DB22∕T 3606-2023 黑土地質(zhì)量檔案管理規(guī)范

22I本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導(dǎo)則第1部分：標準化文件的1黑土地質(zhì)量檔案管理規(guī)范件材料歸檔、檔案保管、鑒定與銷毀、檔案開發(fā)與利用、檔案統(tǒng)計與移交、檔案監(jiān)督與指導(dǎo)。GB/T11822—2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求檔案級可錄類光盤CD-R、DVD-R、DVD+DB22/T3394—2022黑土地3.13.23.33.4對國家、社會具有保存價值并歸檔保存的黑土地質(zhì)量文件材4基本要求24.1縣級以上人民政府農(nóng)業(yè)農(nóng)村主管部門及其他承擔黑土地質(zhì)量工作的主管部門負責(zé)本行政區(qū)域黑土的形成、收集、整理、歸檔等，若承辦部門涉及2個及以上，由主辦部門負責(zé)；按照“安全保質(zhì)、規(guī)4.3涉及國家秘密的黑土地質(zhì)量檔案應(yīng)按照《中華人民共和國保守國家秘密法》《國家秘密定密管理暫行規(guī)定》《國家秘密載體保密管理的規(guī)定》執(zhí)行，并符合本文件5.1.1黑土地質(zhì)量文件材料形成時，采用紙質(zhì)和電子兩種方式記錄。已配備電子檔案管理系統(tǒng)、具備5.1.2以照片方式形成的黑土地質(zhì)5.2.1紙質(zhì)文件材料形成時，宜采用激光打印或黑b)電子文件材料應(yīng)轉(zhuǎn)換或直接使用系統(tǒng)安全的電子計算機記錄，同時應(yīng)備份在一次寫入型光盤5.4.2電子公文等版式文件材料格3集范圍應(yīng)涵蓋DB22/T3394—206.2收集要求準確，電子文件材料在收集時應(yīng)保證真實性、可靠性、完整性、7.1.1整理工作應(yīng)遵循黑土地質(zhì)量文件材料的形成規(guī)律、保持文件材料之間的有機聯(lián)系，確保整理后7.1.2黑土地質(zhì)量文件材料應(yīng)按照分類、排列、編號、編目的順序，以“件”為單位逐步開展整理工7.2分類年度分類是按黑土地質(zhì)量文件材料形成的年度進行分類。本文件中的年度是指文件材料形成的自7.3排列黑土地質(zhì)量文件材料應(yīng)按照分類排列，確保文件材料之間的7,4編號應(yīng)依分類方案和排列順序編制檔號，紙質(zhì)檔案和電子檔案的檔號構(gòu)成及編制要求應(yīng)保持一致。4a)“全宗號”宜由“專黑土地”的漢語拼音大寫首字母“ZHTD”標識；c)“年度”為文件形成年度，用4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀e)“件號”是單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)材料的排列順序號，用4位示例：在2021年形成的“黑土地質(zhì)量等級調(diào)查材料”中第1件永久保存的檔案，檔號可標識為：ZHTD-黑土地質(zhì)量歸檔文件應(yīng)在首頁上端的空白位置加蓋檔號章并填寫相關(guān)內(nèi)容。電子文件可以由系統(tǒng)黑土地質(zhì)量文件材料應(yīng)依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。編目應(yīng)準確、詳7.6其他用大寫英文字母A、B、C標識，A表示量文件材料可于周期結(jié)束后3個月內(nèi)完8.3黑土地質(zhì)量文件材料歸檔可按照如下程序進行：a)移交部門的歸檔人提交歸檔文件材料、檔案目錄和檔案備考表；b)接收部門的檢查人核對歸檔文件材料整理情況和檔案目錄信息；9檔案保管、鑒定與銷毀9.1.1保管場所應(yīng)具備防火、防盜、防紫外線、防有害生物、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等59.1.3黑土地質(zhì)量檔案保管的方法如下：a)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔號順序，在檔案柜（架）內(nèi)，自上而下、從左至右依次排放保管；1)保存在離線存儲介質(zhì)上的檔案，應(yīng)裝盒遠離磁場保管。保管應(yīng)符合DA/2)存儲在電子計算機上的檔案，其電子計算機場c)對于重要的或有特殊需求的黑土地質(zhì)量電子檔案可采取異地、異質(zhì)的方式備份保管；d)宜應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息化管理，電子檔案管理系統(tǒng)功能宜參照GB/T39784。9.1.4檔案管理應(yīng)列入單位安全工作管理機制中，開展檔案安全風(fēng)險管控。發(fā)現(xiàn)安全隱患的，應(yīng)及時a)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期檢查保存狀況，出現(xiàn)紙張破損或變質(zhì)情況，宜參照DA/T25的要求，及時修9.2鑒定9.2.2應(yīng)由從事黑土地質(zhì)量工作和檔案保管工作的相關(guān)人員組成黑土地質(zhì)量檔案鑒定小組，負責(zé)檔案9.2.3應(yīng)按照黑土地質(zhì)量檔案保管期限的設(shè)定，定期對已達到保管期限上限的黑土地質(zhì)量檔案進行存9.2.4鑒定后仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)根據(jù)實際需要重新劃定保管期限并做出標注，鑒定后確無保存9.3銷毀紙質(zhì)檔案銷毀的方法可參照《機關(guān)檔案管理規(guī)定》的相關(guān)要求執(zhí)行；電子檔案銷毀的方法應(yīng)按照土地質(zhì)量評價專題概況、黑土地質(zhì)量等級圖冊等編研成果，為科學(xué)提升黑土地質(zhì)量提供決策依10.2利用10.2.2黑土地質(zhì)量電子檔案與紙質(zhì)檔案具像和在版本保護期內(nèi)的黑土地質(zhì)量聲像檔案，應(yīng)符合國家有關(guān)611.2移交11.3移交后開放移交進館的黑土地質(zhì)量檔案在達到開放條件后，應(yīng)由立檔單位配合檔案館完成移交檔案的開放審12.1監(jiān)督與指導(dǎo)工作應(yīng)本著公正、嚴謹、高效的原則，確保檔案管理活動科學(xué)規(guī)范、安全有效。12.3對所屬單位監(jiān)督與指導(dǎo)的內(nèi)容包括不限于：a)檔案工作責(zé)任制和管理制度落實情況；b)檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況；d)檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情71218231234519 按照條款7.4.3“檔號構(gòu)成”中“全宗1