口頭匯報(bào)提綱的編寫(xiě)

PAGE1PAGE4口頭匯報(bào)提綱的編寫(xiě)趙澤民１９９２年１月，鄧小平作具有歷史意義的南方視察。每到一處，他都要聽(tīng)取政府和企業(yè)有關(guān)同志的匯報(bào)。其中，深圳市委書(shū)記李顥所作的特區(qū)改革開(kāi)放以來(lái)總體情況的匯報(bào)和深圳先科激光公司所作的情況介紹，主題鮮明，事實(shí)準(zhǔn)確，條理清晰，答問(wèn)實(shí)事求是，給鄧小平同志留下了深刻的印象，也為總設(shè)計(jì)師制訂決策提供了依據(jù)。這是口頭匯報(bào)應(yīng)用的一個(gè)范例?？陬^匯報(bào)是一種向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)及特定聽(tīng)眾說(shuō)明情況、反映問(wèn)題的信息溝通手段。它對(duì)報(bào)告事實(shí)，尋求理解，明確形勢(shì)，制訂決策意義重大。但在實(shí)際工作中，由于其形式靈活，內(nèi)容多變，時(shí)限不定，常常為一些匯報(bào)者所忽視。他們認(rèn)為自己掌握大量第一手情況資料，熟記各種事例，胸有成竹，能夠做到出口成章，卻不料匯報(bào)中往往出現(xiàn)事理不清，混亂羅嗦的現(xiàn)象，影響了匯報(bào)效果。要避免這種情況的發(fā)生，很重要的一條就是事前精心準(zhǔn)備，編寫(xiě)詳細(xì)的口頭匯報(bào)提綱。提綱的編寫(xiě)除遵循一般提綱寫(xiě)作的要求，如簡(jiǎn)潔、一致、層次清楚、事理連貫等，還需要做到以下三點(diǎn)。一、分步安排，按序進(jìn)行口頭匯報(bào)可分四個(gè)步驟進(jìn)行，第一步是分析聽(tīng)眾與場(chǎng)合。要明確：什么人聽(tīng)匯報(bào)？為什么聽(tīng)匯報(bào)？聽(tīng)眾對(duì)所匯報(bào)的問(wèn)題了解多少？希望匯報(bào)者匯報(bào)什么內(nèi)容？從這些問(wèn)題出發(fā)，匯報(bào)者必須了解匯報(bào)的目的，是要介紹情況，還是要提出建議？是審查某些重要細(xì)節(jié)，還是做出決策？同時(shí)，必須了解匯報(bào)的時(shí)間，由此決定匯報(bào)的形式、所需要的輔助器材及準(zhǔn)備工作。第二步是編寫(xiě)匯報(bào)的文字稿本。應(yīng)該按這樣的程序進(jìn)行：搜集材料，吃透主題，突出要點(diǎn)，將要點(diǎn)按邏輯順序排列，提供論證要點(diǎn)的資料與數(shù)據(jù)，選擇視聽(tīng)輔助器材，審查、評(píng)改、試講。第三步是匯報(bào)發(fā)言。總體要求是扼要、客觀與準(zhǔn)確。應(yīng)注意保證聽(tīng)眾理解，要簡(jiǎn)短，不能有冗長(zhǎng)的開(kāi)場(chǎng)白與總結(jié)。應(yīng)逐一回答插話與提問(wèn)，但不能讓任何問(wèn)題打亂匯報(bào)計(jì)劃。第四步是善后工作。匯報(bào)結(jié)束后，要擬定一份備忘錄存檔，記錄匯報(bào)的主題、日期、時(shí)間及地點(diǎn)，以及出席匯報(bào)人員的姓名、職務(wù)。匯報(bào)內(nèi)容要扼要摘記，要記錄建議及是否批準(zhǔn)或修改的情況，并通知有關(guān)部門(mén)。這四步的先后循序是固定的，提綱編寫(xiě)應(yīng)依序進(jìn)行。二、主次分明，突出重點(diǎn)口頭匯報(bào)的時(shí)間一般較緊，在有限的時(shí)間內(nèi)說(shuō)清問(wèn)題，就必須突出重點(diǎn)，防止眉毛胡子一把抓的現(xiàn)象出現(xiàn)。表現(xiàn)在提綱編寫(xiě)上，要求對(duì)關(guān)鍵問(wèn)題詳加解說(shuō)，單獨(dú)列條列項(xiàng)，保證說(shuō)深說(shuō)透。在具體步驟方法上，也應(yīng)突出重點(diǎn)，如突出分析情況與編寫(xiě)初稿兩個(gè)環(huán)節(jié)，就能做到事半功倍。三、考慮周全，有備無(wú)患口頭匯報(bào)的準(zhǔn)備不僅是文字稿本的編寫(xiě)，還涉及一些單位、個(gè)人，需要一些設(shè)備。它的提綱編寫(xiě)應(yīng)該是立體的，綜合而又細(xì)密的。如應(yīng)寫(xiě)清需要的助手、計(jì)劃使用的圖表、沙盤(pán)、模型、幻燈、錄像等輔助器材，寫(xiě)明怎樣安排試講，誰(shuí)作最后的審查等，要通過(guò)提綱的寫(xiě)作使口頭匯報(bào)疏而不漏，有條不紊地進(jìn)行，確保匯報(bào)一舉成功。口頭匯報(bào)提綱（可根據(jù)需要增刪）一、情況分析㈠聽(tīng)眾⒈人數(shù)？⒉特點(diǎn)：⑴聽(tīng)眾由那些人組成？一個(gè)部門(mén)還是幾個(gè)部門(mén)？⑵有那些上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)？⑶他們的正式職務(wù)？⑷他們?cè)诤翁幦温?？⑸他們?duì)匯報(bào)的問(wèn)題有多少了解？⑹他們是專(zhuān)家還是一般人員？⑺他們關(guān)心什么？⑻他們偏愛(ài)什么？⑼預(yù)期的反映是什么？㈡目的與種類(lèi)⒈通報(bào)情況？⒉形成決定？⒊審查重要細(xì)節(jié)？⒋協(xié)調(diào)統(tǒng)一行動(dòng)？㈢主題⒈具體題目是什么？⒉涉及多大范圍？⒊擬用多長(zhǎng)時(shí)間？㈣設(shè)備⒈匯報(bào)在何處舉行？⒉需要作什么安排？⒊視聽(tīng)輔助器材有哪些？⒋有何不足之處？⒌需要采取什么措施克服不足之處？二、寫(xiě)出初稿㈠搜集材料⒈認(rèn)真研究。⒉熟悉主題。⒊搜集權(quán)威性意見(jiàn)和事實(shí)。㈡草擬初稿⒈說(shuō)明問(wèn)題。⒉突出重點(diǎn)。⒊提出有關(guān)方案與建議。⒋說(shuō)明方案與建議的利弊。⒌寫(xiě)出初稿。⒍充實(shí)適當(dāng)材料。⒎由有關(guān)部門(mén)機(jī)構(gòu)審查。㈢修改初稿⒈肯定文章中的事實(shí)是重要、必要、準(zhǔn)確的。⒉增補(bǔ)一切必要的事實(shí)。⒊準(zhǔn)備對(duì)預(yù)料的問(wèn)題的解答。⒋做文字潤(rùn)色。三、試講⒈檢查視聽(tīng)輔助器材的簡(jiǎn)易性與清晰程度。⒉擬定使用方法。⒊帶助手及有關(guān)器材試講。⒋突出重點(diǎn)。⒌熟記提綱。