探討檔案管理的信息化發(fā)展趨勢

摘要：目前，我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)不僅自身蓬勃發(fā)展更先進(jìn)，而且促進(jìn)市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，人們漸漸意識到檔案管理在商業(yè)和行政部門的重要性。就目前來看，為提高了我國記錄管理工作的質(zhì)量和有效性，通過積極應(yīng)用高科技設(shè)施和技術(shù)來提高我國記錄和技術(shù)的質(zhì)量，打造高效、科學(xué)、全面的檔案管理信息化建設(shè)。在本文中，首先解釋了什么是檔案管理的信息化，并分析檔案管理的信息化需求的必要性，最后為發(fā)展檔案管理的信息化呈現(xiàn)實(shí)用的建議。關(guān)鍵詞：檔案管理信息化趨勢建設(shè)文件管理工作是一項(xiàng)相對專業(yè)的業(yè)務(wù)，各單位管理部門應(yīng)提高對這項(xiàng)管理任務(wù)重視。及時(shí)加強(qiáng)存儲管理，不斷優(yōu)化，解決實(shí)際出現(xiàn)的問題。信息存儲是信息重要的支持載體，科學(xué)和民主的信息管理體系在現(xiàn)代社會中非常適用。在任何一個(gè)單位、任何一個(gè)部門，高效并且科學(xué)的文件管理必須是有效的保證，唯有此，才可以最大化的保障單位的和諧和高度有效地操作。一、檔案信息化概念文件信息化將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于所有相關(guān)部門的統(tǒng)一計(jì)劃和組織，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于管理活動，并加快信息資源現(xiàn)代化，為存檔文件提供管理和服務(wù)，檔案工作是一個(gè)單位的歷史面貌的反映。換句話說，當(dāng)再次保存文檔信息時(shí)，它指的是存儲文檔信息的數(shù)字化，管理方式的網(wǎng)絡(luò)化。也就是通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化、數(shù)字化和資源網(wǎng)絡(luò)管理，通過系統(tǒng)的處理和網(wǎng)絡(luò)傳輸，最后實(shí)現(xiàn)存儲資源的共享。這是一個(gè)長期的發(fā)展不斷更新信息技術(shù)的過程。存儲文檔管理模式以存儲文件為中心，建筑和完成自建立以來的發(fā)展歷程的文檔存儲，它在公司的庫存開發(fā)和科技創(chuàng)新中發(fā)揮著作用[1]。二、檔案管理信息化的意義時(shí)代飛速發(fā)展，技術(shù)不斷更新，現(xiàn)代科技應(yīng)用于公司管理管理的每個(gè)領(lǐng)域已經(jīng)是普遍現(xiàn)象，傳統(tǒng)的文件管理方法已經(jīng)無法滿足新發(fā)展的需求。建立現(xiàn)代化管理和信息的保留是不可避免的，對檔案文件業(yè)務(wù)的發(fā)展更是不可避免的。檔案的建設(shè)及管理的信息化程度會對保存時(shí)間的長短以及存儲信息資源的管理產(chǎn)生重要影響，由此可見，檔案管理的信息化是傳統(tǒng)存儲管理的不可避免的發(fā)展。文件管理的信息管理是使用文檔，方便快捷的服務(wù)實(shí)現(xiàn)，資源共享它是一個(gè)有效的路徑。檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展的要求，由于人類社會發(fā)展，增加了大量的信息，需要對這些信息進(jìn)行篩選并且加以利用，但是信息量過大，人工操作傳統(tǒng)文檔管理方法已經(jīng)很難適應(yīng)新的信息環(huán)境，例如文檔存檔、錄編制、統(tǒng)計(jì)、編輯研究和開發(fā)文檔信息，傳統(tǒng)檔案的載體開始逐漸向數(shù)字化過度，文件業(yè)務(wù)的效力和質(zhì)量大大上升，為各個(gè)業(yè)務(wù)之間建起橋梁，使檔案工作的效率大大提升。所以完善信息資源戰(zhàn)略是重要的，對人類社會發(fā)展具有重要意義。隨著中國社會和國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的信息管理方法已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會，人們不可避免的要推動管理信息的發(fā)展，并且將信息作為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的重要資源來進(jìn)行有效管理。進(jìn)行檔案管理信息化是時(shí)代的要求，更是人民的訴求。文檔管理信息可以高效的進(jìn)行文檔收集，共享文檔進(jìn)行等工作，可以滿足當(dāng)今社會的需求，可以說是社會的發(fā)展促進(jìn)和推動了檔案管理業(yè)務(wù)的變革。存儲文件信息將為社會提供更有效的資源，信息文檔管理大多數(shù)是基于經(jīng)驗(yàn)的重復(fù)操作，占據(jù)了管理層的大量時(shí)間。存儲文件管理信息化提高了雇傭效率，管理人員可以從復(fù)雜的瑣事脫離出來。文檔信息化實(shí)現(xiàn)了最大范圍，最快的記錄信息資源共享，信息化促進(jìn)文檔的利用價(jià)值的最大化。文檔信息化以數(shù)字信號的形式顯示，導(dǎo)致更加廣泛的傳輸和使用，提供真正的資源共享，提供充分實(shí)現(xiàn)資源的最大化的可能性[2]。三、檔案管理信息化建設(shè)面臨的主要問題3.1缺乏對信息化重要性的認(rèn)識目前，雖然我國檔案管理信息化的建設(shè)仍然在推進(jìn)并且取得一些成果，但是檔案管理工作的重點(diǎn)仍然放在存儲上，為滿足社會發(fā)展的需要，重保管輕利用的思想應(yīng)該向更加重利用轉(zhuǎn)變，忽視利用的檔案管理意義比較小。由于思想認(rèn)識上仍然存在偏差，往往就導(dǎo)致工作人員配合、協(xié)助較為懈怠。3.2資金不足，基礎(chǔ)設(shè)施不完整想要進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，確保高性能軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施是重要的環(huán)節(jié)，但當(dāng)前對檔案信息化建設(shè)的資金投入較為不足，而相關(guān)的軟件和硬件設(shè)施的設(shè)施并不完整。另外，修復(fù)，更換，升級沒有及時(shí)與時(shí)俱進(jìn)，硬件的發(fā)展和建設(shè)嚴(yán)重的制約著檔案管理信息化建設(shè)。3.3存儲文檔管理的存儲標(biāo)準(zhǔn)化水平低檔案管理信息建設(shè)的保證就是文件管理信息標(biāo)準(zhǔn)的頒布和落實(shí)。然而，目前，中國的幾乎每個(gè)地區(qū)，每個(gè)系統(tǒng)的文件信息和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)都尚未建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)，這就成為檔案管理信息化建設(shè)的一大阻礙。3.4文件管理信息缺乏專業(yè)人士我國在檔案管理信息化方面高素質(zhì)人才較為缺乏。目前，從事檔案信息管理的人員的部分綜合品質(zhì)較低，行政經(jīng)驗(yàn)較為稀缺等，缺乏較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力和適應(yīng)能力，不能適應(yīng)新時(shí)期檔案管理信息化建設(shè)的需求。同時(shí)，由于人員的穩(wěn)定性缺乏，因此錄制記錄的進(jìn)度較慢[3]。四、相關(guān)策略建議4.1加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化制定和宣傳加強(qiáng)檔案管理建設(shè)信息化信息和媒體標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)，檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)要以計(jì)算機(jī)網(wǎng)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫為主要方面，不斷推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，實(shí)施公共檔案信息資源共享服務(wù)工程項(xiàng)目，目的是打造標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)，方便為社會提供全方位的檔案信息服務(wù)。4.2注重文檔管理信息化建設(shè)安全性加強(qiáng)數(shù)字化文件在存儲、傳播過程中的安全建設(shè)。要保證文檔管理信息化建設(shè)最有力手段就是加快推進(jìn)電子文件管理、文件信息披露、互聯(lián)網(wǎng)安全和文件信息安全管理系統(tǒng)的建立，以及形成有效的法律方面的文件信息構(gòu)建和約束。增加信息安全意識，防止機(jī)密泄漏并確保文件數(shù)據(jù)庫的安全。進(jìn)行備份并且提供管理人員的技術(shù)水平和警惕性，自覺遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案信息化的安全運(yùn)行。與此同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)有的管理制度，維護(hù)制度的嚴(yán)謹(jǐn)性和權(quán)威性，確定相應(yīng)的正面系統(tǒng)增加了系統(tǒng)的權(quán)限。4.3重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)想要完成對檔案管理信息化建設(shè)的安全管理，首先也就是最重要的就是切實(shí)加強(qiáng)各級管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，不斷深化糾正各級管理人員的思想認(rèn)識的問題，從科學(xué)發(fā)展的高度認(rèn)識檔案管理信息化建設(shè)的必要性，打破固有的傳統(tǒng)的思維模式。此外，加大積極力度，要保證工作經(jīng)費(fèi)，特別是要解決好檔案管理信息化建設(shè)安全管理的人員配備問題，并為他們提供必要的辦公條件和培訓(xùn)，只有這樣，才能形成長效的管理安全機(jī)制。第一，提高檔案人員的政治品質(zhì)、技術(shù)、設(shè)備、方法的應(yīng)用和更新，加強(qiáng)信息技術(shù)知識的傳播，其次，根據(jù)情況吸收現(xiàn)代化管理人才是有必要的，新型的管理人才可以為檔案信息化建設(shè)注入新的活水。五、檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢檔案文件管理的重要發(fā)展趨勢就是檔案管理信息化，這是對傳統(tǒng)儲存文件的有效改革。信息技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展是機(jī)會的同時(shí)也是一個(gè)嚴(yán)格的挑戰(zhàn)。建設(shè)檔案文件的信息化是當(dāng)前階段檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展的一個(gè)重要戰(zhàn)略階段，作為實(shí)現(xiàn)國家信息流程的重要程序，信息管理保存在基礎(chǔ)上提高業(yè)務(wù)效率。也促進(jìn)了交流和分享文獻(xiàn)是我國檔案存儲的有效進(jìn)步。因此，檔案文件的信息管理的構(gòu)建是關(guān)于全球信息的信息浪潮。我們必須不斷補(bǔ)充記錄管理技術(shù)，積極開發(fā)和使用。六、結(jié)束語科學(xué)技術(shù)的發(fā)展