深圳建設工程公司檔案管理規(guī)定

深圳建設工程公司檔案管理規(guī)定為加強公司檔案管理工作,有效地利用和保護檔案,維護公司的合法權(quán)益,特制訂本規(guī)定;1、本規(guī)定所指的檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門和員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄;2、本公司檔案面廣量大,項目部分散,故實行統(tǒng)一領導,分級管理;2.1公司檔案由辦公室統(tǒng)一收集,分類歸檔;2.2公司各部門指定專人負責,各項目部由資料員負責;3、檔案平時立卷3.1公司辦公室、各部門、各項目部做好平的案卷的預立工作,匯編成冊,于每月月底報辦公室;3.2辦公室根據(jù)各部門上報的檔案登記,由辦公室保管的檔案,及時收集;3.3辦公室進行定期和不定期的檢查,來督促各部門和項目部檔案的管理工作;3.4經(jīng)濟性文檔見“公司合同管理規(guī)定”;4、檔案歸檔4.1公司按照年度歸檔,當年立前一年的檔,并預立當年的卷;4.2各部門應當于次年的3月底之前將檔案移交辦公室;4.3工程未竣工項目部的非技術(shù)性檔案也應于次年的3月底之前交公司辦公室報甲方和當?shù)亟ㄔO部門除外;4.4工程竣工時,各項目部應將檔案作為結(jié)束工作的重要組成部分,認真清點,交公司辦公室;5、檔案利用5.1借閱檔案應填寫“檔案查閱單”,在檔案保管處閱讀;5.2不得將檔案帶出,必須帶出的要填寫“檔案借閱單”,由總經(jīng)理審批,并及時歸還;5.3閱檔人對借閱檔案必須妥善保管,不得私自復印、調(diào)換、涂改、污損、劃線等;5.4查閱保密資料須填寫“保密資料借閱單”,報總經(jīng)理批準后,方可閱讀;任何人不得借出;6、檔案銷毀報總經(jīng)理批準,銷毀時應有兩人以上監(jiān)銷;7、責任說明公司檔案屬于公司財產(chǎn),任何人不得據(jù)為己有和外泄;有下列行為之一,據(jù)情節(jié)輕重,給予扣薪處理,構(gòu)成犯罪的依法追究：7.1毀壞、丟失或擅自銷毀公司資料；7.2擅自向外界提供、摘抄公司資料；7.3涂改、偽造資料；7.4未及時上報歸檔或資料管理不善者;8、檔案管理流程8.1本公司的檔案管理為“兩級分工管理制”即公司為一級管理,由辦公室資料室負責；各職能部門項目部為二級管理,由各部門項目部自行負責,一定時間周期后移交公司辦公室;8.2鑒于本公司的歸檔文件資料面廣、量大,因此必須分工歸口管理,具體分工管理如下：1公司一級管理歸檔范圍：部門項目以上的各種計劃、方案、規(guī)劃;部門項目以上的各種總結(jié)、報告;部門項目以上的各種重要通知、通報;部門項目以上的各種文件、紀要、大事記;各種協(xié)議書、合同書;各種工程圖紙藍圖及設計修改通知單;公司各種管理規(guī)章制度;各類工程檢測、鑒定報告;公司財務部、公司年初財務預算報告及年終財務報告;10公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告;11各種設備檔案及說明書;12公司各種注冊、登記證件、政府批文;13公司各種法律、公證文件;14公司各部門經(jīng)理以上人力資源檔案其余員工的人力資源檔案由人力資源部保管;15有總經(jīng)理或其他高層人員參加的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和社會活動的圖片資料及電視資料片;16公司發(fā)展大事記;17公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿;18公司內(nèi)部通訊錄;2部門二級檔案管理歸檔范圍：公司、部門及員工的各種計劃、方案、規(guī)劃;公司、部門及員工的各種