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文檔簡介
XXXX學院檔案管理辦法
第一章總則第一條
為規(guī)范學校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護和利用檔案,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等法規(guī),結合學校實際,制定本辦法。第二條
XXXX學院檔案是指XXXX學院(包括其前身)在各個辦學時期從事教學、科研、生產(chǎn)、基本建設、黨政管理以及其他各項活動直接形成的有價值的文字、圖表、聲像、實物等不同載體的歷史記錄。第三條
學校檔案工作實行統(tǒng)一領導,分級管理原則,確保檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全與合理開發(fā)利用。第四條
學院檔案工作是辦好學院的重要基礎工作之一,應納入學院整體發(fā)展規(guī)劃和計劃,與學院其他各項工作同步發(fā)展。第五條
學院檔案工作實行“三納入”、“四同步”管理,即學院各級黨政管理部門和教學、科研、生產(chǎn)等單位均要把檔案工作納入工作計劃,納入管理制度,納入有關人員的職責范圍;在布置、檢查、總結、驗收各項工作時,同步布置、檢查、總結、驗收檔案工作。第二章管理體制和機構設置第六條
學院檔案工作接受上級檔案行政管理部門的指導、監(jiān)督與檢查。第七條
學院檔案工作在院長統(tǒng)一領導下進行,并確定一名副院長分管檔案工作。第八條
學院成立檔案工作委員會,負責組織協(xié)調(diào)、研究解決檔案工作中的重大問題。成員由主管院領導和有關單位負責人組成,委員辦公室設在黨政辦檔案館。第九條
學院各二級單位、機關各處室和直屬單位確定一名負責人分管本單位的檔案工作,并要配備適當?shù)膶?兼)職檔案人員,負責本單位文件材料的收集、整理和立卷歸檔工作。第十條
學院檔案館是學院檔案工作的職能管理部門,同時也是永久保存和提供利用學院檔案的科學文化事業(yè)機構。學院檔案館的基本任務是:(一)貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的法令、法規(guī)、政策,規(guī)劃全院檔案工作;(二)制訂學院關于檔案工作的規(guī)章制度,并負責監(jiān)督、指導和檢查執(zhí)行情況;(三)負責收集(征集)、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管學校的各類檔案和有關資料:(四)開展檔案的開發(fā)和利用工作;(五)負責編輯檔案參考資料、編制檢索工具、積極開發(fā)檔案信息資源;(六)負責對全院檔案工作人員的業(yè)務培訓和指導兼職檔案人員的立卷歸檔工作;(七)開展檔案宣傳工作和利用教育活動;(八)開展檔案學術研究和交流活動;(九)完成領導交辦的其他任務。第三章人員、經(jīng)費和設備第十一條
檔案室的人員編制,根據(jù)學院發(fā)展規(guī)模、每年檔案遞增的數(shù)量和庫藏檔案總量等實際需要確定。檔案專職人員應配備政治上可靠,工作認真負責并具有大專以上文化水平和檔案業(yè)務知識、符合機要人員條件的干部。其中負責黨群類檔案管理的干部必須是中共黨員。第十二條
學院檔案工作人員必須堅持四項基本原則,認真執(zhí)行黨和國家的方針政策,熱愛檔案事業(yè),忠于職守,遵守紀律,具備檔案業(yè)務知識和一定的科學文化知識。第十三條
學院檔案工作人員(包括專職檔案工作人員和以做檔案工作為主的兼職檔案工作人員)屬檔案專業(yè)技術人員,按照上級和學院的有關規(guī)定,實行專業(yè)技術職務聘任制。學院對長期接觸有毒害物質(zhì)的檔案館工作人員,按相關法律法規(guī)規(guī)定采取有效的防護措施,并可以給予適當補助。第十四條
學院檔案工作所需經(jīng)費單獨立項,列入學校預算,統(tǒng)籌解決。院屬各單位有關檔案工作經(jīng)費,應在本單位經(jīng)費中解決。第十五條
學院檔案工作所需設備、裝具和柜架,學院有計劃地予以配置。第十六條
學院應設立專項經(jīng)費用以推進數(shù)字檔案館建設,為逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、信息化提供必要的經(jīng)費保障。第四章檔案的管理第十七條
學院檔案實行集中統(tǒng)一管理的原則,對學院規(guī)定應當立卷歸檔的文件材料,必須按規(guī)定向檔案館移交,任何單位或個人不得據(jù)為己有。第十八條
學院檔案按照《高等學校檔案實體分類法》、《XXXX學院檔案分類編號方案》進行科學分類、編號和排架。第十九條
學院檔案庫房要符合《檔案館建筑設計規(guī)范》的要求,設專人管理,并具有“八防措施”。第二十條
檔案館要定期對超過保管期限的檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案應在征得有關部門的同意,并造冊報經(jīng)院領導批準后,予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準,不得銷毀任何檔案。鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準、銷毀檔案的程序和辦法,根據(jù)國家有關規(guī)定進行。第二十一條
檔案館要建立統(tǒng)計制度,對檔案的收進、移出、銷毀、保管和利用等情況進行統(tǒng)計,并按規(guī)定及時上報檔案工作基本情況統(tǒng)計表。第二十二條
逐步推進數(shù)字化檔案館建設,采用先進技術,提升檔案工作現(xiàn)代化水平。第五章文件材料的形成與歸檔第二十三條
學院各單位應建立、健全文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度,確保重要的教學、科研、黨政管理活動,均有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。第二十四條
學院實行文件材料形成部門、課題組立卷歸檔制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成規(guī)律,加以系統(tǒng)整理組卷,編排頁號或件號,填寫卷內(nèi)目錄和備考表,裝訂成卷或裝盒,交本部門負責人或課題負責人檢查、簽字后,向檔案館移交,并履行交接手續(xù),填寫移交清冊。第二十五條
各立卷部門應在檔案管理系統(tǒng)中錄入案卷信息,同時上傳相應電子檔案。第二十六條
學院對科研成果、基建工程和儀器設備開箱等進行鑒定、驗收時需有檔案館參與。第二十七條
歸檔的文件材料應做到審查手續(xù)完備、制成材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰、裝訂整潔、案卷質(zhì)量符合《文書檔案案卷格式》的規(guī)定。第二十八條
歸檔時間要求(一)學院各黨政部門和能按學年度歸檔的部門,應在次年暑假前前歸檔;(二)各教學部門和能按學年度歸檔的部門,應在次學年度寒假前歸檔;(三)科研、基建部門的檔案,應在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔:第六章檔案的利用第二十九條
學院檔案館應積極創(chuàng)造條件,按國家規(guī)定和批準程序,分期分批向全校和社會開放檔案。第三十條
凡持有合法證明的校內(nèi)外單位或個人,在說明利用檔案的目的和范圍后,均可查閱、摘抄和復制屬開放范圍的檔案。第三十一條
院內(nèi)外單位或個人要求利用屬尚未開放的檔案,須經(jīng)黨政辦相關負責人批準,涉及國家秘密的報主管院領導批準。第三十二條
港澳和臺灣同胞、海外華僑要求利用檔案,國外機關或個人要求利用檔案,須經(jīng)院領導批準,按國家有關規(guī)定辦理。第三十三條
學院檔案館是學院出具檔案證明的唯一機構。加蓋學院檔案館公章的檔案復制件,與原件具有同等效力。第三十四條
學院檔案館要有計劃地開展編研工作,編制必要的檢索工具,編輯檔案史料匯集和各種參考資料。檔案館應設立閱覽室、制定檔案借閱辦法,積極主動為利用者提供服務。第七章考核、獎勵與處罰第三十五條
學院對各部門檔案工作進行定期檢查與考評,對工作成績突出的集體與個人給予獎勵。第三十六條
有下列表現(xiàn)之一者,學院給予獎勵:(一)立卷歸檔工作完整、及時、符合規(guī)范;(二)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的;(三)對檔案的保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的
;(四)對檔案學術研究做出重要貢獻的;(五)將重要或者珍貴檔案捐贈給學校的;(六)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭表現(xiàn)突出的。第三十七條
有下列行為之一者,根據(jù)情節(jié)輕重,學院給予行政處分;造成損失的,責令賠償損失;構成犯罪的,由司法機關依法追究刑事責任。(一)損毀
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