常用公文寫作教材

常用公文寫作

第一章公文概述

一、公文的含義

二、公文的分類

三、公文的特點

四、公文的辦理

第二章公文的種類及書寫

一、公文的種類

二、公文的基本格式

三、公文的排版形式

四、公文的書寫要求

第三章常用公文寫作

一、報告

二、請示

三、批復

四、通知

五、函

六、會議紀要

七、總結(jié)

第四章公文常見病例分析

第一章公文概述

1、公文的含義

公文是公務(wù)文書的簡稱，是行政機關(guān)在行政管理過程中形成

的、具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活

動的重要工具。

古代公文的種類、文體，由于歷朝體制不同，變化頻繁，“公

文”一詞最早見于西晉陳壽寫的一份名著，也是很多人都熟悉的

《三國志》中。

2、公文的分類

公文按其行文方向：可分為上行文、下行文、平行文。

上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的公文，如請示、報告。

下行文是指上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文，如決定、指示、

公告、通知、通報等。

平行文指同級機關(guān)或不同隸屬機關(guān)之間的行文，比如函。通

知、公文紀要有時也可作為平行文。

公文按其時限要求，可分為緊急公文和常規(guī)公文。公文內(nèi)容

有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。

緊急公文可分為特急和急件兩種。緊急公文應(yīng)隨到隨辦，時

限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快。

公文按其機密程度，可分為保密公文和普通公文。保密公文

分為絕密、機密、秘密公文。是指內(nèi)容涉及黨和國家的機密，需

要控制知道秘密范圍和對象的文件。文件的密級越高，傳達、閱

辦、保管的要求也越嚴。另外，保密公文還要在文件上注明保密

的時限。

從印發(fā)機關(guān)和公文作用來劃分：法規(guī)文件、行政文件、黨的

文件。法規(guī)文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規(guī)文件。

從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點來劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、

報請性公文、知照性公文、記錄性公文。

三、公文的特點

公文與其他文體不同，不是個人自由創(chuàng)作的產(chǎn)物。

歸納起來有五個特點：

(1)具有鮮明的政策性。公文是行政機關(guān)行使管理職能、

辦理具體事務(wù)的重要工具，包括對政治、經(jīng)濟和社會生活的各個

領(lǐng)域都有著指導作用，所以具有鮮明的政策性。

(2)具有法定的權(quán)威性和行政約束力。是由某一個特定的、

法定的機關(guān)制發(fā)的，并定向?qū)懡o特定對象的。(不論是通知還是請

示等等，政府部門、企業(yè)單位，都是法定的機關(guān)，都有法定的固

定的權(quán)限，包括物業(yè)公司，物業(yè)公司給居民發(fā)通知，都是一樣的)。

（3）公文具有特定的、規(guī)范的體式。為了更方便、有效地

辦理事務(wù)，公文形成了自身特有的辦理程序和寫作格式，中央辦

公廳和國務(wù)院辦公廳對公文的種類、用途、文面都作了統(tǒng)一的規(guī)

定。

（4）公文的語言簡潔、平實。（不能過于啰嗦重復，也不能

寫一些生疏難懂的內(nèi)容在里面）o

（5）公文具有嚴格的時效性。公文所針對的問題，總是存

在于特定的時間范圍之內(nèi)，一旦時過境遷，公文的實用價值也會

隨之喪失。所以，公文的寫作、傳遞和辦理，都要求迅速及時。

總的來說，公文是一種嚴肅、鄭重的文體，有著充分的權(quán)威,

要求發(fā)文機關(guān)必須有嚴肅認真的態(tài)度。

四、公文的辦理

1、發(fā)文的程序主要是：復核、登記、印制、核發(fā)。

（一）復核。已經(jīng)由發(fā)文機關(guān)負責人簽批的公文，在印發(fā)前

應(yīng)當對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進行復核；需要作

實質(zhì)性修改的，要報給簽批人復審。

（二）登記。對復核后的公文，應(yīng)當確定發(fā)文字號、分送范

圍和印制份數(shù)，并且詳細登記。

（三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密的公文應(yīng)

當在符合保密要求的情況下印制。

（四）核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當對公文的文字、格式和印

刷質(zhì)量進行檢查后，再分發(fā)。

2、收文的程序主要是：簽收、登記、初審、承辦、傳閱、

催辦、答復。

（一）簽收。對收到的公文應(yīng)當逐件清點，核對無誤后簽字

或者蓋章，并注明簽收時間。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當詳細記載。

（三）初審。一是查看是否應(yīng)當由本機關(guān)辦理；二是查看是

否符合行文規(guī)則。經(jīng)初審是不符合規(guī)定的公文，應(yīng)該及時退回到

發(fā)文的單位，并說明理由。

（四）承辦。閱知性公文應(yīng)當根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需

要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當提出擬辦意見報本機關(guān)負責

人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當明

確主辦部門。緊急公文應(yīng)當明確辦理時限。

（五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導批示和工作需要，將公文及時送至傳

閱對象閱知或者批示。

（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦

部門按期辦結(jié)。

（七）答復。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當及時答復來文單位，并根

據(jù)需要告知相關(guān)單位。

另外，涉密公文應(yīng)當由收發(fā)件機關(guān)的機要收發(fā)人員進行傳

遞。

最后，將需要歸檔的公文及有關(guān)材料，及時收集齊全、整理

歸檔。兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)歸檔，相

關(guān)機關(guān)保存復制件。

第二章公文種類及寫作要求

一、公文的種類

根據(jù)2012年4月16日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印

發(fā)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，公文種類有：決議、決

定、命令（令）、公報、公告、公告、通告、意見、通知、通報、

報告、請示、批復、議案、函、紀要。（共計是十五種）。

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

（二）決定。適用于對重要事項做出決策和部署、獎懲有關(guān)

單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。

（三）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重

大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關(guān)單位和人員。

（四）公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

（五）公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

（六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當遵守或者周知的

事項。

（七）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（八）通知。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單

位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

（九）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和

告知重要情況。

（十）報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復

上級機關(guān)的詢問。

（十一）請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

（十二）批復。適用于答復下級機關(guān)請示事項。

（十三）議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人

民代表大會或者人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

（十四）函。適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答

復問題、請求批準和答復審批事項。

（十五）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

二、公文的基本格式

公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標

志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)

文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機

關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。

（文頭部分包括：）

（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。一般指涉密公文標注

份號。

（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。

（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程

度，緊急公文應(yīng)當分別標注“特急”“加急”。

（四）發(fā)文機關(guān)標志。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文

件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合

行文時，發(fā)文機關(guān)標志可以并用聯(lián)合發(fā)文機關(guān)名稱，也可以單獨

用主辦機關(guān)名稱。

（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。

聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

（六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。

（公文主體部分包括:）

（七）標題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三部分組成。稱

為公文標題“三要素”。公文標題應(yīng)當準確、簡要地概括公文的主

要內(nèi)容。公文標題的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。

（A）主送機關(guān)。公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、

規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。標題下空一行位置，居左頂格,

名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱多，用頓號相隔，在最后一

個機關(guān)用冒號。

（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容。

（十）附件。公文附件的順序號和名稱。

（十一）發(fā)文機關(guān)署名。署發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的

日期。聯(lián)合行文時，最后的簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。在正文

之下，空兩行、右空4字。（2012年7月1日起正式實施）《黨政

機關(guān)公文格式》規(guī)定：用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應(yīng)

標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。

（十三）印章。公文中有發(fā)文機關(guān)署名的，應(yīng)當加蓋發(fā)文機

關(guān)印章，并與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文

和電報可以不加蓋印章。

（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

（十六）抄送機關(guān)。除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)

容的其他機關(guān)，應(yīng)當使用機關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)

統(tǒng)稱。

（十七）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機關(guān)和送印日期。

（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。

三、公文的排版形式

排版形式指公文各組成要素在文件版面上的標印格式。

公文用紙：采用國際標準A4型紙（210mm*297mm）。

公文頁邊與版心尺寸：天頭（上頁邊距）37mm,地腳（下頁

邊距）35mm；左邊距28mm,右邊距26mm；版心尺寸156mm*225mm

（不含頁碼）。

排版：從左至右橫排、橫寫。行距28磅（可微調(diào)）。

三、公文書寫要求

①發(fā)文機關(guān)標識使用2號小標宋體字，紅色標識；秘密等級、

保密期限、緊急程度用3號黑體字；發(fā)文字號、簽發(fā)人、主送機

關(guān)、附注、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)時間用3號仿宋體字；簽

發(fā)人姓名用3號楷體字；

②標題用2號小標宋體字，正文為3號仿宋體字。

③頁碼編排用4號半角阿拉伯數(shù)字標識，置于版心下邊緣的

下一行，數(shù)字左右有一字線的，一字線距版心下邊緣7mm。（這個

word文檔里的插入頁碼就行）。位置可以選居中，或右下角。

正文中用于劃分結(jié)構(gòu)層次的序號：第一層為“一、”，第二

層為（一），第三層為“1."，第四層為（Do

一般常用字體為：第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三

層和第四層用仿宋體字標注。還是不變，都是仿宋。

表格：

（一般都是附件，字體同文件是一樣的）

?標題欄：文字居中

?表中文字：垂直、左右居中（上下左右）

?表中數(shù)據(jù)：垂直居中，右對齊

語言：

?簡明、準確。是指用詞簡單、含義準確，不會造成誤解。

?樸實、莊重。是指用詞通俗自然、不帶感情色彩。

?規(guī)范。是指用詞符合語法與邏輯要求。

公文寫作要遵照以下原則：

1、按照職權(quán)范圍行文。

2、按照隸屬關(guān)系逐級行文（一般不能越級行文）。

3、一般應(yīng)當一文一事。

第三章常用公文寫作

一、報告

（一）含義

報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者

建議，答復上級機關(guān)的詢問。報告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和

事情過程中?！皥蟾妗敝胁坏脢A帶請示事項。

（二）報告的類別

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合

起來寫成的報告。它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較

大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一

活動寫成的報告，在內(nèi)容上具有專一性。

回復報告。是根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導人的查詢、提問作出的報

告。

（三）報告的寫作格式

1、綜合性報告的寫法

標題事由加文種，如《關(guān)于2003年上半年工作情況的報告》;

報告單位、事由加文種，如《北華大學教務(wù)處關(guān)于2003年度工作

情況的報告》。

正文把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，

起名立意。將一定時間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，

對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內(nèi)

容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法,

取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)

容力求既翔實又概括。（3）結(jié)尾，要具體切實。寫工作上存在的

問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報

告”等語作結(jié)。

2、專題報告的寫法

標題由事由、文種組成，如《關(guān)于招商工作有關(guān)政策的報

告》。有的報告標題也可標明發(fā)文機關(guān)。標題要明顯反映報告專題

事由，突出其專一性。

正文可采用“三段式”結(jié)構(gòu)法。以反映情況為主的專題工

作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結(jié)經(jīng)

驗為主的專題工作報告主要寫情況、經(jīng)驗，有的還可略寫不足之

處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事

實、產(chǎn)生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進

措施等。結(jié)尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結(jié)。

3、回復報告的寫法

標題與前兩種報告大體相同

正文根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導的查詢、提問，有針對性作出報

告，要突出專一性、時效性。

（四）報告的寫作要求

1、寫綜合報告應(yīng)注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要

方面。在此基礎(chǔ)上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料

要詳略得當，以觀點統(tǒng)領(lǐng)材料。

2、專題報告，要一事一報，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題

報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

3、切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或

批準。

二、請示

（一）含義

請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示、批準的公文。凡屬本

機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)可以解決的問題，或上級機關(guān)以往政策中明確規(guī)

定的問題，應(yīng)不在請小之列。

與報告相比，請示具有以下特點：

1.一文一事

每份請示只能提出批復一個事項，解決一個問題。綜合報告

則可以一文多事。

2.請批對應(yīng)

一請示，一批復，沒有請示就沒有批復。等待批準，是請示

與報告的最大區(qū)別。

3.事前行文

請示應(yīng)在問題發(fā)生或處理前行文，而報告多在事中或事后行

文。

（二）類別

按用途，請示有三種類型：

1.求示性請示

請求上級機關(guān)給予政策、認識上的指示。所謂給予“指示”，

往往是發(fā)文機關(guān)向上級機關(guān)要具體政策或?qū)φ叩脑忈專约熬?/p>

體辦法。

2.求批性請示

請求上級機關(guān)給予批準、認可。請示事項往往涉及機構(gòu)審定、

人事任免、財務(wù)運用、項目安排等方面的問題。

3.求轉(zhuǎn)性請示

請求上級機關(guān)給予批轉(zhuǎn)。通常，行業(yè)主管部門往往就行業(yè)中

帶有普遍性的問題提出建議或意見，而后請求上級機關(guān)批轉(zhuǎn)有關(guān)

機關(guān)貫徹執(zhí)行。此類請示常帶有附件，附件內(nèi)容即其請求轉(zhuǎn)發(fā)的

文件。

（三）基本結(jié)構(gòu)與寫法

請示的結(jié)構(gòu)：

標題+主送機關(guān)+正文+落款+成文日期+附注

請示的落款和成文日期與其他行政公文相同。

1.標題

⑴發(fā)文機關(guān)+事由+文種

如《XX大學關(guān)于承辦第五屆“挑戰(zhàn)杯”中國大學生創(chuàng)業(yè)

計劃競賽的請示》、《XX市人民政府關(guān)于建立XX市體育學校的

請示》。

⑵事由+文種

如《關(guān)于丹霞山風景名勝區(qū)列為國家重點風景名勝區(qū)的請

示》、《關(guān)于要求解決熱帶作物病蟲害防治經(jīng)費的請示》。

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請示不能使用單元素標題，也很少有發(fā)文機關(guān)加文種的標

題；不能將“請示”寫成“報告”或“請示報告”；標題中不要

出現(xiàn)“申請”、“請求”之類的詞語。

2.主送機關(guān)

請示必須有主送機關(guān)。請示的主送機關(guān)應(yīng)為具有隸屬關(guān)系的

上級機關(guān)，即負責受理請示之機關(guān)。

3.正文

正文的構(gòu)成：發(fā)文原由+請求事項+要求

⑴發(fā)文原由

即請示的開頭，是請示事項的基礎(chǔ)。往往需要說明請示的原

因、目的和依據(jù)，有的還需要說明背景，以達到“爭取成功”的

目的。

⑵請小事項

請求上級機關(guān)指示、批準的內(nèi)容，是正文的核心。請示事項

應(yīng)具有可行性與可操作性，為了有利于審批，還可進一步提出切

實可行的辦法、措施和建議。同時還要注意，不能只寫問題，不

發(fā)表看法。

⑶要求

是請示正文的結(jié)尾，即向上級機關(guān)提出要求。要求常以尾語

形式表達，一般有：“當否，請批示”，“以上要求，請予審批”、

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“妥否，請批復”、“以上如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地區(qū)、各部門貫

徹執(zhí)行”。使用尾語，應(yīng)根據(jù)請示的不同類型、不同目的來選擇。

4.附件

5.落款與成文日期

與通知、報告等相同。

6.附注

請示應(yīng)在成文日期下1行居左空2字，加圓括號注明發(fā)文機

關(guān)聯(lián)系人的姓名和電話號碼。

（四）注意事項

1.主送一個機關(guān)，不可多頭請示。

2.不能直接呈送領(lǐng)導個人，也不可抄送同級或下級機關(guān)。

3.請示一般按隸屬關(guān)系逐級請示，不能越級行文。

4.語氣宜溫和謙恭，不能出語強硬。在請示事項結(jié)束處不宜

采用“我們決定……”等用語，應(yīng)使用“請”、“擬”、“建議”

等。

例：

三、批復

（一）批復的性質(zhì)和特點

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批復是上級機關(guān)答復下級機關(guān)請示事項的答復性公文，具有

權(quán)威性、針對性和指示性等特點：1、權(quán)威性。批復發(fā)自上級機關(guān),

代表著上級機關(guān)的權(quán)力和意志，對請示事項的單位有約束力，特

別是那些關(guān)于重要事項或問題的批復，常常具有明顯的法規(guī)作用。

2、針對性。凡是批復，必須是針對下級機關(guān)請示事項而發(fā)，內(nèi)容

單純，針對性強。3、指示性。批復的目的是指導下級機關(guān)的工作，

因此批復在表明態(tài)度以后，還應(yīng)當概括地說明方針、政策以及執(zhí)

行中的注意事項。

(二)批復的寫作

1、標題批復的標題有兩點需要特別強調(diào)：

(1)關(guān)于發(fā)文單位。批復的發(fā)文單位即行文主體，既不能不

寫，也不能隨意略寫或簡化。

(2)關(guān)于事由。批復的事由大致有兩種寫法，一種是用表示

關(guān)聯(lián)范圍的介詞“關(guān)于”加上請示或批復的事項來表述，如《國

務(wù)院關(guān)于1991-2000年全國治沙工程規(guī)劃要點的批復》；另一種

是在“關(guān)于”和請示或批復事項中間再插入一個表態(tài)動詞“同意”

來表述，如《國務(wù)院關(guān)于同意開放XXX航空口岸的批復》。

2、正文批復的正文一般由三個部分組成：

(1)引語

批復的開頭通常要引述來文作為批復的依據(jù)，引述的方法有

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四種：第一種是結(jié)合請示的日期引述，如“X年X月X日來文收

悉”；第二種是結(jié)合來文的日期和文號引述，如“X年X月X日X

號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“X年X月X日

《關(guān)于……的請示》收悉"，第四種是引述來文日期和請示事項，

如“乂年乂月乂日關(guān)于……問題的請示收悉”。

(2)主文

主文是批復的主體，這部分應(yīng)針對下級機關(guān)請示的事項，表

示同意與否的態(tài)度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答復請

示事項針對性要強，答復要明確具體，簡明扼要，表達要準確無

誤。

(3)結(jié)尾

一是寫“此復”或“特此批復”；二是寫希望和要求，給執(zhí)行

請求事項的答復指明方向；三是請示事項答復完畢就告結(jié)束。

要寫好批復還應(yīng)注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真

實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應(yīng)先

作調(diào)查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區(qū)的問題，批

復前都要與其協(xié)商，取得一致意見；第三，及時批復，以免貽誤

工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應(yīng)予以糾

正，以免誤事。

20

四、通知

（一）含義

通知，是指用書面語言告知有關(guān)單位和人員某些特定事項的

文體。也是現(xiàn)代公文中使用頻率最高、應(yīng)用范圍最廣的文種之一。

（二）類別

1、印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于印發(fā)本級機關(guān)，批轉(zhuǎn)下級

機關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文以及發(fā)布

某些行政法規(guī)等。

2、指示性通知。上級機關(guān)對下級機關(guān)某一項工作作出指示和

安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時，可使用

這類通知。

3、知照性通知。用于告之各有關(guān)方面周知的事項等。這種通

知發(fā)送對象廣泛，對下級、平級均可發(fā)送。

4、事務(wù)性通知。用于上級機關(guān)對下級就某一具體事項布置工

作，交待任務(wù)；同級機關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項具體工

作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理等。

5、任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關(guān)工作人員職務(wù)

等。

（三）基本結(jié)構(gòu)與寫法

通知的結(jié)構(gòu)：標題+主送機關(guān)+正文（+附件）+落款+成文日

期

在所有的公文中，通知是類型最多、寫法最為復雜的一種。

1.標題

一般有三種形式：

⑴發(fā)文機關(guān)+事由+文種：三元素標題，往往用于內(nèi)容重要的

通知。

⑵事由+文種：兩元素標題，常用于一般性通知和內(nèi)容單一

的通知。

無論是三元素標題還是兩元素標題，在事由前面應(yīng)加上“關(guān)

于"兩字，這是通知標題比較固定的格式要求。

⑶文種：單元素標題只適用于內(nèi)部張貼，正式發(fā)文的通知,

不能采用這種不確切的標題。有時為了突出和強調(diào)，也可以用“緊

急通知”、“重要通知”的形式做標題。

2.主送機關(guān)

通知必須有主送機關(guān)。

⑴主送機關(guān)單一或不超過3個時，應(yīng)直接書寫或依次排序。

⑵主送機關(guān)較多，屬于普發(fā)性文件時，應(yīng)采取抽象、概括的

寫法，并用頓號和逗號區(qū)別主送機關(guān)的類別。如“各區(qū)、縣人民

政府，市政府各委、辦、局，各市屬機構(gòu)：”。

3.正文

除批轉(zhuǎn)型和轉(zhuǎn)發(fā)型通知外，通知正文的常規(guī)結(jié)構(gòu)是：

22

發(fā)文原由+通知事項+執(zhí)行要求（希望）

⑴發(fā)文原由

說明發(fā)送通知的意義、根據(jù)，這是正文的導語，有些通知會

在這部分結(jié)束處加寫承啟語，如“特此通知如下”、“現(xiàn)通知如

下”、“特作如下通知”等。

⑵通知事項

是通知正文的主體部分。通知事項較多時，可將事項分條列

項排序。

⑶執(zhí)行要求（希望）

一般有2種形式：

①具體闡述執(zhí)行事項的要求和希望。

②采用結(jié)束語：“請遵照（貫徹、照此、研究、參照）執(zhí)

行”、“特此通知，望認真執(zhí)行”、“本通知自下發(fā)之日起實行”、

“特此通知”等。

4.附件

多數(shù)大型會議通知、某些指示型通知常有附件。其位置在正

文下一行左空2字，標識“附件”及書寫附件名稱；文件后有“附

件”原文。

批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)型的通知，其所批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或印發(fā)的文件,

不應(yīng)被視為“附件”。

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5.落款

位于正文右下方。

6.成文日期

⑴一般寫于落款下。

⑵也可寫于標題下。

正式公文類通知的成文日期必須寫為漢字，如“1”寫為

“一”，依次類推。

例：

關(guān)于召開全園安全工作會議的通知

XX公園各經(jīng)營商戶

我園定于4月5日（本周二）中午13：40時召開全園安全

工作會議，地點在園內(nèi)會議室。請園內(nèi)各經(jīng)營商戶準時出席（有

特殊情況不能出席者可派一名代表參加）。

XX公園

2014年4月2日

五、函

（一）含義

函適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復問題,

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向有關(guān)主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的

公務(wù)聯(lián)系。

（二）函的種類

函可分為公函與便函兩種。

（三）公函的寫作格式

公函包括標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、日期等。

標題一般由發(fā)文機關(guān)、事由、文種或事由、文種組成。一

般發(fā)函為《關(guān)于**（事由）的函》；復函為《關(guān)于**（答復事項）

的復函》。

正文一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答

復的事項和問題；希望和要求，如：”務(wù)希研究承復”，“敬請大力

支持為盼”等。

（四）公函的寫作要求

1、要一函一事，切忌一函數(shù)事。

2、要體現(xiàn)平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙

和有禮切不可盛氣凌人。

六、會議紀要

（一）概念和特點

25

會議紀要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工

整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會

議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的

需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀要，可以“通知”形式發(fā)出。

會議紀要有以下幾個特點：

1、綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發(fā)

言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎(chǔ)上形成的，它

具有整理和提要的基本特點。

2、指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權(quán)威性;

二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要

一經(jīng)下發(fā)，將對有關(guān)單位和人員產(chǎn)生約束力，起著類似于指示、

決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志

向單位領(lǐng)導匯報、向群眾傳達的文字依據(jù)。

3、備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執(zhí)行，而是向上

匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。

（二）分類

按照會議性質(zhì)來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會

議紀要、聯(lián)席（協(xié)調(diào)）會議紀要、座談會議紀要等。

辦公會議紀要是記述機關(guān)或企業(yè)、事業(yè)單位等對重要的、綜

合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會

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議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及

其議決事項的會議紀要，以及現(xiàn)場辦公會議紀要，即為解決某重

大問題而召集有關(guān)方面和有關(guān)單位在現(xiàn)場研究、議決或協(xié)商的辦

公會議紀要。

專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的

一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性

相結(jié)合，既要歸納比較集中、統(tǒng)一的認識，又要將各種不同觀點

和傾向性意見都歸納表達出來。

（三）寫法

會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應(yīng)寫明會議概

況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人

員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。

第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和

議決事項等。根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以

下幾種寫法：

1、集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的

主要問題，與會人員的認識、議定的有關(guān)事項（包括解決問題的

措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說

明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單

一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會

27

議的議題較多，可分條列述。

2、分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要

采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，

然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡

述，內(nèi)容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、

現(xiàn)狀的分析，以及目標、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種紀要一

般用于需要基層全面領(lǐng)會、深入貫徹的會議。

3、發(fā)言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)

言加以整理，提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或

不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會

人員的意見。某些根據(jù)上級機關(guān)布置，需要了解與會人員不同意

見的會議紀要，可采用這種寫法。

七、總結(jié)

總結(jié)是單位或個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動做出系統(tǒng)的

回顧歸納、分析評價，從中得出規(guī)律性認識用以指導今后工作的

事務(wù)性文書。

（一）總結(jié)的種類

從性質(zhì)、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結(jié)，從內(nèi)

容分主要有綜合總結(jié)和專題總結(jié)兩種。綜合總結(jié)又稱全面總結(jié)，

28

它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結(jié)經(jīng)驗與教

訓。專題總結(jié)是對某項工作或某方面問題進行專項的總結(jié)，尤以

總結(jié)推廣成功經(jīng)驗為多見?？偨Y(jié)也有各種別稱，如自查性質(zhì)的評

估及匯報、回顧、小結(jié)等都具總結(jié)的性質(zhì)。

（二）總結(jié)的寫法

1、標題

文件式標題一般由單位名稱、時限、內(nèi)容、文種名稱構(gòu)成。

例：《XX局19XX年安全工作總結(jié)》。

文章式標題以單行標題概括主要內(nèi)容或基本觀點，不出現(xiàn)

總結(jié)字樣，但對總結(jié)內(nèi)容有提示作用。例某高校的專題總結(jié)《我

們是如何實行教學與科研相結(jié)合的》。

雙行式標題即分別以文章式標題和文件式標題為正副標

題，正標題揭示觀點或概括內(nèi)容，副標題點明單位、時限、性質(zhì)

和總結(jié)種類。例：《知名教授上講臺教書育人放異彩一一XX大

學德育工作總結(jié)》。

2、正文

前言一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結(jié)主旨

并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體應(yīng)包括主要工作內(nèi)容、成績及評價、經(jīng)驗和體會、問

題或教訓等。這些內(nèi)容是總結(jié)的核心部分，可按縱式或橫式結(jié)構(gòu)

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形式撰寫。所謂縱式結(jié)構(gòu)，即按主體內(nèi)容縱向所做的工作、方法、

成績、經(jīng)驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結(jié)構(gòu)即按材料的邏輯關(guān)

系將其分成若干部分，

標序加題，逐一寫來。

結(jié)尾作為結(jié)的結(jié)束語可以歸納呼應(yīng)主題、指出努力方向、

提出改進意見或表示決心信心等語作結(jié)，要求簡短精練。

3、落款一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報

刊用的交流經(jīng)驗的專題總結(jié)，應(yīng)在標題下方居中署名。

30

第四章公文常見病例分析

一、公文標題

標題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突

出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具

的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當一部分公文標題

存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請

示、函、報告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：

1、語句不合語法規(guī)范

例1、***局優(yōu)先提高有突出貢獻的中青年科學技術(shù)管理專家

生活待遇的通知。

例2、***高校關(guān)于進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試

行辦法。

例3、***高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的

通知。

例4、***省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若

干問題的試行意見。

例5、***高校關(guān)于認真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育

工作者的通知。

病例分析：

例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標題中在發(fā)文機關(guān)與理由

之間缺少了介詞“關(guān)于"，應(yīng)補上。

例2的動賓搭配不當。此標題中心詞為“試行辦法”，其限定

部分為“關(guān)于”引導的介詞詞組，“進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有

關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有

關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政

策”只能是貫徹執(zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦

法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發(fā)展”

的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有

“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措

施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。

例4的標題有多項錯誤：1、動賓搭配不當，標題限定部分“加

快和發(fā)展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若

干問題”。2、“意見”本屬于導向性和參考性文書，不具強制性，

在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。

例5缺賓語。此標題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”

應(yīng)補上。

2、請示、函、報告三者混淆

例6、***關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。

例7、***關(guān)于申請1995年公費醫(yī)療補助費的報告。

例8、***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告。

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病例分析：

例6的標題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請

示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一

目了然。正確的作