大學計算機基礎——基于計算思維（Windows10+Office2016）5.6.2任務實現(xiàn)第5章Excel基本應用5.6制作成績通知單1.任務分析

現(xiàn)在要為每位同學制作一張如圖所示的“大學計算機”課程成績通知單：（1）根據“課程成績”中的各項成績，生成每個學生的成績單。（2）如果總評成績低于60分，則在備注欄中顯示“課程補考于開學第1周進行，具體安排請訪問教務處網站”。（3）每張紙打印兩個學生的成績單。

2.實現(xiàn)過程1）定義名稱“郵件合并成績區(qū)域”①打開“成績單數(shù)據.xlsx”工作簿，選擇“課程成績”工作表中需要生成成績單的數(shù)據單元格區(qū)域B4:K41（其中第4、5行的數(shù)據為標題欄）。②在對應的名稱框中輸入“郵件合并成績區(qū)域”。③保存并關閉“成績單數(shù)據.xlsx”工作簿。將“成績單數(shù)據.xlsx”工作簿“課程成績”工作表中的B4:K41單元格區(qū)域定義為名稱“郵件合并成績區(qū)域”。操作步驟如下：2.Word的郵件合并實現(xiàn)方式

2）建立郵件文檔“成績通知單”在Word中，制作一張如圖右上圖所示的沒有具體數(shù)據的“成績通知單.docx”，保存在與“成績單數(shù)據.xlsx”同一文件夾中。在郵件文檔“成績通知單.docx”中打開數(shù)據源“大學計算機成績.xlsx”。操作步驟如下：2.Word的郵件合并實現(xiàn)方式

3）在“成績通知單”中打開數(shù)據源①單擊“郵件”選項卡/“開始郵件合并”組/“選擇收件人”按鈕，在彈出的數(shù)據源選擇列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項，打開“選取數(shù)據源”對話框。②找到數(shù)據源“成績單數(shù)據.xlsx”，打開后出現(xiàn)“選擇表格”對話框，如圖所示。③在對話框中，選擇“郵件合并成績區(qū)域”，單擊“確定”按鈕，此時數(shù)據源“郵件合并成績區(qū)域”被打開，“郵件”選項卡/“編寫和插入域”組中的大部分按鈕也已被激活。插入數(shù)據源中的姓名、總評成績等合并域。操作步驟如下：2.Word的郵件合并實現(xiàn)方式

4）插入合并域①插入點放在“成績通知單”（郵件文檔）的“同學”左邊，單擊“郵件”選項卡/“編寫和插入域”組/“插入合并域”按鈕，在彈出的合并域選擇列表中選擇“姓名”，在當前單元格中就插入了合并域“?姓名?”。②重復上述步驟，用同樣的方法插入如圖所示的其他的合并域。在備注欄中，需要根據數(shù)據源中“總評成績”情況填寫不同的內容：如果總評成績低于60分，則在備注欄中顯示“課程補考于開學第1周進行，具體安排請訪問教務處網站”。操作步驟如下：2.Word的郵件合并實現(xiàn)方式

5）利用規(guī)則填寫備注欄信息①插入點放在“成績通知單”（郵件文檔）的“備注”右邊，單擊“郵件”選項卡/“編寫和插入域”組/“規(guī)則”按鈕，在彈出的規(guī)則選擇列表中選擇“如果…那么…否則(I)…”選項，打開“插入Word域：IF”對話框。2.Word的郵件合并實現(xiàn)方式

5）利用規(guī)則填寫備注欄信息②如圖所示，在“插入Word域：IF”對話框中，從“域名”下拉列表框中選擇“總評成績”，在“比較條件”下拉列表框中選擇“小于”，在“比較對象”文本框中輸入“60”，在“則插入此文字(I):”下面的文本框中輸入“課程補考于開學第1周進行，具體安排請訪問教務處網站?！?，單擊“確定”按鈕，完成規(guī)則的插入。在一張紙上放置兩張成績通知單。操作步驟如下：2.Word的郵件合并實現(xiàn)方式

6）一頁放置兩張“成績通知書”①選擇并復制“成績通知單”的所有內容。②插入點放在表格下面的空白處，單擊“郵件”選項卡/“編寫和插入域”組/“規(guī)則”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“下一記錄”選項，在當前位置就插入了規(guī)則域“?下一記錄?”。③按下回車鍵3次，插入點放在最后插入的段落的起始位置。④將復制的內容粘貼在當前位置。⑤將制作好的郵件文檔保存為“成績通知單.docx”。將“成績單數(shù)據.xlsx”中“郵件合并用數(shù)據區(qū)域”的數(shù)據合并到“成績通知單.docx”郵件文檔中，操作步驟如下：2.Word的郵件合并實現(xiàn)方式

7）合并數(shù)據，生成成績通知單①）單擊“郵件”選項卡/“完成”組中/“完成并合并”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“編輯單個文檔”選項，打開“合并到新文檔”對話框。②在“合并到新文檔”對話框中，在“合并記錄”區(qū)域選中“全部”，單擊“確定”按鈕，就生成了包含所有學生的成績通知單的新文檔“信函1”。2.Word的郵件合并實現(xiàn)方式

7）合并數(shù)據，生成成績通知單在“信函1”中，會發(fā)現(xiàn)第1個成績通知單為空白通知單，這是由于在進行合并時，與第1個成績通知單相對應的是B5、G5:K5單元格中的數(shù)據，而這些單元格中的數(shù)據是空的，所以就生成了空白通知單。而最后1個成績通知單也是空白通知單的原因是由于生成“詹婷珊”同學的成績單后，由于1頁需要生成兩張成績通知單，因此在最后自