企業(yè)采購供應(yīng)活動財務(wù)預(yù)警

企業(yè)采購供應(yīng)活動財務(wù)預(yù)警一、采購供應(yīng)業(yè)務(wù)活動分析企業(yè)采購供應(yīng)業(yè)務(wù)包括供應(yīng)商的選擇、合同簽訂、組織采購、驗貨收貨和付款等一系列業(yè)務(wù)活動。通過分析其業(yè)務(wù)流程和資金流動規(guī)律，把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)和問題，建立采購供應(yīng)財務(wù)預(yù)警指標(biāo)體系。（一）采購供應(yīng)活動總流程根據(jù)調(diào)查和分析，參照相關(guān)資料，我們認(rèn)為采購供應(yīng)活動資金管理總流程如圖6-1。銷售計劃生產(chǎn)計劃采購計劃采購部門供應(yīng)商組織采購簽訂合同驗收部門倉庫財務(wù)簽訂合同發(fā)貨NY入庫記賬付款收款出庫記賬收貨盤點盤點驗收領(lǐng)料圖6-1企業(yè)采購供應(yīng)資金管理總流程其關(guān)鍵財務(wù)管理流程為制定計劃、簽訂合同、驗收、入庫保管、出庫、付款和盤點。下面我們進一步分析其關(guān)鍵流程。（二）采購供應(yīng)計劃制定流程采購供應(yīng)資金計劃流程如圖6-2。銷售計劃銷售計劃生產(chǎn)計劃阿質(zhì)量部門配料標(biāo)準(zhǔn)阿生產(chǎn)部門組織生產(chǎn)阿倉庫庫存采購計劃阿審批部門審批N采購部門Y財務(wù)部落實資金阿分解計劃阿資金計劃阿計劃執(zhí)行阿客戶需求圖6-2采購供應(yīng)資金計劃流程圖其關(guān)鍵財務(wù)管理流程為采購計劃制定、計劃審批、資金計劃分解和落實。（三）簽訂合同業(yè)務(wù)流程從企業(yè)采購業(yè)務(wù)來看，主要是固定資產(chǎn)和材料的采購，固定資產(chǎn)采購我們會專門介紹，本章重點闡述材料采購的財務(wù)預(yù)警。在材料采購中，最典型的是原材料采購，這里我們以原材料采購業(yè)務(wù)流程為例進行分析。原材料采購一般業(yè)務(wù)流程如圖6-3。其關(guān)鍵財務(wù)管理流程為合同簽訂、合同審批、資金落實等?？蛻粜枨罂蛻粜枨箐N售生產(chǎn)計劃倉庫計劃分解采購部門尋找貨源取得樣品質(zhì)量部供應(yīng)商檢驗NY合同談判草簽合同審批部門審批NY蓋章合同確認(rèn)財務(wù)部門備貨發(fā)貨合同確認(rèn)準(zhǔn)備資金準(zhǔn)備收貨采購計劃圖6-3原材料采購一般業(yè)務(wù)流程（四）發(fā)貨、驗收、入庫業(yè)務(wù)流程采購合同簽訂后，供應(yīng)商應(yīng)按照合同組織生產(chǎn)，及時備貨發(fā)貨，為了保證雙方合作和信息的溝通，供應(yīng)商應(yīng)隨時向購買方傳遞發(fā)貨信息，購買方也應(yīng)隨時向供應(yīng)商提出新的要求和標(biāo)準(zhǔn)。其業(yè)務(wù)流程如圖6-4。其關(guān)鍵財務(wù)管理流程為驗收、入庫和付款。合同合同供應(yīng)商發(fā)貨采購部門通知驗收部門倉庫財務(wù)部門驗收入庫YN通知協(xié)商記帳付款通知收款YN確認(rèn)債務(wù)圖6-4發(fā)貨入庫業(yè)務(wù)流程圖（五）倉儲、出庫、盤點業(yè)務(wù)流程材料入庫后，應(yīng)按照規(guī)定擺放整齊，做好防火防盜和日常管理，嚴(yán)格出庫手續(xù)，進行定期和不定期盤點。其一般業(yè)務(wù)流程如圖6-5。其關(guān)鍵財務(wù)管理流程為記賬和盤點。（六）付款業(yè)務(wù)流程材料采購一般分為現(xiàn)款采購和賒購，在此我們不涉及以貨易貨等其他采購方式。下圖（圖6-6）為一般企業(yè)采購付款業(yè)務(wù)流程。其關(guān)鍵財務(wù)管理業(yè)務(wù)流程為編制資金計劃、審核、付款和對賬。在付款業(yè)務(wù)過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理安排資金，充分考慮供應(yīng)商的需求，計劃周密，信譽為本，同時應(yīng)盡量優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，簡化中間環(huán)節(jié)，提高工作效率。生產(chǎn)計劃生產(chǎn)計劃生產(chǎn)部門領(lǐng)料申請倉庫配貨出庫運輸運輸部門收料財務(wù)部門記帳盤點清點復(fù)核審批部門差異審批處理處理圖6-5倉儲、出庫、盤點業(yè)務(wù)流程合同資金計劃采購部門付款申請審核N財務(wù)總監(jiān)資金部門合同資金計劃采購部門付款申請審核N財務(wù)總監(jiān)資金部門Y審核財務(wù)部門付款YN供應(yīng)商收款通知銷賬圖6-6付款業(yè)務(wù)流程二、采購供應(yīng)活動財務(wù)管理存在的一般問題（一）采購計劃方面沒有采購計劃或采購計劃形同虛設(shè)采購計劃不科學(xué)，執(zhí)行不徹底（二）簽訂合同方面采購價格和費用高，不能充分利用批量采購、優(yōu)惠付款方式等條件采購數(shù)量、供貨時間不科學(xué)比質(zhì)比價招標(biāo)采購物品范圍小，執(zhí)行不徹底合同簽訂不規(guī)范，執(zhí)行不嚴(yán)肅（三）發(fā)貨驗收入庫方面1、采購驗收標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué)，把關(guān)不嚴(yán)，經(jīng)常出現(xiàn)人情采購，例如某供應(yīng)商即使出現(xiàn)被退貨現(xiàn)象或質(zhì)量責(zé)任事故，在沒有徹底改善的情況下，依然繼續(xù)從其采購。2、庫存量高，占用資金多，管理費用高。目前一般企業(yè)合理庫存量按照一個月或者一個半月的消耗量制定。根據(jù)調(diào)查分析和咨詢，事實上按照0.7個月的消耗量制定比較合理，有的企業(yè)已經(jīng)向零庫存逼近。較高的庫存量不僅占用資金大，影響資金流動和使用效率，而且容易造成損失。據(jù)統(tǒng)計，原材料的訂貨費用和存放費用平均約占材料成本的20%。（四）倉儲管理、出庫和盤點方面1、倉庫內(nèi)部管理混亂，存在各種隱患，丟失報廢現(xiàn)象司空見慣。2、沒有定期盤點，造成長期混亂，有的單位即使進行盤點，對盤點結(jié)果也不進行處理，責(zé)任也不落實，失去了盤點的意義。3、對過期和報廢物品長期不進行處理，造成新的浪費。如有的單位有大量商標(biāo)已經(jīng)不可能再使用，企業(yè)仍然在倉庫擺放著；有一食品生產(chǎn)企業(yè)，有一大批產(chǎn)成品超過保質(zhì)期，企業(yè)卻專門租賃倉庫保管；某啤酒生產(chǎn)企業(yè)，有大量不合格包裝瓶在倉庫堆積著，而且還經(jīng)常被搬來搬去，發(fā)生新的運輸費。（五）付款方面采購資金不落實，長期占用供應(yīng)商資金，逾期現(xiàn)象嚴(yán)重，信譽較差，造成采購工作的被動，影響生產(chǎn)經(jīng)營的正常開展。（六）其他方面1、財務(wù)部門記賬管理不規(guī)范，沒有起到反映、監(jiān)督作用。2、內(nèi)部控制失效。有的企業(yè)有很好的內(nèi)部管理制度，但往往是形同虛設(shè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常帶頭不遵守規(guī)范。三、采購活動財務(wù)預(yù)警指標(biāo)體系設(shè)置和對策采購環(huán)節(jié)財務(wù)預(yù)警指標(biāo)應(yīng)根據(jù)企業(yè)實際情況，經(jīng)過深入調(diào)查分析確定。根據(jù)目前企業(yè)業(yè)務(wù)開展情況和存在的主要問題，我們列舉了以下財務(wù)預(yù)警指標(biāo)，并提供了相應(yīng)對策建議。一般情況下，輕度報警應(yīng)在財務(wù)部門中層解決為宜，同時必須馬上通知相關(guān)部門；中度預(yù)警可由財務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)解決，較嚴(yán)重的應(yīng)報經(jīng)理辦公會；高度預(yù)警必須交經(jīng)理辦公會解決，嚴(yán)重的應(yīng)報公司董事會。采購供應(yīng)活動財務(wù)預(yù)警指標(biāo)體系可參照表1。表1采購供應(yīng)活動財務(wù)預(yù)警指標(biāo)一覽表預(yù)警指標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)值確定和合理波動期間實際值獲取及計算口徑對策建議備注采購計劃變化率按照期初資金計劃根據(jù)經(jīng)驗確定。（實際額－計劃額）/計劃額。做好市場預(yù)測，加強信息收集，提前應(yīng)變。一般區(qū)間在20%內(nèi)招標(biāo)采購比率根據(jù)比較分析法、結(jié)構(gòu)分析法等確定。定期計算，招標(biāo)采購額/實際采購額。有計劃有步驟地擴大范圍。逐步提高比率采購價格差異率根據(jù)市場調(diào)查，制定計劃標(biāo)準(zhǔn)價格。進行內(nèi)部審計。重視信息管理，加強市場預(yù)測，與供應(yīng)商建立長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。動態(tài)調(diào)整大宗商品采購批量根據(jù)數(shù)量折扣、價格折扣和資金成本等制定經(jīng)濟訂貨批量，采用ABC法。主要物品一次采購數(shù)量。采用成本分析、隨機模式、經(jīng)濟批量等方法。主要物品實行供貨時間差異根據(jù)倉儲量、消耗量、供貨期等計算確定，由合同約束。提前時間天數(shù)和滯后期限。加強信息溝通，做好工作的跟蹤落實。存貨與流動資產(chǎn)比例根據(jù)比較分析法、結(jié)構(gòu)分析法等確定。存貨/流動資產(chǎn)，從賬表中獲取。從采購、生產(chǎn)、銷售等多方面找原因和落實措施，重點管理。應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)率結(jié)合應(yīng)收賬款、行業(yè)資料、市場情況、歷史趨勢確定。銷售收入/應(yīng)付賬款，從賬表中獲取。在保證信譽的基礎(chǔ)上，盡量多占用供應(yīng)商資金。主要原材料、庫存量根據(jù)比較分析法、調(diào)查法等確定標(biāo)準(zhǔn)值和合理波動區(qū)間。ABC分類法、分類記帳等。制定主要原材料合理庫存量，加強內(nèi)部信息溝通，并動態(tài)調(diào)整，嚴(yán)格執(zhí)行。低值易耗品庫存量比較分析法、結(jié)構(gòu)分析法、調(diào)查法等。根據(jù)會計核算數(shù)?？偭靠刂莆锲穲髲U損失額（率）趨勢分析法、經(jīng)驗取值法等。報廢損失額或（報廢損失額/庫存額）。將存貨歸類清楚，重新制定庫存方法，進出庫有憑據(jù)，嚴(yán)格考核?？煞诸惐P