內(nèi)控手冊-191 合同管理

19.1合同管理

1.1概述

規(guī)定了XX股份有限公司集團(tuán)總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參

股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）合同管理工作，旨在確保合同管理符合國

家法律、法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，規(guī)范合同管理制度及管理模式，依據(jù)公平公正及誠實(shí)

信用原則訂立合同，依法有效監(jiān)督、管理，保證履約順利進(jìn)行，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

1.2適用范圍

適用于XX股份有限公司集團(tuán)總部及其卜屬公司。

1.3相關(guān)制度

合同管理制度。

1.4職責(zé)分工

合同經(jīng)辦部門：對合同簽訂和全面履行負(fù)責(zé)，具體包括：確定經(jīng)辦人，合同招投標(biāo)，合同談

判，相對人資信調(diào)查，起草合同文本，辦理合同評審流程，負(fù)責(zé)合同的簽署、用印流程，全面履

行合同并跟蹤履行情況，及時保存證據(jù)，協(xié)助法律事務(wù)部處理合同糾紛。

財務(wù)部：負(fù)責(zé)評審合同的單價、總價、付款方式、結(jié)算辦法、稅務(wù)、保險等條款。

法律事務(wù)部：負(fù)責(zé)制定合同管理制度，制作合同范本，評審合同的完整性、有效性、用語準(zhǔn)

確性、合法性、合規(guī)性，監(jiān)督合同履行情況。

質(zhì)量部：負(fù)責(zé)品質(zhì)協(xié)議、環(huán)保協(xié)議、買賣合同中有關(guān)質(zhì)量條款的評審。

其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門：按照部門職責(zé)權(quán)限結(jié)合合同的實(shí)際情況進(jìn)行評審。

行政部：對公司合同檔案進(jìn)行管理，登記簽訂合同的情況：督促合同及時歸檔。

I

運(yùn)營中心：負(fù)責(zé)合同專用章保管和按規(guī)定使用。

2

1.5流程圖

19.1合同管理

相關(guān)合同評審監(jiān)督總經(jīng)理或授權(quán)

合同經(jīng)辦人合同經(jīng)辦部門法律事務(wù)部

部門代表

開始

-起草、確定合同,

>內(nèi)容*

合同評

合同經(jīng)辦人與合

同相時人進(jìn)行合

同條款協(xié)商

反饋協(xié)商結(jié)果

確定合同最終內(nèi)

容

合同經(jīng)辦人發(fā)起.

^5^未通過

合同審批流程

審批簽核

合同經(jīng)辦人

獲取合同編號

加蓋合同專?用手

11/R16

4檔案管理員存檔

并更新合同臺賅

R12-13

監(jiān)督合同實(shí)施HR14-15

-出現(xiàn)糾紛按法律

I糾紛流程處理

ms

叵結(jié)束

<=

3

1.6控制目標(biāo)

序號《內(nèi)控手冊》唯一具體控制目標(biāo)編號控制目標(biāo)目標(biāo)類別

I19.1-CT1確保有明確的合同歸n管理部門相關(guān)規(guī)章制度經(jīng)營效率目標(biāo)

219.1-CT2陶保合同條款符合公司利益經(jīng)營效率目標(biāo)

319.1-CT3確保合同器訂得到適當(dāng)授權(quán)審批經(jīng)營效率目標(biāo)

419.1-CT4確保合同按照條款履行合法合規(guī)目標(biāo)

519.1-CT5確保合同及時、完擅歸檔經(jīng)營效率目標(biāo)

619.1-CT6確保合同及時至相關(guān)監(jiān)管部門進(jìn)行登記合法合規(guī)目標(biāo)

719.1-CT7確保合同爭議得到妥善處理經(jīng)營效率目標(biāo)

819.1-CT8確保與合同有關(guān)的證據(jù)得到妥善保存經(jīng)營效率目標(biāo)

1.7控制矩陣

會計(jì)報表認(rèn)定

1存在和發(fā)生/真實(shí)

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風(fēng)除不相容控制活對應(yīng)制控制痕性；2完整性；3權(quán)利會計(jì)報表

風(fēng)險描述制目標(biāo)制措麓關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項(xiàng)目

編號編號

攤；5表達(dá)和披露

12345

沒有南大合同和?

般合同的區(qū)分，導(dǎo)

致重大合同和一般公司應(yīng)當(dāng)制定合同管理規(guī)定，并在合

19.1-合同審批簽訂潦程19.I-C19.I-C司簽署授權(quán)時,應(yīng)根據(jù)合同金額、合合同管

憤防型

Rl完全相同，可能導(dǎo)T2Al同類型授予審批權(quán)限，明確相關(guān)授權(quán)理制度

致公司利益損失，人審批的權(quán)限范圍。

影響公司經(jīng)營效率

目標(biāo)

未時擬簽約對望進(jìn)合同經(jīng)辦人負(fù)貢對指定業(yè)務(wù)進(jìn)行前期

行針對合同條款中調(diào)研、市場詢價、對方資信調(diào)查和制

I9.1-的履約能力和獨(dú)立19.I-CI9.1-C作招標(biāo)文件等業(yè)務(wù).合同管

預(yù)防型

R2承擔(dān)民事責(zé)任的能T2A2合同經(jīng)辦人應(yīng)對所備訂合同的真實(shí)理制度

力進(jìn)行梆審,影晌性、完整性和可行性負(fù)貴，在黑約前，

后續(xù)合同的執(zhí)行.合同經(jīng)辦人應(yīng)到合同相對人現(xiàn)場時其

會計(jì)報表認(rèn)定

1存在和發(fā)生/真實(shí)

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風(fēng)除不相容控制活對應(yīng)制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計(jì)報表

風(fēng)險描述制目標(biāo)制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項(xiàng)目

編號編號

攤：5表達(dá)和披露

12345

產(chǎn)生法律風(fēng)險，影主體資格、經(jīng)營狀況、資信情況、履

響公司合法合規(guī)目約能力進(jìn)行調(diào)杳和審核。必要時應(yīng)要

標(biāo)求其出具資產(chǎn)負(fù)面表、資金證明、注

出會計(jì)師簽署的驗(yàn)資報告等相關(guān)文

件.交由公司財務(wù)部審核確認(rèn).

合同談判的理要事

項(xiàng)沒有形成文件記合同經(jīng)辦部門與對方進(jìn)行合同談判

19.1-錄,出現(xiàn)爭議時無19.I-C19.1-C時,應(yīng)形成雙方認(rèn)可的會議紀(jì)要（一合同管會議紀(jì)

預(yù)防型

R3據(jù)可依，影響后續(xù)T8A3式二份），作為合同簽訂依據(jù)由雙方妥理制度要

合同的簽訂,影響著保管。

公司經(jīng)營效率目標(biāo)

合同審批中提出的合同簽訂前,經(jīng)辦人須將各合同審核

審核幻見未具體落監(jiān)督部門及領(lǐng)導(dǎo)審核意見予以落實(shí)，

19.1-19.I-C19.bC編制/合同管0A審批

實(shí)到最終合同條款添加或修改合同文本后，方可提交合預(yù)防型

R4T2A4審核理制度流程

中,導(dǎo)致法律風(fēng)險同審核OA流程。要求經(jīng)辦人嚴(yán)格按

及經(jīng)濟(jì)損失，影響照OA流程中的合同內(nèi)容打印正本。

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會計(jì)報表認(rèn)定

1存在和發(fā)生/真實(shí)

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風(fēng)騷不相容控制活對應(yīng)制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計(jì)報表

風(fēng)險描述制目標(biāo)制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項(xiàng)目

編號編號

攤：5表達(dá)和披露

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公司合法合規(guī)目標(biāo)后續(xù)OA流程中合同經(jīng)法務(wù)審批通過

后將標(biāo)注電子水印。

合同對違約約定條

款不夠明確?導(dǎo)致合同審核監(jiān)督部門對合同中的違約處

出現(xiàn)違約，進(jìn)而公理進(jìn)行嚴(yán)格評審，法律事務(wù)部負(fù)責(zé)違

1Q.1-19.I-CIQ.I-C編制/合同管

司退償困難，造成約貨任的滿確、完整、合規(guī)，合同經(jīng)預(yù)防型

R5T2A5審核理制度

經(jīng)濟(jì)損失和法律風(fēng)辦部門及財務(wù)諉對違約處理?xiàng)l款的合

險,影響公司合法理性進(jìn)行審批。

合規(guī)目標(biāo)

合同約定的處理糾花合同會審過程中，法務(wù)管理人員須

紛方式不合理，導(dǎo)對合同條款中的爭議/糾紛處理內(nèi)容

19.1-19.I-CI9.1-C編制/合同管

致財公司處理糾紛做出合理性評價，嚴(yán)格依據(jù)國家有關(guān)預(yù)防型

R6T2A6審核理制度

不利，影響公司合法律法規(guī)對爭收/糾紛處理?xiàng)l款進(jìn)行

法合規(guī)目標(biāo)評估.確認(rèn)該條款是否合規(guī)合法.

19.1-合同簽訂人未經(jīng)授I9.1-C19.1-C行職權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)因特殊原因確實(shí)不能履合同管書面委

預(yù)防型

R7權(quán)籃署合同，或投卜A7行其在合同上簽字的職責(zé)時，可在合理制度托授權(quán)

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會計(jì)報表認(rèn)定

1存在和發(fā)生/真實(shí)

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風(fēng)騷不相容控制活對應(yīng)制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計(jì)報表

風(fēng)險描述制目標(biāo)制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項(xiàng)目

編號編號

攤：5表達(dá)和披露

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權(quán)范圍、期間不明同管理制度規(guī)定的職權(quán)內(nèi)授權(quán)本級副書

確、被授權(quán)人不符織領(lǐng)導(dǎo)或下屬簽字，并出具書面委托

合授權(quán)條件，導(dǎo)致授權(quán)書。受委托人不得再轉(zhuǎn)授權(quán)，授

法律風(fēng)險,影響公權(quán)人對授權(quán)簽字事項(xiàng)承擔(dān)賁任

司合法合規(guī)目標(biāo)

公司合同實(shí)行嚴(yán)格的授權(quán)簽署制度。

合同審批0A流程中，對于常見類型

公司部門或下屬單

的合同已設(shè)定授權(quán)簽字人：法務(wù)在審

位未經(jīng)授權(quán)或委托19.1-C19.1-C合同管

批OA時，亦會對授權(quán)簽字人是否正預(yù)防型合同

簽訂超越權(quán)限的合T3A8理制度

19.1-蛹進(jìn)行檢杳：不符合相關(guān)授權(quán)簽罟規(guī)

同，導(dǎo)致舞弊風(fēng)險

R8定的合同，合同管理員不附加蓋合同

和經(jīng)濟(jì)損失風(fēng)險，

量.

影響公司合法合規(guī)

f公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)授權(quán)簽訂本單位生產(chǎn)

目標(biāo)I9.1-CI9.1-C合同管

經(jīng)營、企業(yè)管理、發(fā)展建設(shè)等合同和預(yù)防型合同

T3A9理制度

公司授權(quán)范用內(nèi)的其他合同。

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會計(jì)報表認(rèn)定

1存在和發(fā)生/真實(shí)

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風(fēng)除不相容控制活對應(yīng)制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計(jì)報表

風(fēng)險描述制目標(biāo)制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項(xiàng)目

編號編號

攤：5表達(dá)和披露

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1、如合同各方當(dāng)事人均已簽字蓋章完

華,合同經(jīng)辦人應(yīng)在一周內(nèi)將合同原

件送合同專用章管理員處存檔。

2、合同經(jīng)辦人應(yīng)督促合同相對人在一

合同簽訂后，介同十月內(nèi)笠署完成并將正本返還公司。

副本及相關(guān)審核資合同逾期未歸檔的，合同經(jīng)辦人應(yīng)至

料未交由檔案管理合同專用阜管理員處說明情況.

19.1-19.I-C19.1-C合同管合同臺

部門進(jìn)行歸檔，導(dǎo)預(yù)防型

R9T5AIO，檔案管理員每月統(tǒng)注合同歸檔率，理制度賬

致對合同無印檔管

并報各部門總監(jiān)，部門總監(jiān)對本部門

理，影響公司經(jīng)營

合同經(jīng)辦人進(jìn)行督促，

效率目標(biāo)

4、凡與合同有關(guān)的文件、函件、傳真、

會議紀(jì)要、招標(biāo)投標(biāo)資料、詢價資料、

合同履行和驗(yàn)收等資料均應(yīng)附在合同

卷內(nèi)歸檔.

會計(jì)報表認(rèn)定

1存在和發(fā)生/真實(shí)

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風(fēng)除不相容控制活對應(yīng)制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計(jì)報表

風(fēng)險描述制目標(biāo)制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項(xiàng)目

編號編號

攤：5表達(dá)和披露

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按照規(guī)定，合同簽

訂處理后應(yīng)當(dāng)至有

合同承辦部門對于需要登記的合同，

關(guān)部門登記而未登

19.1-19.I-C19.I-C應(yīng)通過查閱相關(guān)法律法規(guī)明確登記的合同管

記，導(dǎo)致公司未來預(yù)防型

RI0T6All具體要求，包括登記時間、登記需攜理制度

業(yè)務(wù)受到影響.從

帚的資料等

而影響公司合法合

規(guī)目標(biāo)

未對合同登記資料

進(jìn)行及時存檔需合同經(jīng)辦部門根據(jù)合同登記要求準(zhǔn)備

案，可能導(dǎo)致資料登記材料,包括向相關(guān)部門收集相關(guān)

19.1-19.I-C19.1-C合同管

丟失、遺漏等，給材料，杳閱相關(guān)文件的蓋率用印是否預(yù)防型

RIIT5A12理制度

企業(yè)帶來損失，影規(guī)范等,并應(yīng)將登記材料獨(dú)立存檔保

響公司合法合規(guī)目管，以備登記時用。

標(biāo)

19.1-合同未按約定條款19.1-C19.1-C1、合同成立生效后由合同經(jīng)辦人員負(fù)經(jīng)辦/合同管

發(fā)現(xiàn)型

R12履行，導(dǎo)致法律風(fēng)T4A13登合同的全面履行，井監(jiān)悌合同實(shí)施理制度

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會計(jì)報表認(rèn)定

1存在和發(fā)生/真實(shí)

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風(fēng)除不相容控制活對應(yīng)制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計(jì)報表

風(fēng)險描述制目標(biāo)制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項(xiàng)目

編號編號

攤：5表達(dá)和披露

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險和經(jīng)濟(jì)損失，影情況，記錄管理臺賬,發(fā)現(xiàn)任何違反

響公司合法合規(guī)和合同條款的現(xiàn)象須及時上報本部門負(fù)

資產(chǎn)安全目標(biāo)五人、法律事務(wù)部及分管領(lǐng)副總。

2、公司有司約行為的，應(yīng)及時改正,

并按《合同管理規(guī)定》對相關(guān)人員進(jìn)

行懲處。

"合同相對人不按照合同約定履行

時，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)在法律事務(wù)部的

新導(dǎo)卜在法定或者合同約定期跟內(nèi)以

法定或者合同約定方式向合同相對人

書面催促履行、提出索賠或行使其他

權(quán)利。

未能對合同進(jìn)行持法律事務(wù)部按季度對合同,履行情況進(jìn)合同履

19.1-續(xù)跟蹤監(jiān)督，導(dǎo)致I9.1-CI9.1-C行調(diào)查，并形成履行情況調(diào)杳報告。經(jīng)辦/合同管行情況

發(fā)現(xiàn)型

R13未能對對方合同履T4A14每年組織所有合同的履行自查,并上考核理制度調(diào)查報

行情況進(jìn)行有效控兼上級單位.對于崔行調(diào)查、自查中告

會計(jì)報表認(rèn)定

1存在和發(fā)生/真實(shí)

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風(fēng)除不相容控制活對應(yīng)制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計(jì)報表

風(fēng)險描述制目標(biāo)制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分項(xiàng)目

編號編號

攤：5表達(dá)和披露

12345

制,影晌合同的履發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險,要求責(zé)任部門及時整改，

行,影響公司的資并監(jiān)悌整改結(jié)果。

產(chǎn)安全

合同爭議或糾紛發(fā)

生后未及時上報相

關(guān)職能部門和領(lǐng)發(fā)生合同爭議或糾紛時，相關(guān)人員須

19.1-導(dǎo)，導(dǎo)致合同爭議19.1-CI9.1-C及時上報法律事務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)商討合同管

預(yù)防型

R14或糾紛無法及時解T7A15和議斛決方案并在法律事務(wù)部備案記理制度

決，造成損失進(jìn)一出

步擴(kuò)大，影響公司

合法合規(guī)目標(biāo)

出現(xiàn)糾紛時，未經(jīng)1）合同履行過程中發(fā)生爭議或橫行風(fēng)

合同歸口管理部門險，合同經(jīng)辦人應(yīng)及時通知本部門負(fù)

19.1-19.KI9.1-C經(jīng)辦/合同管

和主管領(lǐng)導(dǎo)審核批黃人及相關(guān)部門，并報法律事務(wù)部備預(yù)防型

R15T7A16審批理制度

準(zhǔn),合同經(jīng)辦部il宴.同時應(yīng)迅速收集有關(guān)合同簽訂及

或個人即向?qū)Ψ阶鱿扌械淖C據(jù).

會計(jì)報表認(rèn)定

1存在和發(fā)生/真實(shí)

對應(yīng)控關(guān)鍵控

風(fēng)除不相容控制活對應(yīng)制控制痕性：2完整性：3權(quán)利會計(jì)報表

風(fēng)險描述制目標(biāo)制措施關(guān)鍵控制措施

編號職務(wù)動類型度跡與義務(wù)；4估價或分