辦公室6S管理課件

辦公室6S管理執(zhí)行標準1內(nèi)容:

一、何為“6S”

二、“6S”的含義

三、實施“6S”的好處

四、“6S”具體操作細節(jié)五、用定點攝影促進改進2一、何為“6S”

“6S”實際是五個單詞的簡稱,就是整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全,其日文的羅馬拼音的第一個字母都是S,故稱之為“6S”。3二、“6S”含義

整理:把所有的物品（硬件）分為兩大類，與不要的，把不要的物品變賣、拆掉丟棄、清除。

整頓:把要的物品分為幾大類，經(jīng)常使用；不經(jīng)常使用的；長時間不使用的；按照相應(yīng)的明確規(guī)定擺放好，并加以標示。

清掃:所有要的物品及場所不間斷的進行掃，維持上述物品和環(huán)境的較好的狀態(tài)。

清潔:經(jīng)常性保持上述的行為結(jié)果。

4素養(yǎng):當上述的四大方面能夠?qū)崿F(xiàn)時，依靠公司的強制性法令或約束性制度，而是要求員工形成習(xí)慣化，員工都把那些方面看成自然而然的事，不做就會不適應(yīng)，這便是素養(yǎng)。安全:消除隱患，預(yù)防事故發(fā)生。

5三、實施“6S”的好處:“6S”有助于改變公司的形象?！?S”有助于提高工作效率?！?S”有利于節(jié)約有限的空間。提高工具、機器設(shè)備的最大使用壽命。實施“6S”對工作人員的身心健康有極大好處。6四.6S具體操作細節(jié)（一）整理的含義：把所有的物品（硬件）分為兩大類，要與不要的，把不要的物品變賣、拆掉、丟棄、清除。內(nèi)容及要求：1、每半年對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷毀。根據(jù)公司要求，必要文件上交行政人事資源管理部送檔案室歸檔。2、每半年對表單記錄（包括電子文檔）作盤點，根據(jù)公司要求，盤點后的有效表單記錄上交行政人事資源管理部送檔案室歸檔。3.各部門對所轄區(qū)域的物品、設(shè)備、空間做盤點，并區(qū)分其“要”和“不要”，分類如下：74.依據(jù)《必要品的使用頻率和常用程度基準》決定物品的“要”與“不要”。常用程度使用頻率處理方法低過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用丟棄中在過去的6個月中只使用過一次的物品;或一個月使用一次的物品集中存放例如：歸檔或存放在庫房中高一周使用一次的物品;或每天/每小時都使用的物品保存在辦公桌或隨身攜帶5.“不要”物品經(jīng)各部門經(jīng)理判定后，集中報行政人事資源管理部報廢。8（二）整頓的含義:把要的物品分為幾大類，經(jīng)常使用；不經(jīng)常使用的；長時間不使用的；按照相應(yīng)的明確規(guī)定擺放好，并加以標示。內(nèi)容及要求:普通辦公桌橫式屏風(fēng)轉(zhuǎn)角屏風(fēng)坐椅報刊文件資料水吧儲藏間鐵皮柜各種線路個人物品中心領(lǐng)導(dǎo)區(qū)過道墻面門窗暫放物品會客區(qū)91.普通辦公桌

（1）桌面除公司購置的文件架--盤（外側(cè)）、電話機（中間）、鍵盤（中）、顯示器(內(nèi)側(cè)角)、鼠標、水杯(靠文件架)、臺歷、綠色盆栽除外無其他物品；人離開半小時以上應(yīng)將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài)。

10（2）抽屜:

辦公用品一般的常用品:筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，集中放置右側(cè)第一抽屜內(nèi)；書本類可以放置右側(cè)第二抽屜內(nèi)；個人的參考資料、文件卷宗、空白稿紙、各種表格及個人物品等，可放置第三抽屜；左側(cè)有序的放置文件資料。

11（3）UPS電源放在主機上靠桌內(nèi)側(cè)；有主機臺的可放置臺內(nèi);

（4）垃圾簍:罩塑料袋，放置桌洞下右前角；122.橫式屏風(fēng):

（1）內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼；桌面除筆筒、水杯、電話機、臺歷、綠色盆栽（從外至內(nèi)依次內(nèi)推）、鍵盤（中間）、顯示器(內(nèi)側(cè)角)、鼠標外，無其他物品；人離開半小時以上應(yīng)將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài)。13（2）抽屜柜:

辦公用品一般的常用品:筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，集中放置右側(cè)第一抽屜內(nèi)；書本類可以放置右側(cè)第二抽屜內(nèi)；個人的參考資料、文件卷宗、空白稿紙、各種表格及個人物品等，可放置第三抽屜；左邊兩層，可以按照類別整齊放置資料和材料。

14（3）主機和UPS電源(排插)豎式置桌內(nèi)側(cè)(靠墻處)；

（4）垃圾簍:罩塑料袋，放置桌洞下左前角；153.轉(zhuǎn)角式屏風(fēng):

（1）內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼；桌面除文件架(內(nèi)側(cè))、文件盤(內(nèi)側(cè))、顯示器(中間)、電話(文件盤與顯示器中間)、鼠標、綠色盆栽(外側(cè))、臺歷外(外側(cè))，不允許放其他物品；人離開半小時以上應(yīng)將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài)。16（2）抽屜:放置屏風(fēng)外側(cè)角，辦公用品一般的常用品:筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，集中放置左側(cè)第一抽屜內(nèi)；書本類可以放置左側(cè)第二抽屜內(nèi)；個人的參考資料、文件卷宗、空白稿紙、不常使用的文具及個人物品等，可放置第三抽屜內(nèi)；

17（3）主機和UPS電源豎式置桌面下左側(cè)；（4）垃圾簍:罩塑料袋，放置桌下右前角；184.公司領(lǐng)導(dǎo)區(qū):

（1）桌面除公司購置的電話機、筆筒、臺歷、（右側(cè)）顯示器（右側(cè)角）外無其他物品；19（2）抽屜柜放置內(nèi)側(cè)，筆、訂書機、涂改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，集中放置左側(cè)第一層抽屜內(nèi)；資料可以放置左側(cè)第二層抽屜內(nèi)；空白稿紙、不常使用的文具等，可放置第三層抽屜內(nèi)；鍵盤、鼠標、文件架(盤)放置于柜面，主機放置與抽屜柜中間。垃圾簍:罩塑料袋，置桌下右前角；20（3）資料柜可放置辦公桌后靠墻處,第一層放置文件夾資料（不能超過18個）,第二層放置榮譽牌、紀念牌,第三、四、五層放置書、個人常用的參考資料、文件卷宗。215.坐椅:

靠背坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調(diào)正，下班或離開半個小時以上，椅子應(yīng)放回桌面下。226.水吧:飲水機放置指定的水吧，不得隨意移動；水杯放置指定的水吧臺，靠內(nèi)墻成一排或二排直線；茶葉、咖啡、私人用品等按照順序放置水吧臺上下柜中。如無水吧的部門，可放置辦公室最合適的角落。

237.鐵皮柜:

靠墻放置，柜面可放置公司配發(fā)綠色花草，內(nèi)放各部門在過去的一個月或一周內(nèi)使用的資料文件;必須分類整齊，并加以標識，明確責(zé)任人。248.儲藏間:門口左側(cè)靠墻處放置純凈水；門口左側(cè)靠墻處放置鐵皮文件柜；內(nèi)左側(cè)放置資料柜、鐵皮文件柜；內(nèi)右側(cè)放置有序的雜用品。259.電腦線、網(wǎng)線、電話線有序的固定放置，無亂接線現(xiàn)象。10.桌下不得堆積雜物。11.過道:保持暢通，不得占道放置任何物品，地面保持干凈、清爽。12.墻面:無亂張貼，亂掛現(xiàn)象。13.門窗:無亂張貼現(xiàn)象，嚴禁放置任何物品于窗臺上。

2614.暫放物品:如樣品、材料等，合理定位，有序放置，并標識責(zé)任人及放置時間。15.個人物品:如外衣手袋等，請置于第三抽屜內(nèi)或水吧柜中，嚴禁隨意放在辦公桌椅上。16.報刊:閱讀完后必須上報架,或放入辦公桌內(nèi)。17.會客區(qū):桌椅定位擺放，桌面保持干凈整潔。人員離開后將桌面收拾成規(guī)定狀態(tài)，椅子歸位。18.文件、資料管理:文件夾標簽統(tǒng)一標識（標簽上方為公司標記，其下方字體（黑體）由電腦制作。文件紙采用4號打印紙。27（三）清掃含義:所有要的物品及場所不間斷的進行打掃，維持上述物品和環(huán)境的較好的狀態(tài)。清掃內(nèi)容及要求:公司專門的保潔人員，對公共區(qū)域（如通道、樓梯等）負責(zé)清掃，個人清掃區(qū)域:桌面、桌下、電腦、傳真機、復(fù)印機、打印機等等。清掃基準---對象---清掃標準要求---周期---清掃時間1.個人區(qū)域桌面干凈整潔、桌下面無垃圾、無雜物遺落、及時清理垃圾桶內(nèi)垃圾，每天5分鐘清掃(每天下班后5分鐘)。282.辦公設(shè)備主機和重點部位的正面、背面、送風(fēng)口無污垢,每周一次(每周五、六下班前15分鐘)。3.文件資料歸檔文檔桌面、電腦中不能有失效文件,重要文件必須設(shè)置密碼,當你離開半小時以上必須鎖定桌面,避免無關(guān)人員看到機密文件；根據(jù)公司實際情況,超過保管年限的表單及時集中銷毀,保管年限內(nèi)的表單裝訂送行政人事資源管理部歸檔。無破舊的卡片、冊子、檔案、報刊等,無無用的手稿與工作無關(guān)的文件。29（四）清潔的含義:經(jīng)常性保持上述的行為結(jié)果。內(nèi)容及要求:徹底落實前面的整理、整頓、清掃工作。清潔的主要內(nèi)容(1)有無文件檔案管理制度；(2)有無依照檔案制度將文件歸檔；(3)本部門重點目標管理有無目視化；(4)供應(yīng)開水(水吧)處有無標識清掃責(zé)任人；(5)有無指定書庫、書架維護負責(zé)人。30（五）素養(yǎng)的含義:當上述的四大方面能夠?qū)崿F(xiàn)時，不是依靠公司的強制性法令或約束性制度，而是要求員工形成習(xí)慣化，員工都把那些方面看成自然而然的事，不做就會不適應(yīng)，這便是素養(yǎng)。素養(yǎng)內(nèi)容及要求:1.遵守《員工守冊》、《公司日常管理規(guī)定》2.養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣（禮儀、著裝等），提升個人品質(zhì)。31（六）安全的含義：內(nèi)容及要求：1、下班前關(guān)閉電器設(shè)施(電腦、空調(diào)、飲水機、電燈等）電源2、檢查重要文件柜是否處于關(guān)閉狀態(tài)3.檢查門窗是否關(guān)閉32五、用定點攝影促進改進什么是定點攝影？定點攝影主要是通過對現(xiàn)場情況的前后對照和不同部門的橫向比較，給各部門造成無形的壓力，促使各部門做出整改措施。僅僅將定點攝影簡單地理解為拍照是錯誤的，這表明推行者并沒有掌握定點攝影的精髓。33如圖，在定點攝影的運用過程中，每個車間、每個部門只需要貼出一些有代表性的照片，并在照片上詳細標明以下信息:車間主任是誰、現(xiàn)場的責(zé)任人是誰、違反了6S管理的什么規(guī)定。這樣，就能將問題揭露得清清楚楚，這對存在問題的部門產(chǎn)生的整改壓力是相當大的。改善前的現(xiàn)場照片促使各個部門為了本部門形象與利益而采取解決措施，而改善后的現(xiàn)場照片能讓各部門的員工獲得成就感與滿