接待工作指引和操作手冊(cè)

接待工作指引與操作手冊(cè)

第一章接待工作總則

一、接待工作的目的和意義

接待工作也是生產(chǎn)力。通過熱情、周到、細(xì)致的接待工作，

可以樹立安全優(yōu)秀的品牌形象，保持內(nèi)和外順的交往關(guān)系，促進(jìn)

長(zhǎng)期穩(wěn)定的業(yè)務(wù)開展。

二、接待工作的原則和要求

（一）接待工作的原則

誠(chéng)懇熱情、以禮相待

賓客至上、細(xì)致周到

認(rèn)真負(fù)責(zé)、有始有終

內(nèi)外有別、講求實(shí)效

對(duì)口接待、分工負(fù)責(zé)

遵守紀(jì)律、嚴(yán)守機(jī)密

（二）接待工作的要求

L接待工作標(biāo)準(zhǔn)化

同一層面（集團(tuán)總部層面、子公司總部層面、子公司各二級(jí)

機(jī)構(gòu)層面等等）的接待工作應(yīng)實(shí)現(xiàn)資源配置、服務(wù)模式和操作流

程的標(biāo)準(zhǔn)化和一致性，不得由于地域差異而出現(xiàn)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)差異的

情況。

2.接待工作流程化

接待工作必須流程化、標(biāo)準(zhǔn)化。接待過程的每一個(gè)步驟都應(yīng)

經(jīng)過細(xì)致的考慮和周密的部署，做到事前有準(zhǔn)備，接待有步驟，

完畢有反響。（接待標(biāo)準(zhǔn)化流程見第二章）

3.接待工作責(zé)任制

各單位分管行政的班子成員（及以上領(lǐng)導(dǎo)）為本單位的接待

工作總負(fù)責(zé)人和總協(xié)調(diào)人；各單位辦公室（行政部門）主持工作

的領(lǐng)導(dǎo)為接待責(zé)任人；各單位還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，培養(yǎng)和配備專

（兼）職接待聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)落實(shí)具體接待事宜。

三、接待分類

根據(jù)來訪單位和人員的性質(zhì)、級(jí)別及辦理業(yè)務(wù)的種類等，接

待分為不同的種類。不同的接待種類，應(yīng)提供不同的接待服務(wù)。

接待工作按照對(duì)象劃分，可分為內(nèi)部接待（包括上級(jí)單位、

同級(jí)單位、下級(jí)單位等）、外部接待〔包括政府及監(jiān)管部門、同

業(yè)、客戶、合作單位等）。

按照內(nèi)容劃分，可分為指導(dǎo)檢查類、參觀交流類、媒體來訪

類、活動(dòng)會(huì)議類等。

按照應(yīng)對(duì)情況劃分，可分為預(yù)約接待、突發(fā)來訪等。

為了標(biāo)準(zhǔn)接待分類，安全系統(tǒng)內(nèi)通行的接待分類標(biāo)準(zhǔn)為接待

的重要性。根據(jù)重要性不同，可分為以下四類接待：

L一類接待：政府及監(jiān)管部門指導(dǎo)和視察工作、VIP客戶來

訪、行業(yè)內(nèi)外友好單位工作交流等由本單位內(nèi)高層領(lǐng)導(dǎo)（集團(tuán)層

面為執(zhí)委會(huì)執(zhí)委層以上、子公司總部層面為班子成員、二級(jí)機(jī)構(gòu)

為一把手）參與的高端接待。

2.二類接待：即以各職能部門對(duì)口接待的外部業(yè)務(wù)洽談、參

觀會(huì)晤及安全系統(tǒng)內(nèi)相關(guān)單位之間的交流參觀等。

3.三類接待：即公司員工與外部單位相關(guān)人員的小范圍業(yè)務(wù)

洽談等。

4.四類接待：即日常業(yè)務(wù)往來，如廣告公司、快遞公司或

個(gè)人業(yè)務(wù)辦理等。（本手冊(cè)不適用此類接待）

四、接待工作的職責(zé)劃分

1.接待工作可能涉及的部門包括辦公室（行政部門）、受訪

單位（受訪人）、業(yè)務(wù)對(duì)口或支持部門等。相關(guān)部門在每一項(xiàng)接

待工作中要分工明確、各司其職、相互協(xié)作。

辦公室（行政部門）主要負(fù)責(zé)總體協(xié)調(diào)和服務(wù)工作，包括會(huì)

議服務(wù)、參觀安排、用餐出行、環(huán)境衛(wèi)生等具體接待工作的落實(shí);

受訪單位（受訪人）主要負(fù)責(zé)來訪信息的收集、接待預(yù)約申請(qǐng)及

全程接待陪同；其他業(yè)務(wù)對(duì)口或支持部門提供必要的信息、資源、

人力支持。

2.根據(jù)接待種類的不同，一類接待由辦公室（行政部門）主

導(dǎo)，各相關(guān)部門協(xié)同完成；二、三類接待由受訪單位（受訪人）

主導(dǎo)完成。一些外部重要接待，必要時(shí)可請(qǐng)求上級(jí)單位或領(lǐng)導(dǎo)的

支持。

第二章接待標(biāo)準(zhǔn)化流程

標(biāo)準(zhǔn)接待流程圖:

接待需求受理，區(qū)分接待類別

一類接待二、三類接待

接待對(duì)口部門填寫接待申請(qǐng)表（見附接待需求受理部門填寫接待申請(qǐng)表

表1）,并通過EOA提交申請(qǐng)。（見附表1）,并通過EOA提交申請(qǐng)。

接待對(duì)口部門協(xié)助辦公室（行政部門）搜接待對(duì)口部門搜集具體需求和相關(guān)信

集具體需求和相關(guān)信息，進(jìn)展整理匯總；息，進(jìn)展整理匯總。召開接待籌備會(huì)，

召開接待籌備會(huì)，指定接待總負(fù)責(zé)人，進(jìn)指定接待總負(fù)責(zé)人，進(jìn)展接待分工、制

展接待分工、制作接待表1見附表2）作接待表［見附表2）

相關(guān)部門分頭落實(shí)接待各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,

同時(shí)向來訪單位反響接待安排。

接待落實(shí)

接待效果反響，重要接待信息上報(bào)。

一、接待申請(qǐng)

接待工作實(shí)行預(yù)約制。所有接待都必須經(jīng)過事前預(yù)約，一、

二、三類接待均需通過EOA系統(tǒng)進(jìn)展申請(qǐng)。

客人來訪前應(yīng)與受訪人進(jìn)展聯(lián)系，或經(jīng)前臺(tái)服務(wù)人員代為聯(lián)

系受訪人后才予以接待。受訪單位（部門）如需其他單位（部門）

協(xié)助接待，也必須進(jìn)展預(yù)約。

對(duì)于一類接待，受訪單位（部門）應(yīng)提前收集并整理匯總的

來訪信息，在正式接待前至少3個(gè)工作日提交給接待協(xié)助部門，

并制定詳細(xì)的接待方案。

接待審批流程如下：

一類接待：申請(qǐng)人一部門內(nèi)部審批流程一辦公室（行政部門）

審批一其他支持部門f分管領(lǐng)導(dǎo)f一把手一上級(jí)單位分管領(lǐng)導(dǎo)

二、三類接待：申請(qǐng)人一部門內(nèi)部審批流程一辦公室（行政

部門）所在單位分管領(lǐng)導(dǎo)

二、接待準(zhǔn)備

準(zhǔn)備工作是整體接待工作中的重中之重，準(zhǔn)備工作的充分和

到位與否，直接決定了整個(gè)接待的成敗，影響著具體接待操作中

的每一個(gè)環(huán)節(jié)。任何接待都要進(jìn)展相應(yīng)的準(zhǔn)備，特別是一類接待,

更要進(jìn)展充分的前期信息搜集、需求溝通、資源協(xié)調(diào)、物品采購

等前期準(zhǔn)備工作。

（一）信息搜集

對(duì)于來訪單位信息掌握的多少，直接關(guān)系到接待質(zhì)量和效果

的好壞。信息搜集的主要內(nèi)容包括：來訪單位、目的、時(shí)間、人

數(shù)、名單、職務(wù)、行程安排、航班（車次）信息、入住酒店、車

牌號(hào)、國(guó)籍、喜好、是否攜帶禮物，及其他特殊要求等。

（二）資源協(xié)調(diào)

1.內(nèi)部需要獲得相關(guān)部門的支持和配合，例如業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的提

供、接待服務(wù)的支持、會(huì)議場(chǎng)地布置、工作人員和費(fèi)用預(yù)算的落

實(shí)等。接待對(duì)口部門必須就接待所涉及的所有方面與相關(guān)部門進(jìn)

展充分的溝通、協(xié)調(diào)。

2.外部需要協(xié)調(diào)落實(shí)的有：機(jī)場(chǎng)、酒店、會(huì)務(wù)公司、外租場(chǎng)

地、媒體、監(jiān)管部門、政府機(jī)關(guān)等。

三、接待安排

（一）日程安排。與來訪單位進(jìn)展充分溝通，確認(rèn)并安排好

來訪期間的日程，制作詳盡的日程表或會(huì)晤指南。

（二）會(huì)議安排。包括會(huì)議室/接待室的提前預(yù)定或租用；

落實(shí)會(huì)議名牌的打印制作、鮮花植物擺放、茶水點(diǎn)心配備；擬定

會(huì)議議程、制作會(huì)議及介紹材料；視需要安排攝影攝像、翻譯、

速記等。

（三）參觀安排。包括參觀路線的設(shè)定、參觀部門溝通協(xié)調(diào)、

景觀設(shè)備確認(rèn)、參觀講解詞的撰寫、安全保衛(wèi)等。

（四）用餐安排。根據(jù)實(shí)際情況，需要安排與來訪客人月餐

時(shí)，要區(qū)分工作餐和正式宴請(qǐng)的區(qū)別。正式宴請(qǐng)需充分考慮客人

的口味、偏好、忌口等。注重不同國(guó)家、民族、地方菜系的選擇

和酒類的選擇，尊重客人的飲食習(xí)慣、風(fēng)俗習(xí)慣等。通過細(xì)微之

處的關(guān)心，給客人留下美好的印象。

（五）禮品安排。如果來訪客人準(zhǔn)備了禮物，則應(yīng)做到禮尚

往來，適當(dāng)?shù)臅r(shí)候安排交換禮物的環(huán)節(jié)。事先需要了解對(duì)方禮物

的大小、品種、特點(diǎn)甚至價(jià)格等信息，以便準(zhǔn)備相應(yīng)規(guī)格的禮物。

如果來訪客人未攜帶禮物，則可根據(jù)實(shí)際需要，選擇準(zhǔn)備一些具

有安全特色、地方特色的禮品或行銷輔助品予以贈(zèng)送。

（六）游覽安排（略）

（七）應(yīng)急預(yù)案。在特殊的情況之下，如疫情、氣候、地理

條件等不可測(cè)因素存在的情況下，應(yīng)提前制定相關(guān)應(yīng)急預(yù)案，躲

避風(fēng)險(xiǎn)；在中途可能更改的接待環(huán)節(jié)中，應(yīng)提前制定輔助方案,

并做好相關(guān)安排。

（八）接待安排表。接待安排表（見附表2）是每次接待工

作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，是經(jīng)過反復(fù)與來訪單位及內(nèi)部相關(guān)部門溝通確定

的程序安排，參與接待的所有相關(guān)部門及工作人員務(wù)必人手一

份，嚴(yán)格執(zhí)行，并按照要求提前做好相應(yīng)準(zhǔn)備，各司其職。確保

接待各個(gè)環(huán)節(jié)的順利銜接。

接待安排表內(nèi)容包括來訪方面的單位名稱、來訪目的、來訪

方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的準(zhǔn)確姓名及職務(wù)、參與接待的我方領(lǐng)導(dǎo)名

單、雙方聯(lián)系人的聯(lián)絡(luò)方式、整體接待安排的準(zhǔn)確信息和本卷須

知，以及參與接待人員的工作要求等。

四、接待總結(jié)與信息記錄

總結(jié)是接待管理的重要組成局部。在接待管理中，總結(jié)既是

循環(huán)的終點(diǎn)，又是下一個(gè)循環(huán)的起點(diǎn)。全面細(xì)致的總結(jié)有利亍提

煉經(jīng)歷、躲避失誤，提升公司整體接待水平，也有利于公共關(guān)系

網(wǎng)絡(luò)的建立與維護(hù)。

進(jìn)展工作總結(jié)，要注重績(jī)效分析，著力于解決存在的問題。

對(duì)接待工作進(jìn)展績(jī)效分析和評(píng)估，主要從以下六個(gè)方面進(jìn)展：

L來訪單位/客人的滿意度；

2,領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的滿意度；

3,接待服務(wù)質(zhì)量：態(tài)度、效率、禮儀、安全、周到；

4.接待過程的統(tǒng)一性和流暢性；

5.公關(guān)期望的實(shí)現(xiàn)程度；

6.合規(guī)程度。

（一）接待總結(jié)表（見附表3）

接待完畢后，應(yīng)認(rèn)真填寫接待總結(jié)表，詳細(xì)記錄當(dāng)次接待的

詳細(xì)情況及有關(guān)信息，包括來訪單位、領(lǐng)導(dǎo)的背景資料，活動(dòng)日

程的安排，客人的興趣愛好和飲食習(xí)慣，發(fā)生的問題及處理經(jīng)過;

客人的反映及改進(jìn)意見等。如果接待促成了業(yè)務(wù)合作、政策又持

或重大工程的推進(jìn)，則要重點(diǎn)記錄，使接待工作切實(shí)與公司開展

嚴(yán)密結(jié)合起來。接待總結(jié)表應(yīng)定期整理歸檔。

總結(jié)的過程中，參與接待的人員應(yīng)相互交流感受，分享經(jīng)歷,

在總結(jié)中提升水平。

（二）建立接待臺(tái)帳

辦公室（行政部門）應(yīng)統(tǒng)一建立所在單位的接待臺(tái)帳，對(duì)接

待的基本信息予以記錄（見附表4）。并每月向上級(jí)單位辦公室

（行政部門）匯報(bào)接待情況。各子公司總部辦公室（行政部門）

應(yīng)每月匯總所在公司的接待情況，報(bào)集團(tuán)辦公室備案。

（三）重要接待報(bào)備原則

對(duì)于一類接待，需求部門應(yīng)當(dāng)在受理來訪需求時(shí)，及時(shí)將相

關(guān)信息上報(bào)上級(jí)單位分管領(lǐng)導(dǎo)和辦公室（行政部門）；接待完畢

后，整理匯總相關(guān)接待資料，報(bào)上級(jí)單位備案。

附表1：

中國(guó)安全保險(xiǎn)（集團(tuán)）公司接待申請(qǐng)表

申請(qǐng)部門子公司+機(jī)構(gòu)名+部門

申請(qǐng)人手機(jī)/座機(jī)

來訪單位全稱

來訪目的

來訪人員來訪人員的名單、職務(wù)

時(shí)間行動(dòng)

擬定日程安排

會(huì)場(chǎng)布置

參觀路線

車輛安排

具體需求

附表2：

中國(guó)安全保險(xiǎn)（集團(tuán)）公司接待安排表

部門：子公司+分支機(jī)構(gòu)+部門

類別：一/二/三類接待編號(hào):辦公室統(tǒng)一編號(hào)，例：（2010）001號(hào)

來訪時(shí)間日期+時(shí)間

來訪單位全稱

來訪目的

來訪人員來訪人員的名單、職務(wù)

接待部門_

接待負(fù)責(zé)人

具體安排

時(shí)間行動(dòng)安排地點(diǎn)參加及陪同人員

備注:

附表3：

中國(guó)安全保險(xiǎn)（集團(tuán)）公司接待總結(jié)表

部