青島金王有限公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化方案設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1青島金王有限公司的基本情況..........................................1

2青島金王有限公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度現(xiàn)狀..........................1

3青島金王有限公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制問題..............................2

3.1公司組織結(jié)構(gòu)不合理............................................2

3.2內(nèi)部控制執(zhí)行力不夠............................................3

3.3風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制不足..............................................3

4青島金王有限公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制改進(jìn)措施..........................3

4.1完善公司組織結(jié)構(gòu)，明確崗位職責(zé)................................3

4.2強(qiáng)化內(nèi)部控制活動(dòng)..............................................3

4.3建立風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制..............................................5

5總結(jié)................................................................5

參考資料.............................................................6

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

青島金王有限公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化方

案設(shè)計(jì)

1青島金王有限公司的基本情況

青島金王有限公司成立于一九九三年，秉承“創(chuàng)造更多價(jià)值”的品牌理念，

以科技和工業(yè)結(jié)合，整合國(guó)內(nèi)外日化、健康、貿(mào)易等資源，引領(lǐng)潮流，為全球

家庭提供美好生活的產(chǎn)品和服務(wù)。青島金王有限公司，英文名稱：鑫道金集團(tuán)

有限公司，成立于1993年，總部設(shè)在山東青島，主要經(jīng)營(yíng)蠟燭、禮品、蠟燭、

蠟燭等。

青島金王有限公司于2018年成立了“眾妝優(yōu)選”的智能化妝品零售平臺(tái)。

青島金王于2016年進(jìn)入化妝品零售業(yè)。青島金王公司于2013年正式進(jìn)入了電

商平臺(tái)。2010年，中國(guó)工商行政管理局將“Kingking”注冊(cè)商標(biāo)列為中國(guó)著名

品牌。2009年1月，中共中央政治局常委、總理溫家寶到金王集團(tuán)考察。胡錦

濤于2008年7月20日訪問青島金王有限公司，并對(duì)其進(jìn)行了視察。青島金王

有限公司（簡(jiǎn)稱002094）于二零零六年十二月十五日在深圳證交所掛牌。2005

年，國(guó)家商業(yè)部將“Kingking”列為中國(guó)著名出口產(chǎn)品，2004年，青島金王有

限公司率先制定了國(guó)內(nèi)同類產(chǎn)品的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。青島金王有限公司于二零零三年

九月被科技部授予"火炬計(jì)劃"高新技術(shù)企業(yè)。青島金王公司于二零零一年十二

月八日建成了現(xiàn)代化的物流平臺(tái)。青島金王公司于2000年率先在全國(guó)范圍內(nèi)開

展了蠟燭行業(yè)的產(chǎn)品連鎖店。青島金王化工有限公司于一九九七年成立。青島

金王有限公司于1995年將Kingking商標(biāo)引入全球。其輕工產(chǎn)品有限公司于一

九九三年創(chuàng)立。

2青島金王有限公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制制度現(xiàn)狀

青島金王有限公司已制定了一套內(nèi)部控制制度，并將其全部公開的制度記

錄在公司的員工手冊(cè)中。根據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》及《中華人民共和國(guó)

勞動(dòng)合同法》，青島金王有限責(zé)任公司、國(guó)家、青島市有關(guān)法律、法規(guī)，根據(jù)

公司的實(shí)際情況，制定了《職工手冊(cè)》。公司每年都會(huì)根據(jù)公司的政策和公司

的實(shí)際情況而修改。同時(shí)，公司還在每年的員工手冊(cè)中設(shè)立了一個(gè)“貢獻(xiàn)獎(jiǎng)”，

這個(gè)“貢獻(xiàn)獎(jiǎng)”是針對(duì)那些能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)公司的經(jīng)營(yíng)、制度等問題，并為公司

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

的發(fā)展出謀劃策的人員。

到現(xiàn)在為止，公司的員工手冊(cè)中有14個(gè)管理體系，其中有會(huì)議、報(bào)銷、合

同管理等。在這些系統(tǒng)中，與采購(gòu)和支付有關(guān)的內(nèi)部控制系統(tǒng)主要包括合同的

簽署和實(shí)施。該系統(tǒng)的具體內(nèi)容，主要是根據(jù)采購(gòu)和支付的各個(gè)環(huán)節(jié)來制定的。

表1公司崗位職責(zé)

職責(zé)分工

部門崗位

核準(zhǔn)采購(gòu)作業(yè)

管理層副總經(jīng)理批準(zhǔn)支付請(qǐng)求

保持采購(gòu)和供應(yīng)商信息

1.按存貨和部門的要求提出采購(gòu)請(qǐng)求

2.堅(jiān)持以質(zhì)為最優(yōu)的原則進(jìn)行供應(yīng)商的選擇

3.以公司名義簽訂契約

4.提交支付請(qǐng)求

5.付款后，告知供應(yīng)商及時(shí)裝運(yùn)，并追蹤貨物的

采購(gòu)部采購(gòu)專員

運(yùn)送狀況，以及預(yù)期交貨時(shí)間。

6.協(xié)助倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)貨品進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)與貨

品不符，應(yīng)立即與倉(cāng)庫(kù)管理員溝通，更換貨品。

7.督促供應(yīng)商開出發(fā)票

8.將發(fā)票及時(shí)交給財(cái)務(wù)人員

1.收到發(fā)票后的檢查

會(huì)計(jì)

財(cái)務(wù)部2.執(zhí)行有關(guān)的會(huì)計(jì)事務(wù)

出納授權(quán)付款

驗(yàn)收和入庫(kù)文件的檢查

倉(cāng)儲(chǔ)部庫(kù)管

如有發(fā)現(xiàn)與實(shí)際需要不符，請(qǐng)馬上聯(lián)絡(luò)采購(gòu)人員

3青島金王有限公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制問題

3.1公司組織結(jié)構(gòu)不合理

公司的內(nèi)部控制和公司之間有著密切的聯(lián)系，必須建立健全的企業(yè)組織結(jié)

構(gòu)。青島金王公司擁有七個(gè)主要的職能：財(cái)務(wù)、行政、運(yùn)營(yíng)、技術(shù)等。人力資

源部（公司發(fā)展部）、法律部（法律部）.在公司的章程中，還明確了各職能部

門的責(zé)任和分工。然而，由于青島金王有限公司的監(jiān)管主體是由外部會(huì)計(jì)師事

務(wù)所進(jìn)行的，公司沒有設(shè)立獨(dú)立的審計(jì)機(jī)構(gòu)，因此，對(duì)公司的監(jiān)管重點(diǎn)放在了

查處違法行為上，缺乏內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，缺乏健全的監(jiān)管體系。公司因缺乏內(nèi)部

審計(jì)而蒙受損失的例子屢見不鮮。比如在采購(gòu)過程中，由于缺乏監(jiān)管，采購(gòu)人

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

員違反了采購(gòu)計(jì)劃，沒有按照原來的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu)，造成了采購(gòu)材料的質(zhì)

量下降，但采購(gòu)成本卻升高了。

3.2內(nèi)部控制執(zhí)行力不夠

青島金王有限公司雖然制定了一套內(nèi)部控制體系，但是在實(shí)踐中并沒有得

到很好的執(zhí)行。在很多案例中，企業(yè)員工僅關(guān)注于形式，缺乏對(duì)內(nèi)部控制體系

的實(shí)際執(zhí)行能力。例如，在為企業(yè)制訂采購(gòu)預(yù)算時(shí)，并沒有嚴(yán)格遵守公司的預(yù)

算規(guī)定，而已經(jīng)制定的預(yù)算也沒有嚴(yán)格地執(zhí)行，這就說明了公司在預(yù)算管理方

面的能力不足。從這一點(diǎn)可以看出，青島金王有限公司內(nèi)部控制管理制度不健

全，其執(zhí)行工作大都是表面上的，而不是做實(shí)際工作。

3.3風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制不足

內(nèi)控是企業(yè)內(nèi)部控制的基本特征，與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)密切相關(guān)。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)是一種衡量一件事情或一件事情所造成的損失或后果的方法。風(fēng)

險(xiǎn)評(píng)估是企業(yè)進(jìn)行信息安全管理的重要依據(jù)。也是企業(yè)實(shí)施信息安全管理的關(guān)

鍵環(huán)節(jié)。青島金王有限公司的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意識(shí)不強(qiáng)，風(fēng)險(xiǎn)防范體系不健全。青島

金王在采購(gòu)、支付等方面尚未形成一套行之有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)機(jī)制，也未建立相

應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)辨識(shí)與評(píng)價(jià)指標(biāo)。在公司的采購(gòu)、支付等相關(guān)的管理體系中，也沒有

涉及到風(fēng)險(xiǎn)管理的內(nèi)容，企業(yè)無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集、處理各種風(fēng)險(xiǎn)，

從而做出科學(xué)、靈活的決策。

4青島金王有限公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制改進(jìn)措施

4.1完善公司組織結(jié)構(gòu)，明確崗位職責(zé)

青島金王有限公司的管理層必須加強(qiáng)對(duì)預(yù)算管理的重視，充分運(yùn)用預(yù)算管

理的引導(dǎo)性作用，因?yàn)榍鄭u金王有限公司目前的預(yù)算管理還存在很多不足，我

認(rèn)為，公司可以設(shè)立一個(gè)財(cái)務(wù)管理委員會(huì)，由董事會(huì)選舉產(chǎn)生，并在會(huì)計(jì)方面

擔(dān)任獨(dú)立董事。公司預(yù)算管理委員會(huì)的職責(zé)主要有：公司預(yù)算管理目標(biāo)，制定

政策，公司預(yù)算管理，公司預(yù)算發(fā)布，公司預(yù)算執(zhí)行，公司預(yù)算審計(jì)，監(jiān)督公

司預(yù)算。青島金王有限公司作為一家非常設(shè)機(jī)構(gòu)，其所屬的預(yù)算管理單位應(yīng)設(shè)

立一個(gè)獨(dú)立的預(yù)算管理部門，負(fù)責(zé)其組織和日常工作。

青島金王有限公司財(cái)務(wù)部，其主管是公司財(cái)務(wù)部的主管，員工則是從公司

各部門中挑選出來的。其主要工作內(nèi)容有：編制預(yù)算管理體系、監(jiān)督實(shí)施、編

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

制預(yù)算、編制預(yù)算、編制預(yù)算、編制預(yù)算等。

總經(jīng)理

財(cái)務(wù)管理行政管理經(jīng)營(yíng)管理技術(shù)管理人力資源企業(yè)發(fā)展

法務(wù)部門

部門部門部門部門部門人力資源部門

技術(shù)管理企業(yè)發(fā)展

會(huì)計(jì)人員管理人員管理人員部門人員法務(wù)人員

人員（對(duì)技市場(chǎng)人員

（負(fù)責(zé)企（內(nèi)部管（起到外(負(fù)責(zé)職工（遵紀(jì)守

術(shù)進(jìn)行研（市場(chǎng)挖

業(yè)賬務(wù)）理）部管理）的引進(jìn)以企業(yè)預(yù)算法）

出納（負(fù)責(zé)究）掘）

及后續(xù))管理委員會(huì)

企業(yè)財(cái)務(wù)

（市場(chǎng)預(yù)

內(nèi)部審計(jì)的收支）

算）

（起到監(jiān)

督督促作

用）

圖1青島金王有限公司組織結(jié)構(gòu)圖

4.2強(qiáng)化內(nèi)部控制活動(dòng)

內(nèi)部控制是一個(gè)包含在企業(yè)價(jià)值鏈中的重要環(huán)節(jié)，它必須嵌入到企業(yè)的每

一個(gè)業(yè)務(wù)過程中。針對(duì)中小企業(yè)的特殊性，應(yīng)特別注意對(duì)資金、采購(gòu)、支付、

倉(cāng)管、銷售和收款等各方面的內(nèi)部控制。第一，在管理貨幣資金時(shí)，必須嚴(yán)格

區(qū)分會(huì)計(jì)和收銀員的業(yè)務(wù)范圍，不得越權(quán)。例如，對(duì)帳要由非出納人員負(fù)責(zé)，

現(xiàn)金盤點(diǎn)要有規(guī)律地和不定時(shí)地進(jìn)行，要有一個(gè)監(jiān)盤員參加，所有用于支付的

印鑒要分開保存。實(shí)行必要的不兼容職位相分離，必然會(huì)減少舞弊的發(fā)生。第

二，在采購(gòu)和支付方面，首先要確立采購(gòu)和支付的工作崗位責(zé)任制，采購(gòu)和支

付的整個(gè)過程不能由一個(gè)單位或一個(gè)人來負(fù)責(zé)。二是要建立清晰的審批和采購(gòu)

支付的審批機(jī)制，使之發(fā)揮作用。三是強(qiáng)化驗(yàn)收，按采購(gòu)合同規(guī)定，由倉(cāng)庫(kù)進(jìn)

行數(shù)量驗(yàn)收，質(zhì)量驗(yàn)收由質(zhì)檢部進(jìn)行，并安排設(shè)備工程師進(jìn)行驗(yàn)收。在驗(yàn)收過

程中發(fā)生的質(zhì)量與數(shù)量問題，將嚴(yán)格按照合同或協(xié)議條款進(jìn)行處理。四是審核

付款時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核付款的基礎(chǔ)，包括合同、采購(gòu)單、驗(yàn)收單是否與合同

不符；在月末，管理者還要仔細(xì)核對(duì)供應(yīng)商所開出的報(bào)表，以確保余額的準(zhǔn)確

性。

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

優(yōu)化采購(gòu)與付款

計(jì)劃部門采購(gòu)部門財(cái)務(wù)部門

生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，

采購(gòu)物資到根據(jù)采購(gòu)?fù)?/p>

依據(jù)公司的一般

達(dá)之后知單，采購(gòu)驗(yàn)

授權(quán)與特別授權(quán)

收單等有效

采購(gòu)部門

倉(cāng)儲(chǔ)部門的付款文件

發(fā)出通知單與確認(rèn)負(fù)債或

付款依據(jù)根據(jù)訂購(gòu)單上要求的支付貨款

名稱，規(guī)格，數(shù)量，

質(zhì)量，到貨時(shí)間

財(cái)務(wù)部門

質(zhì)檢部驗(yàn)收入庫(kù)(驗(yàn)收單）

財(cái)務(wù)部門

圖2優(yōu)化采購(gòu)與付款流程圖

4.3建立風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制

為了確保內(nèi)