大型活動策劃與管理第八章 大型活動風(fēng)險管理

第八章

大型活動風(fēng)險管理

本章探討了大型活動風(fēng)險的含義、類型以及活動風(fēng)險的識別、評估、預(yù)防和管理等過程。一、活動風(fēng)險的涵義活動風(fēng)險是指當(dāng)舉辦某一活動項目時，由于不確定性而導(dǎo)致活動中斷、收益失敗等可能性。對于組織者來說，通過事先的計劃以及控制機制防范和處置風(fēng)險，進行精心設(shè)計、周密布置的風(fēng)險管理是保證活動順利進行，也是在危機發(fā)生后減少玩忽職守指控的必要舉措?；顒语L(fēng)險管理就是對活動舉辦過程中的風(fēng)險進行識別、評估、防范、應(yīng)對以及監(jiān)控的過程。悉尼節(jié)（SydneyFestival）

人群風(fēng)險在1992年，悉尼節(jié)卻在活動安排設(shè)計上出現(xiàn)了較大的紕漏。為了紀(jì)念悉尼港大橋開通六十周年而舉辦的慶?；顒樱凑沼媱?，活動時關(guān)閉大橋車輛，邀請公眾從大橋兩頭行進，并到大橋中央?yún)R合去體驗一場音樂會。但是，誰也沒能預(yù)見到兩支龐大的人流匯集所產(chǎn)生的秩序風(fēng)險，最后現(xiàn)場一片混亂，活動歸于失敗。AntonShone和BrynParry把活動風(fēng)險分為四個方面：①經(jīng)濟風(fēng)險（EconomyRisks）；②表演風(fēng)險（PerformanceRisks）；③心理風(fēng)險（PsychologicalRisks）；④身體風(fēng)險（PhysicalRisks）三、活動風(fēng)險的識別和評估風(fēng)險識別（assessment）是識別潛在風(fēng)險根源的過程，它的目的是確定存在何種可能的潛在風(fēng)險。識別風(fēng)險是風(fēng)險管理的第一步，要通過集思廣益的方式確定風(fēng)險出現(xiàn)的時間和形式，通過調(diào)研、咨詢、訪談等方法歸納可能出現(xiàn)的問題。要預(yù)防極小風(fēng)險引起連環(huán)反應(yīng)最后破壞了整場活動。舉辦風(fēng)箏競賽要考慮風(fēng)箏掉落擊中活動現(xiàn)場人群的可能，當(dāng)參觀者人數(shù)不多的時候，主賽場的擁擠并不是主要的風(fēng)險問題，而場外的休息區(qū)、通道、公共廁所等地則成了主要的風(fēng)險集聚地。風(fēng)險評價（evaluation）是對識別出的風(fēng)險類型進行量化分析的過程，即對識別出的每一種風(fēng)險所帶來的影響和可能造成的損失進行具體分析。當(dāng)考慮暴雨對活動的影響時，要考慮以下問題：暴雨發(fā)生的可能性有多大，會對什么人產(chǎn)生威脅，會造成何種影響，受到威脅的人會做出何種反應(yīng)、有何需要等。依據(jù)活動風(fēng)險等級，可以將活動劃分為三類：低風(fēng)險活動（宴會、晚會）；中等風(fēng)險活動（大規(guī)模的運動比賽、演唱會、街道節(jié)慶活動）；高風(fēng)險活動（高速賽車活動、首次舉辦的大型開放活動）。除了風(fēng)險預(yù)防外，對危機事件和突發(fā)事件進行現(xiàn)場處置也非常重要,需要包括大量人工判斷的非程序化決策，要求在有限的信息、有限的資源以及有限的時間條件下尋求滿意的處理和應(yīng)急方案，迅速采取行動進行應(yīng)急管理，控制事態(tài)擴大。活動的風(fēng)險管理就要形成一種機制，使得風(fēng)險管理責(zé)任主體在關(guān)鍵時刻遵循相應(yīng)的規(guī)則和程序迅速采取行動，能夠調(diào)動重要的資源解決突發(fā)事件甚至是停止活動的舉辦。五、活動中的常見風(fēng)險及其應(yīng)對（二）自然災(zāi)害、安全事故、疾病風(fēng)險的預(yù)防和應(yīng)對暴雨和酷熱等極端天氣等自然災(zāi)害也會對大型活動的順利展開帶來干擾，導(dǎo)致活動參與人數(shù)減少以及潛在的電氣設(shè)備風(fēng)險問題。對極端天氣要關(guān)注天氣預(yù)報，注重預(yù)防，準(zhǔn)備好雨具，確保供電。安全事故風(fēng)險也是舉辦大型活動必須加以警惕的風(fēng)險。CASE東京獲得2020夏季奧運會的承辦權(quán)打“安全奧運”牌。隨著活動人群的跨地域甚至是跨國流動和聚集，疾病風(fēng)險也應(yīng)加以重視。第十七屆世界杯足球賽決賽周于2002年在韓國和日本舉行，韓國和日本在預(yù)防自然災(zāi)害和各種瘟疫疾病方面做了充分的預(yù)防。日本在10個主賽場內(nèi)都配備了緊急避難所，提供各種生活必需品。在球場每個球門后的草皮下面各設(shè)有一個2200平方米的貯藏設(shè)備，里面毛毯、餅干甚至是嬰兒奶瓶一應(yīng)俱全。在神戶體育場的內(nèi)外均設(shè)有巨大的熒屏，用以在危急中向外傳送求救信號，便于救生隊及早發(fā)現(xiàn)并采取適當(dāng)?shù)臓I救措施。韓國在預(yù)防艾滋病傳播方面采取了諸多措施。案例：丹麥羅斯基勒音樂節(jié)（RoskildeFestival）踩踏事故丹麥羅斯基勒音樂節(jié)始于1971年，每年都固定在丹麥城市羅斯基勒的一個大牧場舉行。經(jīng)過40年的發(fā)展，羅斯基勒音樂節(jié)現(xiàn)今已成為為期4天的、擁有7座演出舞臺，百余場音樂演出，日接待觀眾能力達9萬余人的、當(dāng)今北歐規(guī)模最大的夏季戶外音樂節(jié)，也是當(dāng)今歐洲、乃至世界上最有影響的音樂節(jié)之一。音樂節(jié)演出涵蓋搖滾，民搖，電子，說唱，流行，爵士，世界音樂等多種音樂類型，體現(xiàn)出音樂上的包容性，以滿足不同音樂欣賞口味的樂迷的需求。然而，在其發(fā)展歷程中也曾出現(xiàn)過大型突發(fā)事件。2000年6月30日，持續(xù)下了一整天雨，地面濘泥，在美國搖滾樂隊pearljam表演的時候，將近70000名樂迷在現(xiàn)場。由于心情激動，大量觀眾簇?fù)韺?dǎo)致了前排的觀眾滑倒，最終9人被踩死，25人被踩傷。隨后幾天內(nèi)，電視和報紙猜測該踩踏事件是因吸毒、斗毆等原因發(fā)生，并對此進行了不實的報道。雖然這些猜測最后都被證明是子虛烏有，但是，媒體的負(fù)面報道在當(dāng)時已經(jīng)對音樂節(jié)產(chǎn)生不良影響。事實上，羅斯基勒音樂節(jié)在安全方面有著很好的聲譽，事件發(fā)生后，緊急救助人員和警察立即到位，整個音樂節(jié)也未中斷。預(yù)防人群聚集風(fēng)險以及維護現(xiàn)場秩序的舉措憑票入場;崗哨設(shè)置;保安巡邏;護欄以及路障設(shè)置。門票政策門票表示參加者已經(jīng)支付費用并有資格進入現(xiàn)場；門票也是一種確保現(xiàn)場安全和秩序的手段；門票具有控制功能，它告訴活動管理者有多少人參加（或?qū)⒓樱┗顒樱瑥亩_保將活動參加人數(shù)保持在場地的承載限度內(nèi)；出示門票能讓活動現(xiàn)場管理者和服務(wù)者明白活動參加者身份（貴賓或媒體代表）以便進行入座引導(dǎo)；門票也是統(tǒng)計活動出席人數(shù)的憑證。預(yù)售票可以滿足團體預(yù)訂或是特殊需要，如坐在一起或位置接近殘障設(shè)施和通道等。對大型活動人群的系統(tǒng)管理手段人群預(yù)測;人流引導(dǎo);預(yù)警措施;應(yīng)急疏散。人群預(yù)測⑴預(yù)測活動場所的容量，對活動場所及其關(guān)鍵地點、交通樞紐、設(shè)備設(shè)施的容量和承載力進行估算，將估算結(jié)果作為確定活動規(guī)模、參與人數(shù)、調(diào)度和協(xié)調(diào)計劃的重要參考依據(jù)；⑵預(yù)測人群總量和峰值，參照活動歷史參與人數(shù)、同類活動的參與人數(shù)，并根據(jù)活動吸引力、時間便利性等因素對人群的總量和每日峰值加以估算；⑶預(yù)測人群的構(gòu)成，便于有針對性地提供住宿、餐飲、娛樂等服務(wù)，還能對人與人之間由于文化差異而導(dǎo)致的矛盾和沖突進行預(yù)警；⑷預(yù)測人群的時間和空間分布，根據(jù)歷史統(tǒng)計、活動特征、季節(jié)變化等因素預(yù)測人群的時間分布，根據(jù)活動場所的空間布局、活動安排環(huán)節(jié)等因素預(yù)測人群的聚集點和覆蓋面積。人流引導(dǎo)人流引導(dǎo)的目的是防止人群過度擁擠，讓活動人群在時間和空間上盡量均衡。

在現(xiàn)場管理上，通過多開售票口和入口、拓寬出入口通道、增加餐飲和洗手間等具體服務(wù)點、優(yōu)化設(shè)計特色活動區(qū)、設(shè)置引導(dǎo)標(biāo)識等方式引導(dǎo)人群在空間上的分流；在預(yù)警上，通過差別售票、網(wǎng)絡(luò)預(yù)售票、宣傳等方式引導(dǎo)人群在時間上的分流。預(yù)警措施預(yù)警措施是指對人群流動進行實時監(jiān)控，當(dāng)人群密度瀕臨臨界點時，發(fā)布警戒信息，并迅速做出反應(yīng)，采取措施加以處理。應(yīng)急疏散

應(yīng)急疏散就是要確定人群疏散方式、步驟以及責(zé)任人，制定行動方案，包括確定疏散的人群范圍、疏散目的地以及疏散線路等。（五）員工和志愿者風(fēng)險及其應(yīng)對不合格的員工以及志愿者篩選和培訓(xùn)會影響活動服務(wù)的質(zhì)量和水準(zhǔn)，影響顧客滿意度。

舉辦大型活動經(jīng)常招募志愿者，志愿者的專業(yè)性以及奉獻精神不僅會影響到活動質(zhì)量，還會影響到活動的氛圍。

因此，要加強對志愿者的招募、遴選、培訓(xùn)等管理環(huán)節(jié)。

2008年北京奧運會的賽會志愿者的服務(wù)崗位涉及：禮賓接待、語言翻譯、交通運輸、安全保衛(wèi)、醫(yī)療衛(wèi)生、觀眾指引、物品分發(fā)、溝通聯(lián)絡(luò)、競賽組織支持、場館運行支持、新聞運行支持、文化活動組織支持等領(lǐng)域。

奧運會組委會通過開展宣傳發(fā)動、招募選拔、教育培訓(xùn)、公益實踐、激勵表彰等一系列工作，出色地完整了對志愿者的系列管理，志愿服務(wù)成為奧運會的一道亮麗風(fēng)景線。志愿者管理是一項專業(yè)的工作，如果無法有效管理，反而會給組織帶來內(nèi)部沖突、效率降低、聲譽敗壞等風(fēng)險。為了預(yù)防志愿者風(fēng)險，肯·內(nèi)申斯（KenNations）建議：⑴盡可能使組織分配的任務(wù)與志愿者的能力相匹配；⑵清楚地說明工作職責(zé)；⑶設(shè)定詳細(xì)的行動目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)；⑷清楚地將目標(biāo)告訴志愿者，并告知組織的期望；⑸告知志愿者如果工作不愉快，可離開或改換工作；⑹根