教育集團會議管理制度

教育集團會議管理制度第一章總則

一、為規(guī)范教育集團會議的組織與管理，提高會議效率，明確會議決議的執(zhí)行與跟蹤，確保集團決策的科學性、及時性和有效性，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及集團實際情況，特制定本制度。

二、本制度適用于教育集團召開的各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、專題協(xié)調(diào)會等。

三、會議應遵循以下原則：

1.實事求是、公開透明；

2.精簡高效、注重實效；

3.集思廣益、民主決策；

4.嚴謹保密、遵守紀律。

四、會議的組織與管理應嚴格按照本制度規(guī)定執(zhí)行，各部門應認真履行職責，確保會議的順利進行。

五、會議紀要應及時整理、分發(fā)、落實和跟蹤，確保會議決議得到有效執(zhí)行。

六、違反會議管理制度的規(guī)定，將按照集團相關規(guī)章制度進行處理。

七、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。原有相關規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。各部門可根據(jù)本制度制定實施細則，報集團批準后執(zhí)行。

八、本制度的解釋權(quán)歸教育集團所有。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)集團工作需要，明確會議主題，確保會議目標清晰、重點突出。

2.擬定會議議程：列出會議討論的主要議題，明確各議題討論的時間安排。

3.確定參會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關部門負責人及必要的工作人員參加。

4.通知參會人員：提前至少三天向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

5.準備會議材料：收集與會議議題相關的資料，整理成會議材料，并于會議前至少一天發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，參會人員需簽到，確認參會。

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。

3.主題發(fā)言：會議主持人邀請相關人員針對會議主題進行發(fā)言。

4.討論與表決：參會人員圍繞會議議題展開討論，充分發(fā)表意見，最后進行表決。

5.會議記錄：指定專人負責記錄會議內(nèi)容，包括議題討論、表決結(jié)果等。

三、會議總結(jié)

1.主持人對會議討論情況進行簡要總結(jié)，明確會議決議。

2.強調(diào)會議決議的執(zhí)行和跟蹤，明確責任人及完成時間。

3.對會議中提出的問題和建議進行梳理，明確解決方案。

四、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，感謝參會人員參與。

2.會后，會議記錄人應及時整理會議紀要，將會議決議和相關要求明確記錄在內(nèi)。

五、會議通知與紀要分發(fā)

1.會議紀要整理完成后，應盡快發(fā)送給參會人員及相關部門。

2.會議紀要應包括會議主題、議程、討論內(nèi)容、表決結(jié)果、責任人及完成時間等。

3.各部門應認真閱讀會議紀要，按照會議決議執(zhí)行相關工作。

六、會議跟蹤與落實

1.各部門應根據(jù)會議紀要要求，及時匯報工作進展，確保會議決議得到有效執(zhí)行。

2.集團領導對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤，對存在的問題及時予以指導和協(xié)調(diào)。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與審批

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應在24小時內(nèi)完成會議紀要的初稿，并提交給會議主持人審批。

2.會議主持人應在收到會議紀要初稿后的48小時內(nèi)完成審批，并提出修改意見。

3.會議記錄人根據(jù)審批意見進行修改，形成最終會議紀要。

二、會議紀要的發(fā)布與傳達

1.最終會議紀要經(jīng)會議主持人審批通過后，應及時通過集團內(nèi)部通訊系統(tǒng)或郵件發(fā)布給所有參會人員及相關執(zhí)行部門。

2.各部門負責人應確保本部門人員及時閱讀會議紀要，并理解會議決議內(nèi)容。

三、會議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.各責任部門應根據(jù)會議紀要中明確的任務和完成時間節(jié)點，制定詳細的執(zhí)行計劃。

2.各責任部門應定期向會議主持人或指定負責人匯報工作進展，確保會議決議的執(zhí)行情況得到及時反饋。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，各責任部門應及時上報，集團領導應予以協(xié)調(diào)解決。

四、會議決議的監(jiān)督與評估

1.集團領導或指定部門應定期對會議決議的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，確保各項工作按照會議紀要要求推進。

2.對于重大決策或關鍵任務，應設立專門的監(jiān)督小組，進行定期評估和反饋。

3.根據(jù)會議決議的執(zhí)行情況，對相關部門和個人進行績效考核，確保責任到人。

五、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要應作為重要文件進行歸檔，便于日后查詢和審計。

2.集團應建立會議紀要管理系統(tǒng)，對歷次會議紀要進行統(tǒng)一管理和存檔。

3.對于涉及敏感信息或重大決策的會議紀要，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。

六、會議紀要的公開與透明

1.集團應在不涉及敏感信息和保密要求的前提下，適當公開會議紀要，提高決策的透明度。

2.公開的會議紀要應通過集團內(nèi)部公告欄、網(wǎng)站等渠道發(fā)布，接受全體員工的監(jiān)督。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室使用需提前預訂，預訂人需填寫會議室申請表，明確會議時間、參會人數(shù)、所需設備等。

2.預訂人應在會議前至少三天向行政部門提交會議室申請，行政部門負責審核并安排會議室。

3.若多個部門同時預訂會議室，按照申請時間的先后順序進行安排。

二、會議室配置

1.行政部門應根據(jù)會議室大小、會議類型和參會人數(shù)，合理配置會議所需設備，如投影儀、音響、白板等。

2.會議室應保持整潔，定期檢查設備運行狀況，確保會議順利進行。

三、會議室使用

1.會議開始前，預訂人應提前到達會議室，檢查設備是否正常，確認參會人員到齊。

2.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，保持安靜，手機等通訊工具應調(diào)至靜音或振動狀態(tài)。

3.會議結(jié)束后，預訂人應負責關閉設備，整理會議室，將廢棄物品放入指定垃圾桶。

四、會議室清潔與維護

1.行政部門負責會議室的日常清潔與維護，確保會議室環(huán)境整潔、設備完好。

2.會議室內(nèi)禁止吸煙、進食，嚴禁亂丟雜物。

3.如發(fā)現(xiàn)會議室設備損壞，應及時報修，行政部門負責跟進維修事宜。

五、會議室安全管理

1.會議室應安裝監(jiān)控設備，確保會議安全。

2.會議室內(nèi)禁止存放貴重物品，會議期間，預訂人應負責保管重要文件和資料。

3.行政部門應定期對會議室進行安全隱患排查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

六、會議室使用記錄

1.行政部門應建立會議室使用記錄表，詳細記錄每次會議的召開時間、會議主題、參會人數(shù)等信息。

2.會議室使用記錄表作為會議室管理的參考依據(jù)，應定期進行統(tǒng)計和分析，以提高會議室使用效率。

七、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，將按照集團相關規(guī)章制度進行處理。

2.造成的損失或損壞，需由當事人或責任部門承擔相應責任。

第五章