湖南旺輝食品有限公司采購(gòu)與付款制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u1湖南旺輝食品有限公司簡(jiǎn)介 湖南旺輝食品有限公司采購(gòu)與付款制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1湖南旺輝食品有限公司簡(jiǎn)介湖南旺輝食品有限公司成立于2007年06月13日，注冊(cè)地址位于岳陽市平江縣城關(guān)鎮(zhèn)寺前工業(yè)小區(qū)，注冊(cè)資本為6860萬人民幣。公司主要以糕點(diǎn)，豆制品，薯類和膨化食品，調(diào)味品，淀粉及淀粉制品為主，進(jìn)行生產(chǎn)銷售。為企業(yè)健康茁壯成長(zhǎng)奠定了良好的基礎(chǔ)。公司緊跟社會(huì)發(fā)展，采用先進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行生產(chǎn)，打造干凈衛(wèi)生食品，實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，以立足湖南，輻射全國(guó)，走向世界為目標(biāo)不斷前進(jìn)。由于公司規(guī)模較小，因此公司的總經(jīng)理之下設(shè)置的職能部門主要有業(yè)務(wù)部、人事部、財(cái)務(wù)部；公司的結(jié)構(gòu)組織圖如下所示：圖1公司結(jié)構(gòu)組織2旺輝食品有限公司采購(gòu)與付款制度現(xiàn)狀旺輝食品公司成立雖有十余年，但在采購(gòu)與付款方面仍存在一定的缺陷，缺乏專業(yè)的相關(guān)性人員進(jìn)行采購(gòu)規(guī)劃與管理。公司的采購(gòu)企業(yè)產(chǎn)品采購(gòu)批量管理模式主要以不斷改變傳統(tǒng)的采購(gòu)企業(yè)產(chǎn)品采購(gòu)批量管理模式及其發(fā)展趨勢(shì)為主，主要含義指的是采購(gòu)公司為了有效合理補(bǔ)充公司產(chǎn)品批量庫(kù)存，防止公司產(chǎn)品批量生產(chǎn)銷售過程出現(xiàn)停頓，為有效補(bǔ)充產(chǎn)品庫(kù)存而為所做的企業(yè)采購(gòu)。付款主要是根據(jù)付款憑單進(jìn)行付款以及公司資金的運(yùn)轉(zhuǎn)情況。在付款方面可能也會(huì)產(chǎn)生付款逾期或預(yù)先付款產(chǎn)生的問題。公司主要采購(gòu)每月所需生產(chǎn)豆制品、面粉制品的原料，采購(gòu)品種相對(duì)單一，但采購(gòu)數(shù)量需要得到良好的控制。食品加工企業(yè)最重要的是原材料的質(zhì)量能夠得到保證，對(duì)于供應(yīng)商的選擇，審核方面，有長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，也有經(jīng)過其他渠道了解的廠商。3旺輝食品公司采購(gòu)與付款制度存在的問題3.1公司采購(gòu)計(jì)劃不嚴(yán)謹(jǐn)公司主要管理收購(gòu)公司采用的管理模式主要是收購(gòu)公司實(shí)行傳統(tǒng)的采購(gòu)市場(chǎng)活動(dòng)采購(gòu)銷售活動(dòng)管理模式，采購(gòu)市場(chǎng)活動(dòng)具體目的主要也可能就是收購(gòu)公司為了及時(shí)合理補(bǔ)充公司產(chǎn)品市場(chǎng)庫(kù)存，防止公司產(chǎn)品批量生產(chǎn)銷售過程出現(xiàn)停頓，為及時(shí)補(bǔ)充產(chǎn)品庫(kù)存而自行做的市場(chǎng)采購(gòu)。這種模式對(duì)于食品加工企業(yè)來說，存在一定的弊端。原材料產(chǎn)品采購(gòu)過多往往會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)生大量浪費(fèi)庫(kù)存現(xiàn)象或長(zhǎng)期地存放于產(chǎn)品倉(cāng)庫(kù)中使質(zhì)量不能及時(shí)得到有效保障，采購(gòu)使用量與實(shí)際材料使用量之間存在較大的時(shí)間差距，采購(gòu)管理人員的產(chǎn)品采購(gòu)計(jì)劃預(yù)算編制管理能力相對(duì)不強(qiáng)，沒有及時(shí)做好產(chǎn)品市場(chǎng)調(diào)研以及與產(chǎn)品生產(chǎn)線和銷售工作相結(jié)合，編制的產(chǎn)品采購(gòu)計(jì)劃也只是用于為了及時(shí)補(bǔ)充產(chǎn)品庫(kù)存，導(dǎo)致采購(gòu)計(jì)劃未能真正起到作用，采購(gòu)計(jì)劃中未能結(jié)合市場(chǎng)變化情況以及原材料的價(jià)格波動(dòng)進(jìn)行改變，這無形之中增加了采購(gòu)的成本，影響了采購(gòu)的質(zhì)量以及數(shù)量。3.2采購(gòu)與付款審批流程不完善采購(gòu)付款是企業(yè)一個(gè)重要的部分，付款的時(shí)間把控關(guān)系到企業(yè)的誠(chéng)信以及對(duì)于資金的占用，付款時(shí)還應(yīng)根據(jù)相關(guān)的單據(jù)進(jìn)行付款，并有相關(guān)人員領(lǐng)導(dǎo)審批。在旺輝食品有限公司中付款制度不完善，引起付款流程不夠嚴(yán)謹(jǐn)，付款審批未能得到重視。采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)通常是請(qǐng)購(gòu)、訂貨、驗(yàn)收、付款這樣一個(gè)程序，而在辦理付款時(shí)應(yīng)根據(jù)審核之后才能付款，但在調(diào)查中，公司采購(gòu)與付款人員長(zhǎng)期由一人擔(dān)任，其中對(duì)于存貨的存在，應(yīng)付賬款的發(fā)生可能有較大的可疑性。一旦管理層監(jiān)督不能到位，員工混水摸魚，就會(huì)極大降低企業(yè)的效率，提升成本費(fèi)用，造成企業(yè)存在不必要的損失和成本增加。且公司對(duì)于付款時(shí)間沒有具體的管理，沒有合理規(guī)劃以致生產(chǎn)旺季時(shí)人員存在短缺，對(duì)于付款的審批也就比較松懈，付款審批職責(zé)存在缺失，未對(duì)其有效監(jiān)督與管理，因此也會(huì)引發(fā)付款時(shí)間提前占用運(yùn)營(yíng)資金，付款時(shí)間推后，導(dǎo)致企業(yè)誠(chéng)信下降影響公司資金運(yùn)作。3.3采購(gòu)付款管理責(zé)任不明確首先，部門里面的采購(gòu)崗位職責(zé)沒有明確劃分精準(zhǔn)，請(qǐng)購(gòu)管理制度不夠健全完善、供應(yīng)商采購(gòu)管理機(jī)制缺失、采購(gòu)計(jì)劃的明確制定也可能沒有設(shè)立專職人員負(fù)責(zé)管理以及內(nèi)部健全采購(gòu)體系管理機(jī)制不健全等。旺輝由于公司沒有對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理相關(guān)工作流程制度做出明確的制度規(guī)定，這些流程制度的不善和健全嚴(yán)重直接影響了公司采購(gòu)與交貨付款內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制管理制度的有效實(shí)施。其次，公司對(duì)于采購(gòu)與交貨付款的質(zhì)量驗(yàn)收過程控制管理機(jī)制也一直沒有建立相關(guān)的管理制度，更沒有明確的責(zé)任人，而這樣一旦出現(xiàn)問題就很難查到應(yīng)該負(fù)責(zé)的人，從而造成員工的實(shí)際的驗(yàn)收中積極性也不是很高。此外，采購(gòu)計(jì)劃的制定沒有明確到具體的崗位，只是部門內(nèi)部人員輪流做，這樣會(huì)影響到計(jì)劃的統(tǒng)一管理，也不便于追責(zé)。3.4采購(gòu)信息溝通不通暢采購(gòu)與到貨付款部的業(yè)務(wù)管理涉及了多個(gè)行業(yè)部門，所以各個(gè)部門的信息協(xié)調(diào)性非常重要，若是部門信息的充分溝通以及渠道不夠充分完善，就可能會(huì)直接使我們公司的采購(gòu)業(yè)務(wù)管理產(chǎn)生很多問題。采購(gòu)與交貨付款管理業(yè)務(wù)主要管理涉及的采購(gòu)部門主要有產(chǎn)品生產(chǎn)部和總采購(gòu)部、銷售部、財(cái)務(wù)部。目前很多公司產(chǎn)品采購(gòu)部和公司銷售部由于沒有良好的產(chǎn)品信息溝通交流渠道，經(jīng)常都會(huì)造成公司采購(gòu)部的物資不適量，從而直接影響銷售到產(chǎn)品生產(chǎn)；而產(chǎn)品生產(chǎn)部和公司采購(gòu)部沒有及時(shí)的信息溝通，又導(dǎo)致經(jīng)常出現(xiàn)供不應(yīng)求或產(chǎn)品供應(yīng)比過去大于求的特殊情況。除此之外，還有橫向和縱向的溝通，公司沒有好的溝通機(jī)制，導(dǎo)致上級(jí)部門很難了解到下屬部門是否存在舞弊行為，也更加無法對(duì)舞弊行為采取有效措施及時(shí)止損，對(duì)公司產(chǎn)生的消極影響也不能及時(shí)的解決。4旺輝食品公司采購(gòu)與付款制度優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1制定合理的采購(gòu)計(jì)劃和監(jiān)督管理制度4.1.1嚴(yán)格審核采購(gòu)計(jì)劃首先，確定旺輝食品有限公司采購(gòu)計(jì)劃由庫(kù)存驅(qū)動(dòng)改為訂單驅(qū)動(dòng)，具體操作上，應(yīng)根據(jù)上年的銷售情況，當(dāng)年市場(chǎng)變化情況以及生產(chǎn)所需制定當(dāng)年相關(guān)的采購(gòu)需求量。公司應(yīng)提高采購(gòu)人員的專業(yè)能力素養(yǎng)，增強(qiáng)對(duì)專業(yè)人士的培訓(xùn)，使其能夠勝任采購(gòu)工作，制定良好的采購(gòu)計(jì)劃。公司采購(gòu)小組應(yīng)從企業(yè)整體利益出發(fā)，不貪圖個(gè)人私欲，做到為公司整體利益著想，有強(qiáng)烈的職業(yè)道德感和專業(yè)的綜合素質(zhì)。對(duì)于采購(gòu)計(jì)劃的制定流程可優(yōu)化如圖2。4.1.2監(jiān)督采購(gòu)計(jì)劃實(shí)施制定好一套詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃之后，需要合理的監(jiān)督，有效的監(jiān)督也會(huì)在一定程度上減少公司成本費(fèi)用，接收到采購(gòu)計(jì)劃之后應(yīng)進(jìn)行反復(fù)確認(rèn)，以免出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤信息，相關(guān)采購(gòu)監(jiān)督工作人員一般應(yīng)依法負(fù)責(zé)依規(guī)定期進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查監(jiān)督，線上線下監(jiān)督，核查數(shù)據(jù)核對(duì)等監(jiān)督方式，確保產(chǎn)品采購(gòu)計(jì)劃公開，公平，公正的有序進(jìn)行，加強(qiáng)采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃的嚴(yán)肅性，規(guī)范性。提高對(duì)企業(yè)采購(gòu)管理人員經(jīng)營(yíng)行為的法律約束力，增加采購(gòu)資金的綜合利用率，防止出現(xiàn)產(chǎn)品采購(gòu)過多，庫(kù)存持續(xù)積壓，或?qū)е虏少?gòu)資金過少，阻礙生產(chǎn)。采購(gòu)需求提出采購(gòu)需求提出采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)經(jīng)理審核主管業(yè)務(wù)副總審核選擇供應(yīng)商簽定合同執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃NN圖2采購(gòu)計(jì)劃審批流程4.2制定規(guī)范的采購(gòu)付款審批制度加強(qiáng)公司內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)控制，提高報(bào)銷付款辦理工作的信息準(zhǔn)確性和工作及時(shí)性，規(guī)范商品采購(gòu)與辦理付款相關(guān)業(yè)務(wù)，合理安排付款時(shí)間，嚴(yán)格執(zhí)行付款審批。辦理個(gè)人付款申請(qǐng)業(yè)務(wù)時(shí)，并且必需每人填制一份付款業(yè)務(wù)申請(qǐng)表，由當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)財(cái)政部門進(jìn)行審核。除企業(yè)緊急采購(gòu)所需原材料外，其他預(yù)付款項(xiàng)在未結(jié)算總貨款時(shí)不得預(yù)付全部?jī)r(jià)款，相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格把控，確保與供應(yīng)商關(guān)系良好，合同正常執(zhí)行。嚴(yán)格按照網(wǎng)上付款截止時(shí)間不超前不隨意逾期，遵循網(wǎng)上付款操作流程：采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行完后，根據(jù)驗(yàn)收單據(jù)、發(fā)票及合同的付款約定，辦理采購(gòu)付款申請(qǐng)，交財(cái)務(wù)部、綜合部、分管負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理逐級(jí)審批，如發(fā)現(xiàn)不符則打回待審，最后交財(cái)務(wù)辦理付款。具體流程如下圖所示：執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)物資驗(yàn)收采購(gòu)部門填制付款審批單財(cái)務(wù)部審核是否符合付款條件打回待審分管領(lǐng)導(dǎo)審核綜合部審核總經(jīng)理審核交由財(cái)務(wù)部執(zhí)行付款NY圖3采購(gòu)付款審批流程圖4.3完善采購(gòu)付款管理機(jī)制4.3.1完善采購(gòu)崗位職責(zé)體系公司內(nèi)部應(yīng)該一定要建立有明確的內(nèi)部分工管理制度和建立完善健全的內(nèi)部職權(quán)運(yùn)行制度，一個(gè)完善的職工分工體系和組織結(jié)構(gòu)是公司內(nèi)部控制是否能夠有效實(shí)施的基礎(chǔ)。基于旺輝公司的目前職工分工現(xiàn)狀，應(yīng)該在采購(gòu)部明確各個(gè)崗位的職責(zé)，負(fù)責(zé)做采購(gòu)計(jì)劃的、管理供應(yīng)商的以及采購(gòu)合同的，應(yīng)該都要有專職人員，各司其職，如此，即使中間出現(xiàn)了什么差錯(cuò)，也方便追責(zé)；而這對(duì)于工作能力突出的員工是一個(gè)很好的表現(xiàn)機(jī)會(huì)。表1采購(gòu)崗位職責(zé)表序號(hào)工作職責(zé)1遵守公司各項(xiàng)管理制度，禁止外泄公司商業(yè)秘密。2認(rèn)真務(wù)實(shí)負(fù)責(zé)協(xié)助執(zhí)行管理公司參與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作協(xié)同參與指導(dǎo)互相配合，協(xié)助執(zhí)行公司高級(jí)董事長(zhǎng)及管理公司高級(jí)副總經(jīng)理的相關(guān)工作。3主持采購(gòu)部的全面工作。4領(lǐng)導(dǎo)工作采購(gòu)各部門按照本部門的采購(gòu)工作崗位職能職責(zé)做好領(lǐng)導(dǎo)工作。5根據(jù)集團(tuán)公司各采購(gòu)項(xiàng)目市場(chǎng)營(yíng)銷采購(gòu)計(jì)劃和工程施工采購(gòu)計(jì)劃自行制訂產(chǎn)品采購(gòu)計(jì)劃，并定期督導(dǎo)公司實(shí)施。6建立大宗采購(gòu)管理部門大宗常用商品物資價(jià)格行情信息監(jiān)控，拓寬大宗采購(gòu)信息渠道。7制定國(guó)家物資管理采購(gòu)活動(dòng)原則，確定物資供應(yīng)商的崗位選擇與資格考評(píng)，負(fù)責(zé)物資采購(gòu)活動(dòng)合同的辦理簽訂和采購(gòu)督導(dǎo)制度實(shí)施。8做好設(shè)備采購(gòu)的資金預(yù)測(cè)分配工作，根據(jù)采購(gòu)資金設(shè)備運(yùn)作實(shí)際情況，材料設(shè)備堆放復(fù)雜程度；合理分配進(jìn)行預(yù)先準(zhǔn)備采購(gòu)。9定期學(xué)習(xí)組織培訓(xùn)員工定期進(jìn)行各類采購(gòu)管理業(yè)務(wù)知識(shí)的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，精通各類采購(gòu)商的業(yè)務(wù)和管理技巧，培養(yǎng)專業(yè)采購(gòu)員4.3.2建立采購(gòu)與付款管理考核機(jī)制公司需要建立完善的采購(gòu)與支付款管理考核機(jī)制，對(duì)于員工賞罰分明，并對(duì)于員工日常生活和工作中的各種行為都進(jìn)行了約束，用巧妙的手段和方法來充分調(diào)動(dòng)公司員工的主動(dòng)性，讓員工可以積極努力的工作。比如說采購(gòu)部門采購(gòu)物資在公司符合公司的所有質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)而所花費(fèi)的資金還小于預(yù)算資金，那么就可以給采購(gòu)部門的員工加相應(yīng)的績(jī)效獎(jiǎng)金、崗位補(bǔ)貼或者組織員工團(tuán)建；但是如果超過預(yù)算范圍，超過的程度在整體的5%以內(nèi)就以扣獎(jiǎng)金來作為懲罰；如果超過整體的15%，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要引起重視，分析具體的原因。4.4完善各部門間的信息溝通渠道一個(gè)完善的員工信息溝通機(jī)制不僅可以及時(shí)獲取公司內(nèi)部的信息，還能夠有效確保公司內(nèi)部的相關(guān)信息在員工們的作業(yè)中能夠及時(shí)有效地得到傳遞，也會(huì)提高縱向、橫向的溝通效率。對(duì)于旺輝公司的采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)溝通機(jī)制最大的優(yōu)勢(shì)之處就是那些涉及到與采購(gòu)業(yè)務(wù)密切相關(guān)的訂單、貨品和物資庫(kù)存數(shù)量情況、采購(gòu)貨品的數(shù)目、銷售貨品的數(shù)目、以及一些供應(yīng)商之間的協(xié)議或者合同簽訂以及其他的合同爭(zhēng)端等。對(duì)于進(jìn)一步完善企業(yè)的信息溝通途徑和渠道建議主要包括以下幾個(gè)方面：第一，公司首先應(yīng)該在內(nèi)部建立一個(gè)進(jìn)行信息處理的系統(tǒng)。按照內(nèi)部信息獲取方式和渠道不同可以分為內(nèi)部的信息和外部的信息，內(nèi)部的信息由公司員工通過注冊(cè)登錄的公司辦事平臺(tái)進(jìn)行獲取，外部信息可以通過供應(yīng)商資料、市場(chǎng)調(diào)研的報(bào)告以及相關(guān)的財(cái)政稅收政策等來獲得。通過信息處理系統(tǒng)進(jìn)行分類，然后將有用的信息提供給相關(guān)部門，提高各部門的工作效率。第二，對(duì)于信息的傳遞系統(tǒng)也要進(jìn)行優(yōu)化與完善。一個(gè)完善的信息傳輸系統(tǒng)能夠讓公司的管理層及時(shí)地了解到自己公司目前的運(yùn)行狀況與所面臨的具體情況，管理層也能夠根據(jù)實(shí)際的情況需要來重新制定自己的公司發(fā)展策略，并且有助于推動(dòng)公司目標(biāo)的得到順利實(shí)現(xiàn)。5小結(jié)通過對(duì)湖南旺輝有限公司的分析，發(fā)現(xiàn)其對(duì)采購(gòu)量的確定，員工的崗位分工與風(fēng)險(xiǎn)防范都存在這一些問題，以完善企業(yè)管理，提高公司經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)提出了改進(jìn)方法。在食品加工企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈的如今，特別對(duì)于小型微利的食品加工企業(yè)來說，資金與企業(yè)影響率明顯不足，通過優(yōu)化設(shè)計(jì)企業(yè)不斷的完善企業(yè)內(nèi)部，提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以達(dá)到企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考資料[1]李榮梅.企業(yè)內(nèi)部控制與風(fēng)險(xiǎn)管理[M].北京：經(jīng)濟(jì)管