管理員操作手冊云文檔管控系統(tǒng)5.0

管理員操作手冊

云文檔管控系統(tǒng)5.0

深圳市伊登軟件有限公司

目錄

前言..............................................................................4

第一章關于云文檔管理系統(tǒng)........................................................5

1.1用戶角色簡介.............................................................5

1.2模塊簡介.................................................................5

第二章系統(tǒng)設置...................................................................6

2.1系統(tǒng)設置.................................................................6

2.2水印設置.................................................................7

2.3郵件發(fā)送設置.............................................................7

2.4AD域設置..............................................................10

第三章權(quán)限?1里.................................................................11

3.1添加權(quán)限................................................................11

3.2編輯權(quán)限................................................................16

3.3刪除權(quán)限................................................................17

第四章用戶組管理...............................................................18

4.1添加用戶組..............................................................18

4.2編輯用戶組..............................................................19

4.3刪除用戶組..............................................................19

第五章用戶窗里.................................................................21

5.1添加用戶................................................................21

5.2編輯用戶................................................................22

5.3刪除用戶................................................................22

5.4重置密碼................................................................23

5.5停用/啟用用戶...........................................................23

5.6導出用戶................................................................24

第六章部門授權(quán).................................................................25

6.1添加部門授權(quán)............................................................25

6.2編輯部門授權(quán)............................................................26

6.3刪除部門授權(quán)............................................................26

第七章角色窗里.................................................................27

7.1創(chuàng)建角色................................................................27

7.2編輯角色................................................................28

7.3刪觸色................................................................28

第八章漏呈WS.......................................................................................................................29

8.1福呈類別................................................................29

8.2海呈設計................................................................29

8.3發(fā)起分享潮呈............................................................38

8.4淘呈審批................................................................40

第九章日志審計.................................................................42

第十章用戶報表.................................................................43

刖百

感謝您選用伊登云文檔管控系統(tǒng)。為避免一些不正確操作導致的數(shù)據(jù)丟失，在您使用本

產(chǎn)品之前，請詳細閱讀本手冊。本文檔信息專用于伊登云文檔管控系統(tǒng)5.0,以下信息僅供

參考，可能存在變更。若您在使用過程中遇到問題，請聯(lián)系伊登業(yè)務經(jīng)理。

適用版本

此文檔適用于伊登云文檔管控系統(tǒng)5.0正式發(fā)布版本

目標讀者

本手冊適合下列人員閱讀：

＞管理者

＞IT人員

＞對本產(chǎn)品感興趣的讀者

第一章關于云文檔管理系統(tǒng)

1.1用戶角色簡介

文檔系統(tǒng)包括系統(tǒng)管理員、部門管理員、普通用戶三種用戶角色。管理員可以為普通用

戶賦予部門管理員權(quán)限，協(xié)助管理員對用戶組、用戶管理、文檔進行管理。

admin:admin（系統(tǒng)管理員；內(nèi)置用戶，不能刪除）管理所有用戶組和用戶管理、權(quán)

限管理、角色管理、流程管理、日志審計等,不可跨部門查看部門文檔。

部門管理員：是管理員賦予普通用戶的管理角色，協(xié)助管理員對本部門的用戶和文檔進

行管理。部門管理員只能管理本用戶組及下屬子用戶組、用戶和日志審計信息。

普通用戶：是文檔系統(tǒng)的使用者，個人空間的所有者,可以訪問、共享及管理文檔。普通

用戶擁有個人文檔辦公空間，默認情況下，其他用戶無法訪問其個人空間。

1.2模塊簡介

文檔系統(tǒng)管理員模塊主要包括【系統(tǒng)設置】、【用戶組管理】、【用戶管理】、【流程管理】、

【權(quán)限管理】、【角色管理】、【日志審計】七個功能模塊。管理員可以進入各個功能模塊進行

管理。

系統(tǒng)設置：管理員可以在【系統(tǒng)設置】功能模塊，進行系統(tǒng)配置管理，比如：文檔水印

設置、郵件發(fā)送設置、IP訪問白名單設置、AD域信息設置等。

用戶組管理：管理員可以在【用戶組管理】功能模塊，進行用戶組管理，可配置用戶組

總空間大小、用戶數(shù)限制、禁止上傳的文件擴展名等。

用戶管理：管理員可以在【用戶管理】功能模塊，進行用戶管理,分配用戶總空間、允

許上傳的單文件大小、用戶權(quán)限、過期日期等，可對用戶重置密碼、停用/啟用用戶。

流程管理：管理員可以在【流程管理】功能模塊，管理流程,靈5舌設計符合本公司業(yè)務

邏輯的流程，審核人員可以設置為發(fā)起人的用戶組/部門經(jīng)理、某個指定用戶或角色，文檔

分享只有審核通過了才能被其他用戶下載。

權(quán)限管理：管理員可以在【權(quán)限管理】功能模塊，設定多個權(quán)限分類，在用戶管理中綁

定權(quán)限，用戶才獲得操作權(quán)限。

角色管理：管理員可以在【角色管理】功能模塊，添加用戶角色或項目組角色,隹色可

作為流程設計中的審核人，也可用于跨部門文檔協(xié)同共享。

日志審計：管理員可以在【日志審計】功能模塊，查看或?qū)С鋈罩荆瑢ζ胀ㄓ脩艏肮芾?/p>

員的操作、訪問及管理行為進行審計。

第二章系統(tǒng)設置

2.1系統(tǒng)設置

1、管理員登錄系統(tǒng)首頁，點擊快捷入口"系統(tǒng)設置"，如下圖2-1所示。

WtAQ

日0只

個人空間發(fā)a源表用QQ?業(yè)用戶*3

圖2-1

2、修改【系統(tǒng)名稱】、【公司名稱】、【office文件版本數(shù)】，設置完成，點擊底部"保存"按

鈕，保存后生效，如下圖2-2所示。

【系統(tǒng)名稱】：在登錄頁及系統(tǒng)頂部顯示。

【office文件版本數(shù)】：office文檔在線編帽后,查看版本允許顯示的版本數(shù)。

【擴展名限制】：不允許所有用戶上傳的文件格式，多個擴展名用|隔開。與用戶組設置

中的擴展名限制是包含關系，例如此處設置擴展名為mp3,用戶絹名為“市場部”的擴展

名限制設置為exe,則本系統(tǒng)所有用戶都不能上傳mp3格式的文件，而"市場部”的用戶

不能上傳mp3和exe格式的文件。

系統(tǒng)設置

系統(tǒng)名稱文檔管理系統(tǒng)

公司名稱伊登軟件有限公司

office文件版本數(shù)

擴展名限制avi|mp3|mp4|mpg|mlv|mpe|mpeg|m2v|vob|asf|mov|wmf|rm|rmvb

圖2-2

2.2水印設置

1、管理員登錄系統(tǒng)首頁，點擊快捷入口"系統(tǒng)設置、

2、頁面下拉到水印設置模塊，設置要顯示的水印文字、水印大小、水印透明度，如下圖2-

圖2-3

3、設置完成，點擊底部“保存"按鈕，保存成功,在文檔預覽頁面可以看到水印。

2.3郵件發(fā)送設置

啟用此功能會在【我的分享】頁面顯示【郵件推送】按鈕，使用此處配置的發(fā)件人郵箱

發(fā)送分享鏈接到收件人郵箱。

L管理員登錄系統(tǒng)首頁，點擊快捷入口"系統(tǒng)設置、

2、頁面下拉到郵件發(fā)送設置模塊，如下圖2-4

郵件發(fā)送設置停用啟用

發(fā)件人

電子前箱

SK3

SMTP郵件發(fā)送服務器

郵件眼后器端口465

圖2-4

附：獲取SMTP郵件發(fā)送服務器地址方法,（以下以騰訊企業(yè)郵箱為例）

1）進入騰訊企業(yè)郵箱（）

2）進入首頁后點擊設置，然后選擇客戶端設置，會出現(xiàn)以下圖2-5頁面

3wsMieH

L±j收3

零城幃戶版收值境則&Z坂文件夾網(wǎng)標卷MffiM89蜩東I2KKM

Lu?訊始

色甲■

?6髭代★

內(nèi)嶺

i專屬郵件客戶端Foxmail

rr-Z.1皆

eats，企比“免JE?輜本.日歷，使用R文照住

世融?

◎立即下載

—

何辦IBS5

企也局今

文BQWtt

IMAPSMTPPOPfxch*H>tSA七M&iD"皿用一住?戶麗t￡3t崎，.

■■力學

牙粽期■:

(*ffl$SL,MQ499A

2M-：

「EtpqxmalgcoCTK則”1.■口946司

開啟?力

.F?MAP<$MTPS?

.FBPOP.'SMTPS^

依IS選場

圖2-5

其中的發(fā)送服務器，即為云文檔中的郵件發(fā)送服務器

3、設置完成SMTP郵件發(fā)送設置后，點擊底部"保存"按鈕，在"我的分享"頁面中，選

擇T分審核完成的分享，點擊郵件推送會出現(xiàn)以下圖2-6頁面

圖2-6

在圖2-6中窗口內(nèi)填入接收人郵箱,和文件標題即可發(fā)送郵件

（注：如收件人未在收信箱找到相關郵件，可能是郵件被郵箱攔截，請在垃圾郵件

內(nèi)尋找）

文件WA-系助AdobePDF。告訴我你想妾做什么

/Ch2019/5/6倜-)&52

X伊登軟件vtest@>

云文檔整件發(fā)送SRC

收件人■

測試郵件

您花?份果自用戶chenm@的分享文件

下載鏈接為:http:〃edoc.edensoft.8m.en/zh/SYStemManage/File/DownHles?shareKev=2fe0fdfbe7574902bfd2067f562a4dd7

圖2-7

23IP訪問白名單設置

1、管理員登錄系統(tǒng)首頁，點擊快捷入口"系統(tǒng)設置、

2、頁面下拉到訪問白名單設置模塊如下圖2-8,設置允許訪問系統(tǒng)的IP段，多個IP段用

英文‘；’隔開。留空表示不做限制，任I可IP都可以訪問系統(tǒng)

訪問白名單

IP段夠多個用英文1

IPifiS多個用英文?「分號分后

圖2-8

3、設置完成，點擊底部“保存"按鈕。

2.4AD域設置

此功能用于從AD域同步組織和用戶到本系統(tǒng)，無此需求可不做設置。

1、管理員登錄系統(tǒng)首頁，點擊快捷入口"系統(tǒng)設置、

2、頁面下拉到AD域設置模塊如下圖2-9,域服務器名稱填寫域服務器IP或域服務器名，

填寫域管理員用戶名和密碼，以及要同步部門組織和用戶的根0U。

AD域設舌

域服務器名稱

用戶名

專碼

根0U

圖29

3、設置完成，點擊底部“保存"按鈕。

第三章權(quán)限管理

創(chuàng)建權(quán)限，并對用戶授予不同的權(quán)限，有效管控用戶對系統(tǒng)的操作權(quán)限。

注：admin可以查看、修改、刪除所有人創(chuàng)建的權(quán)限；部門管理員可以查看、使用已創(chuàng)

建的所有權(quán)限列表，但只能刪除、修改自己添加的權(quán)限,

3.1添加權(quán)限

1、管理員登錄系統(tǒng)，點擊右上角用戶名一"權(quán)限菅理"，如下圖3-1。

*娛。*

2

介入空網(wǎng)：

用FT用

陽

I公印"過I

ae*tt

即tfi技

用Ftl

■由2

圖3-1

2、點擊"添加”，填寫名稱、備注,選中對應權(quán)限，保存即可，如下圖3-2。

圖3-2

名稱：必填，名稱填通俗易懂的，最好是一眼就能看明白擁有什么權(quán)限，在用戶管理添

加用戶時會顯示該權(quán)限名稱；

備注：可選，描述該權(quán)限的信息；

權(quán)限模塊劃分為：我的文檔、部門文檔、知識庫、我的分享及回收站、用戶管理/用戶

組管理、系統(tǒng)管理。共6大模塊，49個功能選項。

【個人空間】：管控"個人空間"操作權(quán)限：文件編輯、文件上傳、文件下載、文件分

享、文件刪除、文件復制、文件剪切、文件移動、文件預覽、重命名、新建文件、文件共享。

點擊選中權(quán)限，不選則沒有此權(quán)限。權(quán)限描述見下表1。

表1我的文檔權(quán)限

我的文檔權(quán)限描述

允許在線編輯office2007以上格式的文檔，如docx、

文件編輯

pptx、xlsx

文件上傳允許上傳文件到我的文檔

文件下載允許下載我的文檔目錄下的文件

文件分享允許分享文件,生成外鏈供匿名下載文件

文件刪除允許刪除文件或文件安

文件復制允許復制文件

文件剪切允許剪切文件

文件移動允許移動文件

文件預覽允許打開并皆看文件內(nèi)容

重命名允許對文件/文件夾執(zhí)行重命名

新建文件允許新建文件夾、excel文檔、ppt文檔、word文檔

允許用戶將個人空間的文檔分配給其他用戶共同協(xié)作，可

文件共享

授予預覽、編輯、下載或刪除權(quán)限

【部門文檔】：管控"部門文檔"操作權(quán)限：文件編輯、文件上傳、文件下載、文件分

享、文件刪除、文件復制、文件剪切、文件移動、文件預覽、重命名、新建文件、文件授權(quán)。

選中對應權(quán)限，不選則沒有部門文檔內(nèi)相關權(quán)限。權(quán)限描述見下表2。

表2部門文檔權(quán)限

部門文檔權(quán)限描述

允許在線編輯office2007以上格式的義檔，如docx.

文件編輯

pptx、xlsx

文件上傳允許上傳文件到部門文檔

文件下載允許下載部門文檔目錄下的文件

文件分享允許分享文件，生成外鏈供匿名下載文件

文件刪除允許刪除文件或文件夾

文件復制允許復制文件

文件剪切允許剪切文件

文件移動允許移動文件

文件預覽允許打開并查看文件內(nèi)容

重命名允許對文件/文件夾執(zhí)行重命名

新建允許新建文件夾、excel文檔、ppt文檔、word文檔

允許用戶將部門文檔分配給其他用戶共同協(xié)作，可授予預

文件授權(quán)覽、編捐、下載、刪除、分享、復制、剪切、移動、重命

名等權(quán)限

【知識庫】：管控"知識庫"操作權(quán)限：文件預覽、文件上傳、文件下載、文件刪除、

新建文件夾。勾選對應權(quán)限，不勾選則沒有知識庫權(quán)限權(quán)限描述見下表3。

表3知識庫權(quán)限

知識庫權(quán)限描述

文件上傳允許上傳文件到知識庫

文件下載允許下載知識庫目錄下的文件

文件刪除允許刪除文件或文件夾

文件預覽允許打開并查看文件內(nèi)容

新建文件夾允許新建文件夾

【我的分享/回收站】：管控"我的分享"及"回收站"操作權(quán)限：復制分享鏈接、取消

分享、郵件推送、文件還原、徹底刪除、清空回收站。勾選對應權(quán)限，不勾選則沒有該權(quán)限.

權(quán)限描述見下表4。

表4我的分享/回收站權(quán)限

我的分享/回收站權(quán)限描述

復制分享鏈接允許復制分享鏈接

取消分享允許取消已經(jīng)創(chuàng)建的分享鏈接

郵件推送允許使用指定郵箱發(fā)送文件分享鏈接

文件還原允許還原刪除的文件

徹底刪除允許徹底刪除文件，無法找回文件

清空回收站允許清空回收站的文件，無法找回文件

【用戶/用戶組管理】：管控"用戶管理""用戶組管理"的操作權(quán)限：添加用戶、查看

用戶、編輯用戶、刪除用戶、重置密碼、啟用用戶、導出列表、添加用戶組、查看用戶組、

編輯用戶組、刪除用戶組。勾選對應權(quán)限，不勾選則沒有該權(quán)限。權(quán)限描述見下表5。

表5用戶/用戶組管理權(quán)限

用戶/用戶組管理權(quán)限描述

添加用戶允許添加用戶

直看用戶允許查看用戶

編輯用戶允許編輯用戶

刪除用戶允許刪除用戶

啟用用戶允許啟用/停用用戶

重置密碼允許重置用戶密碼

導出列表允許導出用戶信息列表

添加用戶組允許添加用戶組

查看用戶組允許查看用戶組

編輯用戶組允許編輯用戶組

刪除用戶組允許刪除用戶組

【系統(tǒng)管理】：管控系統(tǒng)管理操作權(quán)限：權(quán)限管理、系統(tǒng)設置、日志管理、流程管理、

角色管理。勾選對應權(quán)限，不勾選則沒有該權(quán)限。權(quán)限描述見下表6。

表6系統(tǒng)管理權(quán)限

系統(tǒng)管理權(quán)限描述

權(quán)限管理允許操作權(quán)限管理，套看、刪除、編輯、添加權(quán)限

系統(tǒng)設置允許編輯系統(tǒng)設置

日志管理允許查看用戶操作日志

流程管理允許操作流程類別和流程設計

角色管理允許操作角色管理，包括查看、刪除、編輯、添加角色

3.2編輯權(quán)限

1、打開權(quán)限管理頁面，選中一條記錄，點擊"編輯"，如下圖3-3。

權(quán)限值濕?ftWJ-0Sid|20|EWt

<5像?rr山人

刺麻，監(jiān)admin

S5H文檔只包含故.初R分配.以外任總行權(quán)*admin

財務管和幻8admin

財務員工枚X3dmin

食取?W0TK商匆配部EE、.的文檔admin

仞含神蚊H、部O女也殘的分工回枚財所育校閑,以及宣?下KRIE5admin

圖3-3

2、編輯名稱、備注，以及權(quán)限后，保存即可

3.3刪除權(quán)限

打開權(quán)限管理頁面,選中一條記錄，點擊"刪除"，如下圖3-4。刪除正在使用中的權(quán)

限時，會提示"此權(quán)限使用中，不能刪除"。

權(quán)跟管理

￡稱制*A

admin

部D文檔QB6部O文M?&*邠廿以外的防*0蹲admin

財務枚Xadmin

圖3-4

第四章用戶組管理

管理員可以添加、編輯、刪除用戶組組管理員只能查看自己所在用戶組及其子用戶組，

且不能編輯和刪除自己所在的用戶組。

可以在用戶組設置不允許本組用戶上傳的文件類型C

4.1添加用戶組

1、點擊首頁快捷入口的"用戶組管理"，如下圖4-1。

目lllll◎

小人tfimrs閑戶親5Ml

圖4-1

或點擊右上角用戶名用戶組管理”，如下圖4-2。

OFt文檔管理系統(tǒng)只管理員-

之嬉累銃設M,

用戶組管理?摩加1a

個人口N

用戶俎各內(nèi)部名稱用戶數(shù)限制人數(shù)父用戶組6空可修改七碼

庶程管理-

自有2組0無限制伊登黛團0B

用戶管理

果同無電制■團公司

S30SOGBWP電W3I

微芯藥業(yè)微芯藥業(yè)1初隔！?團公司20GBezffitra

圖4-2

2、點擊"添加"，輸入相關信息，帶*為必填項，點確認成功創(chuàng)建用戶組，如下圖4-3。

【用戶組配額】：該用戶組最大總空間容量限制，不填或填0表示無限制；

【用戶配額】：默認用戶總空間容量，添加用戶時會顯示該默認值，可修改；

【單文件限制】：默認允許用戶上傳的最大單文件大小限制，添加用戶時會顯示該默認值，

可修改；

【用戶數(shù)限制】：用戶組總?cè)藬?shù)限制，該用戶組的用戶數(shù)量不能超過此限制，留空表示不做

限制；

【擴展名限制】：此選項只對本部門用戶生效。輸入不允許本組用戶上傳的文件擴展名，多

個用T隔開，如：exe|mp4o留空表示不做限制。

圖4-3

4.2編輯用戶組

選中要修改的用戶組，點擊"編輯"如下圖4-4，修改后保存即可。

用戶潮TH!-I]

用R8W內(nèi)那名林fflPS?限制人效父用R8總空峋至文件事切

白有產(chǎn)…0白■產(chǎn)品1G81GB1GB

■e71無?制麗公司20G8SGB1GB

咬1修淞司2OG85G81GB

圖4-4

4.3刪除用戶組

選中要刪除的用戶組，點擊“刪除"如下圖4-5。當用戶組中存在用戶時，刪除該用戶

組會提示“該組存在用戶，不能直接刪除；請先刪除該組的用戶、

用amt咫④落如△邳a6一QM

用戶植名內(nèi)部名窗限制人故父用戶擔總空間躍認用戶8as事文旃制

白H產(chǎn)…0柳制白河產(chǎn)腦1GB1GB168

三■?-■MF1積制司20GBSGB168

1無卬明集0公司20GB^GB1GB

日利2彷0無用明伊打印0BOB08

壬的都y?82GB10MB

提示

*■■

O用5a叼？20G89GB268

testl21”11MB1MB1M6

大?戶S5大春戶郃1初.■a公司S0G610GB%8

研發(fā)處至發(fā)郃3無JRJH信蜂司100GB10GB%8

圖4-5

第五章用戶管理

管理員可以添加、編輯、刪除用戶，部門管理員只能查看自己所在用戶組及其子用戶組

的用戶，且不能編輯和刪除自己的信息。

5.1添加用戶

1、點擊首頁快捷入口"月戶管理”或點擊右上角用戶-"用戶管理"，打開用戶管理頁面，

如下圖5-L

cclcnsoft文檔哲理樂晚2管理員v

0?負?場as

個人

&個人生網(wǎng)

0的

b共立抬回EEI

儂源a：tmrwsewrt-陽C0?建

W9W

：：

|用FF]

外辦分享

.JCtR?

E3?2021-04-29E3POFjpng

圖5-1

2、添加用戶,帶*為必填項，輸入用戶賬號、用戶名稱,選擇用戶組、直屬領導，調(diào)整用戶

配額（即用戶總空間大?。┖蛦挝募拗疲ㄔ试S用戶上傳的最大單個文件大?。?，設置過期

日期（留空表示不做限制），授予用戶權(quán)限（可多選），手機號可選（登錄時可以使用手機號

碼登錄），點確認成功創(chuàng)建用戶。如下圖5-2。

【是否啟用審批】：默認開啟，若此用戶分享文檔不需要審批，可關閉此功能。

新建用戶的默認密碼是，用戶登錄后可自行修改密碼。

注：系統(tǒng)中只有一個用戶admin時，新添加的第一個用戶可不填直屬領導，添加此用

戶成功后直屬領導默認為自己，再次添加用戶時直屬領導必填。

添加用戶

zhangsan■

用戶蛆名財務部J

“倒)(GB*

囹］

單文件限制J*

用戶僅限*

是否啟用市批TJSffi啟用

取消確定

圖5-2

5.2編輯用戶

1、點擊右邊操作欄的編輯按鈕，如下圖5-3。

用戶管理ff0落加02碼±丐出丹N◎停用

麻號名稱AS陰電子3S用戶姐名

aaS62@方值事業(yè)部<s>向

CM?01曲^002cw@W?6◎□向

tg02特高職宓持高科長tg02@待S52邰◎?

圖5-3

2、編輯用戶信息后，保存。

5.3刪除用戶

點擊右邊操作欄的刪除按鈕，如下圖5-4。

用戶營理用戶一理O?to0IB汽客的±導出列表?停用

IKS名珠電子防用戶姐名HHF

aa562@瑰值事業(yè)都<§>K向

cwOI財務H員1蹴｝$002cw@財務6<§>K0

向

tg02