《高級文秘與辦公自動化》課件第3章

第一節(jié)網(wǎng)絡(luò)辦公基礎(chǔ)第二節(jié)電腦的構(gòu)成 第三節(jié)打印機的使用第四節(jié)掃描儀的使用第五節(jié)傳真機的使用第六節(jié)復(fù)印機的使用第七節(jié)投影儀的使用

1．網(wǎng)絡(luò)辦公的組成

網(wǎng)絡(luò)辦公涉及四個方面：辦公人員、辦公信息、辦公流程和辦公設(shè)備。

1)辦公人員

辦公人員包括高層領(lǐng)導(dǎo)、中層干部、辦公室工作人員等。

2)辦公信息

辦公信息是各類辦公活動的處理對象和工作成果。

第一節(jié)網(wǎng)絡(luò)辦公基礎(chǔ)

3)辦公流程

辦公流程是有關(guān)辦公業(yè)務(wù)處理、辦公過程和辦公人員管理的規(guī)章制度、管理規(guī)則，它是設(shè)計辦公自動化系統(tǒng)的依據(jù)之一。

4)辦公設(shè)備

辦公設(shè)備包括傳統(tǒng)的辦公用品和現(xiàn)代的辦公設(shè)備，它是決定辦公質(zhì)量的物質(zhì)基礎(chǔ)。2．網(wǎng)絡(luò)辦公的功能

1)公文管理

2)會議管理

3)部門事務(wù)處理

4)個人辦公管理

5)領(lǐng)導(dǎo)日程管理

6)文檔資料管理

7)個人權(quán)限管理

8)業(yè)務(wù)信息管理3．網(wǎng)絡(luò)辦公的內(nèi)容

1)電子公文管理

(1)公文電子處理技術(shù)。

(2)電子表格和數(shù)據(jù)處理技術(shù)。

(3)電子報表技術(shù)。

(4)電子郵件技術(shù)。

(5)信息檢索與傳輸技術(shù)。2)綜合辦公

3)遠(yuǎn)程辦公

(1)電子公文。

(2)遠(yuǎn)程教育。

(3)視頻會議。

4．網(wǎng)絡(luò)辦公的作用

網(wǎng)絡(luò)辦公改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)了迅速、全方位的信息采集和信息處理，為單位的管理和決策提供了科學(xué)的依據(jù)。

(1)可以極大地提高工作效率。

(2)可以節(jié)約運營成本，包括時間和紙張。

(3)可以規(guī)范單位管理，通過網(wǎng)絡(luò)辦公可以把工作流程變得井然有序。

(4)可以提高企業(yè)競爭力、凝聚力。

(5)可以使決策變得迅速科學(xué)。

1．認(rèn)識電腦

電腦也稱為個人計算機，是網(wǎng)絡(luò)辦公最普及的一種計算機。

計算機主機內(nèi)部組成及連接如圖3.2所示。第二節(jié)電腦的構(gòu)成圖3.1電腦圖3.2計算機機箱內(nèi)部組成

1)?CPU(中央處理器)

CPU(CentralProcessingUnit)又稱中央處理器，是計算機系統(tǒng)的核心部件，其典型代表有Intel公司的Pentium4和PentiumD、AMD(超微)公司的Athlon64CPU，其中以Intel公司的產(chǎn)品為市場主導(dǎo)。

圖3.3所示為兩款CPU外形及插座。圖3.3CPU的示意圖

2)總線結(jié)構(gòu)

微型計算機的系統(tǒng)總線從功能上分為地址總線、數(shù)據(jù)總線和控制總線三種。

地址總線。

數(shù)據(jù)總線。

控制總線。

3)內(nèi)存

內(nèi)部存儲器簡稱內(nèi)存，是計算機的基本硬件設(shè)備之一。內(nèi)存的大小及其時鐘頻率直接影響到電腦運行速度的快慢。目前市場上最常見的是SDRAMDDR內(nèi)存，容量有256MB、512MB和1GB，時鐘頻率也有333MHz、400MHz和DDRⅡ533MHz等，內(nèi)存及主板上的內(nèi)存插槽如圖3.4和圖3.5所示。圖3.4DDRⅡ533MHz內(nèi)存圖3.5主板內(nèi)存插槽

4)硬盤

硬盤是計算機最主要的存儲設(shè)備，計算機使用的絕大多數(shù)文件以及人們建立的各種文檔，都存儲在計算機硬盤中，如圖3.6所示。

(1)硬盤的接口類型。

(2)硬盤的容量。

(3)硬盤的轉(zhuǎn)速。

硬盤轉(zhuǎn)速越高，數(shù)據(jù)存取的速度就越快。圖3.6硬盤示意圖

5)?U盤

U盤的體積小，存儲速度快，容量有128MB、256MB、512MB、1GB甚至更高。如圖3.7所示。

6)光盤和光驅(qū)

光盤是一種容量相對更大的外部存儲器，也是目前電腦上使用最普遍的光存儲器，如圖3.8所示。光驅(qū)也稱為光盤驅(qū)動器，用來讀取光盤中的數(shù)據(jù)，是多媒體電腦的重要組成部分，如圖3.9所示。圖3.7U盤圖3.8光盤

圖3.9光驅(qū)

7)主板

主板是整個電腦內(nèi)部結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)，負(fù)責(zé)連接其他配件，協(xié)調(diào)它們的工作。

主板是電腦系統(tǒng)中最大的印制電路板，由印制電路板、CPU插座、控制芯片、COMS只讀存儲器、Cache存儲器、各種擴展插槽、鍵盤插座、各種連接插座和各種開關(guān)及跳線組成，如圖3.10所示。圖3.10主板

(1)?CMOS只讀存儲器。

(2)?I/O擴展插槽。

(3)外圍設(shè)備連接口。主機與外部設(shè)備通過外設(shè)接口連接。目前主板上一般都設(shè)有兩個串行接口(COM1和COM2)、兩個并行接口(LPT1、LPT2)、新型通用串行總線接口(USB)以及鼠標(biāo)、鍵盤接口，如圖3.13所示。通常打印機連接在LPT1上，鼠標(biāo)、鍵盤連接在PS/2接口上，掃描儀、數(shù)碼相機、U盤、MP3連接在USB接口上，如圖3.11所示。圖3.11外設(shè)接口類型

8)輸入設(shè)備

輸入設(shè)備是向計算機輸入程序、數(shù)據(jù)和命令的部件。

(1)鍵盤。目前微型計算機的標(biāo)準(zhǔn)鍵盤有101(或104)鍵盤，如圖3.12所示。

(2)鼠標(biāo)器。鼠標(biāo)有三個按鈕的和兩個按鈕的，按照從左到右的排列，分別稱為左鍵、中間鍵和右鍵，中間鍵通常在上網(wǎng)或編輯文檔時使用，一般使用的是鼠標(biāo)左鍵和右鍵，如圖3.13所示。圖3.12鍵盤圖3.13鼠標(biāo)

9)顯卡

顯卡(顯示卡的簡稱)的基本作用是控制電腦的圖形輸出，也稱為圖形加速卡，是CPU和顯示器之間的橋梁。顯卡通常安插在主板的AGP插槽中，目前也有相當(dāng)一部分主板直接集成顯卡。顯卡如圖3.14所示。

顯卡的性能參數(shù)主要是接口類型和顯存。顯卡的接口類型主要有PCI和AGP兩種，其中以AGP接口為主；AGP又分為AGP2X、AGP4X、AGP8X等，其主要性能如表3-1所示。圖3.14顯示卡表3-1AGP顯卡主要性能

10)輸出設(shè)備

顯示器是計算機必備的輸出設(shè)備，顯示器和顯卡一起構(gòu)成了電腦的顯示系統(tǒng)。

顯示器有CRT顯示器(陰極射線管顯示器)和LCD顯示器(液晶顯示器)兩種。顯示器的主要性能指標(biāo)包括：分辨率，分辨率越高圖像越清晰，效果越好；刷新頻率，刷新頻率越高穩(wěn)定性越好。顯示器如圖3.15所示。圖3.15顯示器

11)機箱

機箱是主機的外殼，電腦在運行過程中所需的主要部件如主板、硬盤、光驅(qū)、軟驅(qū)、內(nèi)存、顯卡和聲卡等都安裝在機箱中。機箱的作用主要是保護(hù)和固定電腦部件，屏蔽電磁輻射，保護(hù)人體健康。電腦機箱主要分為臥式和立式兩種樣式。圖3.16所示為立式機箱。

12)電源

電源如圖3.17所示。圖3.16機箱圖3.17電源

13)聲卡

聲卡如圖3.18所示。

14)音箱

音箱如圖3.19所示。圖3.18聲卡

圖3.19音箱

2．實踐練習(xí)

(1)計算機硬件系統(tǒng)的裝配。

(2)計算機及外設(shè)的連接方法。

步驟：

(1)計算機硬件系統(tǒng)的裝配。

①在機箱內(nèi)安裝電源并固定好。

②在機箱內(nèi)安裝光驅(qū)、硬盤和軟驅(qū)。

③安裝主板。

將安裝完內(nèi)存與CPU的主板裝入機箱內(nèi)，固定好底板螺釘，如圖3.20、圖3.21和圖3.22所示。圖3.20CPU插座圖3.21CPU風(fēng)扇圖3.22內(nèi)存條插座安裝電源線。

連接數(shù)據(jù)線。數(shù)據(jù)線有兩種，一種是硬盤和光盤驅(qū)動器的數(shù)據(jù)線，另一種是軟盤驅(qū)動器數(shù)據(jù)線。軟盤驅(qū)動器數(shù)據(jù)線一端接主板的軟驅(qū)接口，一端接軟盤驅(qū)動器。硬盤數(shù)據(jù)線一端接主板的主IDE1接口，一端接硬盤。光盤數(shù)據(jù)線也是一端接主板IDE2接口，一端接光盤。主板與各部件的連接如圖3.23所示。圖3.23主板與其他部件的連接安裝顯示卡。

將AGP顯卡插入棕色的AGP插槽中，并用螺釘固定，如圖3.24所示。

參照主板說明書，將主機箱上的總電源開關(guān)、電源指示燈、硬盤指示燈、復(fù)位鍵、PC喇叭接線接在主板上。

(2)計算機及外設(shè)的連接方法。具體連接如圖3.25所示。

圖3.26所示為機箱背后的接口示意圖。圖3.24PCI插槽圖3.25機箱背面接口與外設(shè)連接圖3.26主板與外部設(shè)備的連接

1．打印機的類型

打印機的外觀形狀千差萬別，但根據(jù)打印機的工作原理，可將打印機分為針式打印機、噴墨打印機、激光打印機、熱轉(zhuǎn)固體彩色打印機和繪圖儀等五種類型。

1)針式打印機

如圖3.27所示的針式打印機靠打印頭上的打印針撞擊色帶而在紙上留下字跡。根據(jù)打印頭使用打印針的數(shù)量，針式打印機可分為9針、12針和24針打印機。第三節(jié)打印機的使用圖3.27針式打印機

2)噴墨打印機

如圖3.28所示的噴墨打印機是目前使用最多的打印機類型，主要利用噴墨頭把細(xì)小的墨滴噴到打印紙上，墨滴越小，打印的圖片就越清晰。圖3.28噴墨打印機

3)激光打印機

如圖3.29所示的激光打印機無論是在打印品質(zhì)、打印速度還是噪聲大小等方面都遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于針式和噴墨打印機，所以在打印機市場占有很大份額。激光打印機分為黑白和彩色兩種類型。圖3.29激光打印機

4)熱轉(zhuǎn)換固體彩色打印機

如圖3.30所示的熱轉(zhuǎn)換彩色打印機以其極特殊的色彩還原性能，可使用戶獲得真正亮麗的真彩照片效果，其輸出品質(zhì)令彩色噴墨打印機也望塵莫及。

5)繪圖儀

如圖3.31所示的繪圖儀是一種輸出圖形硬拷貝的輸出設(shè)備，繪圖儀可以繪制各種平面、立體的圖形，已成為計算機輔助設(shè)計(CAD)中不可缺少的設(shè)備。圖3.30熱轉(zhuǎn)換固體彩色打印機圖3.31繪圖儀

2．打印機的安裝

要使用打印機，首先必須安裝打印機。打印機的安裝包括硬件的連接及驅(qū)動程序的安裝，只有正確連接硬件并安裝了相應(yīng)的打印機驅(qū)動程序之后，打印機才能正常工作。

1)打印機的硬件連接

2)安裝打印機驅(qū)動程序

(1)單擊菜單【開始】→【打印機和傳真】，打開【打印機和傳真】窗口，如圖3.33所示。圖3.32打印機數(shù)據(jù)線及連接圖3.33打印機和傳真窗口

(2)雙擊【添加打印機】，打開【添加打印機向?qū)А繉υ捒?，如圖3.34所示。

(3)單擊【下一步】按鈕，繼續(xù)添加打印機的操作，如圖3.35所示。

(4)選擇打印機通訊端口，一般保持默認(rèn)設(shè)置即可，單擊【下一步】按鈕，打開對話框，如圖3.36所示。圖3.34添加打印機向?qū)D3.35本地和網(wǎng)絡(luò)打印機圖3.36選擇打印機端口

(5)在該對話框的【廠商】列表框中選擇打印機的生產(chǎn)廠商，在【打印機】列表框中選擇打印機的型號后，單擊【下一步】按鈕，打開如圖3.37所示的對話框。

3．打印機的日常維護(hù)和維修

(1)打印效果與預(yù)覽不同。

(2)打印字跡不清晰。

(3)無法打印大文件。

(4)選擇打印后打印機無反應(yīng)。

(5)打印不完全。圖3.37選擇打印機廠家和類型

4．停止、取消打印

在打印過程中，需要停止、取消打印也是經(jīng)常遇到的事情，排除方法是：雙擊系統(tǒng)任務(wù)欄右端的打印圖標(biāo)，彈出打印隊列窗口，在窗口中選擇需要停止、取消打印的文檔名，單擊打印機菜單可以選擇暫停打印命令、取消文檔打印等操作，如圖3.38和圖3.39所示。圖3.38打印任務(wù)列表窗口圖3.39打印任務(wù)刪除窗口

5．實踐練習(xí)

(1)在Word中打開要進(jìn)行打印的文件。單擊【常用】工具欄上的【打印預(yù)覽】按鍵，屏幕進(jìn)入【打印預(yù)覽】模式。

(2)如果對文檔的預(yù)覽效果完全滿意，則選擇【文件】菜單的【打印】命令，如圖3.40所示。

(3)單擊【確定】按鈕，即開始打印。圖3.40【打印】對話框圖3.41檢查打印進(jìn)度如圖3.42所示的掃描儀是一種光機電一體化的高科技產(chǎn)品，可以將各種形式的圖像信息輸入到計算機中。

1．安裝掃描儀常用的工具軟件

OCR識別軟件是掃描儀必備的軟件之一，其功能主要是將圖像中文本轉(zhuǎn)化成電腦中的文檔資料，以減輕錄入工作。在應(yīng)用OCR軟件時，掃描的正確率不僅與OCR軟件有關(guān)，而且與其設(shè)置參數(shù)有關(guān)，設(shè)置參數(shù)不同，掃描出來的效果也不同。尚書六號軟件的窗口如圖3.43所示。第四節(jié)掃描儀的使用圖3.42掃描儀示意圖圖3.43尚書六號漢字識別窗口

2．設(shè)置掃描分辨率

圖像分辨率的高低直接影響圖像的清晰度，也影響圖像文件的大小。分辨率越高，圖像越清晰，文件也就越大。

3．選擇掃描區(qū)域

在掃描圖像時，可以根據(jù)需要選擇要掃描的區(qū)域，這樣既可節(jié)省掃描時間，也可避免掃描后再裁剪圖像。

4．保存圖像文件

5．文字識別

6．實踐練習(xí)

1)掃描文件(圖像或文本)

2)利用OCR文字識別系統(tǒng)進(jìn)行文字識別

(1)打開文字識別系統(tǒng)軟件，如圖3.44所示。

圖3.44尚書六號漢字表格識別系統(tǒng)如圖3.45所示的傳真機在日常辦公事務(wù)中發(fā)揮著非常重要的作用，通過它可以不受地域限制地發(fā)送信息，而且傳送速度快、接收的副本質(zhì)量好、準(zhǔn)確性高，現(xiàn)已成為現(xiàn)代辦公傳遞信息的重要工具之一。第五節(jié)傳真機的使用圖3.45傳真機

1．傳真機的操作

1)發(fā)送傳真

2)接收傳真

2．?dāng)?shù)碼傳真機介紹

數(shù)碼傳真機獨有收發(fā)傳真不用紙張、不用耗材、免維修，傳真群發(fā)、批閱轉(zhuǎn)發(fā)、電腦簽章，電腦自動保存?zhèn)髡婕?，電腦關(guān)機收發(fā)，語音留言、異地提取，不用上網(wǎng)直傳電子文件等功能，并且操作簡單，如圖3.46所示。圖3.46數(shù)碼傳真機連接模式

3．實踐練習(xí)

1)發(fā)送傳真

2)接收傳真

(1)打開記錄紙蓋，按正確方向放入紙卷，然后蓋上記錄紙蓋。

(2)按【接收模式】按鈕，設(shè)定“接收模式”為“自動接收”。復(fù)印機可分為彩色復(fù)印機和單色復(fù)印機兩種，通常使用的多數(shù)為單色復(fù)印機，如圖3.47所示。

此外，現(xiàn)在還出現(xiàn)了可以集復(fù)印、打印、掃描、互聯(lián)網(wǎng)傳真和一些精選的紙張?zhí)幚砉δ苡谝惑w的新一代數(shù)碼復(fù)印機，如圖3.48所示。第六節(jié)復(fù)印機的使用圖3.47普通復(fù)印機圖3.48數(shù)碼復(fù)印機

1．復(fù)印機使用步驟

此外，如果要縮小或者放大復(fù)印原件，可將原件放至玻璃稿臺后，調(diào)節(jié)縮小或放大按鈕，將百分比設(shè)置為要縮放的比例后，按下【復(fù)印】按鈕，即可實現(xiàn)縮小或放大復(fù)印，如圖3.49所示。圖3.49復(fù)印機面板功能按鈕2．復(fù)印機的日常保養(yǎng)