辦公室6S管理課件

辦公室6S管理執(zhí)行標準1內容:

一、何為“6S”

二、“6S”的含義

三、實施“6S”的好處

四、“6S”具體操作細節(jié)五、用定點攝影促進改進2一、何為“6S”

“6S”實際是五個單詞的簡稱,就是整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全,其日文的羅馬拼音的第一個字母都是S,故稱之為“6S”。3二、“6S”含義

整理:把所有的物品（硬件）分為兩大類，與不要的，把不要的物品變賣、拆掉丟棄、清除。

整頓:把要的物品分為幾大類，經(jīng)常使用；不經(jīng)常使用的；長時間不使用的；按照相應的明確規(guī)定擺放好，并加以標示。

清掃:所有要的物品及場所不間斷的進行掃，維持上述物品和環(huán)境的較好的狀態(tài)。

清潔:經(jīng)常性保持上述的行為結果。

4素養(yǎng):當上述的四大方面能夠實現(xiàn)時，依靠公司的強制性法令或約束性制度，而是要求員工形成習慣化，員工都把那些方面看成自然而然的事，不做就會不適應，這便是素養(yǎng)。安全:消除隱患，預防事故發(fā)生。

5三、實施“6S”的好處:“6S”有助于改變公司的形象。“6S”有助于提高工作效率?！?S”有利于節(jié)約有限的空間。提高工具、機器設備的最大使用壽命。實施“6S”對工作人員的身心健康有極大好處。6四.6S具體操作細節(jié)（一）整理的含義：把所有的物品（硬件）分為兩大類，要與不要的，把不要的物品變賣、拆掉、丟棄、清除。內容及要求：1、每半年對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷毀。根據(jù)公司要求，必要文件上交行政人事資源管理部送檔案室歸檔。2、每半年對表單記錄（包括電子文檔）作盤點，根據(jù)公司要求，盤點后的有效表單記錄上交行政人事資源管理部送檔案室歸檔。3.各部門對所轄區(qū)域的物品、設備、空間做盤點，并區(qū)分其“要”和“不要”，分類如下：74.依據(jù)《必要品的使用頻率和常用程度基準》決定物品的“要”與“不要”。常用程度使用頻率處理方法低過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用丟棄中在過去的6個月中只使用過一次的物品;或一個月使用一次的物品集中存放例如：歸檔或存放在庫房中高一周使用一次的物品;或每天/每小時都使用的物品保存在辦公桌或隨身攜帶5.“不要”物品經(jīng)各部門經(jīng)理判定后，集中報行政人事資源管理部報廢。8（二）整頓的含義:把要的物品分為幾大類，經(jīng)常使用；不經(jīng)常使用的；長時間不使用的；按照相應的明確規(guī)定擺放好，并加以標示。內容及要求:普通辦公桌橫式屏風轉角屏風坐椅報刊文件資料水吧儲藏間鐵皮柜各種線路個人物品中心領導區(qū)過道墻面門窗暫放物品會客區(qū)91.普通辦公桌

（1）桌面除公司購置的文件架--盤（外側）、電話機（中間）、鍵盤（中）、顯示器(內側角)、鼠標、水杯(靠文件架)、臺歷、綠色盆栽除外無其他物品；人離開半小時以上應將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài)。

10（2）抽屜:

辦公用品一般的常用品:筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，集中放置右側第一抽屜內；書本類可以放置右側第二抽屜內；個人的參考資料、文件卷宗、空白稿紙、各種表格及個人物品等，可放置第三抽屜；左側有序的放置文件資料。

11（3）UPS電源放在主機上靠桌內側；有主機臺的可放置臺內;

（4）垃圾簍:罩塑料袋，放置桌洞下右前角；122.橫式屏風:

（1）內外側不允許有任何張貼；桌面除筆筒、水杯、電話機、臺歷、綠色盆栽（從外至內依次內推）、鍵盤（中間）、顯示器(內側角)、鼠標外，無其他物品；人離開半小時以上應將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài)。13（2）抽屜柜:

辦公用品一般的常用品:筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，集中放置右側第一抽屜內；書本類可以放置右側第二抽屜內；個人的參考資料、文件卷宗、空白稿紙、各種表格及個人物品等，可放置第三抽屜；左邊兩層，可以按照類別整齊放置資料和材料。

14（3）主機和UPS電源(排插)豎式置桌內側(靠墻處)；

（4）垃圾簍:罩塑料袋，放置桌洞下左前角；153.轉角式屏風:

（1）內外側不允許有任何張貼；桌面除文件架(內側)、文件盤(內側)、顯示器(中間)、電話(文件盤與顯示器中間)、鼠標、綠色盆栽(外側)、臺歷外(外側)，不允許放其他物品；人離開半小時以上應將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài)。16（2）抽屜:放置屏風外側角，辦公用品一般的常用品:筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，集中放置左側第一抽屜內；書本類可以放置左側第二抽屜內；個人的參考資料、文件卷宗、空白稿紙、不常使用的文具及個人物品等，可放置第三抽屜內；

17（3）主機和UPS電源豎式置桌面下左側；（4）垃圾簍:罩塑料袋，放置桌下右前角；184.公司領導區(qū):

（1）桌面除公司購置的電話機、筆筒、臺歷、（右側）顯示器（右側角）外無其他物品；19（2）抽屜柜放置內側，筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，集中放置左側第一層抽屜內；資料可以放置左側第二層抽屜內；空白稿紙、不常使用的文具等，可放置第三層抽屜內；鍵盤、鼠標、文件架(盤)放置于柜面，主機放置與抽屜柜中間。垃圾簍:罩塑料袋，置桌下右前角；20（3）資料柜可放置辦公桌后靠墻處,第一層放置文件夾資料（不能超過18個）,第二層放置榮譽牌、紀念牌,第三、四、五層放置書、個人常用的參考資料、文件卷宗。215.坐椅:

靠背坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調正，下班或離開半個小時以上，椅子應放回桌面下。226.水吧:飲水機放置指定的水吧，不得隨意移動；水杯放置指定的水吧臺，靠內墻成一排或二排直線；茶葉、咖啡、私人用品等按照順序放置水吧臺上下柜中。如無水吧的部門，可放置辦公室最合適的角落。

237.鐵皮柜:

靠墻放置，柜面可放置公司配發(fā)綠色花草，內放各部門在過去的一個月或一周內使用的資料文件;必須分類整齊，并加以標識，明確責任人。248.儲藏間:門口左側靠墻處放置純凈水；門口左側靠墻處放置鐵皮文件柜；內左側放置資料柜、鐵皮文件柜；內右側放置有序的雜用品。259.電腦線、網(wǎng)線、電話線有序的固定放置，無亂接線現(xiàn)象。10.桌下不得堆積雜物。11.過道:保持暢通，不得占道放置任何物品，地面保持干凈、清爽。12.墻面:無亂張貼，亂掛現(xiàn)象。13.門窗:無亂張貼現(xiàn)象，嚴禁放置任何物品于窗臺上。

2614.暫放物品:如樣品、材料等，合理定位，有序放置，并標識責任人及放置時間。15.個人物品:如外衣手袋等，請置于第三抽屜內或水吧柜中，嚴禁隨意放在辦公桌椅上。16.報刊:閱讀完后必須上報架,或放入辦公桌內。17.會客區(qū):桌椅定位擺放，桌面保持干凈整潔。人員離開后將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài)，椅子歸位。18.文件、資料管理:文件夾標簽統(tǒng)一標識（標簽上方為公司標記，其下方字體（黑體）由電腦制作。文件紙采用4號打印紙。27（三）清掃含義:所有要的物品及場所不間斷的進行打掃，維持上述物品和環(huán)境的較好的狀態(tài)。清掃內容及要求:公司專門的保潔人員，對公共區(qū)域（如通道、樓梯等）負責清掃，個人清掃區(qū)域:桌面、桌下、電腦、傳真機、復印機、打印機等等。清掃基準---對象---清掃標準要求---周期---清掃時間1.個人區(qū)域桌面干凈整潔、桌下面無垃圾、無雜物遺落、及時清理垃圾桶內垃圾，每天5分鐘清掃(每天下班后5分鐘)。282.辦公設備主機和重點部位的正面、背面、送風口無污垢,每周一次(每周五、六下班前15分鐘)。3.文件資料歸檔文檔桌面、電腦中不能有失效文件,重要文件必須設置密碼,當你離開半小時以上必須鎖定桌面,避免無關人員看到機密文件；根據(jù)公司實際情況,超過保管年限的表單及時集中銷毀,保管年限內的表單裝訂送行政人事資源管理部歸檔。無破舊的卡片、冊子、檔案、報刊等,無無用的手稿與工作無關的文件。29（四）清潔的含義:經(jīng)常性保持上述的行為結果。內容及要求:徹底落實前面的整理、整頓、清掃工作。清潔的主要內容(1)有無文件檔案管理制度；(2)有無依照檔案制度將文件歸檔；(3)本部門重點目標管理有無目視化；(4)供應開水(水吧)處有無標識清掃責任人；(5)有無指定書庫、書架維護負責人。30（五）素養(yǎng)的含義:當上述的四大方面能夠實現(xiàn)時，不是依靠公司的強制性法令或約束性制度，而是要求員工形成習慣化，員工都把那些方面看成自然而然的事，不做就會不適應，這便是素養(yǎng)。素養(yǎng)內容及要求:1.遵守《員工守冊》、《公司日常管理規(guī)定》2.養(yǎng)成良好的行為習慣（禮儀、著裝等），提升個人品質。31（六）安全的含義：內容及要求：1、下班前關閉電器設施(電腦、空調、飲水機、電燈等）電源2、檢查重要文件柜是否處于關閉狀態(tài)3.檢查門窗是否關閉32五、用定點攝影促進改進什么是定點攝影？定點攝影主要是通過對現(xiàn)場情況的前后對照和不同部門的橫向比較，給各部門造成無形的壓力，促使各部門做出整改措施。僅僅將定點攝影簡單地理解為拍照是錯誤的，這表明推行者并沒有掌握定點攝影的精髓。33如圖，在定點攝影的運用過程中，每個車間、每個部門只需要貼出一些有代表性的照片，并在照片上詳細標明以下信息:車間主任是誰、現(xiàn)場的責任人是誰、違反了6S管理的什么規(guī)定。這樣，就能將問題揭露得清清楚楚，這對存在問題的部門產(chǎn)生的整改壓力是相當大的。改善前的現(xiàn)場照片促使各個部門為了本部門形象與利益而采取解決措施，而改善后的現(xiàn)場照片能讓各部門的員工獲得成就感與滿