《采購與付款管理辦法》-文書模板

會計實操《采購與付款管理辦法》-文書模板一、總則1.目的為規(guī)范公司采購與付款行為，加強采購與付款環(huán)節(jié)的內部控制，確保采購物資和服務的質量、價格合理，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司內部所有涉及采購與付款業(yè)務的部門和人員。3.基本原則合法性原則：采購與付款活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關制度。公平公正原則：采購過程應公平競爭，擇優(yōu)選擇供應商，付款應依據合同和驗收結果公正進行。成本效益原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化和效益最大化。制衡性原則：采購與付款業(yè)務的各個環(huán)節(jié)應相互監(jiān)督、相互制約，避免權力集中和舞弊行為。二、采購管理（一）采購計劃1.需求部門應根據生產經營計劃、庫存情況等，定期編制采購需求計劃，明確采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數量、質量要求、預計交付時間等信息。2.采購部門對各需求部門的采購計劃進行匯總、審核和平衡，結合市場供應情況、價格趨勢等因素，制定公司的采購預算和采購計劃，并報經公司管理層批準后執(zhí)行。（二）供應商管理1.供應商選擇采購部門應廣泛收集供應商信息，建立供應商信息庫。對于新增供應商，應進行實地考察或要求其提供相關資質證明、產品樣品等資料，進行初步篩選。對符合基本條件的供應商，組織相關部門進行評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量保證體系、交貨能力、價格水平、售后服務等方面。根據評估結果，確定合格供應商名單。2.供應商維護采購部門應定期與供應商溝通，了解其生產經營狀況、產品或服務變化情況等，及時更新供應商信息庫。對合格供應商進行定期考核和評價，根據考核結果對供應商進行分級管理，對于表現優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先采購、增加采購量等獎勵措施；對于不合格供應商，及時從合格供應商名單中剔除，并采取相應措施，如追回已采購物資、追究其違約責任等。（三）采購方式1.招標采購：對于金額較大、技術復雜或對公司生產經營有重大影響的采購項目，應采用招標方式進行采購。招標過程應嚴格遵循國家相關招標法規(guī)和公司招標管理制度，確保招標的公平、公正、公開。2.詢價采購：對于金額較小、規(guī)格標準明確的物資或服務，可采用詢價采購方式。采購部門向多家供應商發(fā)出詢價單，要求其在規(guī)定時間內回復報價，經比較后選擇報價合理、質量可靠的供應商進行采購。3.競爭性談判采購：對于技術復雜、性質特殊或有特殊要求的采購項目，可采用競爭性談判方式。采購部門組織相關供應商進行談判，就采購物資或服務的技術要求、價格、交貨期、售后服務等內容進行協商，確定最終供應商。4.單一來源采購：在符合特定條件下，如只能從唯一供應商處采購、發(fā)生緊急情況不能從其他供應商處采購等，可采用單一來源采購方式。但采用單一來源采購前，應經過嚴格的審批程序，說明采用單一來源采購的原因和必要性。（四）采購合同簽訂1.采購合同應由采購部門會同法務部門、財務部門等相關部門共同起草或審核，確保合同條款完整、合法、有效，明確雙方的權利和義務，包括采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數量、質量標準、價格、付款方式、交貨時間和地點、驗收標準、違約責任等內容。2.采購合同經公司法定代表人或授權代表簽字蓋章后生效。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發(fā)至相關部門，如財務部門、需求部門、驗收部門等，以便各部門了解合同內容并履行相應職責。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門應根據采購合同的要求，及時向供應商下達采購訂單，明確采購物資或服務的具體要求和交付時間，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.在采購過程中，如出現供應商不能按時交貨、質量不符合要求等問題，采購部門應及時與供應商溝通協調，采取相應措施，如要求供應商限期整改、調整交貨時間、更換供應商等，并及時向相關部門通報情況。三、驗收管理1.采購物資到貨后，由驗收部門依據采購合同、采購訂單和質量標準等進行驗收。驗收內容包括物資的數量、質量、規(guī)格、包裝等方面。對于需要檢驗檢疫的物資，應委托專業(yè)機構進行檢驗檢疫。2.驗收部門應填寫驗收報告，記錄驗收結果。對于驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，應按照合同約定和公司相關規(guī)定進行處理，如退貨、換貨、索賠等。3.對于服務類采購項目，由需求部門或相關專業(yè)部門根據服務合同的要求進行驗收，驗收合格后出具驗收證明。四、付款管理（一）付款申請1.采購部門在收到供應商開具的發(fā)票及相關驗收合格證明后，填寫付款申請單，注明付款單位、付款金額、付款用途、付款依據（如合同編號、采購訂單編號、驗收報告編號等）等信息，并附上相關原始憑證。2.付款申請單經采購部門負責人審核簽字后，提交財務部門審核。（二）付款審核1.財務部門對付款申請單及相關原始憑證進行審核，審核內容包括發(fā)票的真實性、合法性、合規(guī)性，付款金額是否與合同約定一致，付款依據是否齊全，是否符合公司財務制度等。2.對于審核通過的付款申請，財務部門根據公司資金狀況和付款審批權限，報經相應領導審批。對于金額較大或涉及重大資金支出的付款申請，應提交公司管理層集體審議。（三）付款支付1.經審批同意的付款申請，財務部門按照規(guī)定的付款方式和付款時間，及時辦理付款手續(xù)，向供應商支付款項。2.付款完成后，財務部門應及時登記相關賬務，做好付款記錄，并將付款憑證歸檔保存。五、監(jiān)督與審計1.公司內部審計部門應定期對采購與付款業(yè)務進行審計，檢查采購與付款業(yè)務的內部控制制度是否健全有效，采購流程是否合規(guī)，合同執(zhí)行情況是否良好，付款是否合理合法等，并出具審計報告。2.對于審計中發(fā)現的問題，相關部門應及時進行整改，公司管理層應跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。3.公司員工有權對采購與付款業(yè)務