廣西源源箱包有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1廣西源源箱包有限公司概況..........................................1

1.1公司簡(jiǎn)介....................................................1

1.2公司組織結(jié)構(gòu)................................................1

2廣西源源箱包有限公司付款審批模式..................................2

2.1經(jīng)營(yíng)采購(gòu)付款審批流程........................................2

2.2費(fèi)用報(bào)銷付款審批流程........................................2

3廣西源源箱包有限公司付款審批流程中存在的問題......................3

3.1經(jīng)營(yíng)采購(gòu)付款審批流程層面....................................3

3.1.1審批制度不嚴(yán)格且執(zhí)行不到位.............................3

3.1.2采購(gòu)模式選擇不夠嚴(yán)謹(jǐn)，成本管控不到位...................3

3.1.3計(jì)劃和預(yù)算管理不到位...................................3

3.1.4內(nèi)部控制制度不合理.....................................4

3.2費(fèi)用報(bào)銷付款審批流程層面....................................4

3.2.1未設(shè)立金額管控制度.....................................4

3.2.2審核過程復(fù)雜，不容易追責(zé)...............................4

3.2.3未按規(guī)定進(jìn)行相關(guān)報(bào)銷程序的執(zhí)行.........................4

4廣西源源箱包有限公司付款審批流程優(yōu)化方案..........................5

4.1經(jīng)營(yíng)采購(gòu)付款審批流程優(yōu)化方案................................5

4.1.1嚴(yán)格把控審批制度的執(zhí)行.................................5

4.1.2制定合理的采購(gòu)模式，嚴(yán)格把控采購(gòu)成本...................5

4.1.3加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算的嚴(yán)格把控...........................5

4.1.4加強(qiáng)內(nèi)部控制制度管理...................................6

4.1.5優(yōu)化后采購(gòu)付款審批流程.................................6

4.2費(fèi)用報(bào)銷付款審批流程優(yōu)化方案................................7

4.2.1設(shè)立合理金額管控制度...................................7

4.2.2制定嚴(yán)格的報(bào)銷制度.....................................8

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

4.2.3設(shè)立嚴(yán)格的費(fèi)用報(bào)銷付款程序，并設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制.............9

4.2.4優(yōu)化后費(fèi)用付款審批流程.................................9

5小結(jié).............................................................10

參考資料..........................................................11

II

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廣西源源箱包有限公司付款審批流程優(yōu)化設(shè)計(jì)

1廣西源源箱包有限公司概況

1.1公司簡(jiǎn)介

廣西源源箱包有限公司位于廣西南寧市江南區(qū)五象大道158號(hào)，公司為制造

業(yè)企業(yè)，經(jīng)營(yíng)范圍主要為從事箱包的生產(chǎn)與售賣以及技術(shù)培訓(xùn)勞務(wù)，主要生產(chǎn)產(chǎn)

品有牛皮包、帆布包、行李包、書包、雙肩包等各種箱包。公司注冊(cè)資本人民幣

600萬元，公司秉承的最求卓越，萬眾一心的理念，以創(chuàng)新帶發(fā)展、質(zhì)量求生存、

管理促效益、誠(chéng)信引客戶為核心，堅(jiān)持一心一意做出老板姓喜愛的、實(shí)用的產(chǎn)品

為唯一追求。

1.2公司組織結(jié)構(gòu)

廣西源源箱包有限公司組織結(jié)構(gòu)主要是為董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、助理、副總經(jīng)理

及以下6個(gè)下屬部門，主要包括項(xiàng)目部門、財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、人事部門、生

產(chǎn)部門、銷售部門6個(gè)部門，其中生產(chǎn)部門細(xì)分為四個(gè)車間。如下圖所示：

圖1-1廣西源源箱包有限公司組織結(jié)構(gòu)

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2廣西源源箱包有限公司付款審批模式

2.1經(jīng)營(yíng)采購(gòu)付款審批流程

圖2-1廣西源源箱包有限公司部門經(jīng)營(yíng)采購(gòu)付款審批流程

公司目前經(jīng)營(yíng)采購(gòu)付款審批流程大致包括申請(qǐng)、部門審核、資金的支付、會(huì)

計(jì)的記錄以及對(duì)于相關(guān)資料的保管。首先由采購(gòu)部門提出付款申請(qǐng)，會(huì)計(jì)部門分

為出納人員的付款以及會(huì)計(jì)人員的核算兩條線進(jìn)行業(yè)務(wù)的處理。具體為首先由生

產(chǎn)部門以及相關(guān)采購(gòu)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提出申請(qǐng)，并填寫完整《付款申請(qǐng)單》；其次

交由生產(chǎn)部門主管審批，主管審批通過后再將填寫完整的申請(qǐng)單移交其他各個(gè)部

門審核，核對(duì)提交的《付款申請(qǐng)單》以及相關(guān)所附的證明文件的相關(guān)內(nèi)容是否真

實(shí)可靠，填寫是否規(guī)范以及是否經(jīng)過授權(quán)；然后則提交財(cái)務(wù)部門復(fù)核，復(fù)核通過

后才輪到總經(jīng)理審批，最后審批無誤后才通知出納進(jìn)行付款，其中在相關(guān)流程中，

不附合規(guī)定則打回重新進(jìn)行提交審核。

2.2費(fèi)用報(bào)銷付款審批流程

圖2-2廣西源源箱包有限公司部門費(fèi)用報(bào)銷付款審批流程

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首先由需要報(bào)銷費(fèi)用的相關(guān)人員填制報(bào)銷清單，填制完成后交由本人所在部

門的先關(guān)經(jīng)理進(jìn)行簽字，完成簽字后，再交由總經(jīng)理審批最后交由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行

簽字無誤后出納進(jìn)行付款。若費(fèi)用的相關(guān)報(bào)銷人沒有直接找財(cái)務(wù)部門經(jīng)理或者是

總經(jīng)理直接找出納付款，各部門經(jīng)理和領(lǐng)導(dǎo)不用填寫費(fèi)用報(bào)銷付款的相關(guān)單據(jù)，

直接進(jìn)行接下來流程，審批通過后找出納付款就結(jié)束流程。

3廣西源源箱包有限公司付款審批流程中存在的問題

3.1經(jīng)營(yíng)采購(gòu)付款審批流程層面

3.1.1審批制度不嚴(yán)格且執(zhí)行不到位

目前公司雖說有制定一套相應(yīng)的付款審批流程體系，但是相關(guān)人員對(duì)于審批

流程執(zhí)行不重視，這就導(dǎo)致采購(gòu)成本居高不下，而且容易產(chǎn)生舞弊現(xiàn)象發(fā)生，根

據(jù)公司內(nèi)部的統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，目前采購(gòu)的材料成本明顯高于行業(yè)平均水平，導(dǎo)致整體

的采購(gòu)成本高出行業(yè)平均水平6.5%左右，導(dǎo)致該結(jié)果的主要原因就是管理制度

執(zhí)行不到位，也沒有指定相關(guān)的規(guī)定來約束相關(guān)人員，其次是管理層的對(duì)財(cái)務(wù)人

員工作檢查情況的忽視導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)不強(qiáng)，以至于對(duì)于本職工作的懈怠，

缺少集體意識(shí)。

3.1.2采購(gòu)模式選擇不夠嚴(yán)謹(jǐn)，成本管控不到位

首先是公司目前采購(gòu)方式單一，分散采購(gòu)和集中采購(gòu)對(duì)于目前的情況主要是

一個(gè)不可或缺的選擇，如果簡(jiǎn)單的選擇單一的采購(gòu)方式完全不能滿足公司目前的

相關(guān)需求。對(duì)于公司制造箱包來說說需要的材料多種多樣，供應(yīng)商分布在不同的

區(qū)域，比較復(fù)雜，所以對(duì)于原材料的采購(gòu)來說就需要選擇不同的采購(gòu)模式，而公

司目前的采購(gòu)方式單一，不足以更好的為公司提供相關(guān)支撐。其次缺少正式的進(jìn)

行需要采購(gòu)的原材料相關(guān)供應(yīng)商的比價(jià)和詢價(jià)。申請(qǐng)采購(gòu)時(shí)應(yīng)進(jìn)行相關(guān)的報(bào)價(jià)申

請(qǐng)，要求相關(guān)采購(gòu)部門進(jìn)行詢價(jià)，貨比三家，找到更加優(yōu)惠的供應(yīng)商，并將詢價(jià)

單附在采購(gòu)申請(qǐng)單的后面，便于相關(guān)審批人員看到詢價(jià)情況。第三是供貨商資質(zhì)

審查不到位，容易導(dǎo)致采購(gòu)材料質(zhì)量不達(dá)標(biāo)甚至到期付款卻無法準(zhǔn)時(shí)收貨，影響

后期產(chǎn)品生產(chǎn)。

以2022年第三季度的采購(gòu)為例，采購(gòu)人員為了減少工作量，多次向同一個(gè)

供應(yīng)商采購(gòu)材料，第一是沒有對(duì)市場(chǎng)材料的行情進(jìn)行不定期調(diào)研，是沒有進(jìn)行詢

價(jià)比價(jià)，第三可能存在采購(gòu)人員與供應(yīng)商之間舞弊行為。

3.1.3計(jì)劃和預(yù)算管理不到位

3

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從目前的的情況來看，公司對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃缺少嚴(yán)謹(jǐn)性，其次實(shí)際采購(gòu)也未按

照計(jì)劃目標(biāo)執(zhí)行，導(dǎo)致公司目前的原材料存量積累嚴(yán)重超標(biāo)、材料儲(chǔ)存成本過高、

也提高了公司的管理成本以及資金占用成本。導(dǎo)致公司的成本增加，減少了公司

凈利潤(rùn)，這一結(jié)果的根本原因就是公司對(duì)于計(jì)劃和預(yù)算管理不到位導(dǎo)致。對(duì)于原

材料的采購(gòu)，應(yīng)改由計(jì)劃部門提出采購(gòu)申請(qǐng)。計(jì)劃部門能夠更好地根據(jù)未來需要

量進(jìn)行采購(gòu)，避免掉后期進(jìn)行產(chǎn)品生產(chǎn)時(shí)原材料短缺亦或者是原材料采購(gòu)過量導(dǎo)

致增加原材料不必要的儲(chǔ)存成本，以及暫用的資金等，同時(shí)必須嚴(yán)格按照計(jì)劃本

門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行采購(gòu)。

3.1.4內(nèi)部控制制度不合理

目前公司雖說有制定一套相應(yīng)的付款審批流程體系，但是公司目前還是存在

著設(shè)計(jì)不夠合理，內(nèi)容不夠完善的問題，公司目前只具有基本的內(nèi)控操作，缺少

一個(gè)完整合理的內(nèi)控系統(tǒng)，目前建立的內(nèi)控制度不能發(fā)揮有效的監(jiān)督作用，公司

在建立內(nèi)控制度時(shí)，沒有合理考慮到公司的自身規(guī)模，和實(shí)際需要，導(dǎo)致內(nèi)控制

度不切實(shí)際，經(jīng)過了解發(fā)現(xiàn)問題主要發(fā)生在請(qǐng)購(gòu)審批、采購(gòu)驗(yàn)收、貨款支付三個(gè)

環(huán)節(jié)。以至于公司蒙受了許多不必要損失。

3.2費(fèi)用報(bào)銷付款審批流程層面

3.2.1未設(shè)立金額管控制度

經(jīng)過了解發(fā)現(xiàn)公司未對(duì)費(fèi)用報(bào)銷設(shè)立相關(guān)限額制度，目前所有的費(fèi)用報(bào)銷清

單只要真實(shí)發(fā)生符合報(bào)銷規(guī)定則全部予以報(bào)銷導(dǎo)致公司費(fèi)用占比過大，影響公司

凈利潤(rùn)。

3.2.2審核過程復(fù)雜，不容易追責(zé)

由于審批流程過于復(fù)雜，費(fèi)用報(bào)報(bào)銷申請(qǐng)過程中，需要提交審核的人員多，

對(duì)于員工來說容易引起不滿，導(dǎo)致降低工作的效率以及質(zhì)量；又由于財(cái)務(wù)前期的

審核時(shí)間而導(dǎo)致擠壓了財(cái)務(wù)人員的更多工作時(shí)間，可能造成財(cái)務(wù)壓力增大；對(duì)審

核人出現(xiàn)問題追責(zé)時(shí)容易出現(xiàn)推脫現(xiàn)象，無法找到責(zé)任人負(fù)責(zé)，導(dǎo)致不能真正有

效的落實(shí)費(fèi)用報(bào)銷的審核工作。其次是發(fā)票報(bào)銷程序雖有，但管理不嚴(yán)格，公

司經(jīng)常發(fā)生無票報(bào)銷以及復(fù)印件進(jìn)行報(bào)銷的行為，也導(dǎo)致很多符合抵稅條件的支

出由于沒有符合規(guī)定的相關(guān)抵稅憑證而導(dǎo)致不得抵稅。由于流程復(fù)雜，也很難找

到相關(guān)責(zé)任人。

3.2.3未按規(guī)定進(jìn)行相關(guān)報(bào)銷程序的執(zhí)行

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公司最明顯的情況是，公司員工為圖便捷，將需要報(bào)銷的發(fā)票集中報(bào)銷，而

不是按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行正常的報(bào)銷手續(xù)，導(dǎo)致公司制定形同虛設(shè)，相關(guān)的審批也

不夠嚴(yán)格，甚至還會(huì)發(fā)生某些需要報(bào)銷的費(fèi)用不屬于本月發(fā)生，卻報(bào)銷在當(dāng)月，

導(dǎo)致甚至可能違背會(huì)計(jì)權(quán)責(zé)發(fā)生制原則。

4廣西源源箱包有限公司付款審批流程優(yōu)化方案

4.1經(jīng)營(yíng)采購(gòu)付款審批流程優(yōu)化方案

4.1.1嚴(yán)格把控審批制度的執(zhí)行

首先是制度的執(zhí)行，減少冗長(zhǎng)的審批程序，去處不必要流程，例如對(duì)于金額

設(shè)立門檻，20萬元以下的付款則不需要交由董事長(zhǎng)審批，減少作流程和工作量

的同時(shí)也為后期付款帶來了便利。對(duì)于明確相關(guān)責(zé)任，責(zé)任到人包括且不限于制

度的主導(dǎo)部門，例如財(cái)務(wù)主管審批程序出問題，則由財(cái)務(wù)總管負(fù)責(zé)，同時(shí)設(shè)立明

確的獎(jiǎng)懲制度，并制定相關(guān)人員監(jiān)督執(zhí)行，并由管理人員不定時(shí)抽查執(zhí)行情況，

必須執(zhí)行到位。

4.1.2制定合理的采購(gòu)模式，嚴(yán)格把控采購(gòu)成本

非必要不采用或少采用全額付款，并盡量采用3+3+3+1（預(yù)付30%+發(fā)貨款

30%+驗(yàn)收款30%+質(zhì)保款10%）或者3+6+1（預(yù)付款30%+驗(yàn)收款60%+質(zhì)?？?0%）

的預(yù)付款方式盡可能規(guī)避可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)付款金額<5000元?jiǎng)t可以申請(qǐng)現(xiàn)

金支付，付款金額>=5000元范圍的，經(jīng)辦人員可以申請(qǐng)支票。其中應(yīng)當(dāng)注意，

支付驗(yàn)收款項(xiàng)之前或者同時(shí)收全額增值稅發(fā)票更為妥當(dāng)，另外開承兌匯票更有利

于公司的周轉(zhuǎn)，并指定專人對(duì)于采購(gòu)費(fèi)用的支付進(jìn)行把控，做到不必要的支出不

批準(zhǔn)，不必要支出不發(fā)生。

第二設(shè)立完善的采購(gòu)流程，更大程度上提高選擇最優(yōu)供應(yīng)商的幾率，減少不

必要支出的發(fā)生。其中因著重注意詢價(jià)比價(jià)議價(jià)環(huán)節(jié)，采購(gòu)人員應(yīng)當(dāng)依據(jù)需求的

急緩程度，適當(dāng)產(chǎn)考采購(gòu)部門歷屆的記錄以及供應(yīng)商所提供的資料，至少精選兩

家以上的供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)和議價(jià)，采購(gòu)人員并做好詢價(jià)記錄表。選出最優(yōu)方案后

財(cái)務(wù)部門再進(jìn)行審批付款。優(yōu)化后的方案更加注重貨比三家，根據(jù)公司需求進(jìn)行

采購(gòu)，這樣不僅能夠降低舞弊行為的發(fā)生，還能跟好的減少許多例如采購(gòu)成本、

儲(chǔ)存成本等采購(gòu)方面支出。

4.1.3加強(qiáng)采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算的嚴(yán)格把控

首先是制定采購(gòu)計(jì)劃，第一是對(duì)公司生產(chǎn)所需的材料物品的數(shù)量和時(shí)間進(jìn)行

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控制，維護(hù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的正常運(yùn)行，做到材料庫存儲(chǔ)備10%-15%，預(yù)防材料生

產(chǎn)可能出現(xiàn)短缺的情況時(shí)，同時(shí)存儲(chǔ)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)季材料的尋求量制定相應(yīng)方

案，避免材料儲(chǔ)備過度導(dǎo)致的毀損成本、儲(chǔ)存成本過高的情況的發(fā)生。其次由于

季節(jié)性原因，材料的采購(gòu)單價(jià)不穩(wěn)定，所以還應(yīng)該每一個(gè)季度對(duì)材料儲(chǔ)備做出調(diào)

整；采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)岢龊?，相關(guān)采購(gòu)人員首先對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行審查，排除不符合

營(yíng)業(yè)范圍內(nèi)，或者資質(zhì)不全的供應(yīng)商廠家。另外采用準(zhǔn)時(shí)制的采購(gòu)管理模式，這

樣一方面可以提高公司的采購(gòu)工作效率，降低庫存資金的風(fēng)險(xiǎn)，另一方面還可以

保證材料的供應(yīng)和企業(yè)的生產(chǎn)同步運(yùn)作，最后財(cái)務(wù)總監(jiān)應(yīng)當(dāng)對(duì)于合同中的相關(guān)付

款的條款進(jìn)行審核，查看其中是否符合實(shí)際情況、是否具有合理性，最后再由總

經(jīng)理進(jìn)行終審、簽字即可。

4.1.4加強(qiáng)內(nèi)部控制制度管理

對(duì)于公司目前請(qǐng)購(gòu)審批、采購(gòu)驗(yàn)收、貨款支付三個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，做如下

改變，第一設(shè)立內(nèi)部牽制制度，對(duì)具體的業(yè)務(wù)做具體的分工，采購(gòu)部采購(gòu)應(yīng)該與

材料驗(yàn)收分開，不能交由同一批人管理，避免出現(xiàn)私自勾結(jié)，材料以次充好等不

良問題發(fā)生，其次公司可以設(shè)置稽查小組，對(duì)于公司各項(xiàng)內(nèi)外日?；顒?dòng)進(jìn)行審查，

例如審查是否出現(xiàn)采購(gòu)人員與供應(yīng)商私下勾結(jié)、財(cái)務(wù)人員付款是否按照規(guī)定程序、

材料的采購(gòu)驗(yàn)收是否合格等。通過對(duì)公司付款審批流程是否合理合法合規(guī)的監(jiān)督

和檢查，從而提高公司的工作成果，降低各種不良現(xiàn)象的發(fā)生。

4.1.5優(yōu)化后采購(gòu)付款審批流程

首先、對(duì)原采購(gòu)付款審批流程中付款審批金額設(shè)立門檻。由于在原采購(gòu)付款

審批的過程無論大小金額審批都走全流程，這樣增加了許多不必要的工作量，其

次也拉慢了付款的進(jìn)度，而優(yōu)化后的采購(gòu)付款審批流程圖就能夠更好的解決了這

一問題。

圖4-1廣西源源箱包有限公司經(jīng)營(yíng)采購(gòu)付款審批優(yōu)化流程圖

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

第二、對(duì)于原采購(gòu)付款審批流程中增添責(zé)任到人、分級(jí)審核的原則，某一環(huán)

節(jié)出問題就由環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)的規(guī)定。這一項(xiàng)規(guī)定能夠很好的解決目前在采購(gòu)付

款審批流程過程中出現(xiàn)問題但由于審批過程繁瑣導(dǎo)致難以找到相關(guān)責(zé)任人追責(zé)

的問題。

第三、對(duì)于原采購(gòu)付款審批流程單一的付款方式進(jìn)行了改進(jìn)。在考察過程中

發(fā)現(xiàn)，公司原采購(gòu)付款審批流程中的付款方式雖然方便，但是如果公司資金鏈斷

裂將存在許多潛在的風(fēng)險(xiǎn)，而優(yōu)化后的方案能夠更好的規(guī)避在付款過程中可能出

現(xiàn)的一些風(fēng)險(xiǎn)。

第四、完善了采購(gòu)流程。采購(gòu)流程的優(yōu)化主要體現(xiàn)在詢價(jià)比價(jià)議價(jià)方面，采

購(gòu)流程優(yōu)化后的方案更加注重貨比三家，根據(jù)公司需求進(jìn)行采購(gòu)，這樣不僅能夠

降低舞弊行為的發(fā)生，還能跟好的減少許多例如采購(gòu)成本、儲(chǔ)存成本等采購(gòu)方面

支出。

圖4-2廣西源源箱包有限公司采購(gòu)過程中審批優(yōu)化流程圖

第五、加強(qiáng)了采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算的把控以及內(nèi)部控制制度的管理。解決了目前

采購(gòu)付款審批制度對(duì)公司付款審批流程是否合理合法合規(guī)的監(jiān)督和檢查，從而提

高公司的工作成果，降低各種不良現(xiàn)象的發(fā)生。

4.2費(fèi)用報(bào)銷付款審批流程優(yōu)化方案

費(fèi)用報(bào)銷付款是企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作過程中十分重要的一項(xiàng)日常工作，在企業(yè)

里占據(jù)著舉足輕重的地位，也是稅務(wù)檢查的終點(diǎn)，因此財(cái)務(wù)人員不能忽視親自可

能帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

4.2.1設(shè)立合理金額管控制度

資金管控的目的是為了預(yù)防公司發(fā)生支付危機(jī)，使公司時(shí)刻保持現(xiàn)金流處于

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

均衡狀態(tài)。設(shè)立合理和金額管控制度第一、建立健全的“結(jié)算中心”。通過結(jié)算

中心辦理公司內(nèi)外部的往來結(jié)算業(yè)務(wù)以及現(xiàn)金的收付。第二、實(shí)行收支兩條線。

一方面是現(xiàn)金收入，對(duì)于在經(jīng)營(yíng)過程中的各項(xiàng)現(xiàn)金收入必須在收到當(dāng)天上交本公

司財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)收到后應(yīng)當(dāng)立即核對(duì)，在核對(duì)無誤后全部存入銀行開設(shè)的專戶中。

另一個(gè)成本費(fèi)用下?lián)芊矫妫鞑块T需要的日常費(fèi)用設(shè)立專人統(tǒng)一撥付，并且費(fèi)用

的下?lián)鼙仨殞?shí)行統(tǒng)一的審批制度。必須分別由公司財(cái)務(wù)部、主管領(lǐng)導(dǎo)審核完畢后

才可下?lián)堋２捎檬罩蓷l線的過程中，各部門必須嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，對(duì)違反規(guī)

定不執(zhí)行的，并追究相關(guān)責(zé)任到人。

4.2.2制定嚴(yán)格的報(bào)銷制度

對(duì)于報(bào)銷制度，第一，制定費(fèi)用預(yù)算，控制費(fèi)用支出。在一個(gè)預(yù)算期間內(nèi)，

業(yè)務(wù)員發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用的累計(jì)支出原則上不得超出預(yù)算，超出預(yù)算部分不予報(bào)銷。

具體如下：

表4-1廣西源源箱包有限公司日常費(fèi)用報(bào)銷預(yù)算優(yōu)化方案表

日常費(fèi)用報(bào)銷預(yù)算表

差旅費(fèi)實(shí)行“定額包干、超標(biāo)自負(fù)”的報(bào)

銷原則，其中每人每次按天計(jì)算總經(jīng)理

級(jí)別不得超過350元（包含餐飲費(fèi)、住

宿費(fèi)、交通費(fèi)以及其他出差過程中發(fā)生

的費(fèi)用），普通員工每人每天不得超過

200元，超過部分不予報(bào)銷。

業(yè)務(wù)招待費(fèi)單次不得超過500元，特殊原因需

超過部分應(yīng)該報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

辦公費(fèi)<=1500元/年，其中包括與辦公費(fèi)

有關(guān)的所有費(fèi)用，例如：辦公耗材、辦

公清潔用品、綠化費(fèi)、裝訂用品費(fèi)、印

刷費(fèi)等。

員工培訓(xùn)費(fèi)按照員工培訓(xùn)次數(shù)憑票據(jù)實(shí)抵扣，

不得虛假抵扣，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)后果自負(fù)。

其他相關(guān)費(fèi)用提交申請(qǐng)，由有關(guān)部門給予預(yù)算支

持，按照相關(guān)預(yù)算進(jìn)行相關(guān)支出的發(fā)生，

并據(jù)計(jì)劃抵扣。有特殊原因超計(jì)劃部分

需報(bào)經(jīng)審查，審查通過可以抵扣，不通

過則按計(jì)抵扣。

員工借款借款額度不得超過3000元，如有

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

特殊原因必須報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)，并提前通知財(cái)

務(wù)備款。

第二，制定統(tǒng)一報(bào)銷時(shí)間。為了提高費(fèi)用報(bào)銷工作效率，各部門應(yīng)在每月10

日后派專人將費(fèi)用報(bào)銷單遞交到財(cái)務(wù)部，15號(hào)之前財(cái)務(wù)部必須完成審核并付款，

逾期不予受理，后果自負(fù)；其次超過兩個(gè)月以上（包含兩個(gè)月）的費(fèi)用將不予報(bào)

銷，視同為自動(dòng)放棄；第三，費(fèi)用報(bào)銷必須做到真實(shí)、合法、合規(guī)。嚴(yán)禁出現(xiàn)白

條抵庫以及其他所有不符合相關(guān)法律法規(guī)的行為發(fā)生，如有一些特殊原因需要使

用替代憑證的，必須報(bào)經(jīng)副總和財(cái)務(wù)主管共同認(rèn)同，同時(shí)做到財(cái)務(wù)操作的安全合

法。另外替代憑證要求做到時(shí)間要合理、摘要要明確、金額要確定，不能提交虛

假報(bào)銷材料，給公司帶來風(fēng)險(xiǎn)。

4.2.3設(shè)立嚴(yán)格的費(fèi)用報(bào)銷付款程序，并設(shè)立獎(jiǎng)懲機(jī)制

前期對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷付款沒有嚴(yán)格的要求，導(dǎo)致了公司出現(xiàn)偽造付款的情況，

所以針對(duì)這一情況的對(duì)發(fā)生的費(fèi)用付款實(shí)行預(yù)算管理，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)、層層把關(guān)

的原則，發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用的累計(jì)支出原則上不得超過預(yù)算。年度預(yù)算經(jīng)過審核評(píng)

議批準(zhǔn)后，各部門將應(yīng)當(dāng)按照年度預(yù)算進(jìn)行開支，財(cái)務(wù)部門則將在預(yù)算期內(nèi)嚴(yán)格

按照相關(guān)要求對(duì)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，并且應(yīng)當(dāng)定期的進(jìn)行分析和考

核，對(duì)于由于忽視或者其他外界原因發(fā)生的不合理處應(yīng)當(dāng)需要進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。其

次對(duì)于超預(yù)算部分，經(jīng)辦部門應(yīng)當(dāng)向歸口部門提交申請(qǐng)，交由歸口部門進(jìn)行相關(guān)

審核，通過后方可執(zhí)行付款。

4.2.4優(yōu)化后費(fèi)用付款審批流程

第一、制定了費(fèi)用預(yù)算，控制了支出。目前的費(fèi)用付款審批流程中存在一個(gè)

報(bào)銷金額經(jīng)常超標(biāo)、費(fèi)用支出事項(xiàng)和報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)不符、報(bào)銷內(nèi)容過于寬泛，支出不

真實(shí)等情況，而公司未對(duì)超標(biāo)部分的金額制定相關(guān)的規(guī)章制度，也每一嚴(yán)格的報(bào)

銷程序和規(guī)定來制約，從而使得公司的日常費(fèi)用占比較高，導(dǎo)致公司產(chǎn)生了許多

不必要的支出。而優(yōu)化后的方案首先對(duì)費(fèi)用報(bào)銷制定了限額，規(guī)定超標(biāo)部分嚴(yán)格

按照規(guī)章制度執(zhí)行不允許報(bào)銷，其次是指定專人負(fù)責(zé)審核費(fèi)用付款的真實(shí)性和完

整性，這樣做降低了不真實(shí)的費(fèi)用付款支出。優(yōu)化后的費(fèi)用付款審批也及時(shí)解決

了這些問題。

第二、規(guī)定相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷付款審批的時(shí)間。增對(duì)這一方面優(yōu)化確保了會(huì)計(jì)核

算的及時(shí)性。