廣西源源箱包有限公司付款審批流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1廣西源源箱包有限公司概況..........................................1

1.1公司簡介....................................................1

1.2公司組織結構................................................1

2廣西源源箱包有限公司付款審批模式..................................2

2.1經(jīng)營采購付款審批流程........................................2

2.2費用報銷付款審批流程........................................2

3廣西源源箱包有限公司付款審批流程中存在的問題......................3

3.1經(jīng)營采購付款審批流程層面....................................3

3.1.1審批制度不嚴格且執(zhí)行不到位.............................3

3.1.2采購模式選擇不夠嚴謹，成本管控不到位...................3

3.1.3計劃和預算管理不到位...................................3

3.1.4內部控制制度不合理.....................................4

3.2費用報銷付款審批流程層面....................................4

3.2.1未設立金額管控制度.....................................4

3.2.2審核過程復雜，不容易追責...............................4

3.2.3未按規(guī)定進行相關報銷程序的執(zhí)行.........................4

4廣西源源箱包有限公司付款審批流程優(yōu)化方案..........................5

4.1經(jīng)營采購付款審批流程優(yōu)化方案................................5

4.1.1嚴格把控審批制度的執(zhí)行.................................5

4.1.2制定合理的采購模式，嚴格把控采購成本...................5

4.1.3加強采購計劃和預算的嚴格把控...........................5

4.1.4加強內部控制制度管理...................................6

4.1.5優(yōu)化后采購付款審批流程.................................6

4.2費用報銷付款審批流程優(yōu)化方案................................7

4.2.1設立合理金額管控制度...................................7

4.2.2制定嚴格的報銷制度.....................................8

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4.2.3設立嚴格的費用報銷付款程序，并設立獎懲機制.............9

4.2.4優(yōu)化后費用付款審批流程.................................9

5小結.............................................................10

參考資料..........................................................11

II

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1廣西源源箱包有限公司概況

1.1公司簡介

廣西源源箱包有限公司位于廣西南寧市江南區(qū)五象大道158號，公司為制造

業(yè)企業(yè)，經(jīng)營范圍主要為從事箱包的生產(chǎn)與售賣以及技術培訓勞務，主要生產(chǎn)產(chǎn)

品有牛皮包、帆布包、行李包、書包、雙肩包等各種箱包。公司注冊資本人民幣

600萬元，公司秉承的最求卓越，萬眾一心的理念，以創(chuàng)新帶發(fā)展、質量求生存、

管理促效益、誠信引客戶為核心，堅持一心一意做出老板姓喜愛的、實用的產(chǎn)品

為唯一追求。

1.2公司組織結構

廣西源源箱包有限公司組織結構主要是為董事長、總經(jīng)理、助理、副總經(jīng)理

及以下6個下屬部門，主要包括項目部門、財務部門、業(yè)務部門、人事部門、生

產(chǎn)部門、銷售部門6個部門，其中生產(chǎn)部門細分為四個車間。如下圖所示：

圖1-1廣西源源箱包有限公司組織結構

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2廣西源源箱包有限公司付款審批模式

2.1經(jīng)營采購付款審批流程

圖2-1廣西源源箱包有限公司部門經(jīng)營采購付款審批流程

公司目前經(jīng)營采購付款審批流程大致包括申請、部門審核、資金的支付、會

計的記錄以及對于相關資料的保管。首先由采購部門提出付款申請，會計部門分

為出納人員的付款以及會計人員的核算兩條線進行業(yè)務的處理。具體為首先由生

產(chǎn)部門以及相關采購業(yè)務經(jīng)辦人員提出申請，并填寫完整《付款申請單》；其次

交由生產(chǎn)部門主管審批，主管審批通過后再將填寫完整的申請單移交其他各個部

門審核，核對提交的《付款申請單》以及相關所附的證明文件的相關內容是否真

實可靠，填寫是否規(guī)范以及是否經(jīng)過授權；然后則提交財務部門復核，復核通過

后才輪到總經(jīng)理審批，最后審批無誤后才通知出納進行付款，其中在相關流程中，

不附合規(guī)定則打回重新進行提交審核。

2.2費用報銷付款審批流程

圖2-2廣西源源箱包有限公司部門費用報銷付款審批流程

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首先由需要報銷費用的相關人員填制報銷清單，填制完成后交由本人所在部

門的先關經(jīng)理進行簽字，完成簽字后，再交由總經(jīng)理審批最后交由財務部門進行

簽字無誤后出納進行付款。若費用的相關報銷人沒有直接找財務部門經(jīng)理或者是

總經(jīng)理直接找出納付款，各部門經(jīng)理和領導不用填寫費用報銷付款的相關單據(jù)，

直接進行接下來流程，審批通過后找出納付款就結束流程。

3廣西源源箱包有限公司付款審批流程中存在的問題

3.1經(jīng)營采購付款審批流程層面

3.1.1審批制度不嚴格且執(zhí)行不到位

目前公司雖說有制定一套相應的付款審批流程體系，但是相關人員對于審批

流程執(zhí)行不重視，這就導致采購成本居高不下，而且容易產(chǎn)生舞弊現(xiàn)象發(fā)生，根

據(jù)公司內部的統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，目前采購的材料成本明顯高于行業(yè)平均水平，導致整體

的采購成本高出行業(yè)平均水平6.5%左右，導致該結果的主要原因就是管理制度

執(zhí)行不到位，也沒有指定相關的規(guī)定來約束相關人員，其次是管理層的對財務人

員工作檢查情況的忽視導致財務人員的素質不強，以至于對于本職工作的懈怠，

缺少集體意識。

3.1.2采購模式選擇不夠嚴謹，成本管控不到位

首先是公司目前采購方式單一，分散采購和集中采購對于目前的情況主要是

一個不可或缺的選擇，如果簡單的選擇單一的采購方式完全不能滿足公司目前的

相關需求。對于公司制造箱包來說說需要的材料多種多樣，供應商分布在不同的

區(qū)域，比較復雜，所以對于原材料的采購來說就需要選擇不同的采購模式，而公

司目前的采購方式單一，不足以更好的為公司提供相關支撐。其次缺少正式的進

行需要采購的原材料相關供應商的比價和詢價。申請采購時應進行相關的報價申

請，要求相關采購部門進行詢價，貨比三家，找到更加優(yōu)惠的供應商，并將詢價

單附在采購申請單的后面，便于相關審批人員看到詢價情況。第三是供貨商資質

審查不到位，容易導致采購材料質量不達標甚至到期付款卻無法準時收貨，影響

后期產(chǎn)品生產(chǎn)。

以2022年第三季度的采購為例，采購人員為了減少工作量，多次向同一個

供應商采購材料，第一是沒有對市場材料的行情進行不定期調研，是沒有進行詢

價比價，第三可能存在采購人員與供應商之間舞弊行為。

3.1.3計劃和預算管理不到位

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從目前的的情況來看，公司對于采購計劃缺少嚴謹性，其次實際采購也未按

照計劃目標執(zhí)行，導致公司目前的原材料存量積累嚴重超標、材料儲存成本過高、

也提高了公司的管理成本以及資金占用成本。導致公司的成本增加，減少了公司

凈利潤，這一結果的根本原因就是公司對于計劃和預算管理不到位導致。對于原

材料的采購，應改由計劃部門提出采購申請。計劃部門能夠更好地根據(jù)未來需要

量進行采購，避免掉后期進行產(chǎn)品生產(chǎn)時原材料短缺亦或者是原材料采購過量導

致增加原材料不必要的儲存成本，以及暫用的資金等，同時必須嚴格按照計劃本

門的相關規(guī)定執(zhí)行采購。

3.1.4內部控制制度不合理

目前公司雖說有制定一套相應的付款審批流程體系，但是公司目前還是存在

著設計不夠合理，內容不夠完善的問題，公司目前只具有基本的內控操作，缺少

一個完整合理的內控系統(tǒng)，目前建立的內控制度不能發(fā)揮有效的監(jiān)督作用，公司

在建立內控制度時，沒有合理考慮到公司的自身規(guī)模，和實際需要，導致內控制

度不切實際，經(jīng)過了解發(fā)現(xiàn)問題主要發(fā)生在請購審批、采購驗收、貨款支付三個

環(huán)節(jié)。以至于公司蒙受了許多不必要損失。

3.2費用報銷付款審批流程層面

3.2.1未設立金額管控制度

經(jīng)過了解發(fā)現(xiàn)公司未對費用報銷設立相關限額制度，目前所有的費用報銷清

單只要真實發(fā)生符合報銷規(guī)定則全部予以報銷導致公司費用占比過大，影響公司

凈利潤。

3.2.2審核過程復雜，不容易追責

由于審批流程過于復雜，費用報報銷申請過程中，需要提交審核的人員多，

對于員工來說容易引起不滿，導致降低工作的效率以及質量；又由于財務前期的

審核時間而導致擠壓了財務人員的更多工作時間，可能造成財務壓力增大；對審

核人出現(xiàn)問題追責時容易出現(xiàn)推脫現(xiàn)象，無法找到責任人負責，導致不能真正有

效的落實費用報銷的審核工作。其次是發(fā)票報銷程序雖有，但管理不嚴格，公

司經(jīng)常發(fā)生無票報銷以及復印件進行報銷的行為，也導致很多符合抵稅條件的支

出由于沒有符合規(guī)定的相關抵稅憑證而導致不得抵稅。由于流程復雜，也很難找

到相關責任人。

3.2.3未按規(guī)定進行相關報銷程序的執(zhí)行

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公司最明顯的情況是，公司員工為圖便捷，將需要報銷的發(fā)票集中報銷，而

不是按照相關規(guī)定執(zhí)行正常的報銷手續(xù)，導致公司制定形同虛設，相關的審批也

不夠嚴格，甚至還會發(fā)生某些需要報銷的費用不屬于本月發(fā)生，卻報銷在當月，

導致甚至可能違背會計權責發(fā)生制原則。

4廣西源源箱包有限公司付款審批流程優(yōu)化方案

4.1經(jīng)營采購付款審批流程優(yōu)化方案

4.1.1嚴格把控審批制度的執(zhí)行

首先是制度的執(zhí)行，減少冗長的審批程序，去處不必要流程，例如對于金額

設立門檻，20萬元以下的付款則不需要交由董事長審批，減少作流程和工作量

的同時也為后期付款帶來了便利。對于明確相關責任，責任到人包括且不限于制

度的主導部門，例如財務主管審批程序出問題，則由財務總管負責，同時設立明

確的獎懲制度，并制定相關人員監(jiān)督執(zhí)行，并由管理人員不定時抽查執(zhí)行情況，

必須執(zhí)行到位。

4.1.2制定合理的采購模式，嚴格把控采購成本

非必要不采用或少采用全額付款，并盡量采用3+3+3+1（預付30%+發(fā)貨款

30%+驗收款30%+質?？?0%）或者3+6+1（預付款30%+驗收款60%+質?？?0%）

的預付款方式盡可能規(guī)避可能存在的風險。同時付款金額<5000元則可以申請現(xiàn)

金支付，付款金額>=5000元范圍的，經(jīng)辦人員可以申請支票。其中應當注意，

支付驗收款項之前或者同時收全額增值稅發(fā)票更為妥當，另外開承兌匯票更有利

于公司的周轉，并指定專人對于采購費用的支付進行把控，做到不必要的支出不

批準，不必要支出不發(fā)生。

第二設立完善的采購流程，更大程度上提高選擇最優(yōu)供應商的幾率，減少不

必要支出的發(fā)生。其中因著重注意詢價比價議價環(huán)節(jié)，采購人員應當依據(jù)需求的

急緩程度，適當產(chǎn)考采購部門歷屆的記錄以及供應商所提供的資料，至少精選兩

家以上的供應商進行比價和議價，采購人員并做好詢價記錄表。選出最優(yōu)方案后

財務部門再進行審批付款。優(yōu)化后的方案更加注重貨比三家，根據(jù)公司需求進行

采購，這樣不僅能夠降低舞弊行為的發(fā)生，還能跟好的減少許多例如采購成本、

儲存成本等采購方面支出。

4.1.3加強采購計劃和預算的嚴格把控

首先是制定采購計劃，第一是對公司生產(chǎn)所需的材料物品的數(shù)量和時間進行

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控制，維護公司生產(chǎn)經(jīng)營的正常運行，做到材料庫存儲備10%-15%，預防材料生

產(chǎn)可能出現(xiàn)短缺的情況時，同時存儲部門應當根據(jù)當季材料的尋求量制定相應方

案，避免材料儲備過度導致的毀損成本、儲存成本過高的情況的發(fā)生。其次由于

季節(jié)性原因，材料的采購單價不穩(wěn)定，所以還應該每一個季度對材料儲備做出調

整；采購申請?zhí)岢龊?，相關采購人員首先對供應商的資質進行審查，排除不符合

營業(yè)范圍內，或者資質不全的供應商廠家。另外采用準時制的采購管理模式，這

樣一方面可以提高公司的采購工作效率，降低庫存資金的風險，另一方面還可以

保證材料的供應和企業(yè)的生產(chǎn)同步運作，最后財務總監(jiān)應當對于合同中的相關付

款的條款進行審核，查看其中是否符合實際情況、是否具有合理性，最后再由總

經(jīng)理進行終審、簽字即可。

4.1.4加強內部控制制度管理

對于公司目前請購審批、采購驗收、貨款支付三個環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，做如下

改變，第一設立內部牽制制度，對具體的業(yè)務做具體的分工，采購部采購應該與

材料驗收分開，不能交由同一批人管理，避免出現(xiàn)私自勾結，材料以次充好等不

良問題發(fā)生，其次公司可以設置稽查小組，對于公司各項內外日?；顒舆M行審查，

例如審查是否出現(xiàn)采購人員與供應商私下勾結、財務人員付款是否按照規(guī)定程序、

材料的采購驗收是否合格等。通過對公司付款審批流程是否合理合法合規(guī)的監(jiān)督

和檢查，從而提高公司的工作成果，降低各種不良現(xiàn)象的發(fā)生。

4.1.5優(yōu)化后采購付款審批流程

首先、對原采購付款審批流程中付款審批金額設立門檻。由于在原采購付款

審批的過程無論大小金額審批都走全流程，這樣增加了許多不必要的工作量，其

次也拉慢了付款的進度，而優(yōu)化后的采購付款審批流程圖就能夠更好的解決了這

一問題。

圖4-1廣西源源箱包有限公司經(jīng)營采購付款審批優(yōu)化流程圖

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第二、對于原采購付款審批流程中增添責任到人、分級審核的原則，某一環(huán)

節(jié)出問題就由環(huán)節(jié)負責人負責的規(guī)定。這一項規(guī)定能夠很好的解決目前在采購付

款審批流程過程中出現(xiàn)問題但由于審批過程繁瑣導致難以找到相關責任人追責

的問題。

第三、對于原采購付款審批流程單一的付款方式進行了改進。在考察過程中

發(fā)現(xiàn)，公司原采購付款審批流程中的付款方式雖然方便，但是如果公司資金鏈斷

裂將存在許多潛在的風險，而優(yōu)化后的方案能夠更好的規(guī)避在付款過程中可能出

現(xiàn)的一些風險。

第四、完善了采購流程。采購流程的優(yōu)化主要體現(xiàn)在詢價比價議價方面，采

購流程優(yōu)化后的方案更加注重貨比三家，根據(jù)公司需求進行采購，這樣不僅能夠

降低舞弊行為的發(fā)生，還能跟好的減少許多例如采購成本、儲存成本等采購方面

支出。

圖4-2廣西源源箱包有限公司采購過程中審批優(yōu)化流程圖

第五、加強了采購計劃和預算的把控以及內部控制制度的管理。解決了目前

采購付款審批制度對公司付款審批流程是否合理合法合規(guī)的監(jiān)督和檢查，從而提

高公司的工作成果，降低各種不良現(xiàn)象的發(fā)生。

4.2費用報銷付款審批流程優(yōu)化方案

費用報銷付款是企業(yè)財務會計工作過程中十分重要的一項日常工作，在企業(yè)

里占據(jù)著舉足輕重的地位，也是稅務檢查的終點，因此財務人員不能忽視親自可

能帶來的風險。

4.2.1設立合理金額管控制度

資金管控的目的是為了預防公司發(fā)生支付危機，使公司時刻保持現(xiàn)金流處于

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均衡狀態(tài)。設立合理和金額管控制度第一、建立健全的“結算中心”。通過結算

中心辦理公司內外部的往來結算業(yè)務以及現(xiàn)金的收付。第二、實行收支兩條線。

一方面是現(xiàn)金收入，對于在經(jīng)營過程中的各項現(xiàn)金收入必須在收到當天上交本公

司財務，財務收到后應當立即核對，在核對無誤后全部存入銀行開設的專戶中。

另一個成本費用下?lián)芊矫?，各部門需要的日常費用設立專人統(tǒng)一撥付，并且費用

的下?lián)鼙仨殞嵭薪y(tǒng)一的審批制度。必須分別由公司財務部、主管領導審核完畢后

才可下?lián)堋２捎檬罩蓷l線的過程中，各部門必須嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，對違反規(guī)

定不執(zhí)行的，并追究相關責任到人。

4.2.2制定嚴格的報銷制度

對于報銷制度，第一，制定費用預算，控制費用支出。在一個預算期間內，

業(yè)務員發(fā)生的各項費用的累計支出原則上不得超出預算，超出預算部分不予報銷。

具體如下：

表4-1廣西源源箱包有限公司日常費用報銷預算優(yōu)化方案表

日常費用報銷預算表

差旅費實行“定額包干、超標自負”的報

銷原則，其中每人每次按天計算總經(jīng)理

級別不得超過350元（包含餐飲費、住

宿費、交通費以及其他出差過程中發(fā)生

的費用），普通員工每人每天不得超過

200元，超過部分不予報銷。

業(yè)務招待費單次不得超過500元，特殊原因需

超過部分應該報經(jīng)總經(jīng)理批準。

辦公費<=1500元/年，其中包括與辦公費

有關的所有費用，例如：辦公耗材、辦

公清潔用品、綠化費、裝訂用品費、印

刷費等。

員工培訓費按照員工培訓次數(shù)憑票據(jù)實抵扣，

不得虛假抵扣，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)后果自負。

其他相關費用提交申請，由有關部門給予預算支

持，按照相關預算進行相關支出的發(fā)生，

并據(jù)計劃抵扣。有特殊原因超計劃部分

需報經(jīng)審查，審查通過可以抵扣，不通

過則按計抵扣。

員工借款借款額度不得超過3000元，如有

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特殊原因必須報經(jīng)批準，并提前通知財

務備款。

第二，制定統(tǒng)一報銷時間。為了提高費用報銷工作效率，各部門應在每月10

日后派專人將費用報銷單遞交到財務部，15號之前財務部必須完成審核并付款，

逾期不予受理，后果自負；其次超過兩個月以上（包含兩個月）的費用將不予報

銷，視同為自動放棄；第三，費用報銷必須做到真實、合法、合規(guī)。嚴禁出現(xiàn)白

條抵庫以及其他所有不符合相關法律法規(guī)的行為發(fā)生，如有一些特殊原因需要使

用替代憑證的，必須報經(jīng)副總和財務主管共同認同，同時做到財務操作的安全合

法。另外替代憑證要求做到時間要合理、摘要要明確、金額要確定，不能提交虛

假報銷材料，給公司帶來風險。

4.2.3設立嚴格的費用報銷付款程序，并設立獎懲機制

前期對于費用報銷付款沒有嚴格的要求，導致了公司出現(xiàn)偽造付款的情況，

所以針對這一情況的對發(fā)生的費用付款實行預算管理，實行分級負責、層層把關

的原則，發(fā)生的各項費用的累計支出原則上不得超過預算。年度預算經(jīng)過審核評

議批準后，各部門將應當按照年度預算進行開支，財務部門則將在預算期內嚴格

按照相關要求對預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查，并且應當定期的進行分析和考

核，對于由于忽視或者其他外界原因發(fā)生的不合理處應當需要進行及時調整。其

次對于超預算部分，經(jīng)辦部門應當向歸口部門提交申請，交由歸口部門進行相關

審核，通過后方可執(zhí)行付款。

4.2.4優(yōu)化后費用付款審批流程

第一、制定了費用預算，控制了支出。目前的費用付款審批流程中存在一個

報銷金額經(jīng)常超標、費用支出事項和報銷標準不符、報銷內容過于寬泛，支出不

真實等情況，而公司未對超標部分的金額制定相關的規(guī)章制度，也每一嚴格的報

銷程序和規(guī)定來制約，從而使得公司的日常費用占比較高，導致公司產(chǎn)生了許多

不必要的支出。而優(yōu)化后的方案首先對費用報銷制定了限額，規(guī)定超標部分嚴格

按照規(guī)章制度執(zhí)行不允許報銷，其次是指定專人負責審核費用付款的真實性和完

整性，這樣做降低了不真實的費用付款支出。優(yōu)化后的費用付款審批也及時解決

了這些問題。

第二、規(guī)定相關費用報銷付款審批的時間。增對這一方面優(yōu)化確保了會計核

算的及時性。