深圳前?；輨P科技有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄30411深圳前海惠凱科技有限公司公司簡介 深圳前?；輨P科技有限公司差旅費報銷制度優(yōu)化設(shè)計深圳前?；輨P科技有限公司公司簡介深圳前?；輨P科技有限公司，法定代表人是付江林，注冊資本是人民幣500萬元，是一家在惠州市深紅海前海合作區(qū)萬一號201室注冊的公司，公司現(xiàn)地址已搬遷至中國惠州龍崗區(qū)和田街中興路西143號宏和大廈西五樓5號，人員規(guī)模在20-99人，主要經(jīng)營范圍有電子，數(shù)碼產(chǎn)品，通訊設(shè)備，硬件服裝，家用電器，手機及其外圍產(chǎn)品。配件銷售和研發(fā)；參與Internet上的商業(yè)活動。銷售服裝，皮革，兒童用品和兒童用品（不包括食品）。國內(nèi)貿(mào)易，進出口業(yè)務(wù)。電子產(chǎn)品，數(shù)字產(chǎn)品，通信生產(chǎn)設(shè)備，硬件，家用電器，手機及周邊產(chǎn)品，配件。深圳前?；輨P科技有限公司企業(yè)差旅費報銷的基本情況深圳前?；輨P科技有限公司報銷原則為了增強公司費用管理和管理差旅費用，深圳前?；輨P科技有限公司報銷方案是根據(jù)相關(guān)文檔和實際業(yè)務(wù)條件設(shè)計的。該系統(tǒng)適用于?；輨P所有總部和子公司的員工。隨著外部業(yè)務(wù)環(huán)境的變化，部門業(yè)務(wù)職能的調(diào)整以及公司管理要求的變化，必須不斷審查和改進。深圳前?；輨P科技有限公司報銷的范圍及標準由于公司業(yè)務(wù)繁多，出差人員多，差旅費報銷費用增大。所以對于如何報銷差旅費是十分重要的，當(dāng)前公司規(guī)定在出差之前，報備部門主管就可以出差。差旅費的報銷范圍主要包括公司工作人員出差期間有同一趟飛機的行程單、住宿、城市交通、伙食津貼以及其他合理的費用，或者其他特殊的情況需要報銷的。差旅費借款流程員工出差借款由部門批準人管理借款額，按照公司規(guī)定填寫借款單，如果借款金額超過借款人的月薪總額，則必須提供抵押。在沒有擔(dān)保人的情況下，出差人員和部門批準人需要共同承擔(dān)責(zé)任。差旅費用借款必須由主管的經(jīng)理審查，出納進行二次審查，財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理才可以批準借款，最后才能兌現(xiàn)。同時員工再申請差旅借款時，必須填寫相應(yīng)的借款收據(jù)。借款必須與還款明細匹配。同時，借款金額由審批者核實，要保證借款費用的合理，例如車費和住宿費用。圖1借款流程一般出差費用報銷程序是確認以上范圍和出差費用標準是否合理，審核人員必須確認這些條件。圖2報銷流程2.4差旅費報銷的補充事項出差返回公司后，要填寫“出差報銷單”，根據(jù)出差時間填寫行程，需要報銷的出差費，報銷單應(yīng)清楚填寫。報銷部門必須設(shè)置產(chǎn)生的費用金額，嚴禁在商務(wù)出差中進行娛樂活動。工作需要產(chǎn)生的特殊情況，則必須事先批準款待，在公司總經(jīng)理同意的標準范圍內(nèi)報銷。根據(jù)餐費和需要送禮品的需要把陪同人員和原因?qū)懬宄?。還應(yīng)注意，餐飲和禮品的費用需要與其他費用文件分開。深圳前?；輨P科技有限公司差旅費報銷工作存在的問題差旅費報銷流程不合理在公司差旅報銷管理過程中，報銷流程并不嚴格。像是出差的話，需要領(lǐng)導(dǎo)批準之后才允許出差，沒有分層管理，多重審核，就予以支付報銷。因特殊情況出差，沒有經(jīng)過審批，而公司沒有設(shè)置具體的標準和審批流程，導(dǎo)致出差費用報銷制度并不完善，某些出差者會利用該制度漏洞進行報銷。差旅費報銷渠道單一，效率低隨著經(jīng)濟發(fā)展迅速，物價水平不斷上漲，出差費用報銷制度卻仍然還是原地踏步，當(dāng)前出差費用報銷方法過于單一，僅限于發(fā)票報銷，效率較低，且容易出現(xiàn)渾水摸魚現(xiàn)象。目前前?；輨P科技有限公司主要基于發(fā)票或其他付款證明實施出差報銷方法。沒有這些憑證的話是不予報銷的。但是，根據(jù)這種報銷類型，有兩種情況。一種情況是出差者在標準范圍內(nèi)使用其他途徑來獲取發(fā)票或其他付款憑證，從而使他們能夠使用這些憑證進行報銷，尋求更多的個人利益。另一種就是在出差過程中會在允許的報銷標準內(nèi)支付其他辦公費用，但他們無法獲得發(fā)票或其他付款證明，這對報銷工作的量就增加了，審核人員必須不斷審核，詢問了解情況，增加工作量和審核時間，效率就低了。且有時候還無法報銷，從而導(dǎo)致員工自身掏錢更多，工作熱情降低。因此，出差費用報銷方法必須多樣化。審核監(jiān)督制度不完善前海惠凱科技有限公司為出差報銷管理未建立一套完善報銷制度，未明確了不同類型員工，不同地區(qū)條件以及需要發(fā)票報銷的出差員工的住宿和餐飲條件不同，費用也不同。差旅費報銷通常按每個不同的人報銷，但是實施過程在員工素質(zhì)不高，使用虛假報告的系統(tǒng)使用方面存在漏洞?；诶麧?，惡意交易者可以開立多張發(fā)票，增加其價值，更改餐點的進餐價格，增加其工作天數(shù)等以謀取利潤報銷相關(guān)費用。更嚴重的情況是填寫虛假發(fā)票，然后將其報銷給單位以進行報銷。同時有一些出差的人因為出差地點比較近，所花費的費用比較小，不敢找領(lǐng)導(dǎo)簽字，覺得報銷流程太復(fù)雜麻煩，而不去報銷，等到金額多了，才一次性去報銷。還有的就是經(jīng)常出差的人，次數(shù)太多而且時間跨度太大。時間長了會導(dǎo)致出行時間記錄不清楚，發(fā)票丟失等情況，這也給財務(wù)工作增加了很多困難。財務(wù)部門需要檢查所有報銷表格，因為時間較久，導(dǎo)致財務(wù)部門無法追蹤真實的費用和具體情況。將不再能夠具體審核和了解報銷單的內(nèi)容，對于報銷工作就無法起到監(jiān)督的作用，這都是由于制度不完善導(dǎo)致的。3.4未設(shè)置差旅費報銷標準公司記錄差旅費，并沒有一個特定的標準。為簡單起見，他們選擇在出差的人回來后一次性記錄需要報銷的項目，然后根據(jù)大致情況進行報銷，并沒有一個特定嚴謹?shù)臉藴?，這會造成會計上的混亂，很可能會出現(xiàn)漏洞。因此，有必要設(shè)置一個報銷的標準。深圳前海惠凱科技有限公司差旅費報銷方案優(yōu)化設(shè)計優(yōu)化差旅費費用報銷流程有關(guān)人員在職稱范圍內(nèi)，費用報銷的控制原則：計劃管理、分級負責(zé)、層層把關(guān)。報銷單要闡明費用內(nèi)容，費用范圍，費用模式以及相關(guān)形式和發(fā)票。需要明確定義現(xiàn)有的申請，審查和批準程序，借款和還款業(yè)務(wù)流程。清楚地查看許可和審批程序。明確事后監(jiān)督，檢查和責(zé)任。故將原來的報銷流程進行調(diào)整優(yōu)化，具體請見下圖3.圖3優(yōu)化后的報銷流程多渠道提供報銷依據(jù)對于報銷費用，將不再局限于發(fā)票和其他付款證明這一類的紙質(zhì)證書。財務(wù)不再過多依賴于紙質(zhì)憑證，出差人員應(yīng)根據(jù)大多數(shù)出差服務(wù)提供商提供的電子數(shù)據(jù)，根據(jù)電子支付方法（例如在線銀行業(yè)務(wù)）提供文件并進行付款，如果乘坐滴滴和需要住宿的可以提供電子發(fā)票，網(wǎng)約車等則需要提供約車截圖，但是后續(xù)需要打印出來作為留底，員工的手機費用的報銷采用與崗位相關(guān)制，即依據(jù)不同崗位，根據(jù)員工工作性質(zhì)和職位不同設(shè)定不同的報銷標準，或者公司為員工提供工作必須的固定電話，各個部門主管在月初05號時總結(jié)上交至財務(wù)部門，再由財務(wù)部門根據(jù)公司規(guī)定的費用制度在月中旬發(fā)放電話費補貼補助。補充差旅費報銷制度的說明需要出差部門主管或更高級別主管必須批準該業(yè)務(wù)并且同意才可以出差。如果在出差之前沒有批準的話，返回公司后需要補批。在報銷的時候需要也提交這份簽過字后的補批申請，接著才可以報銷。出差返回公司后，要填寫“出差報銷單”，根據(jù)出差時間填寫詳細行程，并按月，日和小時填寫詳細出差時間，需要報銷的出差費，還有按日結(jié)算的出差補助也要寫在報銷單上面。報銷必須在發(fā)票上清楚地注明來源和目的地。如果是有是特殊情況的話，出差費用超出費用范圍，報銷人需要準備一份書面報告。財務(wù)團隊在審核差旅費用賬單時，首先檢查差旅費用單，明確差旅費報銷內(nèi)容，像是訂車費和車費需要分開來粘貼不能混在一起，規(guī)定在每個月的20號所有員工的報銷發(fā)往財務(wù)處，避免堆積報銷，增加財務(wù)的工作。在電腦上創(chuàng)建一個餐飲費報銷明細表格。表格的內(nèi)容有：出差時間，出差人員具體的事項和對象，然后把取得發(fā)票粘貼在事情的下面，已明確確實有這事情的發(fā)生。嚴禁是因為私人的聚會發(fā)票。上述流程為公司各項費用報銷的既定程序，以后各項事務(wù)的報銷均需要嚴格遵照上述流程操作。4.4設(shè)置差旅費報銷標準差旅報銷有許多日常支出項目，包括培訓(xùn)，會議，住宿和餐飲的支出。有一套合理的標準將有利于財務(wù)管理，不會出現(xiàn)報銷糾紛。表1交通及住宿費報銷標準表開支項目人員職務(wù)飛機火車輪船其他交通工具住宿費標準（憑票）（元/天）伙食補助費標準（元/天）市內(nèi)交通補助費標準（元/天）特殊地區(qū)一類二類三類特殊地區(qū)一類二類三類特殊地區(qū)業(yè)務(wù)人員及其他工作人員不報硬席及高鐵二等票四等艙位實報30026050（憑票限額報銷）主任、副主任不報三等艙位實報300260部長、副部長及經(jīng)理、副經(jīng)理經(jīng)濟艙三等艙位實報300260副總、總監(jiān)經(jīng)濟艙實報二等艙位實報300260住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分公司不予報銷需要員工自行承擔(dān)。同時規(guī)定差旅人員假借公司出差所耗費的游玩的費用，不予以報銷。交通補償措施報銷者必須在火車（船）>高鐵>飛機的原則上選擇使用交通工具，不得繞行。在出差期間，有特殊情況需要訪問的，需要報備領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)批準訪問，只能訪問規(guī)定人員，繞行的費用由個人承擔(dān)?？偨Y(jié)在公司業(yè)務(wù)和經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大中，隨著差旅費產(chǎn)生的金額越來越大，在公司日常運營中越來越重要，為了減少企業(yè)與出差人員之間的矛盾，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的管理，提升財務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量，我們需要更加嚴格的把控差旅費用的審核，強化差旅費報銷流程的監(jiān)督和實施。與此同時，加強公司之間