企業(yè)采購供應(yīng)活動(dòng)財(cái)務(wù)預(yù)警

企業(yè)采購供應(yīng)活動(dòng)財(cái)務(wù)預(yù)警一、采購供應(yīng)業(yè)務(wù)活動(dòng)分析企業(yè)采購供應(yīng)業(yè)務(wù)包括供應(yīng)商的選擇、合同簽訂、組織采購、驗(yàn)貨收貨和付款等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)。通過分析其業(yè)務(wù)流程和資金流動(dòng)規(guī)律，把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)和問題，建立采購供應(yīng)財(cái)務(wù)預(yù)警指標(biāo)體系。（一）采購供應(yīng)活動(dòng)總流程根據(jù)調(diào)查和分析，參照相關(guān)資料，我們認(rèn)為采購供應(yīng)活動(dòng)資金管理總流程如圖6-1。銷售計(jì)劃生產(chǎn)計(jì)劃采購計(jì)劃采購部門供應(yīng)商組織采購簽訂合同驗(yàn)收部門倉庫財(cái)務(wù)簽訂合同發(fā)貨NY入庫記賬付款收款出庫記賬收貨盤點(diǎn)盤點(diǎn)驗(yàn)收領(lǐng)料圖6-1企業(yè)采購供應(yīng)資金管理總流程其關(guān)鍵財(cái)務(wù)管理流程為制定計(jì)劃、簽訂合同、驗(yàn)收、入庫保管、出庫、付款和盤點(diǎn)。下面我們進(jìn)一步分析其關(guān)鍵流程。（二）采購供應(yīng)計(jì)劃制定流程采購供應(yīng)資金計(jì)劃流程如圖6-2。銷售計(jì)劃銷售計(jì)劃生產(chǎn)計(jì)劃阿質(zhì)量部門配料標(biāo)準(zhǔn)阿生產(chǎn)部門組織生產(chǎn)阿倉庫庫存采購計(jì)劃阿審批部門審批N采購部門Y財(cái)務(wù)部落實(shí)資金阿分解計(jì)劃阿資金計(jì)劃阿計(jì)劃執(zhí)行阿客戶需求圖6-2采購供應(yīng)資金計(jì)劃流程圖其關(guān)鍵財(cái)務(wù)管理流程為采購計(jì)劃制定、計(jì)劃審批、資金計(jì)劃分解和落實(shí)。（三）簽訂合同業(yè)務(wù)流程從企業(yè)采購業(yè)務(wù)來看，主要是固定資產(chǎn)和材料的采購，固定資產(chǎn)采購我們會專門介紹，本章重點(diǎn)闡述材料采購的財(cái)務(wù)預(yù)警。在材料采購中，最典型的是原材料采購，這里我們以原材料采購業(yè)務(wù)流程為例進(jìn)行分析。原材料采購一般業(yè)務(wù)流程如圖6-3。其關(guān)鍵財(cái)務(wù)管理流程為合同簽訂、合同審批、資金落實(shí)等?？蛻粜枨罂蛻粜枨箐N售生產(chǎn)計(jì)劃倉庫計(jì)劃分解采購部門尋找貨源取得樣品質(zhì)量部供應(yīng)商檢驗(yàn)NY合同談判草簽合同審批部門審批NY蓋章合同確認(rèn)財(cái)務(wù)部門備貨發(fā)貨合同確認(rèn)準(zhǔn)備資金準(zhǔn)備收貨采購計(jì)劃圖6-3原材料采購一般業(yè)務(wù)流程（四）發(fā)貨、驗(yàn)收、入庫業(yè)務(wù)流程采購合同簽訂后，供應(yīng)商應(yīng)按照合同組織生產(chǎn)，及時(shí)備貨發(fā)貨，為了保證雙方合作和信息的溝通，供應(yīng)商應(yīng)隨時(shí)向購買方傳遞發(fā)貨信息，購買方也應(yīng)隨時(shí)向供應(yīng)商提出新的要求和標(biāo)準(zhǔn)。其業(yè)務(wù)流程如圖6-4。其關(guān)鍵財(cái)務(wù)管理流程為驗(yàn)收、入庫和付款。合同合同供應(yīng)商發(fā)貨采購部門通知驗(yàn)收部門倉庫財(cái)務(wù)部門驗(yàn)收入庫YN通知協(xié)商記帳付款通知收款YN確認(rèn)債務(wù)圖6-4發(fā)貨入庫業(yè)務(wù)流程圖（五）倉儲、出庫、盤點(diǎn)業(yè)務(wù)流程材料入庫后，應(yīng)按照規(guī)定擺放整齊，做好防火防盜和日常管理，嚴(yán)格出庫手續(xù)，進(jìn)行定期和不定期盤點(diǎn)。其一般業(yè)務(wù)流程如圖6-5。其關(guān)鍵財(cái)務(wù)管理流程為記賬和盤點(diǎn)。（六）付款業(yè)務(wù)流程材料采購一般分為現(xiàn)款采購和賒購，在此我們不涉及以貨易貨等其他采購方式。下圖（圖6-6）為一般企業(yè)采購付款業(yè)務(wù)流程。其關(guān)鍵財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)流程為編制資金計(jì)劃、審核、付款和對賬。在付款業(yè)務(wù)過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)合理安排資金，充分考慮供應(yīng)商的需求，計(jì)劃周密，信譽(yù)為本，同時(shí)應(yīng)盡量優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，簡化中間環(huán)節(jié)，提高工作效率。生產(chǎn)計(jì)劃生產(chǎn)計(jì)劃生產(chǎn)部門領(lǐng)料申請倉庫配貨出庫運(yùn)輸運(yùn)輸部門收料財(cái)務(wù)部門記帳盤點(diǎn)清點(diǎn)復(fù)核審批部門差異審批處理處理圖6-5倉儲、出庫、盤點(diǎn)業(yè)務(wù)流程合同資金計(jì)劃采購部門付款申請審核N財(cái)務(wù)總監(jiān)資金部門合同資金計(jì)劃采購部門付款申請審核N財(cái)務(wù)總監(jiān)資金部門Y審核財(cái)務(wù)部門付款YN供應(yīng)商收款通知銷賬圖6-6付款業(yè)務(wù)流程二、采購供應(yīng)活動(dòng)財(cái)務(wù)管理存在的一般問題（一）采購計(jì)劃方面沒有采購計(jì)劃或采購計(jì)劃形同虛設(shè)采購計(jì)劃不科學(xué)，執(zhí)行不徹底（二）簽訂合同方面采購價(jià)格和費(fèi)用高，不能充分利用批量采購、優(yōu)惠付款方式等條件采購數(shù)量、供貨時(shí)間不科學(xué)比質(zhì)比價(jià)招標(biāo)采購物品范圍小，執(zhí)行不徹底合同簽訂不規(guī)范，執(zhí)行不嚴(yán)肅（三）發(fā)貨驗(yàn)收入庫方面1、采購驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不科學(xué)，把關(guān)不嚴(yán)，經(jīng)常出現(xiàn)人情采購，例如某供應(yīng)商即使出現(xiàn)被退貨現(xiàn)象或質(zhì)量責(zé)任事故，在沒有徹底改善的情況下，依然繼續(xù)從其采購。2、庫存量高，占用資金多，管理費(fèi)用高。目前一般企業(yè)合理庫存量按照一個(gè)月或者一個(gè)半月的消耗量制定。根據(jù)調(diào)查分析和咨詢，事實(shí)上按照0.7個(gè)月的消耗量制定比較合理，有的企業(yè)已經(jīng)向零庫存逼近。較高的庫存量不僅占用資金大，影響資金流動(dòng)和使用效率，而且容易造成損失。據(jù)統(tǒng)計(jì)，原材料的訂貨費(fèi)用和存放費(fèi)用平均約占材料成本的20%。（四）倉儲管理、出庫和盤點(diǎn)方面1、倉庫內(nèi)部管理混亂，存在各種隱患，丟失報(bào)廢現(xiàn)象司空見慣。2、沒有定期盤點(diǎn)，造成長期混亂，有的單位即使進(jìn)行盤點(diǎn)，對盤點(diǎn)結(jié)果也不進(jìn)行處理，責(zé)任也不落實(shí)，失去了盤點(diǎn)的意義。3、對過期和報(bào)廢物品長期不進(jìn)行處理，造成新的浪費(fèi)。如有的單位有大量商標(biāo)已經(jīng)不可能再使用，企業(yè)仍然在倉庫擺放著；有一食品生產(chǎn)企業(yè)，有一大批產(chǎn)成品超過保質(zhì)期，企業(yè)卻專門租賃倉庫保管；某啤酒生產(chǎn)企業(yè)，有大量不合格包裝瓶在倉庫堆積著，而且還經(jīng)常被搬來搬去，發(fā)生新的運(yùn)輸費(fèi)。（五）付款方面采購資金不落實(shí)，長期占用供應(yīng)商資金，逾期現(xiàn)象嚴(yán)重，信譽(yù)較差，造成采購工作的被動(dòng)，影響生產(chǎn)經(jīng)營的正常開展。（六）其他方面1、財(cái)務(wù)部門記賬管理不規(guī)范，沒有起到反映、監(jiān)督作用。2、內(nèi)部控制失效。有的企業(yè)有很好的內(nèi)部管理制度，但往往是形同虛設(shè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常帶頭不遵守規(guī)范。三、采購活動(dòng)財(cái)務(wù)預(yù)警指標(biāo)體系設(shè)置和對策采購環(huán)節(jié)財(cái)務(wù)預(yù)警指標(biāo)應(yīng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，經(jīng)過深入調(diào)查分析確定。根據(jù)目前企業(yè)業(yè)務(wù)開展情況和存在的主要問題，我們列舉了以下財(cái)務(wù)預(yù)警指標(biāo)，并提供了相應(yīng)對策建議。一般情況下，輕度報(bào)警應(yīng)在財(cái)務(wù)部門中層解決為宜，同時(shí)必須馬上通知相關(guān)部門；中度預(yù)警可由財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)解決，較嚴(yán)重的應(yīng)報(bào)經(jīng)理辦公會；高度預(yù)警必須交經(jīng)理辦公會解決，嚴(yán)重的應(yīng)報(bào)公司董事會。采購供應(yīng)活動(dòng)財(cái)務(wù)預(yù)警指標(biāo)體系可參照表1。表1采購供應(yīng)活動(dòng)財(cái)務(wù)預(yù)警指標(biāo)一覽表預(yù)警指標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)值確定和合理波動(dòng)期間實(shí)際值獲取及計(jì)算口徑對策建議備注采購計(jì)劃變化率按照期初資金計(jì)劃根據(jù)經(jīng)驗(yàn)確定。（實(shí)際額－計(jì)劃額）/計(jì)劃額。做好市場預(yù)測，加強(qiáng)信息收集，提前應(yīng)變。一般區(qū)間在20%內(nèi)招標(biāo)采購比率根據(jù)比較分析法、結(jié)構(gòu)分析法等確定。定期計(jì)算，招標(biāo)采購額/實(shí)際采購額。有計(jì)劃有步驟地?cái)U(kuò)大范圍。逐步提高比率采購價(jià)格差異率根據(jù)市場調(diào)查，制定計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格。進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)。重視信息管理，加強(qiáng)市場預(yù)測，與供應(yīng)商建立長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。動(dòng)態(tài)調(diào)整大宗商品采購批量根據(jù)數(shù)量折扣、價(jià)格折扣和資金成本等制定經(jīng)濟(jì)訂貨批量，采用ABC法。主要物品一次采購數(shù)量。采用成本分析、隨機(jī)模式、經(jīng)濟(jì)批量等方法。主要物品實(shí)行供貨時(shí)間差異根據(jù)倉儲量、消耗量、供貨期等計(jì)算確定，由合同約束。提前時(shí)間天數(shù)和滯后期限。加強(qiáng)信息溝通，做好工作的跟蹤落實(shí)。存貨與流動(dòng)資產(chǎn)比例根據(jù)比較分析法、結(jié)構(gòu)分析法等確定。存貨/流動(dòng)資產(chǎn)，從賬表中獲取。從采購、生產(chǎn)、銷售等多方面找原因和落實(shí)措施，重點(diǎn)管理。應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)率結(jié)合應(yīng)收賬款、行業(yè)資料、市場情況、歷史趨勢確定。銷售收入/應(yīng)付賬款，從賬表中獲取。在保證信譽(yù)的基礎(chǔ)上，盡量多占用供應(yīng)商資金。主要原材料、庫存量根據(jù)比較分析法、調(diào)查法等確定標(biāo)準(zhǔn)值和合理波動(dòng)區(qū)間。ABC分類法、分類記帳等。制定主要原材料合理庫存量，加強(qiáng)內(nèi)部信息溝通，并動(dòng)態(tài)調(diào)整，嚴(yán)格執(zhí)行。低值易耗品庫存量比較分析法、結(jié)構(gòu)分析法、調(diào)查法等。根據(jù)會計(jì)核算數(shù)。總量控制物品報(bào)廢損失額（率）趨勢分析法、經(jīng)驗(yàn)取值法等。報(bào)廢損失額或（報(bào)廢損失額/庫存額）。將存貨歸類清楚，重新制定庫存方法，進(jìn)出庫有憑據(jù)，嚴(yán)格考核?？煞诸惐P